地方高校兼職檔案員素質(zhì)提升的策略研究

趙霞

摘 要：隨著不斷發(fā)展變化的檔案管理需求，地方高校面臨檔案專業(yè)資源有限和人才短缺的挑戰(zhàn)。提升兼職檔案員的素質(zhì)，對(duì)提高高校檔案管理的效率、質(zhì)量以及對(duì)高校信息化建設(shè)和運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。文章通過對(duì)地方高校檔案管理現(xiàn)狀的深入分析，揭示了傳統(tǒng)兼職檔案員管理模式存在的問題，詳細(xì)闡述了基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)計(jì)劃、團(tuán)隊(duì)合作能力培養(yǎng)培訓(xùn)、數(shù)字檔案管理培訓(xùn)以及檔案保密與倫理培訓(xùn)等關(guān)鍵策略，為地方高校兼職檔案員的素質(zhì)提升提供了理論支持和實(shí)踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：地方高校；兼職檔案員；素質(zhì)提升

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在當(dāng)代信息社會(huì)，高校檔案不僅是學(xué)校歷史資料的存儲(chǔ)，還是高校決策制定和學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)。檔案管理在推動(dòng)學(xué)校發(fā)展、維護(hù)信息安全和提高工作效率等方面起到關(guān)鍵作用。然而，地方高校面臨資源有限和專業(yè)人才短缺的挑戰(zhàn)，使得兼職檔案員在檔案管理中扮演著至關(guān)重要的角色。提升兼職檔案員的素質(zhì)，有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，對(duì)整個(gè)學(xué)校的信息化建設(shè)和運(yùn)營(yíng)也會(huì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。

一、地方高校檔案管理現(xiàn)狀

1.地方高校檔案管理的特點(diǎn)

地方高校檔案包括學(xué)生檔案、行政管理檔案和科研檔案等，形成了多元的檔案管理體系。管理模式仍包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，使得管理方式更為復(fù)雜。不同高校間的信息化水平差異大，有的已實(shí)現(xiàn)較高程度的數(shù)字化檔案管理，而有的仍在逐步推進(jìn)。各高校使用各種不同的檔案管理系統(tǒng)，有的為自建系統(tǒng)，有的使用通用檔案管理軟件，導(dǎo)致系統(tǒng)集成和信息共享存在挑戰(zhàn)。由于檔案涉及學(xué)生和員工的個(gè)人信息，檔案管理需要更強(qiáng)調(diào)安全性和隱私保護(hù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和合適的訪問權(quán)限。同時(shí)，科研檔案需求逐漸增加，需要更專業(yè)的管理系統(tǒng)和技術(shù)支持以滿足科研活動(dòng)的發(fā)展。社會(huì)化服務(wù)的特殊性要求地方高校提供開放透明的檔案服務(wù)。然而，地方高校面臨檔案專業(yè)高水平人才的短缺，未能建立完善的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)機(jī)制，也難以吸引和留住在檔案領(lǐng)域具有豐富經(jīng)驗(yàn)和深厚造詣的專業(yè)人才。缺乏熟練掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的人才，阻礙了數(shù)字化檔案管理和信息化建設(shè)的推進(jìn)。在檔案人才資源緊缺的背景下，高校兼職檔案員應(yīng)運(yùn)而生。兼職檔案員可以在短期內(nèi)彌補(bǔ)檔案人才緊缺帶來的人力短缺問題，為高校檔案工作提供必要的支持。他們的參與可以提高檔案管理效能，確保檔案的及時(shí)整理、歸檔和檢索，減輕全職檔案員的工作壓力。此外，兼職檔案員具備不同領(lǐng)域的專業(yè)技能，為檔案管理團(tuán)隊(duì)帶來新的視角和經(jīng)驗(yàn)，豐富整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)素養(yǎng)。還可以協(xié)助高校推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用現(xiàn)代技術(shù)提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性?？傊?，他們的參與不僅能夠填補(bǔ)人才空缺，還能提高檔案管理的效能和適應(yīng)性，給高校檔案工作帶來積極的影響。

