實現(xiàn)研發(fā)項目預(yù)算和成本管理整合的措施

摘 要：本文針對目前研發(fā)項目管理中預(yù)算管理與成本管理的隔離狀態(tài)，闡述了兩者整合的必要性與意義，并提出了設(shè)立專門部門、建立統(tǒng)一標準、實施項目編碼、加強數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性、實時監(jiān)控等具體措施，以實現(xiàn)研發(fā)項目預(yù)算管理與成本管理的有效整合，從而提高項目資源配置效率、控制項目成本風(fēng)險、支持決策制定。希望研究結(jié)果對于優(yōu)化研發(fā)項目管理，提高企業(yè)管理水平具有一定參考價值。

關(guān)鍵詞：預(yù)算管理；成本管理；整合

引言

項目預(yù)算管理與成本管理是研發(fā)項目管理的兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。預(yù)算管理有助于資源合理配置，成本管理實時反映實際開銷，二者整合能促進數(shù)據(jù)共享、決策效率、風(fēng)險控制和資源優(yōu)化，有助于項目成功實施，提升企業(yè)競爭力。然而當前許多企業(yè)存在兩者脫節(jié)的問題，導(dǎo)致項目效率低下、資源浪費等后果。為提高研發(fā)項目管理水平，有必要對兩者進行有效整合。

一、研發(fā)項目預(yù)算管理和成本管理概述

為了更深入理解研發(fā)項目預(yù)算管理和成本管理，下面將具體概述兩者的內(nèi)涵。

（一）研發(fā)項目預(yù)算管理概述

研發(fā)項目預(yù)算管理是指在研發(fā)項目進行過程中，對項目所需要的資金預(yù)先進行計劃和管理的活動。其主要內(nèi)容包括：預(yù)算目標的確定、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算考核等環(huán)節(jié)。預(yù)算目標根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、研發(fā)計劃和資金狀況確定。預(yù)算編制需進行項目工作量和資金需求評估，明確各項工作的預(yù)算額度。在預(yù)算執(zhí)行過程中，需要將成本核算數(shù)據(jù)與實際執(zhí)行情況進行比較，以發(fā)現(xiàn)差異并深入分析其原因。預(yù)算控制則依據(jù)計劃調(diào)整資源分配，必要時進行預(yù)算調(diào)整以確保執(zhí)行順利。最終，預(yù)算考核用于審查預(yù)算執(zhí)行情況，評價項目團隊在預(yù)算管理方面的績效表現(xiàn)[1]。

（二）研發(fā)項目成本管理概述

研發(fā)項目成本管理是指對項目執(zhí)行過程中的成本進行計劃、監(jiān)控、分析和控制的系統(tǒng)活動。其核心目標在于確保項目在預(yù)算范圍內(nèi)高效執(zhí)行。成本管理的重要步驟包括建立項目成本結(jié)構(gòu)并對各項成本進行預(yù)算，通過收集和核算項目成本數(shù)據(jù)生成實際成本報告，比較預(yù)算成本與實際成本并分析差異原因，以便壓縮不必要成本、優(yōu)化資源配置并實現(xiàn)項目成本目標[2]。通過成本管理，項目團隊能夠更好地認識項目成本情況，從而更加重視成本控制。科學(xué)決策和成本分析有助于項目管理者及時發(fā)現(xiàn)潛在的成本風(fēng)險，并采取相應(yīng)措施把成本控制在預(yù)定范圍內(nèi)。這樣的管理方式不僅提高了項目的盈利能力和經(jīng)濟效益，還有助于保障項目的順利實施。同時，成本管理也為企業(yè)提供寶貴的經(jīng)驗教訓(xùn)，為未來項目決策提供重要參考。

二、實現(xiàn)研發(fā)項目預(yù)算和成本管理整合的必要性與意義

（一）研發(fā)項目預(yù)算和成本管理的必要性

研發(fā)項目的預(yù)算管理與成本管理在項目管理中具有重要作用。它們相互協(xié)調(diào)，以推動項目高效實施，提升管理水平。資源優(yōu)化方面，通過合理的預(yù)算規(guī)劃，資源得以有效配置，降低成本浪費，提高資源利用效率，從而降低總體成本。這一整合還有助于風(fēng)險控制。對預(yù)算執(zhí)行和成本消耗的實時監(jiān)控使企業(yè)能及早發(fā)現(xiàn)成本超支或風(fēng)險，從而采取措施進行風(fēng)險降低。此外，準確的預(yù)算和成本數(shù)據(jù)可以為決策提供可靠的依據(jù)，幫助管理層調(diào)整預(yù)算和資源分配，適應(yīng)變化。績效評估方面，整合能夠更全面地評估項目成本，包括成本控制狀況。通過績效差異的發(fā)現(xiàn)，項目可以得到改進。透明度與溝通方面，整合促進了內(nèi)部透明度和溝通效率。項目團隊和管理層可以共享信息，減少誤解，從而高效溝通?？傊涎邪l(fā)項目預(yù)算和成本管理，能夠提高項目效率、降低風(fēng)險、支持決策、改進績效和提高透明度。

