新時期行政事業(yè)單位檔案管理工作標準化、規(guī)范化研究核心思路分析

劉延河

摘 要：在國家治理結(jié)構(gòu)中，政府和非營利組織占據(jù)著核心地位，只有充分發(fā)揮這些機構(gòu)的職能效用，才能保障國家長治久安。行政事業(yè)單位作為推動社會發(fā)展的重要支柱，在日常經(jīng)營過程中會產(chǎn)生許多檔案信息，包括國家政策、公共事務(wù)等多個領(lǐng)域，占據(jù)國民生活的方方面面，為此必須優(yōu)先考慮檔案管理，為各項事務(wù)的實施提供信息保障。檔案管理不僅與職工評估、資金使用以及人才選聘緊密相關(guān)，還為單位各項活動提供了行動依據(jù)。然而，目前一些行政事業(yè)單位在檔案管理時常出現(xiàn)問題，如關(guān)注不足、管理體系不完善和職工素質(zhì)不高等，這些問題嚴重阻礙了單位的長遠發(fā)展，文章對此提出了改善檔案管理的建議。

關(guān)鍵字：行政事業(yè)單位；檔案管理；標準規(guī)范

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

檔案記錄了行政事業(yè)單位的日常運營和歷史變遷，屬于單位的重要信息資產(chǎn)。檔案管理人員的任務(wù)是做好檔案信息的分類和儲存，并在需要時快速為單位提供信息，特別在歷史證明方面，充分發(fā)揮了檔案價值。檔案以其真實、歷史和客觀的屬性成為行政事業(yè)單位重要的參考資料?？紤]到行政事業(yè)單位的特質(zhì)，其檔案利用率將直接影響社會發(fā)展，優(yōu)化檔案管理對行政事業(yè)單位具有重要意義。在新時代背景下，如何規(guī)范和標準化行政事業(yè)單位管理，尤其是基層單位的檔案管理是當(dāng)前需要重點探索的課題。

一、 行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范與標準化的重要性分析

檔案記錄了行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程，其包含的信息資料可用于教育、研究和管理等各種領(lǐng)域，通過做好檔案管理，能夠快速為單位提供所需檔案，減少文件查找所需要的信息，并防止重要信息被泄露，保證信息安全。通過分析檔案管理作用和價值，可以使檔案管理工作向規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，按照系統(tǒng)有序的工作流程開展檔案收集、整理、保管和利用等一系列活動，提高工作效率，奠定良好的思想基礎(chǔ)。在日常運營發(fā)展過程中，檔案有著不可替代的作用，利用檔案可以梳理單位已開展或正在開展的各項工作流程，建立痕跡管理體系，為后續(xù)政策部署創(chuàng)建有利條件。針對單位的人事檔案內(nèi)容，按照規(guī)范化、標準化程序來實施管理，便于單位挖掘高質(zhì)量人才并實現(xiàn)科學(xué)培養(yǎng)，單位可以通過查閱檔案信息，了解各部門員工基礎(chǔ)信息和工作表現(xiàn)，科學(xué)、客觀地作出評價，為職位晉升和優(yōu)秀員工選拔提供便利。在經(jīng)濟體制改革過程中，各行政事業(yè)單位也正面臨轉(zhuǎn)型創(chuàng)新，檔案管理的規(guī)模和復(fù)雜性不斷增加，想要保持檔案管理高水平運作，行政事業(yè)單位應(yīng)建立現(xiàn)代化管理思維，推動檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展，以充分發(fā)揮檔案作用，促進單位可持續(xù)發(fā)展。

二、檔案管理基本工作內(nèi)容

1.檔案完整情況檢查

檔案管理工作是從接收檔案開始，行政事業(yè)單位只有具備一定數(shù)量的檔案才有管理的必要。此項工作需要做好以下幾點：首先，要檢查檔案的外觀，觀察是否配備封條和專用章。其次，檢查檔案的內(nèi)容，核對領(lǐng)導(dǎo)任免審批表、審查記錄單、合同和工資等資料有無缺漏，記錄所缺材料并向相關(guān)人員索要。最后，檢查檔案不合理的內(nèi)容。在檔案材料歸檔后，仔細鑒別，去除歸檔資料中的無用信息。針對檔案中有關(guān)干部政治歷史或其他關(guān)鍵事項的材料，必須仔細審核，發(fā)現(xiàn)存在未查明的問題需要提交給組織審核，必須在得出結(jié)論后才能歸檔。確保歸檔材料手續(xù)完整、文字清晰、內(nèi)容可信，并按時完成掃描和輸入步驟，建立電子檔案。