2.地方高校兼職檔案員素質(zhì)現(xiàn)狀

在當(dāng)前的地方高校中兼職檔案員的專業(yè)背景各異，由于缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)教育和培訓(xùn)，部分人員對(duì)檔案工作的基本理論、法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范理解不足，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。例如，對(duì)于檔案的收集、整理、鑒定、保管以及利用等環(huán)節(jié)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)可能不夠清晰，對(duì)《檔案法》及其實(shí)施辦法、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等重要政策法規(guī)的理解不足以及對(duì)檔案全生命周期管理、檔案價(jià)值鑒定等方面專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)不夠深入，這些因素可能影響檔案工作的合規(guī)性、科學(xué)性和有效性。同時(shí)，由于兼職性質(zhì)，部分檔案員往往無法投入大量時(shí)間深入研究和實(shí)踐檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作，如檔案信息化處理技術(shù)、檔案保護(hù)技術(shù)等，在一定程度上制約了高校檔案資源的有效開發(fā)和利用。此外，面對(duì)日益增長(zhǎng)的電子文件、數(shù)字檔案等新型載體，兼職檔案員對(duì)于數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用、電子文件的捕獲、元數(shù)據(jù)編目和信息安全防護(hù)等方面的操作技能有待提升。高校檔案工作是服務(wù)教學(xué)科研的重要支撐，兼職檔案員在服務(wù)于教學(xué)科研的過程中，往往因角色定位模糊或工作任務(wù)繁重而忽視了主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的培養(yǎng)。他們可能更多關(guān)注于基礎(chǔ)性的檔案管理工作，而對(duì)于如何充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，為師生提供個(gè)性化、高效、便捷的服務(wù)缺乏深度思考和實(shí)踐探索。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息素養(yǎng)已成為檔案員必備的基本素質(zhì)之一。但部分地方高校兼職檔案員在信息檢索、數(shù)據(jù)分析和信息安全等方面的知識(shí)和技能相對(duì)較弱，無法充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)施高效的檔案管理和信息服務(wù)。

3.傳統(tǒng)兼職檔案員管理模式存在問題

傳統(tǒng)兼職檔案員素質(zhì)能力提升的管理模式在新時(shí)代檔案管理需求下面臨著一系列問題，這些問題直接影響著高校檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)模式下，培訓(xùn)方式相對(duì)單一，采用一攬子的培訓(xùn)計(jì)劃，過于依賴傳統(tǒng)課堂培訓(xùn)，缺乏個(gè)性化的培訓(xùn)方案，未能充分考慮到兼職檔案員的個(gè)體差異，難以滿足不同兼職檔案員的學(xué)習(xí)需求。隨著檔案管理領(lǐng)域新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，兼職檔案員需要保持對(duì)新技術(shù)的敏感性和適應(yīng)性。然而，傳統(tǒng)管理模式下的培訓(xùn)和管理體系未必能夠及時(shí)引入和培養(yǎng)兼職檔案員對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力，導(dǎo)致其在面對(duì)新技術(shù)時(shí)表現(xiàn)相對(duì)保守，影響工作效率。隨著檔案管理領(lǐng)域的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，兼職檔案員需要具備一定的數(shù)字化能力，熟練運(yùn)用數(shù)字工具實(shí)施檔案管理。然而，傳統(tǒng)的培訓(xùn)和管理模式未能及時(shí)跟上數(shù)字時(shí)代的步伐，導(dǎo)致兼職檔案員在使用電子檔案管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等數(shù)字工具方面存在較大的困惑和不適應(yīng)。在檔案管理工作中，兼職檔案員往往需要與團(tuán)隊(duì)中的其他成員緊密合作，共同完成任務(wù)。然而，由于缺乏相關(guān)的溝通技巧和團(tuán)隊(duì)協(xié)作經(jīng)驗(yàn)，兼職檔案員可能難以高效地與團(tuán)隊(duì)成員溝通、分享信息，并協(xié)同完成檔案管理工作，不僅影響整體的工作效率，還可能導(dǎo)致信息流失和不必要的誤解。同時(shí)，在傳統(tǒng)管理模式下，兼職檔案員難以獲得個(gè)體發(fā)展的機(jī)會(huì)。缺乏明確的個(gè)人發(fā)展計(jì)劃和導(dǎo)師支持，兼職檔案員可能感到缺乏職業(yè)發(fā)展的方向和動(dòng)力，影響其在檔案管理領(lǐng)域的長(zhǎng)期投入和成長(zhǎng)。此外，傳統(tǒng)管理模式未充分注重檔案保密和倫理培訓(xùn)，導(dǎo)致兼職檔案員在處理敏感信息時(shí)的不足之處。還可能缺乏有效的成果評(píng)估機(jī)制，難以衡量兼職檔案員素質(zhì)提升的具體效果。

