新形勢下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的內(nèi)涵與創(chuàng)新

在我國事業(yè)單位管理體制改革和發(fā)展過程中，會計(jì)檔案管理工作的重要性和現(xiàn)實(shí)意義日漸凸顯。但是就目前情況而言，我國事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理工作還面臨著不少問題。所以，事業(yè)單位若要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)行和長足發(fā)展，就一定要注重會計(jì)檔案的管理工作。通過進(jìn)一步探索與修正，保證事業(yè)單位會計(jì)檔案資料完整，建立安全可靠的會計(jì)檔案管理工作體系。筆者從會計(jì)檔案管理工作的具體內(nèi)涵入手，分析新形勢下事業(yè)單位開展會計(jì)檔案管理工作的重要性，簡單闡述當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行會計(jì)檔案管理工作遇到的問題與解決辦法，希望對事業(yè)單位發(fā)展提供參考。

事業(yè)單位會計(jì)檔案，即指事業(yè)單位內(nèi)部所有與財(cái)務(wù)單據(jù)、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告以及會計(jì)核算數(shù)據(jù)等相關(guān)的財(cái)務(wù)工作資料，加強(qiáng)會計(jì)檔案管理可以幫助事業(yè)單位有序梳理各項(xiàng)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資源流動情況，便于單位管理者和財(cái)務(wù)人員及時(shí)調(diào)整財(cái)務(wù)管理措施，保證單位財(cái)政資金的完整安全和使用效率。所以，當(dāng)前事業(yè)單位須加強(qiáng)自身財(cái)務(wù)管理，重視會計(jì)檔案管理工作，并從單位現(xiàn)行的會計(jì)檔案工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，總結(jié)出更利于會計(jì)檔案的立卷、存檔、管理、檢索與銷毀的新型會計(jì)檔案管理機(jī)制。同時(shí)，我國事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作人員的能力培養(yǎng)工作，引導(dǎo)其樹立妥善保管、有序排放、嚴(yán)防損毀的工作思想意識。

一、新形勢下會計(jì)檔案管理工作具體內(nèi)涵

1.會計(jì)檔案的基本含義。所謂會計(jì)檔案，即事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作中的會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等一系列用于會計(jì)核算的財(cái)務(wù)材料。此類材料是事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作中進(jìn)行資金流向調(diào)查、展開財(cái)務(wù)分析和合理規(guī)劃經(jīng)營管理制度的重要憑證，具有真實(shí)性、普遍性、連續(xù)性的特點(diǎn)。具體體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是在財(cái)務(wù)工作中，只要需要進(jìn)行單獨(dú)核算的預(yù)算單位，都需被歸類整理為會計(jì)檔案；二是會計(jì)檔案中的材料具有連續(xù)性，一般以原始憑證—記賬憑證—賬簿—報(bào)表—財(cái)務(wù)報(bào)告的形式呈現(xiàn)，缺一不可。

2.會計(jì)檔案管理工作具體內(nèi)容。會計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)管理工作的重要憑證，需要專人進(jìn)行管理。在管理過程中，相關(guān)工作人員要保證對紙質(zhì)或電子版會計(jì)檔案進(jìn)行定期整理并進(jìn)行有效分類，便于日后查找以及核對檔案信息真實(shí)性。除此之外，管理人員還應(yīng)當(dāng)保證會計(jì)檔案的安全，避免檔案被損毀，更不能出現(xiàn)遺失等問題，因?yàn)闀?jì)檔案涉及一部分機(jī)密。如果單位內(nèi)部人員需要查閱會計(jì)檔案，一定要嚴(yán)格遵守查閱流程，杜絕會計(jì)檔案隨意外借或不歸還等問題出現(xiàn)。

