數(shù)字化時代不動產(chǎn)登記中心檔案管理信息化建設(shè)探究

藺江勇

摘 要：不動產(chǎn)登記檔案是由國家機關(guān)負責管理的記錄各類城市、鄉(xiāng)村不動產(chǎn)登記、建設(shè)、交易等活動的文檔、數(shù)據(jù)以及資料。我國不動產(chǎn)登記檔案內(nèi)容涉及范圍廣、數(shù)據(jù)量大，具有唯一性、實時性、公開性、法定性等諸多特點，具有重要的歷史價值和經(jīng)濟價值。隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各類不動產(chǎn)交易越發(fā)活躍，伴隨而來的不動產(chǎn)檔案資料數(shù)量也愈發(fā)龐大，傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會發(fā)展的需要。近年來，數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用為不動產(chǎn)檔案管理模式注入了新的活力，也為不動產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化、數(shù)字化管理提供了有力的技術(shù)支撐。文章以數(shù)字化、不動產(chǎn)檔案基本概念為切入點，分析了不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的重要作用和重要意義，針對當前不動產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題展開分析，并提出相應(yīng)的解決方案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；不動產(chǎn)登記；檔案管理；信息化建設(shè)

中圖分類號：G270.7；F299.23 文獻標識碼：A

不動產(chǎn)登記檔案是證明不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)，保護了產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則是時代發(fā)展的產(chǎn)物，具有存儲海量信息、并通過自動數(shù)據(jù)分析對檔案資料快速高效的處理和利用的諸多優(yōu)勢。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于不動產(chǎn)檔案管理模式中，可以有效提高不動產(chǎn)檔案的收集、整理及利用的效率。

一、數(shù)字化及不動產(chǎn)檔案的基本概念

數(shù)字化的概念從廣義上來說，是在信息化時代通過運用數(shù)字化技術(shù)對組織機構(gòu)原有管理、運營方式的改造創(chuàng)新。狹義上，數(shù)字化則是針對特定的具體業(yè)務(wù)操作，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，降低運營成本，提高效率的方式。不動產(chǎn)登記檔案是指土地、房屋、林木、海域等各類不動產(chǎn)在規(guī)劃、建造、登記、確權(quán)、交易、使用、維護、消滅及其他相關(guān)管理活動中，形成的作為檔案保存的各類記錄信息和文件材料。數(shù)字化技術(shù)是時代進步、科技發(fā)展的產(chǎn)物，通過數(shù)字技術(shù)改進和創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。

二、不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要

隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，不動產(chǎn)交易也日益增多，隨之而來的海量檔案資料讓傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案管理模式已無法適應(yīng)。落后的工作方式及低下的工作效率讓檔案管理人員不堪重負。數(shù)字化時代的到來，讓各項成熟的信息技術(shù)融入不動產(chǎn)檔案管理工作中，有效提高了檔案管理效率，減輕了檔案工作人員的工作負擔，讓不動產(chǎn)檔案管理工作向著數(shù)字化、智能化、規(guī)范化的方向開展。因此，數(shù)字化時代不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要。

2.有利于提高不動產(chǎn)登記檔案管理效率，節(jié)省管理成本，避免人力資源浪費

傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案資料以紙質(zhì)化文檔、圖表為主，不僅占據(jù)大量儲存空間，還對儲存空間的溫度、濕度有嚴格的要求，容易因存儲空間的外部環(huán)境發(fā)生變化而導(dǎo)致檔案資料的破損、丟失，特別是在檔案收集、整理、歸檔過程中要耗費大量的人力與時間。通過不動產(chǎn)中心檔案管理信息化建設(shè)，打破了傳統(tǒng)管理模式的局限性，降低了檔案管理成本，并可實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的快速收集、查詢和調(diào)取，節(jié)省了大量的時間和人力成本。因此，不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)是降低檔案管理成本的有效途徑。

3.提高了物權(quán)確認的準確性和便利性

不動產(chǎn)檔案具有唯一性、實時性、公開性以及法定性等諸多特點，開展不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)，在有效提升不動產(chǎn)登記中心的整體服務(wù)質(zhì)量的同時，滿足了不同用戶及相關(guān)部門的個性化需求，并在物權(quán)確認中具有唯一性和法定性，有效避免了物權(quán)所屬權(quán)的糾紛，彰顯了物權(quán)確認的準確性。

