新時(shí)代檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性及實(shí)踐路徑探索

摘要：隨著各行業(yè)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，作業(yè)環(huán)節(jié)需要整理的信息越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理手段依賴于人力，存在落后性，很容易出現(xiàn)管理方面的紕漏，影響檔案的真實(shí)性及代表性。針對此類狀況，要求行業(yè)的管理人員加強(qiáng)對檔案管理的重視，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。在實(shí)際作業(yè)環(huán)節(jié)，管理人員需要深入分析現(xiàn)有管理模式存在的難點(diǎn)，然后結(jié)合難點(diǎn)有針對性地引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型。但是現(xiàn)有檔案管理涉及面較廣，而且任務(wù)量較大，管理轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)也存在一些難點(diǎn)，在一定程度上制約了相關(guān)工作的落實(shí)。在此背景下，本文從新時(shí)代檔案管理入手，淺談其存在的不足，分析檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性，然后結(jié)合相關(guān)參數(shù)探究轉(zhuǎn)型的實(shí)踐路徑，以保證檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案管理；轉(zhuǎn)型發(fā)展；信息安全

DOI：10.12433/zgkjtz.20240636

一、檔案管理概述

（一）檔案管理的概念

檔案管理是指對組織或個(gè)人重要文件和記錄的系統(tǒng)性管理和組織，包括創(chuàng)建、收集、分類、保存、檢索、利用和處理檔案的環(huán)節(jié)，能夠確保檔案的完整性、可靠性和可用性。通過有效的檔案管理，組織或個(gè)人能夠更好地管理和利用重要文件和記錄，提高工作效率，保護(hù)自身合法權(quán)益，有利于決策制定和知識管理合規(guī)。

（二）檔案管理的特點(diǎn)

一是組織性。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性的組織過程，需要建立檔案管理機(jī)構(gòu)或部門，并明確責(zé)任和權(quán)限。通過組織性的管理，可以確保檔案的有序管理和規(guī)范操作。

二是完整性和真實(shí)性。檔案管理注重保證檔案的完整性和可靠性，確保所有重要文件和記錄得到收集并按照規(guī)定的程序分類、整理和保存，以保證其真實(shí)、準(zhǔn)確和可信度。

三是長期性。檔案管理是一個(gè)長期的過程，需要制定合理的保存期限和規(guī)定。一些檔案可能需要長時(shí)間保存，以滿足組織的法律、歷史和文化等需求。因此，檔案管理需要具備持久性和可持續(xù)性。

四是保密性和安全性。檔案管理要求對涉及個(gè)人隱私或敏感信息的檔案進(jìn)行保密處理，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。同時(shí)，也要確保檔案的安全存儲(chǔ)，防止丟失、損壞和災(zāi)害等情況的發(fā)生。檔案管理旨在確保檔案的完整性、可靠性和可用性，并為組織和個(gè)人提供有效的檔案服務(wù)和支持。

二、新時(shí)代檔案管理存在的難點(diǎn)

檔案管理在很大程度上可以提升檔案的利用效率，從而深化行業(yè)發(fā)展。但是新時(shí)期，行業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，對檔案管理的需求不斷提升，傳統(tǒng)的技術(shù)手段在管理環(huán)節(jié)存在一些難點(diǎn)，在一定程度上制約了相關(guān)工作的落實(shí)，需要管理人員深入分析。

（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型難點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理成為必然趨勢。然而，大規(guī)模數(shù)字檔案的建立、管理和保護(hù)仍然存在挑戰(zhàn)。其中，包括數(shù)字存儲(chǔ)空間的需求、數(shù)據(jù)格式的標(biāo)準(zhǔn)化、長期保存和數(shù)據(jù)安全等問題。

（二）數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)難點(diǎn)

隨著數(shù)字化檔案的增加，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)變得更加重要。檔案管理者需要采取有效措施確保檔案數(shù)據(jù)不被非法獲取、篡改或泄露。具體包括加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全、實(shí)施數(shù)據(jù)加密和訪問權(quán)限控制等措施。

（三）非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的難點(diǎn)

隨著信息形式的多樣化，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)如電子郵件、社交媒體內(nèi)容等也成為重要的檔案信息來源。這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和管理相對復(fù)雜，需要采用有效的技術(shù)和工具進(jìn)行分類、索引和檢索。

（四）部門溝通交流的難點(diǎn)

