大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下數(shù)字化檔案創(chuàng)新管理模式與優(yōu)化策略研究

陸琰

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，隨著數(shù)據(jù)規(guī)模迅速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足數(shù)字化和智能化管理需求。文章針對(duì)數(shù)字化檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)，探討了人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的創(chuàng)新管理模式，并剖析了新技術(shù)驅(qū)動(dòng)下數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略。針對(duì)這些新數(shù)字技術(shù)展開研究與應(yīng)用，不僅能提高檔案管理的效率和智能化水平，還能夠提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案管理的安全性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；數(shù)字化檔案管理；人工智能；區(qū)塊鏈；ChatGPT

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Ａ

一、數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、醫(yī)院和銀行等面臨著龐大的檔案數(shù)據(jù)，而數(shù)字化檔案管理的核心在于如何有效存儲(chǔ)和處理這些海量數(shù)據(jù)，以確保高效的運(yùn)行和檢索，這就要求數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備高效的智能化數(shù)據(jù)管理和檢索機(jī)制。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在效率低下且安全性不高等問題，現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理主要是利用人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新一代數(shù)字技術(shù)，以提高檔案管理效率、節(jié)約資源，共享資源，并能夠增強(qiáng)檔案信息的安全性。這種檔案管理模式不僅適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字化檔案管理的迫切需求，還使檔案管理更加智能、高效、安全和可靠。

新時(shí)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)主要包括儲(chǔ)存技術(shù)、檢索技術(shù)、可視化和安全性等四個(gè)方面，數(shù)字化檔案儲(chǔ)存技術(shù)不僅能夠以數(shù)字形式保存大量檔案資料，還解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間大的問題，備份和復(fù)制能力的提高為靈活應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)意外丟失提供了保障，并可通過先進(jìn)的安全措施確保檔案的保密性和完整性。

數(shù)字化檔案檢索與傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索相比，更加注重檔案內(nèi)容的上下文及其相關(guān)語義，提供更為精準(zhǔn)的個(gè)性化搜索服務(wù)。多維度的索引分類方式和多模態(tài)檢索的引入是數(shù)字化檔案檢索技術(shù)的一大創(chuàng)新，用戶除了采用以往基于標(biāo)題、作者、日期等關(guān)鍵詞檢索，還可以根據(jù)檔案中圖像、音頻、視頻等不同媒體類型開展混合檢索。

數(shù)字化檔案可視化呈現(xiàn)不僅使抽象的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)和晦澀難懂的文本信息變得更加直觀，還可以通過圖形、圖表、地圖等多樣的可視元素，使用戶快速獲取信息、理解信息。這種創(chuàng)新方式為不同類型的數(shù)字化檔案提供了更合適的展示形式，提供了數(shù)據(jù)分析和挖掘的有力工具，可深入挖掘檔案數(shù)據(jù)背后規(guī)律和趨勢(shì)。

近年來，數(shù)字化檔案安全性逐漸成為管理者關(guān)注的焦點(diǎn)，引入數(shù)字簽名、加密算法、訪問控制等密碼學(xué)技術(shù)，可以確保檔案中敏感信息的安全性。其中，數(shù)字簽名技術(shù)通過將檔案文件摘要加密，生成唯一標(biāo)識(shí)，確保檔案文件在存儲(chǔ)和傳輸過程中不會(huì)被篡改。加密算法是通過對(duì)數(shù)據(jù)加密，即使攻擊者通過某種途徑獲取文件，也無法解密，保障了數(shù)據(jù)的安全性。使用這一系列密碼技術(shù)，為數(shù)字化檔案的安全性提供了全方位的保障。

因此，引入人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新一代數(shù)字技術(shù)，能夠確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在復(fù)雜的大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中持續(xù)高效運(yùn)行，提高檔案日常管理效率。同時(shí)，開啟資源共享，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案大數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、人工智能技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

近年來，人工智能技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中發(fā)揮著重要作用，通過嵌入人工智能技術(shù)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可有效實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化處理、檢索與查詢、保密和安全管理等，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)文本的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提供用戶個(gè)性化推薦，為數(shù)字化檔案管理者提供更加高效、安全和智能的解決方案，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理向智能化方向發(fā)展。