4.有效提高不動產(chǎn)登記中心檔案管理服務(wù)水平

信息技術(shù)為海量的不動產(chǎn)檔案存儲提供了便利條件，作為信息資源，不動產(chǎn)檔案要分類記錄檔案內(nèi)容，并設(shè)置相應(yīng)的檢索目錄，信息化建設(shè)能夠有效提高檔案管理中信息處理的速度，并分析檔案中的信息內(nèi)容，為后續(xù)不動產(chǎn)交易等活動提供可靠依據(jù)，滿足了廣大用戶的實際需求，有效提高了整體服務(wù)水平。由此可見，不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)是提高檔案整體服務(wù)水平的需要。

經(jīng)過多年實踐，不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)，充分證明了其操作流程的快捷、穩(wěn)定和高效性的特點，但由于我國不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)仍處于發(fā)展階段，還在信息化建設(shè)過程中，存在著諸多問題亟須解決和完善。

三、當前我國不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.缺乏標準化體系建設(shè)

標準化體系建設(shè)是不動產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)中的固有問題，還需要完善。信息化建設(shè)需要完善的管理體系與系統(tǒng)，當前在不動產(chǎn)登記檔案管理中，受管理經(jīng)驗、管理能力等方面的限制，其標準化建設(shè)仍存在很多不足之處。對于當前我國檔案事業(yè)而言，國家已經(jīng)出臺了多部相關(guān)法律法規(guī)予以規(guī)范，但作為具有特殊行業(yè)特點的不動產(chǎn)檔案管理方面，則缺乏細化的專業(yè)標準和指導(dǎo)。而針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標準，在信息化建設(shè)后，已經(jīng)無法適用于電子檔案的管理模式。由此可見，在信息化時代背景下，還需有針對性地制定管理標準，以保證信息技術(shù)支撐下的不動產(chǎn)檔案管理體系安全、有效。

2.不動產(chǎn)檔案要加快構(gòu)建服務(wù)平臺

信息技術(shù)的最大優(yōu)勢就是快捷、資源共享，能給用戶提供最優(yōu)的服務(wù)體驗。在不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)中，服務(wù)平臺的搭建直接決定了信息化水平的高低。當前，我國不動產(chǎn)管理中心服務(wù)平臺搭建速度較為緩慢，導(dǎo)致平臺信息化程度低、服務(wù)能力不足等現(xiàn)象。服務(wù)平臺的服務(wù)能力不足，不僅給客戶在檢索過程中帶來了不便，還影響了不動產(chǎn)登記中心與民政部門、住房保障部門及稅務(wù)部門等相關(guān)單位的信息溝通，難以實現(xiàn)實時資源共享，影響了檔案的服務(wù)效率。

3.不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，檔案資源整合不全面

在不動產(chǎn)中心的檔案管理中，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后是個突出問題。不動產(chǎn)登記檔案管理主要是開展各類信息數(shù)據(jù)資料的管理數(shù)據(jù)庫作為儲存登記檔案信息的重要資源平臺，數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平不高、儲存容量有限、難以及時調(diào)取資料等，也在一定程度上制約了不動產(chǎn)登記檔案管理水平，導(dǎo)致不同部門內(nèi)部信息交流緩慢，數(shù)據(jù)傳輸存在壁壘，更新的檔案數(shù)據(jù)無法及時同步，數(shù)據(jù)安全性難以保障，進而無法有效管理檔案數(shù)據(jù)，影響了不動產(chǎn)檔案應(yīng)用效率和經(jīng)濟價值的有效體現(xiàn)。

