新時期醫(yī)院檔案服務(wù)的創(chuàng)新思考

孫偉

摘 要：檔案服務(wù)是體現(xiàn)檔案價值、檔案作用的途徑，加強檔案服務(wù)是新時期各領(lǐng)域?qū)n案工作的基本要求。在這樣的形勢下，醫(yī)院檔案服務(wù)面臨著新一輪的思考，新時期醫(yī)院檔案服務(wù)也呈現(xiàn)出新的特點，結(jié)合醫(yī)院檔案工作的特點以及當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展需求，積極創(chuàng)新服務(wù)理念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方法，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作的重點。文章以新時期醫(yī)院檔案服務(wù)為內(nèi)容，并對其檔案服務(wù)創(chuàng)新提出了幾點思考，推動醫(yī)院檔案工作更好地開展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案服務(wù)；創(chuàng)新；意義；策略

中圖分類號：G275文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

在信息化時代背景下，人們的信息需求量也在不斷增加，檔案作為社會發(fā)展的重要資源，在各領(lǐng)域工作中都發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院作為救死扶傷的重要單位，對檔案工作要求越來越高，尤其是檔案服務(wù)關(guān)系到醫(yī)院管理和人才成長，只有緊緊抓住信息化時代的發(fā)展機(jī)遇，不斷優(yōu)化檔案服務(wù)理念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，才可以更好地助力醫(yī)院順利開展各項工作。

一、醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新的意義

1.推動檔案管理機(jī)制與管理體制的創(chuàng)新

創(chuàng)新檔案管理機(jī)制體制可以為檔案服務(wù)提供有效的助力和支持。新時期，醫(yī)院積極參與管理體制與機(jī)制創(chuàng)新，能夠從檔案管理的實際情況出發(fā)，大部分醫(yī)院在積極搭建信息化的檔案處理平臺，通過掃描刻錄的方式，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、電子化轉(zhuǎn)化，促進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新，豐富檔案類型，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，推進(jìn)檔案管理服務(wù)體系的優(yōu)化和完善，從而更好地適應(yīng)時代特點，更好地服務(wù)于社會、服務(wù)于人民。

2.拓展檔案利用的范圍

傳統(tǒng)的檔案服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式需要不斷創(chuàng)新和突破，避免陷于傳統(tǒng)守舊的思維之中，導(dǎo)致無法實現(xiàn)發(fā)展和進(jìn)步。醫(yī)院要借助先進(jìn)的技術(shù)、方法，促進(jìn)服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，從而更好地滿足新時期人們對醫(yī)院檔案服務(wù)的需求。比如醫(yī)院可以加大資金投入，建設(shè)服務(wù)大廳，整合紙質(zhì)檔案服務(wù)與電子檔案服務(wù)，建立數(shù)字檔案閱覽區(qū)、檢索區(qū)，實現(xiàn)交互式電子檔案閱覽，不斷拓展檔案服務(wù)形式，提高檔案服務(wù)水平和質(zhì)量，使檔案服務(wù)功能得到最大限度地發(fā)揮。

3.帶動檔案基礎(chǔ)工作創(chuàng)新

醫(yī)院在推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新的過程中，要基于原有檔案服務(wù)形式上改進(jìn)和完善，并且要加強基礎(chǔ)性工作的創(chuàng)新，深入研究新方法。近些年，檔案領(lǐng)域改革實踐不斷深入，歸檔文件整理方法也更加完善，醫(yī)院要以此為參考，加強檔案信息的數(shù)字化處理，促進(jìn)文檔一體化建設(shè)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定大膽提出意見，敢于突破自我設(shè)限，加快基礎(chǔ)工作創(chuàng)新步伐，加強數(shù)字檔案服務(wù)建設(shè)，大幅提高檔案服務(wù)實效。

二、新時期醫(yī)院檔案服務(wù)的創(chuàng)新思路

1.檔案服務(wù)理念由重收藏向重利用轉(zhuǎn)變

（1）最大限度地利用檔案信息資源

新時期，醫(yī)院檔案服務(wù)理念需要轉(zhuǎn)變，過去檔案服務(wù)以收藏為重點，而新時期，檔案服務(wù)則更加重視檔案利用。在過去的醫(yī)院檔案服務(wù)中，檔案部門在檔案信息資源利用方面有所忽視，工作人員只是簡單地將信息資料收藏，使用時再調(diào)取，并沒有更深度地利用和開發(fā)，造成了檔案資源的浪費。新時期，醫(yī)院檔案服務(wù)要打破舊觀念，在檔案服務(wù)中要凸顯“以人為本”的理念，充分利用和挖掘檔案資源，依靠信息技術(shù)、自動化管理手段，推進(jìn)檔案服務(wù)的一體化、規(guī)范化開展，實現(xiàn)檔案資源的全方位采集與高效利用，并能夠遠(yuǎn)程調(diào)取和借閱檔案，提高檔案共享程度，真正發(fā)揮檔案的價值和作用，為人們提供便利。