1.在檔案數(shù)字化處理方面。人工智能中圖像識(shí)別算法和神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)模型可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案自動(dòng)識(shí)別、分類和整理。同時(shí)，通過自然語言處理技術(shù)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文本電子化后，可對(duì)檔案關(guān)鍵內(nèi)容分析和標(biāo)注，方便用戶通過關(guān)鍵詞智能檢索。

2.在檢索與查詢方面。采用人工智能中語義理解模型，可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案查詢用戶意圖的精準(zhǔn)匹配，并運(yùn)用知識(shí)圖譜技術(shù)有效關(guān)聯(lián)查詢檔案的相關(guān)實(shí)體，通過機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)實(shí)現(xiàn)個(gè)性化檔案的智能推薦，提高數(shù)字化檔案的檢索效率。

3.在保密和安全管理方面。借助人工智能中指紋識(shí)別和人臉識(shí)別技術(shù)等生物識(shí)別技術(shù)，確保授權(quán)人員才能對(duì)檔案訪問和修改。同時(shí)，建立人工智能安全模型，分析用戶訪問行為特征，及時(shí)識(shí)別異常行為并采取相應(yīng)的安全措施。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理中可以保障檔案數(shù)據(jù)高效存儲(chǔ)，主要分為五個(gè)流程：數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、權(quán)限控制、可視化展示和檔案檢索。第一，數(shù)據(jù)采集任務(wù)。采用數(shù)據(jù)接口技術(shù)，如XML格式的接口，實(shí)現(xiàn)不同檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換和共享，提高數(shù)據(jù)采集效率并避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入；第二，數(shù)據(jù)整合。通過大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)技術(shù)和ETL技術(shù)，可以更方便地實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、管理和共享數(shù)字化檔案，并對(duì)多源異構(gòu)數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換、集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一管理；第三，權(quán)限控制。數(shù)據(jù)權(quán)限控制是大數(shù)據(jù)技術(shù)一項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，通過對(duì)用戶訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)安全性和隱私性；第四，借助數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，多維度分析數(shù)字化檔案中蘊(yùn)含的信息，實(shí)現(xiàn)可視化分析和展示；第五，通過機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，管理系統(tǒng)可自動(dòng)學(xué)習(xí)和優(yōu)化檢索，提高檔案管理效率。

通過上述數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)整合、權(quán)限控制、可視化展示、檔案智能檢索等大數(shù)據(jù)技術(shù)，數(shù)字檔案管理在檔案數(shù)據(jù)整合、安全、存儲(chǔ)、檢索等方面均有顯著提高。

四、區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

區(qū)塊鏈?zhǔn)且环N去中心化的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過加密算法和分布式記賬機(jī)制實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)不可篡改和共識(shí)驗(yàn)證等，區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字化檔案管理的安全性方面發(fā)揮了重要作用，具體分析如下：

第一，通過分布式存儲(chǔ)、不可篡改的區(qū)塊結(jié)構(gòu)、攜帶時(shí)間戳、智能合約等技術(shù)，為數(shù)字化檔案管理提供了安全保障機(jī)制，可有效防范數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案完整性和安全性。

第二，通過去中心化存儲(chǔ)、身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)共享平臺(tái)等方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案協(xié)同共享，提高檔案數(shù)據(jù)管理安全性和效率，促進(jìn)檔案管理工作的便捷化。

第三，開展數(shù)字化檔案創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索、傳輸和銷毀等全過程管理，通過權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密和備份恢復(fù)等技術(shù)，有效保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案內(nèi)容保密性和安全性。

因此，區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中保障了檔案數(shù)據(jù)安全、實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息的協(xié)同共享和提高全程管理效率，推動(dòng)數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)管理環(huán)境下更安全、有效。

五、ChatGPT技術(shù)在數(shù)字化檔案管理中的應(yīng)用

ChatGPT是一種基于大規(guī)模預(yù)訓(xùn)練的對(duì)話生成模型，該技術(shù)的應(yīng)用有效推動(dòng)了檔案管理數(shù)字化咨詢服務(wù)轉(zhuǎn)型，提高了檔案管理現(xiàn)代化水平，其主要涉及ChatGPT技術(shù)中檔案數(shù)據(jù)的收集和處理、自然語言處理、預(yù)訓(xùn)練模型以及人機(jī)交互等技術(shù)。

