檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中的作用探究

摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理的作用和效率受到越來越多的關(guān)注。文章概述了檔案統(tǒng)計(jì)的定義、功能及其在現(xiàn)代檔案管理中的作用，系統(tǒng)梳理了如何提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平的對策。并以某醫(yī)院為例，以實(shí)證形式分析了檔案統(tǒng)計(jì)實(shí)施后的效果，證明檔案統(tǒng)計(jì)可顯著提升檔案管理質(zhì)量，以此為相關(guān)檔案管理人員提供實(shí)踐參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案統(tǒng)計(jì)；工作水平

檔案管理部門作為確保信息資源得到有效保存、使用和傳承的關(guān)鍵職能部門，已經(jīng)日益受到高層管理人員的重視。在檔案管理眾多組成部分中，檔案統(tǒng)計(jì)是不可或缺的環(huán)節(jié)。檔案統(tǒng)計(jì)指的是量化數(shù)據(jù)支持對檔案工作的評價與決策過程，其核心在于收集、處理、分析和解釋與檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)，如檔案數(shù)量、類型、訪問頻率以及借閱情況等信息。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案統(tǒng)計(jì)在實(shí)際應(yīng)用中正面臨前所未有的挑戰(zhàn)。在此背景下，本文旨在深入探究檔案統(tǒng)計(jì)在當(dāng)前檔案管理實(shí)踐中的作用，并揭示如何利用統(tǒng)計(jì)方法提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平。

一、檔案統(tǒng)計(jì)概述

檔案統(tǒng)計(jì)作為一種基本的管理活動，其核心在于通過收集、整理、分析和解釋數(shù)據(jù)，以此揭示檔案資源的數(shù)量分布、結(jié)構(gòu)組成。幫助管理人員結(jié)合當(dāng)前的利用狀況，明確相關(guān)產(chǎn)業(yè)的未來發(fā)展趨勢等多方面的信息。檔案統(tǒng)計(jì)是對檔案資料量化分析和系統(tǒng)總結(jié)，從其作用角度出發(fā)，有效的檔案統(tǒng)計(jì)不僅能夠準(zhǔn)確反映出一個機(jī)構(gòu)檔案工作的現(xiàn)狀，還對評估檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量具有至關(guān)重要的作用。其所收集的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為檔案管理人員提供了科學(xué)決策的依據(jù)，并有助于制定更加合理的檔案管理策略。

此外，檔案統(tǒng)計(jì)還包括對各項(xiàng)檔案工作流程的監(jiān)測，如文件收集、分類、整理、保存和提供服務(wù)等環(huán)節(jié)。管理人員通過定期統(tǒng)計(jì)不同工作流程環(huán)節(jié)相關(guān)數(shù)據(jù)的形式，可以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足之處，促使管理者采取改進(jìn)措施。比如，管理人員如果在統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)某一類文件的利用率極低，則需要進(jìn)一步探究原因，并尋找提高其可檢索性和使用頻率的方法。隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的普及，現(xiàn)代檔案統(tǒng)計(jì)的發(fā)展已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的手工記錄和簡單的電子表格處理。多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理開始融入更先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，如使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)存儲和查詢操作，采用數(shù)據(jù)可視化工具來展示統(tǒng)計(jì)結(jié)果以及利用數(shù)據(jù)挖掘方法深入分析檔案信息，此類先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集處理分析技術(shù)提升了檔案統(tǒng)計(jì)的效率和準(zhǔn)確性，也增加了數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的直觀性。

二、檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

1.有助于了解檔案的具體情況

首先，有助于檔案管理人員明確檔案資料的全面性。檔案管理人員可以掌握各種檔案資料的詳細(xì)信息。包括檔案的種類、數(shù)量、保存狀況和歷史價值等。其次，此種分類統(tǒng)計(jì)，檔案管理人員可以通過檔案的利用率、借閱頻次等數(shù)據(jù)分析，了解檔案的實(shí)際利用情況，哪些檔案被頻繁查閱，哪些鮮有人問津。最后，檔案管理人員可以有針對性地改善檔案的整理、分類和利用策略，使得檔案資源得到更合理的配置和有效利用。