（二）存在的問題和不足

當前，很多企業(yè)的預(yù)算與成本管理存在明顯的隔離。盡管兩者都是關(guān)鍵的財務(wù)管理組成部分，但預(yù)算部門與成本部門間的信息交流常顯不暢，導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)與實際成本出現(xiàn)偏差。這種斷裂性使得預(yù)算失去了真實的指導(dǎo)價值，難以準確反映項目的實時狀態(tài)，也損害了成本控制的實效。

此斷裂性可能帶來以下問題：項目可能會因預(yù)算與實際成本的脫節(jié)而超出資金限制，導(dǎo)致資金緊張和成本控制難題。不一致的預(yù)算和實際成本可能誤導(dǎo)管理決策，妨礙項目的平穩(wěn)進展與預(yù)期收益。由于缺乏即時的成本數(shù)據(jù)，項目團隊可能難以迅速地調(diào)整資源和策略，從而影響執(zhí)行效率。同時，此種脫節(jié)也讓項目績效評估變得復(fù)雜，評估可能缺乏準確性和客觀性。此外，預(yù)算編制?；陟o態(tài)數(shù)據(jù)和假設(shè)，難以體現(xiàn)項目的動態(tài)變化，導(dǎo)致預(yù)算的僵硬性。成本數(shù)據(jù)也未能為預(yù)算的及時優(yōu)化提供足夠支持，使得預(yù)算管理在應(yīng)對突發(fā)變革與挑戰(zhàn)時顯得力不從心。為了改進這一狀態(tài)，有必要增強預(yù)算和成本管理間的協(xié)同和溝通。

（三）整合的意義與優(yōu)勢

整合研發(fā)項目的預(yù)算與成本管理具有明顯的意義和眾多優(yōu)勢。預(yù)算管理和成本管理的有機結(jié)合，不僅實現(xiàn)了資源的最優(yōu)配置，更加強調(diào)了項目成本的實際情況監(jiān)控。這種整合不僅通過數(shù)據(jù)共享提升了預(yù)算編制的實效性，也形成了一個閉環(huán)的管理體系，能持續(xù)推動項目的優(yōu)化改進。同時，通過強化預(yù)算控制和提升成本管理的經(jīng)濟性，企業(yè)可以更好地應(yīng)對風(fēng)險，避免成本超支，并在資源配置上實現(xiàn)合理分配。綜合考慮，整合研發(fā)項目預(yù)算與成本管理的優(yōu)勢在于提升項目的執(zhí)行效率、降低風(fēng)險、支持決策、優(yōu)化資源配置，從而為企業(yè)的項目管理和目標實現(xiàn)提供了更堅實的基礎(chǔ)。

三、實現(xiàn)研發(fā)項目預(yù)算和成本管理整合的具體

措施

（一）建立統(tǒng)一的管理體系

1.設(shè)立專門的成本預(yù)算管理部門，負責(zé)整合管控

為了更好地實現(xiàn)研發(fā)項目預(yù)算和成本管理的整合，企業(yè)可以設(shè)立一個獨立的成本預(yù)算管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和管控這兩個關(guān)鍵方面。該部門應(yīng)該擁有一定的專業(yè)性，涵蓋項目預(yù)算編制、成本控制以及項目績效考核等領(lǐng)域。在部門內(nèi)部，可以設(shè)置專門的預(yù)算分析員和成本分析員，負責(zé)開展專項數(shù)據(jù)分析，以確保預(yù)算和成本數(shù)據(jù)的一致性和準確性。同時，該部門還應(yīng)監(jiān)督項目團隊的預(yù)算執(zhí)行過程，并根據(jù)項目進展情況提出預(yù)算調(diào)整的建議[3]。成本預(yù)算管理部門還應(yīng)負責(zé)制定預(yù)算和成本管理的統(tǒng)一標準與流程，實施數(shù)據(jù)管理和績效評估。通過設(shè)立這樣一個權(quán)威的部門，不僅可以打通預(yù)算與成本之間的信息壁壘，也可以更好地指導(dǎo)和規(guī)范項目團隊的管理行為，推動企業(yè)全面提升項目預(yù)算與成本控制的協(xié)同能力。通過這一舉措，企業(yè)將能夠更加有效地整合研發(fā)項目的預(yù)算與成本管理，實現(xiàn)資源的合理配置和風(fēng)險的有效控制。這樣的管理體系將為企業(yè)帶來更高效的決策制定和績效評估，能推動研發(fā)項目的成功實施，最終提升企業(yè)在市場中的競爭力。