二、兼職檔案員素質(zhì)能力提升策略

解決傳統(tǒng)管理模式帶來的問題需要采用更靈活、個(gè)性化的培訓(xùn)方式，整合數(shù)字化培訓(xùn)工具，強(qiáng)調(diào)溝通與團(tuán)隊(duì)合作的培養(yǎng)，提供職業(yè)發(fā)展支持，并建立有效的成果評(píng)估機(jī)制，更好地滿足兼職檔案員的素質(zhì)提升需求。

1.檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)

檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)是提升地方高校兼職檔案員素質(zhì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，旨在確保兼職檔案員具備必要的檔案管理技能和知識(shí)，以更有效履行其職責(zé)。通過制訂結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)性的培訓(xùn)計(jì)劃，涵蓋檔案管理的基本概念、法規(guī)遵從、文件分類和歸檔原則等內(nèi)容。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制訂計(jì)劃，既要考慮培訓(xùn)的深度，也要兼顧兼職檔案員的時(shí)間限制。通過模擬案例和實(shí)際操作，讓兼職檔案員親身體驗(yàn)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)際操作能夠幫助他們更好地理解理論知識(shí)，提高實(shí)際操作的熟練度。整合現(xiàn)代技術(shù)資源，如在線培訓(xùn)平臺(tái)、虛擬實(shí)驗(yàn)室等，以提高培訓(xùn)的靈活性和互動(dòng)性。通過數(shù)字化手段，使培訓(xùn)更具吸引力和實(shí)用性。定期評(píng)估培訓(xùn)效果，收集兼職檔案員的反饋意見，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，通過持續(xù)評(píng)估和反饋保證培訓(xùn)的持續(xù)改進(jìn)和適應(yīng)性。針對(duì)檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)和政策，特別強(qiáng)化法規(guī)意識(shí)，了解法規(guī)對(duì)檔案管理的要求，確保其工作符合法定標(biāo)準(zhǔn)。

2.溝通與團(tuán)隊(duì)合作能力提升

培養(yǎng)兼職檔案員的溝通與團(tuán)隊(duì)合作能力可以提高整體檔案管理團(tuán)隊(duì)的協(xié)同效率和工作質(zhì)量，對(duì)于有效的檔案管理至關(guān)重要。開展溝通技巧培訓(xùn)，包括有效的書面和口頭溝通。強(qiáng)調(diào)清晰表達(dá)和傾聽的重要性，以確保團(tuán)隊(duì)內(nèi)外的信息流暢傳遞。通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)，如工作坊、團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目等，促進(jìn)兼職檔案員之間的協(xié)作與互動(dòng)，有助于建立良好的團(tuán)隊(duì)氛圍，提高工作效率。引入?yún)f(xié)同工具，如在線項(xiàng)目管理平臺(tái)、共享文檔系統(tǒng)等，以便團(tuán)隊(duì)成員能夠更便捷地合作，提高工作協(xié)同性。鼓勵(lì)兼職檔案員主動(dòng)解決問題和提出創(chuàng)新建議，通過問題解決與創(chuàng)新培訓(xùn)，幫助他們提高解決挑戰(zhàn)的能力，并激發(fā)其創(chuàng)新思維。設(shè)計(jì)模擬工作場(chǎng)景，讓兼職檔案員在團(tuán)隊(duì)環(huán)境中面對(duì)真實(shí)挑戰(zhàn)，有助于提升他們?cè)趯?shí)際工作中的應(yīng)變能力和協(xié)作水平。組織跨部門合作培訓(xùn)，使兼職檔案員了解不同部門的工作需求，促進(jìn)更廣泛的團(tuán)隊(duì)合作。

3.技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理培訓(xùn)