二、新形勢下深化會計(jì)檔案管理的重要性

黨的十九大以來，我國新一輪事業(yè)單位改革高潮到來，各地加大了對事業(yè)單位內(nèi)部管理的投入與保障。其中，事業(yè)單位內(nèi)部的各種會計(jì)檔案不斷增加，這對會計(jì)檔案管理工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。新形勢下深化會計(jì)檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.對于深化法制化建設(shè)具有重要意義。對于事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理而言，會計(jì)檔案管理是其中的一個(gè)重要組成部分。有效的會計(jì)檔案管理可以對不同類型的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行具體且直觀的體現(xiàn)。這就決定了事業(yè)單位必須要扎實(shí)做好會計(jì)檔案管理工作，圍繞著管理工作出臺一系列的規(guī)章制度，這樣才能讓會計(jì)檔案管理在實(shí)際落實(shí)上更具有成效。依托于會計(jì)檔案管理的深化開展，可以讓事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量水平不斷提高，從以往的粗放型向集約型轉(zhuǎn)變，這對于會計(jì)檔案管理工作的規(guī)范化、法制化都有著重要意義。

2.對于加快事業(yè)單位管理改革具有重要意義。結(jié)合以往的相關(guān)資料來看，事業(yè)單位每年的財(cái)務(wù)支出都非常高，通過扎實(shí)做好會計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)對相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)分析，可以精準(zhǔn)把握財(cái)務(wù)工作當(dāng)中的問題與漏洞，從而針對性地出臺相關(guān)整改提升策略，不僅可以有效防范各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，而且能夠減少不必要的財(cái)務(wù)支出。同時(shí)，通過對會計(jì)檔案的有效管理，可以對財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行全面把握，從而結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位建設(shè)基本需要，對后續(xù)的預(yù)算編制工作進(jìn)行指導(dǎo)，這對于新時(shí)期事業(yè)單位的改革發(fā)展而言也具有深遠(yuǎn)意義。

3.對于深化黨風(fēng)廉政建設(shè)及做好審計(jì)工作具有重要意義。黨的十八大以來，我國全面從嚴(yán)治黨工作在各個(gè)層面全部鋪開，對于發(fā)現(xiàn)和處理各種腐敗問題具有重要意義，更是決定了新時(shí)期黨的形象所在。對于黨的事業(yè)而言，事業(yè)單位發(fā)展是重要一環(huán)，抓好會計(jì)檔案管理，有助于為全面從嚴(yán)治黨搭建良好平臺，對于各類審計(jì)活動起著重要的支撐作用。例如，在對某交通單位進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)的過程中，審計(jì)人員可以對原有的會計(jì)檔案進(jìn)行仔細(xì)分析，對于其中的每一筆收支賬目進(jìn)行合理性、合規(guī)性研判，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種不合規(guī)甚至是違法問題，提高財(cái)務(wù)審計(jì)工作成效。結(jié)合大量的調(diào)查來看，正是因?yàn)樵鷮?shí)開展會計(jì)檔案管理工作，才能更好地服務(wù)于交通行業(yè)的黨風(fēng)廉政建設(shè)，對各種違規(guī)違紀(jì)行為形成了非常好的震懾。

三、新形勢下會計(jì)檔案管理現(xiàn)存問題

1.會計(jì)檔案管理意識淡薄。因?yàn)槭聵I(yè)單位財(cái)務(wù)管理人員對會計(jì)檔案管理具體內(nèi)容了解尚不完全，加之按照事業(yè)單位人員調(diào)配，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)與會計(jì)崗位的人員數(shù)量不夠，且工作過于復(fù)雜瑣碎，最終導(dǎo)致部分相關(guān)管理人員沒有意識到會計(jì)檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性，造成了部分工作人員在思想認(rèn)識上的薄弱，導(dǎo)致其在實(shí)際工作中產(chǎn)生了應(yīng)付現(xiàn)象。部分人員認(rèn)為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理人員工作內(nèi)容比較單純，會計(jì)檔案建立或管理與否都不會有很大影響。除此之外，部分人員對會計(jì)檔案管理工作認(rèn)知模糊，認(rèn)為事業(yè)單位會計(jì)人員的工作內(nèi)容中含有賬薄、票據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表等核算類的信息內(nèi)容，但此類信息資料都應(yīng)該作為會計(jì)檔案，這也就導(dǎo)致了事業(yè)單位基建、工作計(jì)劃、合作協(xié)議約定內(nèi)容以及預(yù)決算等信息資料都沒有按時(shí)存檔，甚至其中還存在個(gè)別人員將其據(jù)占，又或者在人員調(diào)動時(shí)將其拿走，這也就導(dǎo)致了會計(jì)信息資源出現(xiàn)不完整問題。

