基于內部控制的辦公自動化系統(tǒng)設計與研究

黃馨玉 李文怡 賀宏達

收稿日期：2023-08-18

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.005

摘? 要：內部控制是現代企業(yè)管理的有效工具，但因其涉及面廣且要求具體，線下實施管理成本較高。辦公自動化系統(tǒng)（簡稱OA系統(tǒng)）已經廣泛應用于企業(yè)管理中，OA系統(tǒng)與內部控制結合有助于內部控制落地實施、提升管理效率、構建企業(yè)協(xié)同管理體系。從系統(tǒng)架構設計、系統(tǒng)功能設計、數據庫表設計三個方面闡述了基于內部控制的OA系統(tǒng)研發(fā)思路，并結合內部控制思想對系統(tǒng)各功能模塊進行了詳細描述。

關鍵詞：內部控制；OA系統(tǒng)；Spring Boot；管理

中圖分類號：TP317? 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-4706（2024）06-0020-04

Design and Research of Office Automation System Based on Internal Control

HUANG Xinyu， LI Wenyi， HE Hongda

（Tianjin Academy of Agricultural Sciences， Tianjin? 300192， China）

Abstract： The internal control is an effective tool for modern enterprise management， but due to its wide coverage and specific requirements， the cost of offline implementation and management is relatively high. The office automation system （OA） has been widely used in enterprise management， and the combination of OA system and internal control helps to implement internal control， improve management efficiency and build a collaborative management system for enterprises. The research and development ideas of this OA system are expounded through three aspects of system architecture design， system function design and database design， and each functional module of the system is described at length based on internal control ideas.

Keywords： internal control; OA system; Spring Boot; management

0? 引? 言

內部控制是現代企業(yè)管理的產物，能夠幫助企業(yè)增強競爭能力，提高工作效率、防范風險。但內部控制較為復雜，線下實施流程煩瑣，在一定程度上影響了內部控制發(fā)揮作用。OA系統(tǒng)作為高效的辦公工具，在提高辦公效率方面發(fā)揮了極大優(yōu)勢，現已廣泛引用于企業(yè)管理中，但是以內部控制作為底層業(yè)務邏輯的OA辦公系統(tǒng)案例并不多。如將內部控制邏輯嵌入到OA系統(tǒng)中，一方面以OA系統(tǒng)為載體能充分發(fā)揮內部控制在資金管理、行政管理、合同管理等方面作用，另一方面有了內部控制的約束OA系統(tǒng)在使用上也更為規(guī)范。

1? 關鍵技術及架構設計

1.1? 關鍵技術

開發(fā)語言使用Java，OA系統(tǒng)可能在不同操作系統(tǒng)上運行，選擇具有跨平臺性的Java語言能夠簡化系統(tǒng)開發(fā)和維護工作，同時Java強大的生態(tài)系統(tǒng)能夠提供多種解決方案，滿足開發(fā)需求。Web容器選擇Tomcat，因其具備跨平臺、支持負載均衡、開源、簡單易用等特點。數據庫選擇Oracle 12c，相較之前的Oracle數據庫版本，Oracle 12c引入了“多租戶”的數據庫管理概念，使得在同一數據庫中，可以支持多個租戶，每個租戶擁有自己獨立的數據和管理。這種架構可以更好地支持云服務和虛擬化技術。

1.2? 網絡架構設計

系統(tǒng)采用B/S模式，B/S模式具備安裝維護簡單，可跨系統(tǒng)、跨平臺使用等優(yōu)點[1]。為節(jié)約網絡設備運營、維護成本OA系統(tǒng)使用私有云服務，好處是不需要購置硬件設備，只需要向云服務供應商按需租用資源，不用考慮軟、硬件的升級、維護問題，非常節(jié)約成本。私有云是面向客戶需求建立的信息處理模式，可建立獨立的數據處理體系，有效控制數據服務結構質量，保證信息交互管理的安全，更好地為用戶服務[2]?；趦炔靠刂频腛A系統(tǒng)需要兩臺ESC服務器分別作為Web應用服務器和數據庫服務器，Web應用服務器使用Linux操作系統(tǒng)提供更為穩(wěn)定的運行環(huán)境。防御系統(tǒng)采用WAF防火墻，部署在Web應用服務器前端，解析HTTP請求中的響應元素，對存在威脅的請求進行攔截，實現對站點的保護[3]。系統(tǒng)網絡架構如圖1所示。

1.3? 開發(fā)架構設計

系統(tǒng)開發(fā)框架采用Spring Boot，Spring Boot是建立在Spring基礎之上，通過踐行“約定優(yōu)于配置”的理念，開發(fā)者只需要非常少的幾個配置，就可以迅速方便的搭建起來一個應用或者微服務[4]。Spring Boot微服務架構便于系統(tǒng)業(yè)務延展，同時減少系統(tǒng)性能損耗以及服務之間調用頻率[4]。