在提升地方高校兼職檔案員素質(zhì)的策略中，技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理占據(jù)著關(guān)鍵地位。通過數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)使兼職檔案員熟悉數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，包括學(xué)習(xí)如何使用數(shù)字存儲(chǔ)、檢索和分享檔案信息，以提高工作效率。引導(dǎo)兼職檔案員使用先進(jìn)的檔案管理軟件，幫助其更好地組織、分類和保管檔案。強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案管理中的信息安全問題，包括數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全，確保兼職檔案員了解并遵循最佳的信息安全實(shí)踐。鼓勵(lì)并培訓(xùn)兼職檔案員在移動(dòng)設(shè)備設(shè)施上使用相關(guān)應(yīng)用，以便隨時(shí)隨地實(shí)施檔案管理，有助于靈活應(yīng)對(duì)工作需求。教授兼職檔案員如何使用云存儲(chǔ)和共享平臺(tái)，以便實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)協(xié)作和跨團(tuán)隊(duì)的信息共享，提高團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)同效率。培養(yǎng)兼職檔案員運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具生成報(bào)告和提取關(guān)鍵信息的能力，有助于學(xué)校決策和評(píng)估檔案管理效果。

4.檔案保密與倫理培訓(xùn)

確保檔案保密性和遵循倫理準(zhǔn)則是兼職檔案員培訓(xùn)中至關(guān)重要的一環(huán)，通過培訓(xùn)策略可以確保兼職檔案員在處理檔案信息時(shí)遵循最高的倫理標(biāo)準(zhǔn)和法定要求，維護(hù)個(gè)人隱私和機(jī)構(gòu)的聲譽(yù)。開展法規(guī)和政策培訓(xùn)，提供關(guān)于檔案管理領(lǐng)域法規(guī)和學(xué)校政策的培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)兼職檔案員需要遵循的法定規(guī)定和機(jī)構(gòu)內(nèi)部的政策要求。通過個(gè)人隱私保護(hù)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)個(gè)人隱私保護(hù)的重要性，教授兼職檔案員如何妥善處理敏感信息，確保檔案信息不被泄露或?yàn)E用。實(shí)施倫理決策培訓(xùn)，使兼職檔案員能夠在處理檔案管理中的復(fù)雜情境時(shí)做出符合倫理準(zhǔn)則的決策。開展保密技術(shù)和實(shí)踐培訓(xùn)，培訓(xùn)兼職檔案員使用安全技術(shù)，如密碼保護(hù)、加密等，以確保檔案信息的機(jī)密性。同時(shí)，教授實(shí)踐方法，如安全文件傳輸和存儲(chǔ)。另外，使用真實(shí)案例實(shí)施分析和討論，使兼職檔案員更深刻地理解檔案保密與倫理的實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景，并提高決策能力。還應(yīng)定期開展檔案保密與倫理方面的復(fù)核培訓(xùn)，以適應(yīng)法規(guī)和政策的變化，保持兼職檔案員對(duì)最新準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)的了解。

5. 服務(wù)理念與服務(wù)能力培養(yǎng)

強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)是提升兼職檔案員素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。為提高兼職高校檔案員的服務(wù)水平，需要樹立明確的服務(wù)理念。服務(wù)理念是服務(wù)質(zhì)量的核心，直接影響檔案員在工作中的態(tài)度和行為。將用戶需求置于服務(wù)工作的核心，時(shí)刻關(guān)注用戶的體驗(yàn)和滿意度，確保服務(wù)貼近用戶需求。強(qiáng)調(diào)專業(yè)素養(yǎng)，通過高效的工作流程和操作，提高服務(wù)響應(yīng)速度，確保服務(wù)迅速而準(zhǔn)確。對(duì)于檔案管理工作的敏感性，應(yīng)強(qiáng)調(diào)保密原則，確保檔案信息的安全可靠，增強(qiáng)用戶信任感。鼓勵(lì)檔案員積極創(chuàng)新，不斷探索新的服務(wù)方式和技術(shù)，以適應(yīng)不斷變化的服務(wù)環(huán)境。具體可通過舉辦專題講座、案例分析等活動(dòng)，引導(dǎo)兼職檔案員樹立“用戶至上”的服務(wù)理念，理解檔案工作對(duì)于教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)的重要性。同時(shí)，注重實(shí)踐操作能力的培養(yǎng)，組織模擬實(shí)訓(xùn)、輪崗交流等實(shí)戰(zhàn)演練，讓兼職檔案員能夠靈活應(yīng)對(duì)各種復(fù)雜的服務(wù)需求，提高服務(wù)質(zhì)量與水平。