（2）積極引入信息技術(shù)

加大醫(yī)院檔案信息的收集力度，優(yōu)化檔案信息收集的方式和途徑。具體來說，構(gòu)建信息化的檢索手段，由于醫(yī)院檔案內(nèi)容多而復(fù)雜，人工檔案服務(wù)的效率相對較低。依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及計算機(jī)平臺展開信息化檢索，能夠幫助檔案使用者快速找到檔案信息，在調(diào)取檔案時只要在檢索中輸入姓名，就可以查找到相應(yīng)的檔案，大幅提高了檔案信息資源服務(wù)效率。此外，還應(yīng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案信息的全面性，依靠信息技術(shù)提升檔案服務(wù)范圍和功能，依托信息技術(shù)擴(kuò)大檔案信息采集范圍，強化各方聯(lián)系，提升檔案信息搜集的效率和質(zhì)量。

（3）檔案信息資源的開發(fā)利用

醫(yī)院在提升檔案服務(wù)質(zhì)效的時候，要重視檔案編研工作的開展，通過科學(xué)、有效的編研，提高檔案資源的開發(fā)與利用效率。醫(yī)院檔案的針對性、實用性很強，尤其是醫(yī)院人事檔案信息，記錄的都是醫(yī)院職工的成長歷程，是非常寶貴的資料，科學(xué)開發(fā)利用檔案，能夠滿足醫(yī)院的工作需求，為醫(yī)院發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

醫(yī)院要加強檔案信息資源形式創(chuàng)新，包括紙質(zhì)檔案、圖片、影像等，要生成立體圖像，為不同的人提供不同的檔案使用需求，提高檔案資源的利用率，為醫(yī)院各類活動的開展提供數(shù)據(jù)支持，豐富的檔案資料信息對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展具有非常重要的意義。

2.檔案服務(wù)方式由被動等待向主動上門展開轉(zhuǎn)變

（1）收集方面

在新形勢下，要積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)方式，從過去被動的服務(wù)方式向主動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。過去，檔案資料收集是被動的，檔案收集存在不全面、不準(zhǔn)確等問題，這些現(xiàn)象得不到管理者的關(guān)注，在很大程度上影響檔案服務(wù)效果?；诖?，將過去被動檔案采集的方式向主動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變，及時采集重要的檔案信息，主動向相關(guān)人員提供檔案咨詢服務(wù)，不斷補充檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，積極與相關(guān)人員溝通和聯(lián)系，加強各部門之間的溝通，從整體上引導(dǎo)和監(jiān)督檔案服務(wù)，促進(jìn)部門協(xié)作創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案資料采集時效和質(zhì)量。在醫(yī)院日常工作中，隨時采集第一手檔案資料，并能夠?qū)ζ浜Y選，將重要的檔案資料信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫中為檔案服務(wù)提供支持和保障。

（2）服務(wù)方面

在醫(yī)院發(fā)展的新時期，醫(yī)院要加大檔案服務(wù)力度，還要在內(nèi)部建立良好的服務(wù)環(huán)境，醫(yī)院要定期開展宣傳教育活動，讓檔案部門認(rèn)識到自身服務(wù)職能，在日常工作中能夠充分發(fā)揮自身職能，為醫(yī)院以及用戶提供服務(wù)。檔案管理人員要全面了解和掌握服務(wù)對象的特征，了解不同服務(wù)對象的不同需求，能夠為其提供個性化服務(wù)，凸顯檔案服務(wù)的有效性、個性化，真正發(fā)揮檔案服務(wù)的價值和作用，為醫(yī)院發(fā)展提供支持。此外，還應(yīng)最大限度地挖掘檔案資源的潛在價值，明確檔案服務(wù)人員的職責(zé)和義務(wù)，做好服務(wù)內(nèi)容劃分，讓每位服務(wù)人員都能夠在崗位上發(fā)揮作用，充分發(fā)揮其價值，為醫(yī)院發(fā)展以及醫(yī)院人才成長提供助力。醫(yī)院檔案服務(wù)與檔案工作人員自身的素養(yǎng)能力密不可分，在醫(yī)院檔案服務(wù)的過程中，提高檔案管理隊伍專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)是非常必要的。