將ChatGPT技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字化檔案咨詢系統(tǒng)流程如下：（1）開展檔案數(shù)據(jù)的收集和預(yù)處理操作，通過數(shù)據(jù)清洗、過濾和標(biāo)注等進(jìn)一步減少數(shù)據(jù)中噪音和錯(cuò)誤，提高咨詢模型訓(xùn)練和性能；（2）將預(yù)訓(xùn)練模型技術(shù)應(yīng)用于數(shù)據(jù)訓(xùn)練，建立檔案知識(shí)理解規(guī)則庫，生成檔案咨詢機(jī)器人模型；（3）基于準(zhǔn)確率、流暢度等技術(shù)指標(biāo)對(duì)咨詢機(jī)器人不斷優(yōu)化，建立數(shù)字化檔案管理問答系統(tǒng)；（4）評(píng)估問答系統(tǒng)性能，并根據(jù)用戶反饋進(jìn)一步優(yōu)化該系統(tǒng)。

通過自監(jiān)督學(xué)習(xí)方式和自然語言處理技術(shù)，ChatGPT技術(shù)在數(shù)字化檔案咨詢系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了文本摘要、分類、智能檢索、知識(shí)問答等多種檔案管理的重要任務(wù)，檔案管理的效率、精度、智能化水平得到了顯著提高，為檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展方向。

六、大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下數(shù)字檔案管理優(yōu)化策略

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)是中心資源，需要有效整合大數(shù)據(jù)資源并使用新數(shù)字技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和價(jià)值挖掘等。新數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為管理優(yōu)化提供了前所未有的機(jī)遇，其優(yōu)化策略主要包括檔案數(shù)據(jù)采集與整合、存儲(chǔ)與處理、分析與挖掘、分類與檢索、預(yù)測(cè)性維護(hù)與優(yōu)化、安全性與合規(guī)性。

1.數(shù)據(jù)采集與整合

在大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的檔案管理優(yōu)化中，數(shù)據(jù)采集與整合至關(guān)重要。首先，確保系統(tǒng)能夠獲取豐富而全面的信息，包括檔案信息、用戶行為信息和系統(tǒng)性能信息等；其次，確保數(shù)據(jù)源頭多樣性，可以從紙質(zhì)檔案、用戶交互日志、系統(tǒng)日志等多個(gè)方面收集檔案數(shù)據(jù)；最后，數(shù)據(jù)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)的采集關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過數(shù)據(jù)預(yù)處理操作，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、一致性。此外，數(shù)據(jù)采集還需要考慮實(shí)時(shí)性，可采用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集技術(shù)使系統(tǒng)能夠獲取最新信息。

在數(shù)據(jù)整合方面，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是確保數(shù)據(jù)整合一致性的關(guān)鍵，可以通過大數(shù)據(jù)的ETL技術(shù)（Extraction、Transformation、Loading），即數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換和加載過程，從多源異構(gòu)數(shù)據(jù)中抽取數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過清洗、轉(zhuǎn)換和加載等操作，消除不同來源數(shù)據(jù)之間的差異，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫整合。

2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與處理

在檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與處理方面，需要重點(diǎn)關(guān)注如何妥善存儲(chǔ)大規(guī)模的數(shù)據(jù)，可以采用如下策略：首先，通過區(qū)塊鏈分布式存儲(chǔ)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分節(jié)點(diǎn)存儲(chǔ)，提高系統(tǒng)可靠性和容錯(cuò)性，并通過云存儲(chǔ)技術(shù)為檔案管理提供靈活的存儲(chǔ)解決方案，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；其次，引入實(shí)時(shí)處理技術(shù)。讓數(shù)字檔案系統(tǒng)在數(shù)據(jù)產(chǎn)生的同時(shí)實(shí)行處理和分析；最后，采用數(shù)據(jù)的清洗和預(yù)處理技術(shù)。通過先進(jìn)的智能處理算法提高清洗和處理的效率，保障檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種全面而系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理模式可以確保數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理過程中具備高度的安全性和可靠性，為檔案數(shù)據(jù)的高效利用提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

