事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革對策探討

王洪英

摘 要：在事業(yè)單位，檔案管理一直是重要的工作內(nèi)容，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理工作也受到進一步重視。為落實事業(yè)單位檔案管理工作的效果，需要梳理當(dāng)前檔案管理工作存在的問題，充分意識到檔案管理工作的重要性。在此基礎(chǔ)上，分析檔案管理工作落實情況對事業(yè)單位發(fā)展的影響，充分利用檔案管理工作的優(yōu)化來帶動、促進事業(yè)單位整體發(fā)展。文章就事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革展開探討，以期推進事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化開展，圍繞當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的實際問題實施針對性調(diào)整，確保事業(yè)單位能夠結(jié)合當(dāng)前時代背景對檔案管理工作的新要求實施優(yōu)化，在一定程度上為事業(yè)單位綜合職能的發(fā)揮提供支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作創(chuàng)新

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A

引言

事業(yè)單位在正常運行過程中對其各部門工作的穩(wěn)定性有著較高要求，需要保證各方面工作均能按照標(biāo)準(zhǔn)化流程開展，以免影響工作落實效果。但是，在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，由于單位內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的更新和大幅增長，需要考慮創(chuàng)新檔案管理工作模式。如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，容易出現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)效無法達到預(yù)期目標(biāo)的情況。因此，必須做好對檔案管理工作模式的創(chuàng)新與改革，順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的必要性分析

1.有效保障事業(yè)單位和職工的合法權(quán)益

在事業(yè)單位，檔案管理工作涉及多方面的資料數(shù)據(jù)，詳細(xì)、準(zhǔn)確的資料數(shù)據(jù)能夠在任何工作出現(xiàn)問題時做好對問題根源的追溯，以免在工作中出現(xiàn)缺乏資料依據(jù)，導(dǎo)致單位或職工合法權(quán)益受到侵害的情況。此外，如果確實發(fā)生了上述情況，也能通過有效的檔案管理工作做好對相關(guān)資料數(shù)據(jù)的調(diào)用，從而實現(xiàn)對該情況的有效處理。憑借在檔案管理工作中保留的憑證，維護事業(yè)單位和職工的利益，在解決問題、保障工作處理效果的同時，避免對單位和職工帶來不必要的負(fù)面影響。

2.促進事業(yè)單位多項工作質(zhì)量的提升

在檔案管理工作中涉及的檔案數(shù)據(jù)信息對多方面工作會產(chǎn)生一定的影響。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位其他部門想要調(diào)用檔案資料數(shù)據(jù)往往需要經(jīng)過復(fù)雜的流程，甚至可能出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)頻繁卡頓的情況，導(dǎo)致難以保障檔案資料數(shù)據(jù)調(diào)用的及時性。通過落實事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革工作，能夠圍繞當(dāng)前事業(yè)單位工作中存在的問題實施針對性調(diào)整，形成更加成熟的工作體系，確?？梢栽诠ぷ髦邪凑站唧w的工作需求和相應(yīng)的工作權(quán)限獲取檔案資料數(shù)據(jù)的支持，全面提升事業(yè)單位各項工作的質(zhì)量。

3.實現(xiàn)對事業(yè)單位發(fā)展?fàn)顩r的正確認(rèn)識

檔案管理作為事業(yè)單位比較重要的基礎(chǔ)性工作，需要保證其工作質(zhì)效才能為其他部門工作的有效落實奠定堅實的基礎(chǔ)。在檔案管理工作與事業(yè)單位各部門有效結(jié)合的情況下，能夠保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)通過詳細(xì)的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)了解當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r。同時，也能讓員工了解事業(yè)單位的發(fā)展水平，引導(dǎo)更多的工作人員積極做好檔案管理工作，從而為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供更加成熟的方案。

4.帶動事業(yè)單位所在地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展

事業(yè)單位的運行對所在地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展存在一定程度的影響。創(chuàng)新與改革事業(yè)單位檔案管理工作模式，并針對其所在地區(qū)的各方面數(shù)據(jù)信息展開調(diào)查分析，以此為基礎(chǔ)充分了解當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展的優(yōu)勢，通過對優(yōu)勢的合理利用有效改善地區(qū)的經(jīng)濟狀況。事業(yè)單位作為我國重要的社會服務(wù)組織，在條件允許的情況下，能夠適時為當(dāng)?shù)氐纳鐣?jīng)濟發(fā)展提供有效助力，不僅能夠改善當(dāng)?shù)鼐用竦纳顥l件，還能為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案信息資料使用規(guī)范性不足

