醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑探析

摘 要：隨著人們對健康關(guān)注度的持續(xù)提升，對醫(yī)療服務(wù)也提出了更高要求。檔案記錄了各種信息，是醫(yī)務(wù)人員開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。因此，檔案信息在提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量方面發(fā)揮著重要作用。信息化時代的到來，醫(yī)院檔案信息直線增長，而傳統(tǒng)的檔案管理模式根本無法滿足實(shí)際需求。對此，在醫(yī)院檔案管理工作中應(yīng)積極引入信息技術(shù)，突破檔案管理瓶頸。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)不僅可以有效提高檔案管理水平，還有助于更好地保存檔案資料。因此，檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)受到醫(yī)院高度重視。但就當(dāng)前實(shí)際情況而言，仍存在一些問題，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)推進(jìn)?；诖?，文章對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑加以探究，以期給相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，信息化已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)。因此，信息化建設(shè)已成為各行各業(yè)的主流趨勢。尤其是醫(yī)院檔案管理工作，通過推進(jìn)信息化建設(shè)不僅可以有效提高檔案管理效率，還有助于降低管理成本。另外，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程查詢，在推進(jìn)醫(yī)療改革方面發(fā)揮著重要作用。因此，國內(nèi)研究學(xué)者一致認(rèn)為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義。但就當(dāng)前實(shí)際情況而言，很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)是由其他行業(yè)的操作系統(tǒng)改進(jìn)而來，雖然能夠給醫(yī)院檔案管理工作提供一定的助力，但因其與醫(yī)院實(shí)際情況結(jié)合不夠緊密，在使用過程中存在不兼容的問題。究其根本，還是缺少針對性的功能模塊。目前，國內(nèi)的相關(guān)研究都集中在概念和技術(shù)模型方面，很少會對系統(tǒng)建設(shè)的過程與方法開展研究。因此，研究醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有非常重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，且已被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域。就檔案管理領(lǐng)域而言，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅可以有效提高檔案管理效率，還可以更好地保護(hù)檔案資料。醫(yī)院人流量比較大，需要對每個患者的相關(guān)信息記錄并整理成檔案，若仍采用人工處理，不僅需要花費(fèi)大量的時間與精力，還容易出現(xiàn)信息錯誤。而信息技術(shù)的應(yīng)用可有效提高檔案管理的工作效率，促使檔案充分發(fā)揮其作用。由此可見，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行。

1.適應(yīng)時代發(fā)展需求

在信息化時代，信息技術(shù)已融入人們生活的方方面面。醫(yī)院作為提供醫(yī)療服務(wù)的主要場所，其每天的人流量非常大，若仍采用傳統(tǒng)、單一的人工管理模式，根本無法滿足當(dāng)前的發(fā)展需求。基于此，醫(yī)院在檔案管理方面應(yīng)積極尋求新的管理模式。在醫(yī)院管理中應(yīng)用信息技術(shù)不僅可以有效提升服務(wù)質(zhì)量，還可以提高管理水平。因此，醫(yī)院管理信息化建設(shè)已成必然趨勢。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，是開展各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)工作的基礎(chǔ)，也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需求，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理水平，減少檔案缺失、重復(fù)等問題，促使檔案資料充分發(fā)揮其價值與作用。

2.滿足檔案集約化管理需求

由于醫(yī)院每天接收的病患非常多，檔案也隨之增多。在此背景下，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理根本無法滿足當(dāng)前的工作需求，醫(yī)院必須積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。基于現(xiàn)代信息技術(shù)支持的檔案管理，不僅可以有效解決檔案管理分散、難度大的問題，還能按照程序設(shè)定存儲檔案信息，有效預(yù)防檔案管理不規(guī)范帶來的安全隱患，促使醫(yī)院檔案管理工作更有序開展，進(jìn)而滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案集約化管理的需求，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。

3.滿足檔案信息安全要求

由于紙質(zhì)檔案在存儲過程中很容易出現(xiàn)損壞，影響檔案信息的應(yīng)用價值。基于信息技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)不僅可以優(yōu)化數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，還創(chuàng)新了檔案信息存儲方式，推動了檔案管理革命性變革，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息安全問題，有效提升了檔案保存質(zhì)量。大數(shù)據(jù)技術(shù)作為現(xiàn)代信息技術(shù)的典型代表，具有數(shù)據(jù)挖掘功能，可以有效識別醫(yī)院檔案管理中的錯誤信息，最大限度地推進(jìn)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為構(gòu)建安全、智能的檔案管理系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。尤其是在當(dāng)前醫(yī)院業(yè)務(wù)量持續(xù)增加的背景下，業(yè)務(wù)類型更加多樣化，增加了醫(yī)院檔案管理的難度。但是，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)可以在無形中構(gòu)建信息保護(hù)屏障，有效提升檔案信息的安全性。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其管理好壞直接關(guān)系著醫(yī)院整體管理水平。目前，很多醫(yī)院在發(fā)展需求與檔案管理間存在較為突出的矛盾，無法為醫(yī)院穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展提供助力。究其根本，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍存在一些問題，影響檔案管理工作的開展。為了推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高醫(yī)院管理水平，需要研究分析醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，總結(jié)歸納常見問題，為后續(xù)改建提供方向。