6.兼職檔案員職業(yè)發(fā)展支持

地方高?？山⒅С旨媛殭n案員職業(yè)發(fā)展的全面體系，為兼職檔案員提供職業(yè)發(fā)展支持是確保其長(zhǎng)期投入檔案管理領(lǐng)域的關(guān)鍵?？梢詤f(xié)助兼職檔案員制訂個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，明確長(zhǎng)遠(yuǎn)職業(yè)目標(biāo)，并制定達(dá)成這些目標(biāo)的步驟和時(shí)間表。提供專業(yè)的職業(yè)咨詢服務(wù)，以幫助兼職檔案員了解檔案管理領(lǐng)域的職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)以及如何提高其在該領(lǐng)域的競(jìng)爭(zhēng)力。建立導(dǎo)師計(jì)劃，使有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專業(yè)人士能夠與兼職檔案員合作，分享經(jīng)驗(yàn)和提供建議，促進(jìn)其職業(yè)發(fā)展。鼓勵(lì)兼職檔案員加入檔案管理和信息學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)組織，提供與同行交流的機(jī)會(huì)，并增加對(duì)新趨勢(shì)和發(fā)展的了解。提供參加培訓(xùn)和研討會(huì)的機(jī)會(huì)，以不斷更新知識(shí)和技能，并擴(kuò)大專業(yè)網(wǎng)絡(luò)。制定透明的晉升機(jī)制，為表現(xiàn)出色的兼職檔案員提供晉升機(jī)會(huì)，激勵(lì)其更積極地投入檔案管理領(lǐng)域。提供資金和資源支持，鼓勵(lì)兼職檔案員參與相關(guān)的繼續(xù)教育課程，以保持其在行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)力。

7.成果評(píng)估與調(diào)整

確保兼職檔案員素質(zhì)提升策略的有效性需要開展系統(tǒng)的成果評(píng)估和及時(shí)調(diào)整。設(shè)定衡量指標(biāo)，確定用于評(píng)估兼職檔案員素質(zhì)提升的具體指標(biāo)，如檔案管理效率、錯(cuò)誤率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作表現(xiàn)等，以建立清晰的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。定期評(píng)估，設(shè)定定期評(píng)估時(shí)間表，對(duì)兼職檔案員實(shí)施素質(zhì)提升的效果評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。主動(dòng)收集兼職檔案員的反饋意見，了解培訓(xùn)計(jì)劃的可行性和實(shí)際效果，便于調(diào)整培訓(xùn)方案。對(duì)比前后數(shù)據(jù)，比較培訓(xùn)前后的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如工作效率、錯(cuò)誤率等，以量化評(píng)估兼職檔案員素質(zhì)提升的實(shí)際影響。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，如加強(qiáng)某些培訓(xùn)模塊、調(diào)整培訓(xùn)方法或者改進(jìn)培訓(xùn)材料培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)具有一定的靈活性和適應(yīng)性，能夠根據(jù)兼職檔案員的實(shí)際需求和反饋實(shí)施調(diào)整。分享優(yōu)秀兼職檔案員的成功經(jīng)驗(yàn)，激發(fā)其他成員的學(xué)習(xí)積極性。建立健全績(jī)效考核制度，將檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化水平、服務(wù)質(zhì)量、工作效率以及創(chuàng)新成果等因素納入評(píng)價(jià)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)以績(jī)定酬，優(yōu)績(jī)優(yōu)酬，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案員可以給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或精神表彰，如優(yōu)先晉升機(jī)會(huì)、獎(jiǎng)金鼓勵(lì)和優(yōu)秀檔案員稱號(hào)等，激發(fā)他們的工作熱情和職業(yè)榮譽(yù)感。

三、結(jié)語

全面提升地方高校兼職檔案員的素質(zhì)，需要從多維度、多層次實(shí)施改革和創(chuàng)新。通過整合檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)、溝通與團(tuán)隊(duì)合作能力培養(yǎng)、技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理、檔案保密與倫理培訓(xùn)以及檔案員職業(yè)發(fā)展支持等多方面培訓(xùn)策略，構(gòu)建更為穩(wěn)健和適應(yīng)性強(qiáng)的提升體系，將有助于全面提升兼職檔案員的素質(zhì)，為地方高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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作者單位：山東交通學(xué)院