事業(yè)單位檔案管理工作通過對各類檔案信息的收集和整合，并充分分析檔案信息的特點，保障檔案管理工作的落實效果。但是由于在事業(yè)單位長期受到傳統(tǒng)管理理念的影響，在檔案信息的收集、整合工作中容易出現(xiàn)使用規(guī)范性不足的問題，增加了檔案信息被泄露的風(fēng)險。

目前，許多事業(yè)單位在檔案信息收集處理上仍對傳統(tǒng)的人力管理模式有一定的依賴性，往往采用紙質(zhì)檔案資料來完成檔案信息資料處理工作，其傳統(tǒng)性特征較為顯著，并且信息收集渠道過于單一，收集的檔案信息無法準(zhǔn)確反映真實情況，在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展。在此類問題的影響下，還容易出現(xiàn)難以準(zhǔn)確把控檔案數(shù)據(jù)信息的歸檔、分類等情況，數(shù)據(jù)信息分類混亂的問題也會因此暴露出來，進一步影響檔案資料數(shù)據(jù)的使用價值。

2.檔案管理體系有待進一步完善

事業(yè)單位檔案管理工作的有效落實需要相應(yīng)管理體系的支撐，確保能夠保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量，以免出現(xiàn)因為工作規(guī)范性不足而影響工作質(zhì)量的問題。圍繞事業(yè)單位檔案管理工作的特點來看，其主要包括檔案信息的收集、整理、分類、儲存、統(tǒng)計等工作內(nèi)容，往往需要多位檔案管理人員的配合，對檔案管理人員工作的規(guī)范性和配合度有較高的要求，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理模式往往容易出現(xiàn)難以兼顧規(guī)范性和配合度的情況。因此，必須做好對檔案管理工作體系的完善，借助具有較強全面性、綜合性特征的檔案管理體系，實現(xiàn)對檔案管理工作的優(yōu)化，提升其管理質(zhì)量。

就目前事業(yè)單位檔案管理工作的落實情況來看，其檔案管理體系依舊存在完善性不足的問題，且對人工操作有較高的依賴性，一旦在工作過程中出現(xiàn)意外，會導(dǎo)致該項工作的上下游環(huán)節(jié)都受到一定影響，降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

具體而言，會出現(xiàn)相關(guān)問題責(zé)任人難以明確的情況，無法將問題追溯到工作人員身上，導(dǎo)致解決問題的效率相對較低。此外，事業(yè)單位檔案管理體系的不完善還體現(xiàn)在檔案信息資源保護機制方面，部分信息雖然實現(xiàn)了有效轉(zhuǎn)化，能夠采用計算機、信息化管理系統(tǒng)來保存保管，但并未建立成熟的檔案信息資源保護機制，導(dǎo)致檔案信息資源容易遭到非法入侵，出現(xiàn)重要信息被泄露或被篡改的情況。

3.檔案管理工作模式固化，創(chuàng)新性不足

隨著我國計算機、信息技術(shù)發(fā)展速度和水平的不斷提高，其在多個行業(yè)領(lǐng)域已經(jīng)得到了有效利用。但是由于部分事業(yè)單位對工作穩(wěn)定性的追求，導(dǎo)致信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用受到了一定的限制，呈現(xiàn)出檔案管理工作模式固化的現(xiàn)實問題。在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷發(fā)生變化，檔案數(shù)量大幅增長，檔案類型也更為復(fù)雜多樣，為了做好檔案管理工作，必須通過及時、有效的管理模式，積極創(chuàng)新，才能讓事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮出其應(yīng)有的價值。

結(jié)合當(dāng)前部分事業(yè)單位檔案管理工作落實情況來看，檔案管理工作往往難以得到高度重視因此，檔案管理工作模式長期固化的問題始終存在且很難有效調(diào)整。還有部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時間雖然較早，但在后續(xù)的工作變化和單位發(fā)展過程中并未及時更新，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)問題的概率較高，還有可能因為檔案管理信息化設(shè)備設(shè)施老化的問題，出現(xiàn)檔案資料數(shù)據(jù)保存效果不佳的情況。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革策略

1.建立健全檔案管理工作制度，構(gòu)建完善的檔案管理工作流程

為了做好檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作制度、工作流程以及檔案信息資料使用規(guī)范性之間的聯(lián)系，通過各項管理制度約束檔案管理工作人員的行為，避免在實際檔案管理工作中出現(xiàn)不符合管理流程，甚至違法亂紀(jì)的情況。為此，需要從以下兩方面來實施檔案管理工作制度的優(yōu)化，并形成較為成熟的檔案管理工作流程。