首先，缺乏檔案管理信息化建設(shè)意識。雖然當(dāng)前大部分醫(yī)院對檔案管理信息化建設(shè)表現(xiàn)出重視，但在實(shí)際落實(shí)時因多方面因素影響，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)無法順利推進(jìn)。究其根本，檔案管理信息化建設(shè)意識不足。部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)時只是將檔案資料輸入系統(tǒng)，并未積極轉(zhuǎn)變管理理念，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍停留在基礎(chǔ)層面，無法充分發(fā)揮檔案資料的價值。另外，還有部分醫(yī)院管理人員認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)投入成本比較高，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)擱淺，從而阻礙檔案管理工作有序開展。

其次，缺乏完善的檔案管理信息化建設(shè)制度。雖然已經(jīng)有越來越多的醫(yī)院認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)在提高醫(yī)院管理水平中的重要作用，但在推動檔案管理信息化建設(shè)過程中未建立完善的管理制度，無法為檔案管理信息化建設(shè)提供指導(dǎo)與依據(jù)。目前，以醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，大部分醫(yī)院雖然建立了檔案管理制度，但操作性與可行性較低，一是因?yàn)楹芏噌t(yī)院在制定檔案管理信息化建設(shè)制度時直接照搬其他醫(yī)院的相關(guān)制度，沒有結(jié)合本醫(yī)院自身的實(shí)際情況；二是醫(yī)院未建立檔案管理信息化制度，而是沿用原有的檔案管理制度開展相關(guān)工作，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)無據(jù)可依。

再次，系統(tǒng)維護(hù)力量薄弱。當(dāng)前大部分醫(yī)院已經(jīng)投入資金購買相應(yīng)軟硬件建立檔案管理系統(tǒng)，但并未對系統(tǒng)定期維護(hù)，容易導(dǎo)致系統(tǒng)卡頓或引發(fā)信息安全問題。另外，部分醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行過程中并未根據(jù)實(shí)際需求擴(kuò)充功能模塊，致使其根本無法滿足當(dāng)前檔案管理需求。因此，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中會出現(xiàn)前期如火如荼而后期置若罔聞，不僅浪費(fèi)大量資源，還影響了檔案管理工作的開展。

最后，缺乏高素質(zhì)管理人才。檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，對檔案管理人員提出了更高的要求，既要掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，也要熟練操作檔案管理系統(tǒng)。但是，當(dāng)前很多醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案專業(yè)出身，不但檔案管理方面的專業(yè)知識儲備不足，而且無法熟練操作檔案管理系統(tǒng)，因而阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。雖然部分醫(yī)院為加快檔案管理信息化建設(shè)積極引進(jìn)信息技術(shù)方面的專業(yè)人才，但很多都是剛畢業(yè)的大學(xué)生，雖然具備一定的信息技術(shù)操作能力，但缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，無法在檔案管理工作中發(fā)揮作用。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑

通過對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，了解了醫(yī)院檔案管理中仍存在一些問題。對此，相關(guān)人員必須正視現(xiàn)存問題，并結(jié)合問題特征以及自身實(shí)際情況制定改善措施，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，使檔案資料充分發(fā)揮其價值，有效提高醫(yī)院管理水平。

1.增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)意識

檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其在提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以及推進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用。為保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有序推進(jìn)，增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)意識是基礎(chǔ)。只有醫(yī)院管理人員具備檔案管理信息化建設(shè)意識后，才能引導(dǎo)醫(yī)院管理向信息化管理層次邁進(jìn)，進(jìn)而有效提高醫(yī)院管理水平，為人民群眾提供更高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。首先，醫(yī)院管理層要積極轉(zhuǎn)變理念，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)方面的學(xué)習(xí)，認(rèn)識檔案管理信息化在提高醫(yī)院管理水平方面發(fā)揮的作用。與此同時，醫(yī)院管理人員也要發(fā)揮帶頭作用，讓基層人員認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的重要性；其次，醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)方面的宣傳，在潛移默化中增強(qiáng)基層員工檔案管理信息化建設(shè)意識。此外，醫(yī)院還可以通過建立檔案管理信息化建設(shè)文化創(chuàng)造良好的內(nèi)部氛圍，增強(qiáng)基層人員檔案管理信息化建設(shè)意識。

2.建立完善的檔案信息化管理制度

完善的檔案信息化管理制度不僅是保證檔案管理信息化建設(shè)有序開展的前提，還是規(guī)范檔案信息化管理的基礎(chǔ)。因此，醫(yī)院應(yīng)重視檔案信息化管理制度建設(shè)。醫(yī)院傳統(tǒng)人工檔案管理向檔案信息化管理轉(zhuǎn)變，勢必會呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，醫(yī)院的檔案管理制度也要隨之更新與優(yōu)化，只有這樣才能保證檔案管理信息化建設(shè)有序開展。對此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，梳理和分析現(xiàn)有檔案信息化管理制度，將不符合實(shí)際需求的規(guī)章制度剔除，并結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案信息化管理特點(diǎn)，調(diào)整、優(yōu)化檔案信息化管理制度，不僅能夠規(guī)范檔案信息化管理工作，還能保證檔案管理工作的合法性與合規(guī)性，為有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。值得一提的是，在借鑒其他醫(yī)院檔案信息化管理制度時不可以生搬硬套，應(yīng)將其優(yōu)點(diǎn)與自身實(shí)際情況相結(jié)合，使制定的管理制度更具針對性與指導(dǎo)性。

