鋼鐵企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

□ 張紅海

采購(gòu)是鋼鐵企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，尤其是所采購(gòu)的鐵礦石、燃料等大宗物資數(shù)量多、質(zhì)量要求高。采購(gòu)既是鋼鐵企業(yè)“實(shí)物流”的起點(diǎn)，又與“資金流”緊密相關(guān)，關(guān)系到鋼鐵企業(yè)生產(chǎn)成本的控制。當(dāng)前，鋼鐵企業(yè)為應(yīng)對(duì)嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控，從“源頭”開(kāi)展降本增效工作，不斷強(qiáng)化采購(gòu)管理的內(nèi)部控制。鋼鐵企業(yè)通過(guò)內(nèi)控、審計(jì)等部門(mén)開(kāi)展采購(gòu)管理方面的檢查，揭示采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)一步健全企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制體系，推動(dòng)采購(gòu)成本降低，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

一、鋼鐵企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性

1.防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

鋼鐵企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中要面對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，采購(gòu)管理涉及采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、審核、執(zhí)行等環(huán)節(jié)，采購(gòu)過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)必須通過(guò)內(nèi)部控制體系對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的制衡和監(jiān)督最大程度地得到防范和控制。

2.提高采購(gòu)效率

鋼鐵企業(yè)屬于傳統(tǒng)制造業(yè)，采購(gòu)成本一般占企業(yè)總運(yùn)營(yíng)成本的50%以上。采購(gòu)物資價(jià)格是影響采購(gòu)成本的主要因素，當(dāng)然采購(gòu)成本還包括倉(cāng)儲(chǔ)、物流等階段產(chǎn)生的費(fèi)用。比較完善的采購(gòu)內(nèi)部控制體系將有助于企業(yè)降低采購(gòu)支出、提升采購(gòu)效率。

3.防控采購(gòu)管理中的廉潔風(fēng)險(xiǎn)

鋼鐵企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)涉及鐵礦石、燃料等大宗物資，需占用企業(yè)大量的資金。為了強(qiáng)化內(nèi)部管理，采購(gòu)是鋼鐵企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中廉潔作風(fēng)建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域。因此，采購(gòu)管理一直是企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)。在實(shí)際操作過(guò)程中，部分采購(gòu)人員受到外界誘惑后違規(guī)操作，存在應(yīng)招未招、招標(biāo)“走過(guò)場(chǎng)”等情況，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。因此，需要通過(guò)加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部控制規(guī)范各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的審批工作，使采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開(kāi)公正，最大限度地防止采購(gòu)領(lǐng)域發(fā)生廉潔問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)采購(gòu)廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控。

二、鋼鐵企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

1.采購(gòu)計(jì)劃合理性欠缺

大部分鋼鐵企業(yè)由各單位制定采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施。但在實(shí)際工作中，經(jīng)常存在采購(gòu)計(jì)劃不合理、隨意性較大的情況。鋼鐵企業(yè)下屬單位存在不熟悉采購(gòu)目錄的現(xiàn)象，把一些不該列入采購(gòu)計(jì)劃的項(xiàng)目列入了計(jì)劃，而應(yīng)該列入采購(gòu)計(jì)劃的項(xiàng)目卻沒(méi)有列入計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃合理性欠缺導(dǎo)致采購(gòu)成本增加，采購(gòu)效率不高。

2.對(duì)供應(yīng)商審核把關(guān)不嚴(yán)，缺乏準(zhǔn)確評(píng)估

在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，鋼鐵企業(yè)對(duì)采購(gòu)質(zhì)量、交貨期都有較高要求。有的鋼鐵企業(yè)對(duì)供應(yīng)商入庫(kù)條件相對(duì)寬松，審核把關(guān)不嚴(yán)，對(duì)采購(gòu)工作缺乏過(guò)程質(zhì)量管控，缺少對(duì)供應(yīng)商所提供產(chǎn)品和服務(wù)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，等級(jí)劃分不準(zhǔn)確，未對(duì)重點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的管控力度不夠。