3.數(shù)據(jù)分析與挖掘

在分析檔案數(shù)據(jù)前，需要明確分析目標(biāo)問題，再實(shí)行檔案數(shù)據(jù)處理，尤其是檔案系統(tǒng)中缺失值、異常值和重復(fù)值等處理操作，可根據(jù)數(shù)據(jù)性質(zhì)和分析目標(biāo)，選擇最合適的工具和算法，提高數(shù)據(jù)分析效率。同時(shí)，對(duì)于處理大規(guī)模數(shù)據(jù)，可采用分布式計(jì)算并行算法，加快數(shù)據(jù)的并行處理。

檔案數(shù)據(jù)挖掘時(shí)可采用ChatGPT技術(shù)選擇合適的預(yù)訓(xùn)練模型對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開訓(xùn)練，建立對(duì)檔案數(shù)據(jù)深入理解的模型，進(jìn)而生成檔案查詢聊天機(jī)器人模型，通過大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)展示數(shù)據(jù)分析結(jié)果，使用者能夠更好地理解與分析數(shù)據(jù)，并采用調(diào)整方案和策略，提高數(shù)據(jù)的可用性和完整性。

4.智能化檔案分類與檢索

通過大數(shù)據(jù)技術(shù)深入分析用戶行為與檢索檔案之間關(guān)聯(lián)，并建立智能化檔案分類系統(tǒng)，根據(jù)用戶具體需求，自動(dòng)調(diào)整檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)的分類。智能化分類系統(tǒng)可以減輕用戶手動(dòng)分類工作的負(fù)擔(dān)，并能提高檔案分類的準(zhǔn)確性。

智能化檔案檢索主要是運(yùn)用人工智能技術(shù)中的自然語言處理和語義理解模型對(duì)龐大的檔案數(shù)據(jù)和用戶信息展開深度分析，挖掘數(shù)據(jù)間關(guān)聯(lián)關(guān)系和潛在的規(guī)律，為用戶提供更加精準(zhǔn)的檔案信息匹配。同時(shí)，引入知識(shí)圖譜技術(shù)和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更全面、多維度且個(gè)性化的信息推薦，極大地提升了檔案檢索智能性。

5.預(yù)測(cè)性維護(hù)與優(yōu)化

通過挖掘海量數(shù)據(jù)中潛在的問題和趨勢(shì)，建立故障診斷和預(yù)測(cè)模型，可以提前發(fā)現(xiàn)檔案系統(tǒng)可能出現(xiàn)的異?；蚬收希瑥亩扇☆A(yù)防措施，智能維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。預(yù)測(cè)性維護(hù)的重點(diǎn)在于大數(shù)據(jù)技術(shù)的實(shí)時(shí)性和精準(zhǔn)性，通過實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和分析檔案系統(tǒng)各項(xiàng)指標(biāo)，及時(shí)調(diào)整系統(tǒng)配置，實(shí)施相應(yīng)維護(hù)，還可以建立條件控制系統(tǒng)，設(shè)置閾值并實(shí)施報(bào)警機(jī)制，當(dāng)系統(tǒng)狀態(tài)超出正常范圍時(shí)，發(fā)出警報(bào)并及時(shí)響應(yīng)系統(tǒng)問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)和ChatGPT技術(shù)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)可用性和可維護(hù)性，為用戶提供更加穩(wěn)定高效的檔案服務(wù)。

6.安全性與合規(guī)性

借助人工智能技術(shù)中的生物識(shí)別技術(shù)和安全設(shè)計(jì)模型，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)和運(yùn)輸，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的合法合規(guī)使用，數(shù)字化檔案的管理者需要依法依規(guī)采用合適的數(shù)字檔案管理政策和流程，包括個(gè)人隱私法規(guī)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律等相關(guān)法律法規(guī)，建立健全合規(guī)審查機(jī)制，為檔案數(shù)據(jù)的隱私性和合法性提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

七、結(jié)論與展望

在人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和ChatGPT等新數(shù)字技術(shù)引領(lǐng)下，數(shù)字化檔案管理進(jìn)入了一個(gè)智能、高效、安全的時(shí)代。新數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用顯著提高了檔案管理的智能化水平，檔案信息檢索更加準(zhǔn)確和高效，檔案管理更富智能和安全。展望未來，隨著5G技術(shù)推廣和新的數(shù)字技術(shù)不斷涌現(xiàn)，數(shù)字化檔案管理將迎來更多創(chuàng)新，將更好地滿足社會(huì)檔案管理需求，為信息時(shí)代的發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的保障。

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作者單位：南通市人力資源和社會(huì)保障局