在組織內(nèi)部，不同部門之間的協(xié)同和共享是檔案管理的一個(gè)難點(diǎn)。檔案管理者要建立跨部門的合作機(jī)制，共同制定檔案管理政策和標(biāo)準(zhǔn)，并確保信息的流通和共享。

三、新時(shí)代檔案管理轉(zhuǎn)型的必要性

（一）提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在許多不便之處，如檢索困難、存儲(chǔ)空間占用大、易損壞等。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理機(jī)構(gòu)可以提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案快速檢索和共享，減少人工操作，提高工作效率，如圖1所示。

（二）保障數(shù)據(jù)的安全性與可靠性

數(shù)字檔案采用電子化存儲(chǔ)和管理方式，可以通過數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，保障檔案的數(shù)據(jù)安全和可靠性。相比于紙質(zhì)檔案容易遺失和損壞的問題，數(shù)字檔案在備份和恢復(fù)方面更加可靠。

（三）有利于信息共享與交流

數(shù)字檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺和系統(tǒng)進(jìn)行共享和利用，不再受地域限制，從而使得檔案信息的傳遞效率更高。各級部門和個(gè)人可以更方便地獲取所需檔案信息，促進(jìn)工作協(xié)同和決策分析。

（四）信息化發(fā)展的需求

在信息時(shí)代下，各行各業(yè)都面臨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢和需求，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型能夠更好地適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展需求，提高檔案管理的信息化水平，并推動(dòng)信息化建設(shè)的整體進(jìn)程。數(shù)字檔案的建立和管理為歷史研究、文化傳承等領(lǐng)域提供了豐富的資源，有助于創(chuàng)新研究和價(jià)值挖掘。通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，揭示檔案背后的隱藏信息和規(guī)律，可為學(xué)術(shù)研究和文化創(chuàng)新提供支持。

（五）落實(shí)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案管理轉(zhuǎn)型可以大量減少紙張、打印耗材的使用，節(jié)約資源，保護(hù)環(huán)境。同時(shí)，數(shù)字檔案的電子化存儲(chǔ)也降低了物理存儲(chǔ)空間需求，減少了檔案室的面積和相關(guān)設(shè)施的投入。信息化檔案管理流程如圖2所示。

四、新時(shí)代檔案管理轉(zhuǎn)型的實(shí)踐路徑

（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的制定

在實(shí)際轉(zhuǎn)型環(huán)節(jié)，由于檔案涉及面較廣，其轉(zhuǎn)型需要事前制定科學(xué)的戰(zhàn)略，為后續(xù)具體操作的落實(shí)提供指導(dǎo)。

首先是目標(biāo)與愿景的確定，要明確數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和愿景，如提升檔案管理效率、推動(dòng)信息共享與利用、提高服務(wù)質(zhì)量等。設(shè)定清晰可量化的目標(biāo)，并與組織整體發(fā)展戰(zhàn)略相銜接。

其次是確定轉(zhuǎn)型范圍與優(yōu)先級，確定數(shù)字化檔案的范圍，包括哪些部門、業(yè)務(wù)領(lǐng)域和類型的檔案需要數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，根據(jù)檔案的重要性、使用頻率、價(jià)值和保存期限等因素，確定優(yōu)先處理的檔案。

再次還需要制定檔案數(shù)字化流程與標(biāo)準(zhǔn)，制定數(shù)字化檔案的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量和一致性，便于后續(xù)的檢索、利用和長期保存。

最后，需要資源投入與預(yù)算規(guī)劃，估算數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型所需的資源投入，并制定詳細(xì)的預(yù)算規(guī)劃，并進(jìn)行合理的資源分配。制定數(shù)字化檔案戰(zhàn)略需要綜合考慮組織的特點(diǎn)、需求、資源狀況以及各項(xiàng)技術(shù)和法律要求。最重要的是，將數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型與組織整體發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，確保數(shù)字化檔案能夠?yàn)榻M織的業(yè)務(wù)和決策提供支持。

（二）檔案分類及評估

檔案分類評估是實(shí)現(xiàn)區(qū)別管理的關(guān)鍵，也是檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，需要相關(guān)人員進(jìn)行分析。在檔案分類環(huán)節(jié)，工作人員可以根據(jù)檔案的形式和內(nèi)容進(jìn)行分類，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、音視頻檔案等；然后按照檔案的主題或業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類，如行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等；最后按照檔案的組織結(jié)構(gòu)或機(jī)構(gòu)層級進(jìn)行分類，如中央檔案、地方檔案、部門檔案等。