2.有助于提高檔案管理效率

有效的檔案統(tǒng)計(jì)能夠直接影響檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其一，檔案管理人員通過統(tǒng)計(jì)分析檔案流轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)工作中的瓶頸和問題所在。其二，如果檔案管理人員統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的處理時間過長或者某些檔案類型的歸檔流程特別復(fù)雜，提示管理者應(yīng)該優(yōu)化這些方面。其三，檔案統(tǒng)計(jì)還能幫助管理者分配資源和人力安排，依據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示哪些檔案處理需要投入更多資源或者需要更多的專業(yè)培訓(xùn)，管理者便可以根據(jù)這些信息制定決策，從而提高檔案管理的整體效率和響應(yīng)速度。

3.有助于促進(jìn)單位長遠(yuǎn)發(fā)展

對于醫(yī)院而言，其發(fā)展離不開過往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與未來戰(zhàn)略的規(guī)劃，而檔案資料便總結(jié)了這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)。首先，檔案統(tǒng)計(jì)可以幫助管理層了解歷史檔案的保管情況和利用頻度，進(jìn)而分析醫(yī)院發(fā)展中的歷史趨勢和規(guī)律。其次，管理人員可以通過檔案統(tǒng)計(jì)分析出歷年來的業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r、政策變化等信息，為決策提供依據(jù)。最后，檔案統(tǒng)計(jì)在醫(yī)院風(fēng)險管理中也發(fā)揮著重要作用。通過對歷史檔案的統(tǒng)計(jì)分析，能夠幫助管理人員預(yù)見潛在的法律風(fēng)險以及內(nèi)部管理的漏洞，從而采取相應(yīng)的預(yù)防措施。

三、檔案管理中提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平的對策

1.正確認(rèn)識檔案統(tǒng)計(jì)

提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平的對策需要從正確認(rèn)識檔案統(tǒng)計(jì)、明確檔案統(tǒng)計(jì)的目標(biāo)和功能開始。首先，檔案管理人員應(yīng)將檔案統(tǒng)計(jì)視為衡量檔案工作成效、指導(dǎo)檔案管理決策的關(guān)鍵工具，為檔案統(tǒng)計(jì)工作制定詳盡的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系。其次，應(yīng)細(xì)化指標(biāo)體系。該指標(biāo)體系不僅能夠反映數(shù)量，還要涵蓋質(zhì)量、效率等多個維度，以此全面評估檔案工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)潛在問題，并提供改進(jìn)的方向。最后，通過對指標(biāo)體系內(nèi)多維度指標(biāo)的分析，使檔案管理人員認(rèn)識到統(tǒng)計(jì)上述指標(biāo)數(shù)據(jù)的價值在于支持決策。并且，每個維度指標(biāo)均指向如何提高檔案工作管理效率，在該指標(biāo)體系的指導(dǎo)下，統(tǒng)計(jì)工作能夠精準(zhǔn)反映檔案工作的實(shí)際情況，并為未來發(fā)展趨勢提供預(yù)測。

2.做好統(tǒng)計(jì)人員培訓(xùn)