3.檔案服務(wù)的載體由紙質(zhì)向數(shù)字化過渡

醫(yī)院要從當(dāng)前檔案領(lǐng)域的發(fā)展形勢出發(fā)，加強數(shù)字檔案建設(shè)開發(fā)。第一，應(yīng)加強醫(yī)院檔案工作人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平，通過培訓(xùn)教育提高管理人員的水平，使其具備先進(jìn)的管理思維，熟練掌握信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，更好地實行檔案數(shù)據(jù)開發(fā)、處理和轉(zhuǎn)化，為數(shù)字檔案資源開發(fā)利用提供支持和保障。第二，加強各部門的聯(lián)系和交流，不斷豐富檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，并搭建好專業(yè)的信息化配套設(shè)備設(shè)施，在醫(yī)院建立完整的網(wǎng)絡(luò)體系，配備高速的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的運行速度以及信息處理能力。第三，搭建完整的檔案數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)庫信息，做好數(shù)據(jù)備份，提高數(shù)字檔案利用率與規(guī)范化進(jìn)程，為用戶實行檔案查詢提供最便利的服務(wù)，讓檔案使用者能夠更加快速、便捷地查詢信息資料，為其提供更加高質(zhì)量的檔案服務(wù)。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實行檔案資料信息的上傳、借閱和查詢，整合線上與線下服務(wù)，廣開服務(wù)渠道，拓展檔案數(shù)據(jù)采集路徑，給高質(zhì)量檔案服務(wù)最有力的支持。第四，加強檔案線上服務(wù)建設(shè)，為醫(yī)院人員提供更加廣泛的檔案信息使用途徑，檔案使用者只要通過線上平臺就可以便捷地在線查詢，從而獲得相關(guān)數(shù)據(jù)，大幅提高了醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量與效率。

4.建立完備的電子檔案

在信息化時代，醫(yī)院在檔案服務(wù)方面要加強電子檔案建設(shè)、數(shù)字檔案建設(shè)。隨著醫(yī)院發(fā)展，醫(yī)院檔案內(nèi)容不斷豐富、數(shù)量不斷增加，檔案管理難度越來越大，紙質(zhì)檔案的管理流程復(fù)雜，在檔案采集、整理、分類方面存在諸多困難。因此，想要提升檔案管理實效，提升檔案服務(wù)實效，就必須推進(jìn)電子檔案、數(shù)字檔案的建設(shè)和轉(zhuǎn)化，醫(yī)院要建立完善的電子檔案系統(tǒng)，還要加強紙質(zhì)檔案與電子檔案的轉(zhuǎn)化與整合，并配合專業(yè)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，工作人員利用專門的掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片，通過圖片、數(shù)字化載體儲存檔案，并納入檔案電子系統(tǒng)之中，促進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步推進(jìn)。醫(yī)院還要將重要的檔案錄入電子系統(tǒng)，技術(shù)人員要針對紙質(zhì)檔案與電子檔案建立相關(guān)的檢索字段，以提高檢索效率，便于更好地服務(wù)于用戶。

一方面，醫(yī)院檔案呈現(xiàn)出多樣化的特點。因此，各類檔案也存在明顯的差別。比如有些檔案是病歷檔案，有的檔案是人事檔案，不同類別的檔案需要實行有效管控。這些檔案分散在不同部門，想要將其實行統(tǒng)一管理，就需要完善的檔案管理規(guī)范和體系，還需要切合實際的管理標(biāo)準(zhǔn)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案就會出現(xiàn)不齊全、不完整的情況，檔案管理者要忙碌于不同部門采集信息，不僅辦事效率低下，還容易出現(xiàn)遺漏和錯誤。建立完善的電子檔案系統(tǒng)之后，醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一整合和規(guī)范化管理，還能夠避免檔案資料出現(xiàn)遺漏和錯誤問題；另一方面，目前醫(yī)院的檔案管理模式導(dǎo)致相同用戶的檔案分散在多個卷案，在搜集檔案信息時非常煩瑣，也會給檔案工作人員帶來諸多不便，有時為了查詢一個問題，需要調(diào)取很多案卷，消耗大量時間，將工作人員捆綁在繁重的勞作中，從而降低了工作人員的工作熱情。因此，建立電子檔案系統(tǒng)，可以有效解決以上問題，不僅便于服務(wù)醫(yī)院發(fā)展，還可以從根本上轉(zhuǎn)變檔案工作模式、方法，降低員工的工作強度，從整體上提升醫(yī)院檔案服務(wù)質(zhì)量。