2.檔案整理與歸檔

在檔案管理過程中，應(yīng)將檔案根據(jù)類型和重要性劃分，力求紙質(zhì)檔案內(nèi)容與電子檔案內(nèi)容一致，確保檔案分類準確、編寫規(guī)范、目錄明晰和包裝有序。對檔案的價值展開評估，確定檔案的保存期限和保密等級。只有做好檔案分類，才能使每份檔案符合真實、可靠的標準，為后續(xù)檔案利用提供方便。另外，針對檔案的臺賬、登記簿等記錄也應(yīng)做好優(yōu)化完善。

3. 檔案利用與轉(zhuǎn)遞

檔案利用環(huán)節(jié)需要遵守規(guī)定的章程，查閱單位在有檔案需求時，必須提前填寫完查閱干部檔案審批表，并附帶身份證件，表中要有單位加蓋公章且有分管領(lǐng)導(dǎo)簽字。只有按照程序辦理完查閱手續(xù)才能實施檔案利用。如果有外借需求，需要得到領(lǐng)導(dǎo)審批并辦理登記手續(xù)，將各項信息填寫完整、嚴密封裝并加蓋檔案專用章。單位在使用檔案后，需要在回執(zhí)上簽字、蓋章，并迅速將檔案寄回原單位。

4.檔案保管與維護

檔案是記錄和反映組織或個人歷史活動的重要信息載體，為了保證檔案信息安全、完整，需要做好檔案保管和維護工作。通過計算機技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高檔案的利用率，使檔案信息更易儲存和利用。為此，必須重視檔案管理信息化建設(shè)，配備檔案管理需要的軟硬件工具，定期更換檔案密集架，同時做好防火、防蟲和防潮等措施，行政事業(yè)單位應(yīng)為檔案室配置消火栓、煙霧報警器等消防裝置，降低檔案管理的安全風(fēng)險，并定期整理和清潔檔案室，每天巡查記錄，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險問題。

三、行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題分析

1.行政事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

由于計劃經(jīng)濟政策在我國實行了很長時間，導(dǎo)致許多行政事業(yè)單位仍然習(xí)慣使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然實際應(yīng)用時也起到了一定的作用，但隨著我國不斷深化經(jīng)濟體制的改革創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理機制無論是從思維認知角度，還是從管理實踐上，都已呈現(xiàn)落后趨勢，難以和新時代社會需求相匹配，在實際工作中引發(fā)了許多問題。首先，受傳統(tǒng)管理模式約束，許多資源無法有效應(yīng)用，一部分資源被浪費。從基層行政事業(yè)單位來看，檔案管理缺乏完善的設(shè)備設(shè)施，資金投入不足，導(dǎo)致辦公空間緊張。并且，一些辦公設(shè)備購買重復(fù)，無法有效收集檔案資料，影響檔案資料的完整性。其次，檔案管理人員配置不足，管理人員欠缺專業(yè)素質(zhì)。一些單位并未配置專門的檔案管理工作人員，而是從其他崗位調(diào)來兼職。這些員工往往會在本職工作中投入大量精力，導(dǎo)致檔案管理較為隨意，因為員工問題，所以導(dǎo)致檔案管理難以高效率開展。

2.行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性認知不足

檔案管理對行政事業(yè)單位的運營發(fā)展有重要意義，但很多單位并未對此項工作投入過多關(guān)注，沒有認識到檔案管理的價值，這種認知上的誤區(qū)使得單位并未在檔案管理中投入過多資源，檔案管理缺乏完善的設(shè)施配置，傳統(tǒng)思維影響了檔案管理工作的實施，檔案管理只作為基礎(chǔ)工作來開展，并未考慮全局角度，在具體工作時缺乏規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案管理開展形式化，信息化程度低，不利于事業(yè)單位的新時代發(fā)展。為了解決問題改變現(xiàn)狀，提高管理效率和效能，事業(yè)單位需要正確認識檔案管理工作，建立現(xiàn)代化管理思維，以規(guī)范化和標準化建設(shè)為切入點，優(yōu)化檔案管理模式。