在檔案管理領(lǐng)域，加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)人員培訓(xùn)是確保檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠更好地服務(wù)于檔案工作整體開展的前提。（1）制訂計(jì)劃。管理人員應(yīng)結(jié)合企事業(yè)單位檔案管理實(shí)際，制訂專業(yè)培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)統(tǒng)計(jì)人員的工作特點(diǎn)和需求，設(shè)計(jì)符合其職責(zé)的培訓(xùn)課程。（2）細(xì)化課程。該課程應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)收集、整理、分析以及報告編寫等方面的技巧和知識，能夠更有效地開展工作。（3）入職培訓(xùn)。對新進(jìn)人員開展系統(tǒng)的入職培訓(xùn)，使其盡快熟悉崗位職責(zé)，掌握基本的統(tǒng)計(jì)技能。（4）實(shí)踐演練?；诰唧w課程強(qiáng)化實(shí)戰(zhàn)演練的環(huán)節(jié)，定期舉行模擬統(tǒng)計(jì)活動。讓統(tǒng)計(jì)人員在實(shí)踐中運(yùn)用所學(xué)的理論知識，鼓勵他們在實(shí)戰(zhàn)中發(fā)現(xiàn)問題，并積極尋找解決方案，以不斷實(shí)踐和反思的形式，深入理解檔案統(tǒng)計(jì)的重要性，進(jìn)而提高自身的工作效率。（5）建立激勵機(jī)制。管理人員應(yīng)結(jié)合企事業(yè)單位內(nèi)部建立完善的激勵機(jī)制，設(shè)立優(yōu)秀統(tǒng)計(jì)人員獎項(xiàng)，表彰在工作中表現(xiàn)出色的員工，為優(yōu)秀人員提供晉升通道，使他們看到自身職業(yè)發(fā)展的可能性，激發(fā)統(tǒng)計(jì)人員的工作熱情，促使他們更加專注于提升自身的專業(yè)技能。（6）建立持續(xù)學(xué)習(xí)的企業(yè)文化。在企事業(yè)單位內(nèi)部提倡持續(xù)學(xué)習(xí)的企業(yè)文化，定期組織內(nèi)部分享會。通過會議使統(tǒng)計(jì)人員有機(jī)會交流經(jīng)驗(yàn)、學(xué)習(xí)新知識或利用此類分享會提供一些學(xué)習(xí)資源。例如專業(yè)書籍、在線課程等，鼓勵他們自我進(jìn)修。

3.積極引進(jìn)信息技術(shù)

積極引進(jìn)信息技術(shù)是提高檔案統(tǒng)計(jì)工作水平的關(guān)鍵手段。整合現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案統(tǒng)計(jì)工作，不僅可以提升統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確度，還能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（1）確立信息技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用的框架。管理人員應(yīng)制定詳盡的信息技術(shù)發(fā)展規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、步驟、時間表和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（2）該框架應(yīng)圍繞檔案統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際需求開展。確保所引進(jìn)的技術(shù)能夠有效解決檔案統(tǒng)計(jì)中存在的問題。在明確實(shí)際需求的情況下再選擇合適的硬件和軟件資源。（3）軟硬件配置。在硬件方面，配備能夠支持大數(shù)據(jù)處理和復(fù)雜統(tǒng)計(jì)分析的計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施。軟件方面則應(yīng)重點(diǎn)考慮能夠提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)分析工具的統(tǒng)計(jì)軟件，如采用SPSS、SAS等專業(yè)統(tǒng)計(jì)軟件，支持多種統(tǒng)計(jì)模型。（4）在該系統(tǒng)中，管理人員還應(yīng)考慮到軟件的兼容性、可擴(kuò)展性以及用戶友好性，保證軟件可以被檔案管理工作者有效使用。（5）構(gòu)建和完善電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。管理人員可利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)支持檔案統(tǒng)計(jì)和分析工作。（6）細(xì)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)包含檔案電子目錄管理、數(shù)字化檔案的存儲與檢索以及統(tǒng)計(jì)分析模塊等功能。（7）提升安全性。應(yīng)考慮檔案信息的安全性，確保系統(tǒng)的安全性，采取數(shù)據(jù)備份、防病毒和防黑客等措施，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（8）組織針對性培訓(xùn)?；诰唧w電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程，應(yīng)組織檔案管理人員開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，使檔案工作者掌握必要的計(jì)算機(jī)操作技能和專業(yè)統(tǒng)計(jì)軟件的使用方法。具體培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)管理、電子檔案系統(tǒng)操作、統(tǒng)計(jì)分析方法及軟件操作技巧等。