5.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

構(gòu)建電子化檔案服務(wù)體系以及開展醫(yī)院檔案服務(wù)都需要專業(yè)的檔案管理人員隊伍為支持。優(yōu)秀的檔案管理隊伍是檔案事業(yè)發(fā)展的原動力。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案數(shù)量不斷增多，使檔案管理的難度更大，要想提高檔案服務(wù)，必須加強高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，還要不斷提高檔案隊伍的綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠更好地應(yīng)對新時期的挑戰(zhàn)。醫(yī)院要結(jié)合當(dāng)前檔案服務(wù)需求，定期開展教育培訓(xùn)，幫助檔案工作人員掌握最先進(jìn)的檔案管理理念和管理方法，并能夠按照檔案管理服務(wù)的基本要求，堅持“以人為本”原則，在檔案服務(wù)中要凸顯人的價值、人的需求，要具備服務(wù)于人的思維，更好地開展檔案服務(wù)。檔案管理隊伍還要具備良好的職業(yè)道德與專業(yè)素養(yǎng)，在檔案管理中要確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、權(quán)威性。檔案管理人員除了要掌握基礎(chǔ)知識技能之外，還必須掌握各種計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識與數(shù)字化技術(shù)等，以提高檔案工作效率與檔案服務(wù)質(zhì)量，并能夠確保檔案數(shù)據(jù)的真實性、可靠性。同時，檔案工作人員還要熟練掌握各種信息技術(shù)，積累相關(guān)理論知識，在推進(jìn)電子檔案建設(shè)進(jìn)程時，能夠保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。另外，檔案工作人員要具備團(tuán)隊精神，在檔案服務(wù)中能夠積極推進(jìn)協(xié)作，提高醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

6.提高檔案云服務(wù)的安全性

在檔案服務(wù)中，實現(xiàn)檔案云服務(wù)是一個必然趨勢，而在云服務(wù)中加強安全管控非常重要。檔案涉及用戶的個人隱私，是各項信息的真實記錄，醫(yī)院在將各種檔案信息上傳至云端時，必須加強安全管控，由于網(wǎng)絡(luò)本身具有開放性、共享性因此，存在諸多安全隱患，這就要求醫(yī)院要在提升檔案云服務(wù)的同時，必須加強安全管控，建立完善的安全防護(hù)體系，并引入先進(jìn)的技術(shù)手段，促進(jìn)醫(yī)院檔案服務(wù)整體水平的提高。

7.檔案服務(wù)功能由資料收藏向資源整合拓展

醫(yī)院檔案服務(wù)功能地發(fā)揮，需要豐富的館藏作為支持，醫(yī)院檔案部門要積極與其他部門聯(lián)系溝通，打通部門之間的溝通渠道，提高檔案信息采集的速度，提升檔案服務(wù)功能。檔案部門綜合運用信息技術(shù)將檔案資源收藏與整合，促進(jìn)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，加強數(shù)字化檔案建設(shè)，通過改變檔案資源形式，滿足不同用戶的需求。醫(yī)院應(yīng)轉(zhuǎn)變過去單一的檔案資料形式，加強動態(tài)檔案資源的建設(shè)，提升檔案的質(zhì)量和品質(zhì)，還應(yīng)加強檔案資源的收集和調(diào)查，將最具價值的檔案資料整理編入檔案數(shù)據(jù)庫，建立具有新時代特色的檔案服務(wù)體系，并加強數(shù)字檔案的錄入和整合，實現(xiàn)各部門的聯(lián)合和協(xié)作，為用戶及時地獲得最新資料信息，為高質(zhì)量的檔案服務(wù)提供支持。醫(yī)院要加強檔案信息服務(wù)，管理人員從醫(yī)院當(dāng)前情況出發(fā)，為廣大用戶提供多方面的檔案服務(wù)。例如，及時搜集醫(yī)務(wù)人員的檔案信息資料，了解其成長歷程，及時解決他們提出的問題。檔案工作人員可以通過信息化系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計和搜集，為醫(yī)院檔案服務(wù)提供指導(dǎo)和參考。在全媒體時代，醫(yī)院要建立統(tǒng)一、完善的檔案信息服務(wù)體系，與時俱進(jìn)，借助先進(jìn)的技術(shù)手段，改變過去單一的服務(wù)形式，完善檔案服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息自動化存檔、傳遞和溝通。此外，醫(yī)院檔案管理人員還要善于創(chuàng)新，能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)最新的檔案資源與服務(wù)動態(tài)，為檔案服務(wù)提供更加廣闊的環(huán)境。

三、結(jié)束語

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，隨之而來的檔案數(shù)量也在增加，檔案管理難度增大，其服務(wù)方式、服務(wù)模式亟待創(chuàng)新。通過對醫(yī)院檔案服務(wù)相關(guān)內(nèi)容的討論，并提出相應(yīng)的創(chuàng)新和改進(jìn)措施，助推醫(yī)院事業(yè)繁榮發(fā)展。

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作者單位：山東省臨沂市中醫(yī)醫(yī)院