2.對電子數(shù)據(jù)檔案管理的關(guān)注程度不足。現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理會計(jì)人員中還在使用傳統(tǒng)記賬方法，但在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)步的當(dāng)今社會，傳統(tǒng)會計(jì)記賬操作方法已逐步被淘汰，會計(jì)財(cái)務(wù)已經(jīng)向信息化方式過渡，由此事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)會計(jì)的工作方法也隨之改變。會計(jì)信息化操作方法下的會計(jì)資料管理主要是指計(jì)算機(jī)硬盤中資料內(nèi)容、書面形式、會計(jì)資料內(nèi)容和其他介質(zhì)所存儲的會計(jì)資料內(nèi)容的管理。針對此，事業(yè)單位財(cái)務(wù)要進(jìn)行防潮、防塵、防火、防磁的管理，特別對會計(jì)檔案進(jìn)行備份管理。但在實(shí)踐中，部分事業(yè)單位沒有對會計(jì)資料儲存管理工作加以重視，只對書面形式資料加以保留，而疏忽了對電子格式及其他介質(zhì)下存檔的工作，部分檔案管理人員僅將大量數(shù)據(jù)資料儲存在電腦上，如果電腦發(fā)生問題，將無法還原數(shù)據(jù)資料，嚴(yán)重干擾了會計(jì)資料的完整性與實(shí)效性，導(dǎo)致資料丟失，使事業(yè)單位工作遭遇一定限制。

3.會計(jì)檔案管理職權(quán)不明確。雖然國家財(cái)政聯(lián)合檔案局已經(jīng)出臺了與會計(jì)檔案保管有關(guān)的管理制度措施，在實(shí)際落實(shí)中，事業(yè)單位的會計(jì)檔案保管管理工作仍然沒有規(guī)范化，并且事業(yè)單位內(nèi)也很少有管理人員認(rèn)真落實(shí)專項(xiàng)檢查和人員培訓(xùn)工作。在歷年的歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)過程中，檔案管理機(jī)關(guān)也很少把會計(jì)檔案管理工作列入職業(yè)培訓(xùn)范疇，導(dǎo)致負(fù)責(zé)此類事項(xiàng)的管理人員對會計(jì)檔案沒有制定切實(shí)有效的管理政策。在事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門定期舉辦的會計(jì)檔案繼續(xù)教育活動中，雖然通過對財(cái)務(wù)工作人員開展的訓(xùn)練與教學(xué)，提高了財(cái)務(wù)人員開展會計(jì)工作的基本能力，但其間所涉獵到的會計(jì)檔案教學(xué)內(nèi)容則側(cè)重于理論知識講授，而沒有涵蓋到會計(jì)檔案規(guī)范運(yùn)用與標(biāo)準(zhǔn)化管理的內(nèi)涵，從而導(dǎo)致會計(jì)檔案管理工作質(zhì)量無法得到優(yōu)化。而且會計(jì)檔案封面具體內(nèi)容、裝訂方式、編排分類等都較為雜亂、不清晰、不明確，導(dǎo)致了會計(jì)檔案保管工作無法按標(biāo)準(zhǔn)化要求正常開展，嚴(yán)重影響了公司會計(jì)檔案保管的工作效率與服務(wù)質(zhì)量。

4.財(cái)務(wù)檔案管理工作者專業(yè)水平參差不齊。因?yàn)楣ぷ魅藛T編制局限，以及個(gè)別事業(yè)單位把有些帶有裙帶關(guān)系的“關(guān)系戶”或根本無法勝任其他專業(yè)崗位的工作人員設(shè)置在檔案管理工作職位當(dāng)中，導(dǎo)致事業(yè)單位會計(jì)檔案保管工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，根本無法與實(shí)際崗位需要相適應(yīng)。尤其是在電算化會計(jì)檔案管理普及過程中，由于部門會計(jì)檔案保管工作人員知識了解程度不夠，無從根據(jù)法律規(guī)范存貯系統(tǒng)內(nèi)外部資料進(jìn)行檔案整理，也無從及時(shí)準(zhǔn)確檢查和備份系統(tǒng)電子文件，極易發(fā)生人為失誤而造成數(shù)據(jù)損壞和流失等問題，使審計(jì)與財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)管理的工作質(zhì)量備受負(fù)面影響。