4.優(yōu)化檔案統(tǒng)計(jì)流程

（1）全面審查分析。此階段管理人員應(yīng)對現(xiàn)有流程全面審查和分析，識別瓶頸環(huán)節(jié)和冗余操作。重新設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)流程，簡化步驟，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)步驟間的無縫對接。以數(shù)據(jù)收集環(huán)節(jié)為例，管理人員可以通過設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化表單和模板來規(guī)范信息錄入，降低人為錯誤率。在數(shù)據(jù)審核環(huán)節(jié)，則需要建立嚴(yán)格的質(zhì)控機(jī)制，確保輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。（2）融入信息化手段。管理人員應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)流程，采用先進(jìn)技術(shù)手段，引入OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子格式，以便于數(shù)據(jù)的快速檢索與處理。（3）構(gòu)建數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。管理人員應(yīng)集中存儲和管理統(tǒng)計(jì)資料，提升數(shù)據(jù)查詢和分析的效率，并利用大數(shù)據(jù)分析工具深度挖掘歷史檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)潛在價值，并支持決策制定。（4）保障措施。為保障流程再造后的實(shí)施效果，管理人員可以設(shè)立質(zhì)量監(jiān)控體系，確保統(tǒng)計(jì)過程符合既定標(biāo)準(zhǔn)。同時，制定反饋機(jī)制來及時修正偏差。根據(jù)外部環(huán)境變化靈活調(diào)整流程設(shè)置，并結(jié)合實(shí)際成效實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，確保統(tǒng)計(jì)流程的有效性。

5.豐富檔案統(tǒng)計(jì)方法

（1）評估問題。管理人員應(yīng)評估目前使用的統(tǒng)計(jì)方法在實(shí)際操作過程中出現(xiàn)的問題和局限性，再通過優(yōu)化或者替換來提升統(tǒng)計(jì)效果。如果發(fā)現(xiàn)單純的數(shù)量統(tǒng)計(jì)無法滿足檔案管理的需求，則需要引入更復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)方法，如相關(guān)性分析、回歸分析等，揭示檔案數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在聯(lián)系。（2）采用新技術(shù)。管理人員可嘗試探索利用最新的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和工具開展檔案統(tǒng)計(jì)，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)深度分析，預(yù)測未來的數(shù)據(jù)變化。還可以使用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，如聚類分析、決策樹和神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等，處理復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)，此種高級統(tǒng)計(jì)方法可以幫助檔案管理人員從海量數(shù)據(jù)中提取有用信息，極大地擴(kuò)展了檔案統(tǒng)計(jì)的可能性。（3）借鑒其他領(lǐng)域。檔案管理人員可借鑒其他領(lǐng)域的成功統(tǒng)計(jì)方法創(chuàng)新檔案統(tǒng)計(jì)。比如，質(zhì)量管理中的六西格瑪管理原則可被用于檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量控制，以確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的精確度和可靠性。將其他領(lǐng)域的方法引入檔案統(tǒng)計(jì)，不僅有助于解決特定的統(tǒng)計(jì)問題，還可以幫助檔案管理部門開拓新的統(tǒng)計(jì)思路。

四、案例分析

1.醫(yī)院概況

某綜合醫(yī)院成立于2005年，占地面積約2萬平方米，作為一家三級甲等綜合性醫(yī)院，其擁有先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施、高素質(zhì)的專業(yè)人員以及全方位的服務(wù)體系，該醫(yī)院擁有30個臨床科室和15個技術(shù)輔助部門，其中包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科、急診科和康復(fù)科等主要臨床部門以及檢驗(yàn)科、放射科、藥劑科等輔助部門。其中，心血管中心、神經(jīng)外科和腫瘤治療中心等特色科室在國內(nèi)享有盛譽(yù)。醫(yī)療團(tuán)隊(duì)由100名專業(yè)醫(yī)師與200多名護(hù)理及技術(shù)人員組成，該醫(yī)院配備有128排螺旋CT、3.0T MRI和數(shù)字化X光機(jī)等國際領(lǐng)先的診斷設(shè)備設(shè)施，手術(shù)室配備達(dá)芬奇手術(shù)機(jī)器人系統(tǒng)等高端手術(shù)設(shè)施。此外，還有完善的信息管理系統(tǒng)和電子健康檔案系統(tǒng)，確保了高效和安全的數(shù)據(jù)管理。