3.內(nèi)控制度不完善

有的鋼鐵企業(yè)內(nèi)控制度建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，存在制度修訂不及時(shí)、不能反映新時(shí)期內(nèi)部控制對(duì)采購(gòu)管理要求的問(wèn)題。有的鋼鐵企業(yè)缺少健全的監(jiān)督制衡機(jī)制，尤其是原料、燃料等重要采購(gòu)崗位員工未形成正常的輪崗機(jī)制，讓采購(gòu)人員有“漏洞”可利用，不利于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控。

4.采購(gòu)人員能力欠缺

鋼鐵企業(yè)物資采購(gòu)量大、品種多，采購(gòu)人員能力水平的高低對(duì)采購(gòu)管理產(chǎn)生重要影響。在實(shí)際工作中，有的采購(gòu)人員不能按最新要求及時(shí)學(xué)習(xí)采購(gòu)相關(guān)的制度與政策，甚至不了解采購(gòu)招投標(biāo)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)采購(gòu)流程和方式掌握得不夠熟練，導(dǎo)致采購(gòu)工作效率較低。為提高采購(gòu)管理效率、規(guī)范采購(gòu)流程，鋼鐵企業(yè)紛紛建立采購(gòu)管理系統(tǒng)，更需要采購(gòu)人員適應(yīng)信息化系統(tǒng)的需要，及時(shí)跟進(jìn)學(xué)習(xí)。

三、鋼鐵企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控提升策略

1.以采購(gòu)目錄為基礎(chǔ)合理制定采購(gòu)計(jì)劃

為規(guī)范下屬單位的采購(gòu)工作，鋼鐵企業(yè)應(yīng)在收集各單位采購(gòu)物資品類(lèi)的基礎(chǔ)上，分類(lèi)整理，明確分散采購(gòu)和集中采購(gòu)的范圍和方式，統(tǒng)一編制采購(gòu)目錄，明確采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)方式，確保采購(gòu)目錄符合實(shí)際情況，并將采購(gòu)目錄作為編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算的依據(jù)，強(qiáng)化采購(gòu)規(guī)范化管理。

鋼鐵企業(yè)以采購(gòu)目錄為基礎(chǔ)，加強(qiáng)宣傳貫徹，提高采購(gòu)?fù)该鞫?，將預(yù)算和計(jì)劃相結(jié)合，做到“無(wú)計(jì)劃、不采購(gòu)”，促進(jìn)采購(gòu)預(yù)算更合理、更科學(xué)、更具可操作性。

2.加強(qiáng)供應(yīng)商管理評(píng)價(jià)

供應(yīng)商管理是采購(gòu)管理的重要環(huán)節(jié)。鋼鐵企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化供應(yīng)商管理，按規(guī)定加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)價(jià)，公開(kāi)供應(yīng)商的準(zhǔn)入和退出“門(mén)檻”。組建專(zhuān)家?guī)?，隨機(jī)抽取人員組成供應(yīng)商評(píng)價(jià)小組，從履約情況、產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量等方面進(jìn)行評(píng)分，根據(jù)分?jǐn)?shù)高低評(píng)定供應(yīng)商等級(jí)。對(duì)于不合格供應(yīng)商在企業(yè)內(nèi)部公示，避免其繼續(xù)與相關(guān)單位合作，損害企業(yè)利益。此外，除一些有特殊需求的采購(gòu)按規(guī)定可定向采購(gòu)?fù)?，常?guī)采購(gòu)必須有3家以上的供應(yīng)商參與，在采購(gòu)平臺(tái)報(bào)價(jià)比選；符合招標(biāo)額度的按招標(biāo)程序履行采購(gòu)流程，推動(dòng)供應(yīng)商之間形成合理競(jìng)爭(zhēng)。鋼鐵企業(yè)通過(guò)完善供應(yīng)商管理和評(píng)價(jià)機(jī)制，優(yōu)化與供應(yīng)商的合作，加強(qiáng)信息交流，與之建立良性競(jìng)爭(zhēng)的合作關(guān)系，最終實(shí)現(xiàn)共贏。

3.強(qiáng)化采購(gòu)內(nèi)控工作機(jī)制建設(shè)