3.重視檔案管理系統(tǒng)維護(hù)

醫(yī)院若想充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，就要對其定期維護(hù)。首先，安排專業(yè)技術(shù)人員監(jiān)測檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀況，并做好評估工作。與此同時，醫(yī)院還要制定檔案管理系統(tǒng)維護(hù)制度，不僅可以為檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員開展工作提供依據(jù)，還能起到規(guī)范檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員的作用，促使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)維護(hù)工作向規(guī)范、專業(yè)的方向發(fā)展；其次，檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員要根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)評估、制訂維護(hù)計(jì)劃，以便及時發(fā)現(xiàn)影響檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的因素，再結(jié)合實(shí)際情況采取有效的措施，以保證檔案管理系統(tǒng)始終處于最佳運(yùn)行狀態(tài)，為提高檔案管理工作效率與質(zhì)量奠定基礎(chǔ)；最后，醫(yī)院還應(yīng)積極與專業(yè)的軟件企業(yè)合作，優(yōu)化與完善檔案管理系統(tǒng)。尤其是檔案管理系統(tǒng)中最常見的不兼容和功能模塊缺失等問題，軟件企業(yè)需結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作需求對現(xiàn)運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存擴(kuò)充與升級轉(zhuǎn)型，促使檔案管理系統(tǒng)的功能更完善，從而滿足醫(yī)院檔案管理需求。

4.加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

人作為檔案管理工作的主體，其專業(yè)能力與綜合素質(zhì)的高低在一定程度上影響檔案管理水平。隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，對檔案管理人員也提出更高的要求。對此，醫(yī)院要重視高素質(zhì)檔案管理人才建設(shè)，具體可從以下兩個方面入手：首先，加強(qiáng)在職檔案管理人才培訓(xùn)。為保證檔案管理培訓(xùn)的針對性與有效性，在開展培訓(xùn)活動前可通過問卷調(diào)查了解在職檔案管理人員對培訓(xùn)的需求。培訓(xùn)內(nèi)容不局限于檔案管理方面的專業(yè)知識與系統(tǒng)操作技能，還要加強(qiáng)檔案管理人員思想教育，在提高檔案管理人員專業(yè)能力的同時，促使其始終保持愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。此外，也要注意豐富培訓(xùn)方式，除了內(nèi)部定期開展培訓(xùn)活動之外，醫(yī)院還可以邀請行業(yè)專家開展講座或安排優(yōu)秀檔案管理人員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，幫助其不斷提高專業(yè)能力；其次，醫(yī)院也要積極開展人才引進(jìn)工作，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)注入新鮮血液。醫(yī)院可通過良好的薪酬待遇以及清晰的職業(yè)晉升規(guī)劃留住高素質(zhì)檔案管理人才，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)提供充足的人力支持。

5.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息安全建設(shè)

由于醫(yī)院的檔案記錄了大量的患者信息以及科研信息，所以對保密性的要求比較高。為了保證檔案信息的安全性，醫(yī)院必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從根源上減少信息安全隱患。首先，醫(yī)院根據(jù)檔案資料的重要性分別實(shí)施加密處理，并采用專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備設(shè)施，以免外界因素對檔案信息造成不良影響；其次，檔案信息在傳輸過程中應(yīng)采用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息傳輸創(chuàng)造私密性更強(qiáng)的信息傳輸通道；最后，為了保證醫(yī)院檔案信息的安全性，可以根據(jù)實(shí)際需求合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，如防火墻、訪問控制以及身份識別等，最大限度地防御外來病毒以及黑客的攻擊，以提高檔案管理系統(tǒng)的安全管理水平。此外，醫(yī)院也要定期備份重要的檔案信息，如采取異地備份，該備份方式可有效避免檔案物理性損失，提高檔案管理系統(tǒng)的容災(zāi)能力，進(jìn)而降低檔案信息破壞以及損毀導(dǎo)致的損失。

四、結(jié)語

檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量高低在一定程度上決定了醫(yī)院整體的管理水平。隨著人們對健康重視度不斷提升，醫(yī)院檔案信息也隨之增多，為了滿足檔案管理需求，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)非常緊迫。雖然很多醫(yī)院知道檔案管理信息化建設(shè)的重要性，但因多方面因素的影響，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)仍停留在初級階段，致使檔案信息無法發(fā)揮其作用。對此，有必要總結(jié)、歸納當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中的問題，并結(jié)合實(shí)際情況采取優(yōu)化措施，只有這樣才能推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)，提高醫(yī)院管理水平，促使醫(yī)院向更好的方向發(fā)展。

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作者單位：淄博市中心醫(yī)院

作者簡介：翟鳳芹（1968—），女，漢族，山東淄博人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。