2.醫(yī)院檔案統(tǒng)計(jì)方案

基于案例綜合醫(yī)院的概況，作為一家三級甲等綜合性醫(yī)院，不僅要處理大量的患者醫(yī)療記錄，還需要管理內(nèi)部運(yùn)營數(shù)據(jù)、財務(wù)記錄、人力資源檔案以及研究數(shù)據(jù)等，為提高管理效率、確保信息安全并支持醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，管理人員實(shí)施了一套綜合的檔案統(tǒng)計(jì)方案。首先，引入了先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，確保所有檔案都能被數(shù)字化和電子化管理，不僅包括電子病歷管理，還涵蓋了人事檔案、財務(wù)記錄等。其次，基于該系統(tǒng)通過集成大數(shù)據(jù)分析工具，實(shí)時監(jiān)控與分析檔案數(shù)據(jù)，確保及時識別和響應(yīng)任何異常情況。再次，醫(yī)院設(shè)立了專門的統(tǒng)計(jì)部門，負(fù)責(zé)定期編制和審查統(tǒng)計(jì)報告。這些報告覆蓋了從患者滿意度到財務(wù)狀況、藥品庫存等多方面的數(shù)據(jù)。最后，醫(yī)院定期培訓(xùn)所有涉及檔案管理工作的員工，以提升他們的專業(yè)知識和操作技能，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的專業(yè)性和高效性。

3.檔案統(tǒng)計(jì)效果

第一，案例醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施使得醫(yī)療檔案的檢索準(zhǔn)確率達(dá)到了99.9%，減少了由于檔案誤放或系統(tǒng)卡頓導(dǎo)致的檢索錯誤。第二，實(shí)時數(shù)據(jù)監(jiān)控減少了數(shù)據(jù)被泄露的發(fā)生，自引入系統(tǒng)以來，未發(fā)現(xiàn)任何數(shù)據(jù)被泄露事件。第三，數(shù)據(jù)備份的成功率提升至99.99%，即使在極端情況下也能確保數(shù)據(jù)的完整性。第四，提高統(tǒng)計(jì)報告的準(zhǔn)確度，使醫(yī)院能夠在資源配置上做出更有根據(jù)的決策。例如，在過去的一年中，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)心血管中心人流高峰時段，通過調(diào)整人力資源配置，減少了患者平均等待時間。第五，通過有針對性地培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)相關(guān)技能，使員工檔案統(tǒng)計(jì)能力有了顯著提高?？己撕细衤蕪?0%提升至95%以上，編寫和分析報告的時間縮短了30%。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方法需結(jié)合新興技術(shù)開展創(chuàng)新與革新。在此理念指導(dǎo)下，經(jīng)過探索與深入分析，本文明確了檔案統(tǒng)計(jì)在優(yōu)化文件管理流程、提升用戶體驗(yàn)以及輔助決策制定方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。還強(qiáng)調(diào)了利用數(shù)字化工具和智能化技術(shù)開展數(shù)據(jù)采集與分析的必要性，檔案管理工作人員應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)提高自身工作水平。未來應(yīng)致力于探索更先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)方法，以更好地適應(yīng)電子檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，并加強(qiáng)跨領(lǐng)域協(xié)作，促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域知識與技能的融合，確保檔案統(tǒng)計(jì)質(zhì)量不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]許長春.淺析檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用[J].蘭臺內(nèi)外，2023（29）：46-48.

[2]許長春.事業(yè)管理信息資源的數(shù)字化統(tǒng)計(jì)[J].文化產(chǎn)業(yè)，2023（25）：61-63.

[3]冉 虎，崔 杰.基于統(tǒng)計(jì)工作的高校檔案管理流程研究[J].蘭臺世界，2022（11）：98-100.

[4]李亞東.基于檔案資源的數(shù)據(jù)可視化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].甘肅：西北民族大學(xué)，2022.

[5]何 蘋.大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案統(tǒng)計(jì)優(yōu)化策略[J].環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)瞭望，2021（04）：29-30.

作者單位：寧德市閩東醫(yī)院

作者簡介：林英華（1975—），女，漢族，福建寧德人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。