四、新形勢下事業(yè)單位會計(jì)檔案管理的有效性措施

1.提高事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作人員思想認(rèn)識。觀念是行動的基礎(chǔ)，只有思想認(rèn)識提高，才能采取具體的措施。事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)要想進(jìn)一步做好會計(jì)檔案管理工作，則必須對以往管理思想加以改造，把陳舊的、過時(shí)的管理觀念去除，使有關(guān)會計(jì)信息檔案管理工作逐步走向正軌。在事業(yè)單位內(nèi)落實(shí)會計(jì)檔案管理工作，不僅是遵從對黨和國家領(lǐng)導(dǎo)的必要要求，而且是對本單位有關(guān)的會計(jì)信息檔案工作加以管理的有效保障。同時(shí)，事業(yè)單位的財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對會計(jì)檔案管理工作給予大力支持，進(jìn)行積極、正面地指導(dǎo)，為會計(jì)檔案管理工作創(chuàng)造有利的條件和環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的順利開展，為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)長效發(fā)展奠定基礎(chǔ)。例如，某疾控中心為扎實(shí)做好會計(jì)檔案管理工作，保證中心會計(jì)檔案資料完整安全，從中心主任至一線干部職工均參加了會計(jì)檔案管理培訓(xùn)教育活動。通過線下集中組織學(xué)習(xí)的形式，有效地提升了疾控中心全體人員的會計(jì)檔案管理意識，使中心財(cái)務(wù)人員充分意識到會計(jì)檔案管理工作的重要性，更加注重自身工作的規(guī)范嚴(yán)格，有助于中心財(cái)務(wù)人員對會計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生認(rèn)同感。

2.構(gòu)建事業(yè)單位會計(jì)檔案電算化管理制度。會計(jì)檔案與電算化管理制度的形成大致分為如下幾個(gè)方面：第一，保管機(jī)制的形成。針對電算化管理方法，由事業(yè)單位按照應(yīng)有的管理要求和有關(guān)工作人員共同負(fù)責(zé)加以確定，并根據(jù)規(guī)定實(shí)施。在通常情形下，企業(yè)會計(jì)檔案系統(tǒng)如果是要實(shí)行電算化管理，則應(yīng)該形成雙套并行機(jī)制，即紙質(zhì)形態(tài)文檔和電子形式文檔的共存，如此就可以更有效落實(shí)會計(jì)檔案的職能，使紙質(zhì)文檔的時(shí)效性得以保證。第二，檢索和復(fù)制體系建設(shè)。由于電算化管理方法下的會計(jì)文檔中存在著光磁介質(zhì)特性，所以需要由工作人員對其進(jìn)行定時(shí)復(fù)制與檢測，以避免將其損毀或破壞，在一般情況下，每間隔1-2年就必須進(jìn)行一次大整理，而如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文檔中有破損跡象時(shí)，也必須進(jìn)行修復(fù)，一般需要每月恢復(fù)一次的光磁介質(zhì)檔案，以防止數(shù)據(jù)流失。第三，使用權(quán)利和借閱機(jī)制設(shè)置。為了保證會計(jì)檔案電算化管理的嚴(yán)謹(jǐn)，用來存放會計(jì)數(shù)據(jù)信息的光磁介質(zhì)等設(shè)備不可以直接向無授權(quán)的個(gè)人或單位傳遞文件，同時(shí)也不可以工作人員私下拷貝，并且還應(yīng)采取嚴(yán)格的借閱管理制度，對于借用資料數(shù)據(jù)信息資料的個(gè)人和單位均必須先通過管理層審核，并仔細(xì)記錄好訪問信息的內(nèi)容，以防止會計(jì)檔案外泄。