在檔案評估環(huán)節(jié)，工作人員首先評估檔案的價(jià)值和重要性，包括歷史價(jià)值、法律效力、證明力、知識價(jià)值等方面；其次，根據(jù)評估結(jié)果確定檔案的保存期限和存儲(chǔ)方式，如永久保存、定期銷毀、轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)等；最后，評估檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案的內(nèi)容和形式符合相關(guān)規(guī)范和要求。通過檔案分類與評估，檔案管理更加有序和高效，檔案利用價(jià)值更高，可為數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型提供重要的基礎(chǔ)。

（三）數(shù)字化檔案管理機(jī)制的建立

新時(shí)代檔案管理的轉(zhuǎn)型關(guān)鍵在于數(shù)字化，在實(shí)際落實(shí)環(huán)節(jié)需要建立起數(shù)字化的管理機(jī)制。

第一，制定數(shù)字化檔案管理策略，需要管理者確定數(shù)字化檔案的管理目標(biāo)和戰(zhàn)略方向，明確數(shù)字化檔案管理的原則和方法，制定數(shù)字化檔案管理的政策和規(guī)范，包括數(shù)字化過程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與傳輸、安全措施等方面的要求，然后結(jié)合實(shí)際情況和需求，確定數(shù)字化檔案管理的優(yōu)先領(lǐng)域和重點(diǎn)任務(wù)。

第二，檔案元數(shù)據(jù)和索引管理，應(yīng)建立數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)模型，定義和管理數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)，包括標(biāo)題、日期、作者、主題等關(guān)鍵信息。設(shè)計(jì)和維護(hù)數(shù)字化檔案的索引體系，提供快速檢索和瀏覽的功能，提高檔案利用效率。

第三，數(shù)字化檔案的保護(hù)，管理者需要選擇合適的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)媒介和設(shè)備，建立安全、可靠的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。實(shí)施數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)策略，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性。運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)手段，保護(hù)數(shù)字化檔案的安全和隱私。通過建立數(shù)字化檔案管理機(jī)制，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面開發(fā)利用，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí)，要注重?cái)?shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)，在數(shù)字化檔案管理過程中合規(guī)操作，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和合法性。

（四）檔案管理轉(zhuǎn)型的人員培訓(xùn)

管理人員作為檔案管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵，直接影響轉(zhuǎn)型的成果，轉(zhuǎn)型的落實(shí)還需要對人員進(jìn)行培訓(xùn)。

第一，檔案數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)人員需要掌握常用的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，如掃描儀、OCR技術(shù)等。工作人員還需要掌握數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換過程中的圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制等技能。提供相關(guān)軟件和系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，使人員能夠熟練操作數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

第二，檔案的安全保護(hù)培訓(xùn)。需要培養(yǎng)人員對檔案安全和隱私保護(hù)的意識，使其了解相關(guān)法律法規(guī)和政策。讓學(xué)員學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)加密、訪問控制等技術(shù)手段，以保護(hù)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全性。此外，還需要強(qiáng)調(diào)檔案保密的重要性，指導(dǎo)相關(guān)人員妥善處理敏感信息和個(gè)人隱私。

第三，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)培訓(xùn)，要培訓(xùn)人員掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的功能和操作方法。安排實(shí)踐環(huán)節(jié)，讓工作人員參與檔案管理項(xiàng)目和工作任務(wù)，通過實(shí)際操作，強(qiáng)化人員的問題解決能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。同時(shí)，要注重培養(yǎng)工作人員的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新意識，鼓勵(lì)其積極參與檔案轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新實(shí)踐，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

檔案管理轉(zhuǎn)型是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的過程。檔案管理的轉(zhuǎn)不僅需要國家對檔案信息化建設(shè)的扶持，出臺相關(guān)的法律法規(guī)、政策來提升檔案工作的地位，還需要檔案管理部門、檔案研究人員等各界要充分認(rèn)識到信息化給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，認(rèn)識到當(dāng)前實(shí)施檔案管理轉(zhuǎn)型是必然趨勢，大力推動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)型，不斷探索檔案管理轉(zhuǎn)型的新路徑，推進(jìn)我國檔案事業(yè)繁榮發(fā)展。

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作者簡介：王福軍（1973），男，吉林省樺甸市人，大專，研究方向檔案管理。