第一，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況，制定完善的檔案管理工作流程，保證檔案管理工作制度能夠完全契合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實情況，以免出現(xiàn)檔案管理規(guī)范性不足的問題。因此，對檔案管理工作流程的改造和優(yōu)化是一項長期性工作，需要結(jié)合工作實際來調(diào)整，采用定期梳理檔案管理工作內(nèi)容和工作流程的形式，并真正了解事業(yè)單位檔案管理工作的變化，充分考慮檔案管理工作與其他部門工作之間的業(yè)務(wù)銜接情況，從而形成更加成熟的檔案管理工作流程。

第二，圍繞檔案管理工作，優(yōu)化和完善工作標(biāo)準(zhǔn)，并建立長期有效的檔案管理工作制度，為檔案管理工作的落實奠定重要基礎(chǔ)。在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)制度中，主動針對流程規(guī)劃、職能權(quán)重、組織架構(gòu)以及成本效益等方面的內(nèi)容展開綜合考慮，確保檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的全面覆蓋，從而有效保障事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量。

2.結(jié)合現(xiàn)有檔案管理工作問題，完善檔案管理工作體系

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革需要結(jié)合現(xiàn)有檔案管理工作問題來優(yōu)化調(diào)整，保證創(chuàng)新與改革策略有較強的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐，以免出現(xiàn)工作落實效果無法達到預(yù)期的情況，助力實現(xiàn)檔案管理工作體系的有效完善。事業(yè)單位檔案管理工作體系的創(chuàng)新改革需要從管理意識、管理方法兩方面做好考慮。

第一，樹立正確的管理意識。思想意識對實際工作的效果影響較大。因此，在建立健全檔案管理工作體系過程中，需要先革新管理思想意識。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要改變對待檔案管理工作的態(tài)度，提供一定的資金、人力、物力支持，讓事業(yè)單位其他部門工作人員也能夠了解檔案管理工作的重要性，避免在后續(xù)工作過程中因為配合方面的問題，出現(xiàn)工作落實效果無法達到預(yù)期的情況。

第二，創(chuàng)新管理辦法。事業(yè)單位檔案管理工作體系的完善離不開相關(guān)管理辦法的支持，在檔案管理工作中需要有先進管理技術(shù)和管理手段的支持，避免出現(xiàn)檔案管理規(guī)范性不足的問題?？茖W(xué)、合理的檔案管理辦法需要有明確的檔案管理目標(biāo)和技術(shù)支持，圍繞事業(yè)單位檔案管理工作的需求，明確檔案管理工作目標(biāo)，并針對事業(yè)單位檔案管理工作的變化，引入計算機、信息技術(shù)、人工智能的應(yīng)用，并將計算機信息技術(shù)、信息化管理平臺作為基本的管理手段，從而進一步優(yōu)化檔案管理創(chuàng)新與改革效果。

3.尊重事業(yè)單位檔案管理客觀事實，不斷提高檔案管理水平

在事業(yè)單位檔案管理工作落實過程中，應(yīng)尊重檔案管理工作開展的客觀事實，為大眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。為此，需要調(diào)整當(dāng)前的檔案管理工作模式，綜合考慮檔案管理工作模式、檔案管理技術(shù)、方式的變化，從而為提高檔案管理服務(wù)水平提供有效助力。此外，在通過計算機、信息技術(shù)改造和優(yōu)化檔案管理工作后，還需要落實以下兩項安全措施，確保事業(yè)單位檔案信息的完整性和安全性。

首先，正確認(rèn)識檔案安全管理工作的重要性。在事業(yè)單位檔案管理工作中，要綜合考慮計算機、信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的變化，制定嚴(yán)格且符合上級部門、國家政策要求的檔案應(yīng)用制度，并明確檔案管理人員在實際工作中的行為規(guī)范，一旦有檔案管理人員的行為出現(xiàn)與規(guī)范要求不符的情況，必須予以處罰，增強檔案管理人員的安全防范意識。

其次，充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)，確保能夠提升檔案管理信息化建設(shè)的安全性。檔案管理人員應(yīng)了解應(yīng)用信息技術(shù)帶來的安全風(fēng)險，主動做好對重要資料的備份，在條件允許的情況下采取異地備份措施，并使用局域網(wǎng)來進一步提升檔案使用過程中的安全性，采用防火墻等常規(guī)安全防護技術(shù)，提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理在事業(yè)單位屬于比較重要的基礎(chǔ)的工作，該項工作的落實情況會直接影響事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的開展，圍繞事業(yè)單位發(fā)展的變化和國家對事業(yè)單位各方面工作的要求展開工作調(diào)整，構(gòu)建更加符合事業(yè)單位工作需求的檔案管理模式，充分把握事業(yè)單位檔案管理工作的特殊性，重點解決檔案管理工作中存在的實際問題，以推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心