2.制定統(tǒng)一的預(yù)算編制和成本核算標準

與設(shè)立專門部門相輔相成，企業(yè)還應(yīng)制定統(tǒng)一的預(yù)算編制和成本核算標準，以進一步規(guī)范管理行為，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。這些標準將規(guī)范項目預(yù)算的制定方法、成本核算的指標和流程。通過統(tǒng)一標準，確保所有項目按照同一規(guī)則進行預(yù)算和成本核算，可以提高數(shù)據(jù)的可比性和準確性。這樣的一體化管理體系使企業(yè)能夠更好地對項目進行績效評估，并做出明智的決策。此舉還有助于優(yōu)化資源分配、降低項目風(fēng)險，并推動項目的高效實施。統(tǒng)一的預(yù)算編制和成本核算標準將為企業(yè)提供更清晰、透明和可控的預(yù)算管理體系，從而提升整體研發(fā)項目的效率和質(zhì)量[4]。

3.建立標準化的項目編碼體系，便于數(shù)據(jù)對應(yīng)

在制定統(tǒng)一標準的基礎(chǔ)上，建立標準化的項目編碼體系，也是實現(xiàn)數(shù)據(jù)對應(yīng)與提高預(yù)算成本管理效率的重要一環(huán)。該編碼體系需要制定項目編碼的基本規(guī)則，如編碼長度、要素等，確?？茖W(xué)性和規(guī)范性。同時，要考慮到項目的層級關(guān)系和演進過程，建立矩陣式的編碼結(jié)構(gòu)。例如可以設(shè)定為“企業(yè)代碼—事業(yè)部代碼—項目類別代碼—項目具體代碼”。在項目實施各個階段都沿用這個項目代碼，同時要在儲存預(yù)算數(shù)據(jù)和成本數(shù)據(jù)時標注該項目代碼。通過這種統(tǒng)一的編碼體系，研發(fā)項目的全生命周期數(shù)據(jù)都可關(guān)聯(lián)在同一項目代碼上。這樣一來，預(yù)算部門和成本核算部門只需提取或共享帶同一項目代碼的數(shù)據(jù)，就可以實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)和成本數(shù)據(jù)的直接對應(yīng)，極大地方便了預(yù)算管理和成本管理的銜接與整合。該編碼體系還要配合信息系統(tǒng)實施，建立項目數(shù)據(jù)倉庫，實時記錄和更新數(shù)據(jù)。

（二）加強預(yù)算和成本數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性

1.建立項目數(shù)據(jù)共享機制，實現(xiàn)信息互通

可以在企業(yè)內(nèi)部建立項目數(shù)據(jù)共享機制，即成本核算部門和預(yù)算管理部門之間實現(xiàn)項目預(yù)算數(shù)據(jù)和項目成本數(shù)據(jù)的定期互通共享。共享頻率可以按月或按季進行。同時建立數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)兩部門數(shù)據(jù)庫間的互聯(lián)，及時反映最新數(shù)據(jù)情況。還可以建立數(shù)據(jù)交流工作組，就項目數(shù)據(jù)管理進行協(xié)作。通過有機的信息共享機制，可以大幅提升兩部門數(shù)據(jù)互通和管理協(xié)同效率。

2.結(jié)合實際成本結(jié)果，及時進行動態(tài)預(yù)算管理

在加強項目預(yù)算數(shù)據(jù)和成本數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上，還需建立動態(tài)的預(yù)算管理機制。成本核算部門要定期反饋各項目的實際成本消耗數(shù)據(jù)給預(yù)算部門。預(yù)算部門收到數(shù)據(jù)后，要與計劃預(yù)算進行對比分析，判斷實際進度和資金使用是否匹配預(yù)期。如果發(fā)現(xiàn)兩者存在差異，則要求項目團隊解釋原因，并根據(jù)實際情況提出預(yù)算調(diào)整方案，及時修正項目計劃和資金分配，實現(xiàn)預(yù)算的動態(tài)管理。通過結(jié)合項目實際成本結(jié)果對預(yù)算進行動態(tài)調(diào)整，可以保證預(yù)算的科學(xué)性和指導(dǎo)性，使之時刻服務(wù)于項目目標的有效實現(xiàn)。這也是提升預(yù)算和成本管理協(xié)同性的重要一環(huán)。