3.行政事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

如今，我國社會高速發(fā)展，使得檔案管理不僅作為政策性的任務(wù)，還是維持行政事業(yè)單位長久運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)保障，對檔案管理工作提出了更高的技術(shù)要求。因此，檔案管理人員需要具備更高的素質(zhì)，能夠快速接受新事物和新技術(shù)，推動檔案管理信息化建設(shè)。但目前，行政事業(yè)單位并未建立正確的思想認識，未建立健全檔案信息管理制度，導(dǎo)致檔案管理人員在整體工作中地位不高，甚至單位認為檔案管理部門屬于可以舍去的部門，針對員工的配置缺乏專業(yè)性考慮。

4.檔案管理模式未得到創(chuàng)新

針對行政事業(yè)單位檔案管理效率低下的問題，落后的管理方式有很大關(guān)系。許多基層單位習(xí)慣沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作理念、管理方法長期得不到更新，在傳統(tǒng)理念的影響下，檔案管理工作效率和質(zhì)量與事業(yè)單位的發(fā)展需求相違背。以前行政事業(yè)單位的檔案管理是對檔案資料開展收集、整理及存檔等工作，并對不同檔案標記，在后續(xù)檔案查詢時提供標注。但是，大數(shù)據(jù)時代讓傳統(tǒng)辦公模式發(fā)生顛覆性改變，在這種背景下，檔案信息資源變得更加全面和完整，同時要處理的數(shù)據(jù)量激增，數(shù)據(jù)間經(jīng)常會出現(xiàn)交叉共存的情況，加大了檔案管理的工作量和難度，傳統(tǒng)檔案管理模式下很難滿足當(dāng)前工作需求。我國一直在堅守科技強國路線，為了應(yīng)對檔案工作中出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位需要采取有效措施，以推動檔案管理工作的規(guī)范化和標準化建設(shè)。

四、事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化的基本方法

為了讓行政事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化和標準化轉(zhuǎn)變，工作人員需要基于現(xiàn)實條件，多角度探索分析，運用更現(xiàn)代化、合理化的管理方法，優(yōu)化檔案管理工作流程，健全管理體系，推進工作的規(guī)范化和標準化進程，為行政事業(yè)單位提供完整、可靠的信息保障，并實現(xiàn)對信息資源的充分利用。

1.健全管理制度，提高管理水平

在開展檔案管理工作時，需要規(guī)范的制度章程為職工提供行動指導(dǎo)，建立健全檔案管理制度是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的前提條件，也是增強工作執(zhí)行力的關(guān)鍵。因此，必須建立健全各項規(guī)章制度，在制定檔案管理制度時，必須先對行政事業(yè)單位的現(xiàn)狀建立正確認知，以制度為檔案管理辦事準則，堅決杜絕檔案管理工作人員隨意行事，充分發(fā)揮制度的約束效力。首先，需要轉(zhuǎn)換管理思想，重新定義檔案管理工作思路，推動分散的檔案管理向集中化轉(zhuǎn)變，讓檔案管理更具實效性。其次，在實施管理時可采用“聯(lián)合檔案室”模式，即領(lǐng)導(dǎo)人員和專職職工共同參與檔案管理。這種模式已得到普遍應(yīng)用，并產(chǎn)生了良好的效果，領(lǐng)導(dǎo)參與檔案工作可以起到督促作用，使職工更有動力，避免工作中消極應(yīng)付，推動檔案管理制度不斷完善。最后，為更規(guī)范地開展檔案管理工作，行政事業(yè)單位還可以結(jié)合自身現(xiàn)狀與需求，召開檔案管理工作專項會議，制定《單位內(nèi)部檔案管理工作條例》，由集體討論而制定的規(guī)章制度往往權(quán)威性和執(zhí)行力更高，也能約束員工行為，降低檔案管理風(fēng)險。