4.不動產(chǎn)檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，后續(xù)人才儲備不足

傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理方式，對工作人員的檔案專業(yè)素養(yǎng)要求較高，其固有的工作模式已經(jīng)成為工作人員的習(xí)慣，也導(dǎo)致不動產(chǎn)檔案管理進入信息化管理模式后，大量的工作人員由于缺乏相關(guān)的技術(shù)，而對新的工作方式無法適應(yīng)，甚至依舊采用傳統(tǒng)工作方式管理檔案，充分說明了當前工作人員缺乏對信息技術(shù)的掌控能力，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)對工作人員數(shù)量的需求有所降低，但對人員素質(zhì)的要求不斷提升，參與信息化管理的工作人員專業(yè)性不足，在很大程度上影響了信息化建設(shè)水平。不動產(chǎn)登記檔案管理的很多工作人員欠缺對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的了解，對最新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)、信息分析原理等并不熟悉，導(dǎo)致其在利用信息管理平臺時工作效率緩慢，在開展不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)中難以有效處理各項問題，不利于工作的順利開展。管理人員專業(yè)性不足是不動產(chǎn)登記檔案管理中常見的人力資源問題，應(yīng)該關(guān)注管理人員的素養(yǎng)提升，解決信息化建設(shè)與人才隊伍之間的矛盾。

5.不動產(chǎn)檔案信息安全保障工作有待加強

信息安全問題始終是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，一旦檔案資料被泄露，就會帶來不可估量的損失，尤其是不動產(chǎn)檔案，其中所包含的信息有著較高的私密性。因此，需要格外重視檔案安全問題。在檔案管理信息化建設(shè)中，對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度較深，而網(wǎng)絡(luò)安全正成為檔案安全管理工作中的重中之重。在當前不動產(chǎn)檔案安全管理中，還存在因為工作人員欠缺安全保密意識、操作不規(guī)范等人為原因造成的檔案丟失、被盜、設(shè)備損壞等諸多問題亟須解決。

四、數(shù)字化時代不動產(chǎn)登記中心檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.建立完善的檔案管理制度和管理體系

完善的信息管理系統(tǒng)是不動產(chǎn)登記中心檔案管理工作的基礎(chǔ)，完善檔案管理規(guī)范能夠為數(shù)字技術(shù)的合理應(yīng)用奠定良好基礎(chǔ)，提高信息化建設(shè)水平。在不動產(chǎn)登記檔案管理過程中，管理人員應(yīng)該注重信息化檔案管理的規(guī)范建立與完善，根據(jù)不動產(chǎn)登記檔案管理的工作目的、工作流程以及工作內(nèi)容，分析信息化的相關(guān)條件，探究檔案管理的規(guī)范建設(shè)。在完善信息管理系統(tǒng)時，應(yīng)該關(guān)注當前不動產(chǎn)登記檔案管理的相關(guān)問題，分析信息化管理的組織結(jié)構(gòu)、管理方式上的不足，運用合理方式提高信息系統(tǒng)的建設(shè)水平。不動產(chǎn)登記檔案管理的信息化建設(shè)要密切聯(lián)系現(xiàn)行法律法規(guī)的相關(guān)內(nèi)容，信息化流程與內(nèi)容必須與法律規(guī)范的工作流程保持一致，加強數(shù)據(jù)安全、隱私保護等方面的規(guī)劃設(shè)計。同時，在信息化建設(shè)過程中，必須明確不動產(chǎn)登記檔案管理信息流轉(zhuǎn)的時限，明確數(shù)據(jù)更新速度與時間，合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案的有效存儲與分析，提升管理質(zhì)量。

2.建設(shè)不動產(chǎn)登記檔案管理信息服務(wù)平臺，擴展服務(wù)平臺功能

建設(shè)不動產(chǎn)登記檔案管理信息服務(wù)平臺是數(shù)字化技術(shù)條件下信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，能夠有效幫助提升不動產(chǎn)登記檔案管理服務(wù)質(zhì)量。不動產(chǎn)登記檔案管理工作需要提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，在服務(wù)平臺功能擴展中融入大數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)處理等相關(guān)技術(shù)內(nèi)容，讓服務(wù)平臺的工作效率更高，更好地滿足檔案管理需求，提高檔案服務(wù)的水平。首先，不動產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)是在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，通過構(gòu)建完善的信息管理體系，將原有的管理流程環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為信息平臺的相應(yīng)步驟，在利用信息技術(shù)開展檔案資料收集、歸類、存檔后，可通過信息平臺實現(xiàn)快捷傳遞，實現(xiàn)檔案信息共享；其次，不動產(chǎn)檔案管理部門在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺時，除了關(guān)注平臺的信息傳遞便捷性外，需要格外關(guān)注網(wǎng)絡(luò)運行的順暢和信息的安全保密性，有針對性地設(shè)置嚴密的安全機制，確保檔案管理人員規(guī)范操作，防止發(fā)生不動產(chǎn)檔案信息被泄露事故。