鋼鐵企業(yè)應(yīng)成立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，加強(qiáng)采購(gòu)的集中管理，強(qiáng)化制度執(zhí)行。加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部控制，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，協(xié)同審計(jì)、紀(jì)檢、內(nèi)控風(fēng)控等部門(mén)，建立采購(gòu)內(nèi)控工作機(jī)制，形成合力，進(jìn)一步加大力度對(duì)采購(gòu)過(guò)程開(kāi)展監(jiān)督與約束。為加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的管理，根據(jù)內(nèi)控要求不僅要求采購(gòu)人員定期輪崗，還通過(guò)采購(gòu)流程優(yōu)化，明確崗位的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約的機(jī)制，保證采購(gòu)工作規(guī)范有序。筆者所在的企業(yè)就建立了規(guī)范的采購(gòu)績(jī)效考核機(jī)制，根據(jù)任務(wù)目標(biāo)和實(shí)際情況，選擇合理的考核指標(biāo)，從采購(gòu)計(jì)劃制定、招標(biāo)和競(jìng)價(jià)比選工作、供應(yīng)商評(píng)價(jià)等方面，對(duì)采購(gòu)人員開(kāi)展績(jī)效評(píng)價(jià)，做好績(jī)效溝通，分析問(wèn)題、改進(jìn)不足，促進(jìn)采購(gòu)人員按規(guī)履職。

4.引入采購(gòu)信息系統(tǒng)加強(qiáng)管控

為提高采購(gòu)效率、強(qiáng)化過(guò)程管控，很多鋼鐵企業(yè)引入了采購(gòu)信息系統(tǒng)。通過(guò)采購(gòu)管理系統(tǒng)，實(shí)時(shí)監(jiān)控采購(gòu)訂單的整個(gè)流程，包括需求發(fā)布、報(bào)價(jià)比較、合同簽訂、發(fā)貨跟蹤等，使采購(gòu)流程更加透明，減少信息不對(duì)稱(chēng)的風(fēng)險(xiǎn)。利用信息化平臺(tái)，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，收集和管理供應(yīng)商信息，包括評(píng)估供應(yīng)商的信用、績(jī)效、質(zhì)量等指標(biāo)，提供定期報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析，從而幫助企業(yè)更好地選擇和管理供應(yīng)商。信息化管理系統(tǒng)能及時(shí)收集采購(gòu)數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析工具進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和統(tǒng)計(jì)分析，幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)成本、供應(yīng)商績(jī)效等方面的優(yōu)化空間，有效推動(dòng)采購(gòu)降本工作。

鋼鐵企業(yè)通過(guò)采購(gòu)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化采購(gòu)流程，包括在線(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、自動(dòng)化報(bào)價(jià)比較、電子合同簽訂等環(huán)節(jié)，減少人工操作，提高了采購(gòu)效率，內(nèi)控機(jī)構(gòu)還利用全過(guò)程信息流對(duì)采購(gòu)工作的合規(guī)性、合理性進(jìn)行監(jiān)督。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)

為進(jìn)一步提高采購(gòu)管理的規(guī)范性，鋼鐵企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn)，分別組織不同管理層級(jí)的員工學(xué)習(xí)與采購(gòu)相關(guān)的法律法規(guī)和政策，增強(qiáng)其合規(guī)合法意識(shí)。開(kāi)展企業(yè)采購(gòu)管理制度宣貫工作，在制度修訂后及時(shí)組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)則，使員工熟悉采購(gòu)管理流程，保障制度執(zhí)行。此外，還邀請(qǐng)內(nèi)控專(zhuān)家開(kāi)展采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，依法維護(hù)企業(yè)權(quán)益。

四、結(jié)束語(yǔ)

采購(gòu)管理是企業(yè)優(yōu)化資源配置、提高資金利用率的重要環(huán)節(jié)。鋼鐵企業(yè)通過(guò)完善采購(gòu)管理機(jī)制、科學(xué)合理制定采購(gòu)計(jì)劃、加強(qiáng)供應(yīng)商管理、強(qiáng)化員工培訓(xùn)等措施，不斷提升企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控水平。在持續(xù)強(qiáng)化采購(gòu)內(nèi)部控制的過(guò)程中，促進(jìn)企業(yè)降低采購(gòu)成本，防范廉潔風(fēng)險(xiǎn)，夯實(shí)企業(yè)持續(xù)健康有序發(fā)展的基礎(chǔ)?！?/p>