2.加強檔案管理規(guī)范化與標準化的宣傳教育

針對檔案管理認識不足問題，可以通過加強宣傳教育來改善，行政事業(yè)單位通過大力宣傳，推進檔案管理標準化、規(guī)范化的開展。為了有效實施這一工作，單位可以組織專題教育活動，積極鼓勵職工參加學(xué)習(xí)，利用活動讓他們認識到檔案管理的重要性以及規(guī)范化和標準化地開展檔案管理對工作推進和自身利益的意義，推動檔案管理工作有序開展。另外，除了思想教育活動，還可以從社會上邀請專家為員工提供檔案管理技能培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員明確檔案管理規(guī)范化和標準化的基本流程和標準，從而促進檔案管理工作的有效開展，推動傳統(tǒng)工作模式的創(chuàng)新，為行政事業(yè)單位創(chuàng)造更多效益。

3.完善硬件設(shè)備設(shè)施，改善工作條件

推進檔案管理的標準化、規(guī)范化開展，提高工作效率，需要行政事業(yè)單位為其工作創(chuàng)建良好的環(huán)境，加大資源投入，通過齊全的硬件設(shè)備設(shè)施，保障檔案管理各項工作高效開展。為此，必須做好設(shè)備設(shè)施購置和改善工作環(huán)境，針對檔案管理需要的硬件配置，應(yīng)及時補足和更新，為員工提供便捷，以提高工作效率，降低資料丟失、破損等風(fēng)險。另外，配備齊全的設(shè)備設(shè)施，可以激發(fā)員工主觀能動性，激發(fā)他們創(chuàng)新意識，將更有價值的檔案信息挖掘出來，保障信息收集、處理和儲存等環(huán)節(jié)的質(zhì)量。如果單位當(dāng)前規(guī)模較小或者缺少足夠的資金，應(yīng)考慮向政府機構(gòu)申請資金支持，推進檔案管理設(shè)備設(shè)施建設(shè)工作，保證檔案工作能夠有序、規(guī)范開展。如果單位已有較大規(guī)模且資金充足，應(yīng)重視檔案管理的資源投入，建立正確的認識，提升檔案管理在單位的地位，完善檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施，優(yōu)化工作環(huán)境，為檔案管理工作的順利開展打下基礎(chǔ)。同時，單位在配置完善的設(shè)備設(shè)施后，應(yīng)加快檔案管理向現(xiàn)代化管理邁進的步伐，通過各種高新技術(shù)和先進設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案多形式的保存和利用，將檔案信息的價值充分發(fā)揮出來。

4.加大檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟和科技的迅速發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域都面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。行政事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著同樣的變化，應(yīng)加快自身轉(zhuǎn)型升級，轉(zhuǎn)變原本的工作模式。針對檔案管理工作，應(yīng)加強信息化建設(shè)，引入大數(shù)據(jù)、云計算等高新科技，提高工作效率和規(guī)范化。很多單位對檔案管理重視不足，在工作時還在沿用傳統(tǒng)的管理方式，而高速發(fā)展的現(xiàn)代社會檔案管理現(xiàn)代化和信息化已是大勢所趨。因此，必須重視信息化轉(zhuǎn)型工作，單位需要將信息載體從物理形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，以便提供更便捷的服務(wù)。另外，紙質(zhì)檔案缺少數(shù)字檔案所具有的優(yōu)點，在檔案管理工作中可以將這兩種形式并存，突顯兩者的優(yōu)勢。并且，在加快信息化建設(shè)中，要結(jié)合國家規(guī)定的政策要求以及行政事業(yè)單位本身的發(fā)展狀況，建立合適實用的信息化平臺，在實踐中不斷吸取經(jīng)驗，進而完善信息系統(tǒng)。同時，還應(yīng)重視檔案管理的統(tǒng)一要求，做好檔案分類，根據(jù)價值劃定級別妥善歸檔，推進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化開展。

五、結(jié)語

行政事業(yè)單位對維持社會長治久安，推動經(jīng)濟發(fā)展有積極作用，其檔案管理工作是保障單位決策、重要信息儲存、利用的重要措施，必須加強重視，推動其向規(guī)范化、標準化開展。

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作者單位：陜西省延安市延川縣勞動人事爭議仲裁院