系統(tǒng)架構分為展示層、控制層、服務層、數據訪問層、模型層。

展示層：面向用戶，將獲取的數據展示到頁面，負責將OA系統(tǒng)所有前臺功能展示給用戶。

控制層：響應用戶需求，負責前、后端交互，接收前端請求，調用業(yè)務層處理請求，接收業(yè)務層返回的數據，最后將結果返回到客戶端。

業(yè)務層：存放OA系統(tǒng)業(yè)務處理邏輯，業(yè)務層不直接調用數據庫，而是通過調用數據持久層的接口訪問數據庫。業(yè)務層會將處理結果返回給控制層。

數據持久層：負責把數據放到持久化的介質中，同時提供CRUD操作。

模型層：用于存放實體類，與數據庫中的屬性基本保持一致。

2? 功能設計

系統(tǒng)功能架構如圖2所示。

圖2? 功能架構圖

2.1? 印章管理模塊

該模塊用于管理印鑒。包括用印審批、刻制印章、印章啟用交接、印章停用、印章銷毀處置審批、印章遺失廢止。印章是行使職權的重要工具和憑證，具有一定的法律效力，其合法性和權威性代表了使用方的責任與權益[5]。傳統(tǒng)線下審批模式，缺乏信息技術支持，印章管理整個流程的記錄很難歸檔保存[6]。借助OA系統(tǒng)，用印申請人在OA系統(tǒng)上填寫表單數據后發(fā)起申請，從申請人所在部門領導到分管領導最后到法人代表逐級審批。審批結果抄送印章管理員，申請人憑OA系統(tǒng)審批憑證到印章管理員處用印。印章的刻制、啟用、交接、停用、銷毀必須經OA系統(tǒng)審批通過方可進行，一方面規(guī)范印章管理，另外在OA系統(tǒng)上留痕也使工作有據可查。

2.2? 合同管理模塊

用于各類合同簽署前的審批把關。包括財務專項合同管理、自有經費支出合同管理、?；焚徺I合同管理、勞務合同管理、資產出租和處置合同管理等。申請人針對不同類型的合同在系統(tǒng)上選擇好入口，所有類型合同都必須經過申請人所在部門領導審批同意后才能進入下一審批節(jié)點，系統(tǒng)根據提交申請時的合同類型自動選擇下一個環(huán)節(jié)對應業(yè)務處室審批人，最后由法人代表審批通過后，該項合同才能簽署。為了防范風險，保障企業(yè)權益，重要合同會在審批環(huán)節(jié)中增加“法律顧問審核”環(huán)節(jié)，未通過法律顧問審核的合同返回給申請人修改直到通過，再進入下一審批節(jié)點。相較于傳統(tǒng)線下審批方式，使用OA系統(tǒng)審批一是省去申請人奔波麻煩，二是審核人如有修改意見可直接在系統(tǒng)上對合同進行修改，包括申請人在內流程中所有節(jié)點用戶都可以看到修改過程，整個合同審批流程便捷、透明。OA系統(tǒng)還可以對合同審批數據做統(tǒng)計，可以導出報表方便歸檔、查看[7]。

2.3? “三重一大”管理模塊

“三重一大”是指重大事項決策、重要干部任免、重大項目投資決策、大額資金使用。貫徹落實好“三重一大”制度有利于維護資金資產安全，從源頭上預防和治理腐敗。OA系統(tǒng)中該模塊主要用于規(guī)范“三重一大”會議制度實施過程，包括黨委會議題登記、會議紀要審批、支委會議題登記、支委會會議紀要審批四個模塊。OA系統(tǒng)里該模塊具體實現方式為，由部門專門負責會議工作人員發(fā)起會議申請，經本部門領導、單位黨政辦公室負責人，黨委主要領導審批同意后安排線下會議。會后會議記錄人員通過OA系統(tǒng)將逐級審批通過的會議紀要發(fā)給會議申請人作為后續(xù)工作的依據。該模塊體現了會前有準備，會中有記錄，會后有落實，對“三重一大”會議流程起到了規(guī)范作用。

2.4? 會議管理模塊

會議管理模塊主要側重會前管理，申請人通過該模塊可以搶占式預定會議室，填寫好參會時間和參會人員，OA系統(tǒng)會自動在會議開始前給參會人發(fā)出參會邀請，提醒參會。同時系統(tǒng)保存會議召開記錄，方便后續(xù)統(tǒng)計會議召開情況，為精簡會議工作提供數據依據。

2.5? 日常辦公模塊

用于日常行政工作管理。該模塊下面包含了公文檔案借閱、用車管理、信息發(fā)布、介紹信、請假等子功能模塊，用于滿足日常行政管理需求。針對不同用戶身份，系統(tǒng)設置了不同的審批流程。以請假申請為例，普通職工請假僅需要本部門領導最終同意即可，而部門領導請假則需要單位主要領導審批同意。