（三）強化項目執(zhí)行監(jiān)控和反饋

1.建立項目進度和成本消耗的實時監(jiān)控體系

為了加強研發(fā)項目的執(zhí)行監(jiān)控和反饋，可以建立項目進度和成本監(jiān)控體系。通過引入實時項目監(jiān)控系統(tǒng)，結(jié)合項目管理軟件和成本核算系統(tǒng)，全面追蹤研發(fā)項目的進度和成本消耗。項目團隊可定期更新進度，成本核算部門實時提供消耗數(shù)據(jù)，將兩者整合，形成項目執(zhí)行的實時情況。同時監(jiān)控體系應(yīng)設(shè)定閾值預(yù)警，一旦項目進度滯后或成本異常增加，將自動觸發(fā)警報，促使項目團隊和管理層采取應(yīng)對措施。這強化了項目可控性，支持預(yù)算和成本的閉環(huán)管理，減少了項目風(fēng)險[5]。這樣的實時監(jiān)控體系將極大增強項目執(zhí)行過程的可控性，同時為預(yù)算和成本的閉環(huán)管理提供有力支持。通過建立實時監(jiān)控體系，企業(yè)能夠更加高效地掌握項目進展和成本情況，從而及時調(diào)整項目計劃和資源配置，減少項目風(fēng)險。

2.按月生成預(yù)算執(zhí)行和成本監(jiān)控報表，并比較

分析

在建立項目實時監(jiān)控的基礎(chǔ)上，還可以每月定期生成預(yù)算執(zhí)行報表和成本監(jiān)控報表。預(yù)算執(zhí)行報表反映各項目本月的計劃預(yù)算情況；成本監(jiān)控報表反映各項目本月的實際成本消耗。成本預(yù)算管理部門進行兩者的比較分析，檢查預(yù)算執(zhí)行進度是否匹配成本支出情況。如果發(fā)現(xiàn)進度落后但成本過高，或者進度超前但成本使用不足等異常情況，則針對重點項目進行原因分析，分析是否存在資源浪費或管理失控的情況。通過比較分析的結(jié)果，可以為項目管理的調(diào)整和決策提供依據(jù)，并可以將這些結(jié)果反饋給項目團隊，以供自查和改進之用。在這種情況下，項目團隊需要仔細查找造成差異的原因，這可能涉及前期規(guī)劃的不準確、資源分配的失當或是外部環(huán)境的變化等因素。針對這些原因，團隊需要提出相應(yīng)的解決方案或優(yōu)化措施，以避免類似情況的再次發(fā)生。這些分析報告通常會被提交給成本預(yù)算管理部門進行審查，以獲得改進意見和建議。最終形成的解釋和對策會作為下一月度的項目工作計劃和預(yù)算編制的重要依據(jù)。通過與項目團隊的溝通反饋，并將反饋結(jié)果應(yīng)用到下月工作計劃，可以實現(xiàn)項目預(yù)算和成本管理的持續(xù)改進，也能促進團隊自我檢視與提升，最終推動整體項目管理水平的提高。

結(jié)論

研發(fā)項目預(yù)算管理與成本管理的有效整合，對于提升企業(yè)研發(fā)管理水平具有重要意義。通過設(shè)立專職部門、建立標準化體系、加強數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性以及強化項目監(jiān)控與反饋等一系列舉措，可以打通預(yù)算管理和成本管理之間的壁壘，實現(xiàn)信息共享、優(yōu)化資源配置、控制項目風(fēng)險。這不僅能夠提高項目的經(jīng)濟效益，還將提升企業(yè)的市場競爭力。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身情況，積極探索預(yù)算管理與成本管理的融合之道，以更好地推進研發(fā)項目建設(shè)。

參考文獻：

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[3]韓函霄.基于成本效益視角的部門預(yù)算績效管理改革研究[J].地方財政研究，2019（09）：71-79.

[4]趙麗麗.B房地產(chǎn)企業(yè)項目成本預(yù)算管理體系優(yōu)化研究[D].石家莊：河北地質(zhì)大學(xué)，2020.

[5]張靜，徐燁.江西撫州：“雙監(jiān)控”項目績效目標和預(yù)算執(zhí)行[N].政府采購信息報，2023-04-03（004）.

作者簡介：牟珂（1985.12－），女，漢族，遼寧丹東人，碩士，助理研究員，會計師，研究方向：財務(wù)管理。