3.數(shù)字化時代必須格外關(guān)注不動產(chǎn)檔案安全管理問題

不動產(chǎn)檔案所具有的特殊性決定了安全管理措施的嚴密性，檔案安全問題也是數(shù)字化時代檔案信息化建設(shè)中必須關(guān)注的重點內(nèi)容。首先，不動產(chǎn)檔案登記管理中心要肩負起保證檔案管理安全的重任，通過制定嚴密的安全管理制度，落實責任到人，嚴防死守檔案安全底線；其次，不動產(chǎn)檔案管理部門要加強對員工的信息安全及保密工作的培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律條文，從思想上加強工作人員的保密意識和安全意識；再次，不動產(chǎn)檔案管理中心要加強基礎(chǔ)設(shè)施的投入，尤其是事關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全等相關(guān)的硬件配套設(shè)備設(shè)施要投入到位，從硬件條件上為檔案信息安全創(chuàng)造條件。同時，要加強殺毒軟件等的利用，通過設(shè)置防火墻和訪問權(quán)限等手段，形成系統(tǒng)性的檔案信息安全體系。在具體實施檔案安全管理時，還應(yīng)該注意與國家信息安全部門的合作，積極響應(yīng)國家檔案信息安全管理方針政策，做好信息安全處理工作，安全、有效地完成信息化建設(shè)。

4.提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)，堅持專業(yè)人才培養(yǎng)

不動產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提升對數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義。不動產(chǎn)檔案管理部門要重視人員的素質(zhì)提升，加強管理團隊的整體素質(zhì)，尤其是要加大專業(yè)技術(shù)人才隊伍的建設(shè)力度。數(shù)字化時代，檔案管理對工作人員的要求不僅要具備扎實的檔案專業(yè)素養(yǎng)，還要熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，檔案管理部門要有針對性地對外招聘技術(shù)型人才，對原有工作人員開展信息技術(shù)的培訓(xùn)，通過內(nèi)部選拔及外部聘用的方式，為不動產(chǎn)檔案管理部門建設(shè)一支高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊伍，以此提升不動產(chǎn)檔案管理工作的效率及服務(wù)質(zhì)量。

5.拓展不動產(chǎn)檔案信息服務(wù)功能，創(chuàng)新服務(wù)方式

我國經(jīng)濟的快速發(fā)展帶動了不動產(chǎn)交易的繁榮，作為不動產(chǎn)檔案管理部門，在不動產(chǎn)檔案管理內(nèi)容不斷擴大化的背景下，與城市規(guī)劃、住房保障等部門的交集越發(fā)頻繁，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)落后。不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)主要任務(wù)就是資源共享，以滿足不同單位及用戶的需求。不動產(chǎn)登記管理中心在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上搭建信息平臺，在與相關(guān)單位部門達成資源共享的同時，也會針對相關(guān)部門的具體需求，提供針對性的檔案服務(wù)。此外，不動產(chǎn)登記管理中心通過開辦網(wǎng)上業(yè)務(wù)途徑，提供用戶自助查詢辦理服務(wù)等方式，讓用戶足不出戶就可對所需檔案資料進行查詢及下載使用，節(jié)省了用戶大量的時間。通過拓展不動產(chǎn)檔案信息服務(wù)功能，促進了不動產(chǎn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升，也有效提高了檔案的利用率。

五、結(jié)束語

綜上所述，作為檔案工作中的重要組成部分，不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)符合時代發(fā)展需要，是大勢所趨。針對當前不動產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，要建立科學(xué)、規(guī)范、完善的管理制度，組建一支專業(yè)的檔案管理隊伍，不斷開發(fā)、利用不動產(chǎn)檔案資源，充分發(fā)揮其經(jīng)濟價值，在緊密結(jié)合社會實際需求的同時，要注重不動產(chǎn)檔案安全防護，通過信息化建設(shè)，加快提升檔案服務(wù)質(zhì)量，從根本上提高不動產(chǎn)檔案的管理效果，推動檔案管理工作實現(xiàn)高質(zhì)量開展。

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作者單位：濱州市不動產(chǎn)交易登記中心