2.6? 公告模塊

用于查看通知、公告信息，指定用戶有發(fā)布權限，其他用戶有查看、下載權限。該模塊還可以設置通知提示，發(fā)布重要通知后可提示相關用戶查看，同時發(fā)布者能夠看到通知已閱數量，較傳統(tǒng)張貼紙質通知的方式更加精準、高效。

2.7? 報銷管理模塊

實施內部控制主要目的是降低經濟活動中的風險，提升經濟效益。對企業(yè)來說，費用報銷是常規(guī)工作，但也是最容易出現經濟問題的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)紙質線下簽批報銷模式監(jiān)管難，存在代簽及篡改風險[8]。因此基于內部控制的自動化辦公系統(tǒng)設計了報銷管理模塊。該模塊下面包括出差申請、公務接待申請、專項會議申請、培訓會議事前申請、報銷申請、退款申請六個子功能模塊。根據內部控制規(guī)定公務出差、公務接待、舉辦會議等活動必須嚴格履行事前審批程序，未獲審批的不得開展。各級領導審批時，應根據實際業(yè)務需要嚴格把關，避免不必要費用支出，一旦發(fā)生違規(guī)違紀問題，能夠根據系統(tǒng)審批記錄追溯責任。以出差申請為例，出差人員在OA系統(tǒng)上填寫出差申請，首先由會計審核預算，經本部門領導審批同意后可出差，而部門領導出差須經單位主要領導審批同意。

3? 數據庫表設計

參考其他管理系統(tǒng)[9，10]設計思路。系統(tǒng)設計了20張數據表，分別是：用戶信息表、部門信息表、功能模塊信息表、角色表、權限表、印章申請記錄表、合同審批記錄表、會議申請記錄表、請假信息表、公文檔案借閱記錄表、用車申請記錄表、信息發(fā)布申請記錄表、介紹信申請記錄表、公告信息表、出差申請記錄表、公務接待申請記錄表、專項會議申請記錄表、培訓會議申請記錄表、報銷記錄表、退款記錄表。

以用戶信息表為例展示數據表的具體設計。用戶信息表保存用戶基本信息，其中“open_id”字段決定了用戶在系統(tǒng)中擁有的權限，該字段是權限表的主鍵。具體設計如表1所示。

表1? 用戶信息表

序號 名稱 類型 長度 是否為空 注釋

1 id int 11 否 主鍵

2 username varchar2 20 否 用戶名

3 password varchar2 20 否 密碼

4 open_id varchar2 20 否 授權字符串

5 hiredate date 7 否 入職日期

6 dept_id int 11 否 部門編號

7 role varchar2 20 否 角色

8 post varchar2 20 否 職務信息

9 status tinyint 4 否 狀態(tài)

10 create_time date 7 否 創(chuàng)建日期

11 update_time date 7 否 更新日期

4? 應用效果

系統(tǒng)首頁效果如圖3所示，最新發(fā)布的通知會在系統(tǒng)首頁顯示，提醒用戶查看。財務報銷申請頻繁，所以將各類財務報銷申請表單歸類到“報銷應用”中，直接展示在首頁，方便用戶查找。將日常工作、合同管理、三重一大、印章管理、公告、會議管理模塊統(tǒng)一歸類到“辦公應用”中，用戶可根據實際需要查找、使用，以日常工作模塊為例，用戶點擊進入后可以看到該模塊下包含的所有申請單。根據內部控制要求在OA系統(tǒng)中預先設置好審批流程，用戶只需選擇正確申請入口，接下來每一環(huán)節(jié)審批工作由系統(tǒng)自動調度相應用戶完成，所有審批記錄都會在OA系統(tǒng)上留痕，作為后續(xù)工作憑證。圖4以日常工作模塊下用車申請為例，展示從申請人填寫表單到審批結束的完整流程。

5? 結? 論

基于內部控制的辦公自動化系統(tǒng)是互聯(lián)網技術與內部控制融合的成果，在互聯(lián)網技術的助力下，內部控制的實施效果較傳統(tǒng)線下方式有了顯著提高。另一方面，根據內部控制的思路設計流程也使得OA系統(tǒng)更為規(guī)范、合理。二者結合體現了互聯(lián)網背景下行政管理方式的轉型升級。

參考文獻：

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作者簡介：黃馨玉（1990.01—），女，漢族，遼寧遼陽人，助理研究員，碩士研究生，研究方向：計算機應用技術、信息化；賀宏達（1984.07—），男，漢族，天津人，助理研究員，本科，研究方向：管理學；李文怡（1995.08—），女，漢族，天津人，助理政工師，本科，研究方向：管理學。