3.建立完善的事業(yè)單位會計(jì)檔案管理制度。對事業(yè)單位內(nèi)控的財(cái)務(wù)檔案管理體系加以健全，才能使事業(yè)單位會計(jì)檔案管理制度的質(zhì)量進(jìn)一步提高。檔案保管工作是一個(gè)比較繁瑣的項(xiàng)目，唯有對其制度加以細(xì)化，方可使檔案保管的程度得以提高，從而改善保管效果。正是針對此，會計(jì)檔案的保管層級人員必須以本部門實(shí)際狀況為基礎(chǔ)，并與當(dāng)前社會現(xiàn)狀有機(jī)結(jié)合，以逐步健全檔案保管體系，對資料采集、檔案轉(zhuǎn)入、檔案歸類、資料轉(zhuǎn)出等相關(guān)項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格控制，同時(shí)利用現(xiàn)代的科技方法進(jìn)行審計(jì)歸檔等保管項(xiàng)目，促進(jìn)了會計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)向更先進(jìn)的發(fā)展趨勢，以提高會計(jì)資料的使用效益。例如，某疾控中心按照以下流程對現(xiàn)行會計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善。首先，在明確會計(jì)檔案管理范圍，以及規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍及相應(yīng)的歸檔制度時(shí)，中心會計(jì)檔案管理人員深入各部門處室，了解主要業(yè)務(wù)活動和職能，結(jié)合國家衛(wèi)生部《國家疾病控制工作規(guī)范》，確定具體歸檔范圍。其次，對于各部門處室的會計(jì)檔案同中心業(yè)務(wù)檔案同等要求管理，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保會計(jì)檔案立卷規(guī)范。再其次，結(jié)合疾控中心各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，規(guī)定各類票據(jù)均須按照規(guī)范嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)管理，明確時(shí)間、人員等相關(guān)信息，從而保證中心會計(jì)檔案管理內(nèi)容的全面規(guī)范。

4.提高事業(yè)單位相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。事業(yè)單位若想完成提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標(biāo)，首先，要從業(yè)務(wù)人員自身素質(zhì)入手，對其進(jìn)行強(qiáng)化教育，推動事業(yè)單位會計(jì)檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)，落實(shí)事業(yè)單位內(nèi)部的資源共享。其次，會計(jì)檔案管理工作人員也應(yīng)提升自身思想意識，積極主動參加單位內(nèi)部舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，提升認(rèn)識的同時(shí)強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)能力，尤其在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，相關(guān)業(yè)務(wù)人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，找到理論與實(shí)踐之間的關(guān)聯(lián)。事業(yè)單位應(yīng)培養(yǎng)復(fù)合型、高素質(zhì)人才，以更加專業(yè)的態(tài)度和能力來管理會計(jì)檔案資料。同時(shí)，對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，不僅要做到廉潔、自律，還應(yīng)具備良好的管理素質(zhì)，為科學(xué)化、高效化的會計(jì)檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。具體措施上，事業(yè)單位管理人員可提高招聘門檻，從根本上提高單位內(nèi)部相關(guān)工作人員整體素質(zhì)；在工作人員入職之前，企業(yè)管理人員需要組織他們參加會計(jì)檔案管理相關(guān)培訓(xùn)課程。一方面，單位入職工作人員可以提前了解整個(gè)工作流程，樹立會計(jì)檔案管理意識；另一方面，企業(yè)管理人員可以以此對企業(yè)工作人員有初步了解，通過分析他們的性格特點(diǎn)為他們分配相關(guān)工作。

五、結(jié)語

我國事業(yè)單位的會計(jì)檔案保管工作無疑是一件很復(fù)雜的事情，所以會計(jì)檔案保管工作者一定要堅(jiān)守崗位，做好思想準(zhǔn)備，從思想上重視起來，認(rèn)真按照我國會計(jì)檔案保管體制開展有關(guān)會計(jì)檔案的企業(yè)管理工作，保證科學(xué)工作、有效研究、創(chuàng)新改革，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：福安市住房和房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展中心）