科研電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系研究

康茵

關(guān)鍵詞：電子檔案，管理，標(biāo)準(zhǔn)

0 引言

做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作，是檔案管理面臨的重要課題。目前中石化石油化工科學(xué)研究院有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)石科院）科研電子檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度還不明確和完善，檔案數(shù)據(jù)信息還不齊全規(guī)范等，制約了科研電子檔案的檢索、利用及管理。本文從科研電子檔案制度建設(shè)、科研電子檔案的歸檔范圍、科研電子檔案管理機(jī)制等方面探討科研電子檔案管理模式，提出未來(lái)石科院電子檔案制度建設(shè)框架及科研電子檔案歸檔和管理模式。

1 石科院電子檔案管理工作現(xiàn)狀

目前石科院檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)滯后，電子檔案全文的收集、保管和提供利用等方面工作尚處于起步階段。石科院科研檔案數(shù)據(jù)是以課題制形式進(jìn)行收集和管理，數(shù)據(jù)分散于“科研課題”“科研綜合”“成果檔案”等數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)管理還不能做到系統(tǒng)、完整、規(guī)范，從而影響檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘和利用價(jià)值。隨著信息化的發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，石科院面臨著如何管理好電子文件的挑戰(zhàn)。

1.1 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

要實(shí)現(xiàn)電子檔案新型管理模式，需要有統(tǒng)一的管理體制、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一要求，使之管理流程程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化[1]。近年來(lái)，國(guó)家和地方相繼出臺(tái)了不少電子文件管理方面的政策文件，對(duì)檔案工作體制機(jī)制完善、單位內(nèi)部管理制度、信息化建設(shè)、電子文件歸檔流程、電子檔案管理等多個(gè)方面都作出了規(guī)定和要求[2]。目前石科院對(duì)于電子檔案的移交、接收與管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，尚未形成一套成熟的接收標(biāo)準(zhǔn)和管理機(jī)制。接收標(biāo)準(zhǔn)和管理機(jī)制不成熟完善，后續(xù)的電子檔案接收和管理會(huì)出現(xiàn)接收錯(cuò)誤、管理混亂、無(wú)據(jù)可依的情況，影響電子檔案的收集收全[3]。

1.2 電子檔案歸檔范圍

（1）S-Zorb科研電子檔案歸檔內(nèi)容

中國(guó)石化于2007年引進(jìn)美國(guó)康菲公司的S-Zorb成套技術(shù)，接收了S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)電子檔案。從整體看康菲公司S-Zorb技術(shù)檔案顯現(xiàn)出成套技術(shù)檔案的特點(diǎn)，全部以電子文件形式構(gòu)成S-Zorb技術(shù)項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范化管理，所有技術(shù)數(shù)據(jù)實(shí)行分類(lèi)多級(jí)管理，在內(nèi)容上包括由Z-Sorb向S-Zorb轉(zhuǎn)變的研發(fā)思路，小型、中型裝置的各項(xiàng)試驗(yàn)，工業(yè)裝置的工藝、設(shè)備的設(shè)計(jì)、開(kāi)工運(yùn)轉(zhuǎn)和維修，各類(lèi)商務(wù)文件、技術(shù)培訓(xùn)文件等。在形式上包括試驗(yàn)記錄和試驗(yàn)數(shù)據(jù)匯總、會(huì)議記錄和聯(lián)系通知、研究報(bào)告、研究成果、專(zhuān)利、公開(kāi)發(fā)表的文章報(bào)告、工作匯報(bào)函件及技術(shù)備忘報(bào)告等。文件分類(lèi)中還特別設(shè)置了“個(gè)人研究成果”，整理收集了個(gè)人研究工作中產(chǎn)生的技術(shù)文件，即科研報(bào)告、技術(shù)開(kāi)發(fā)中的信函文件等。

（2）石科院科研電子檔案歸檔范圍

通過(guò)和康菲公司科研文件歸檔內(nèi)容對(duì)比可知，石科院科研文件歸檔內(nèi)容缺少相應(yīng)記述研發(fā)過(guò)程背景的文件材料，如準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目研究，包括市場(chǎng)調(diào)研、檔案查閱、研發(fā)思路等；在項(xiàng)目的研究階段，缺少個(gè)人技術(shù)研究結(jié)果與信函、技術(shù)備忘報(bào)告、對(duì)外演講、信息交流、專(zhuān)利和公開(kāi)發(fā)表文章、會(huì)議記錄等反映研發(fā)整體過(guò)程的文件材料，造成前人或過(guò)去的所有經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)沒(méi)有完整保存下來(lái)，導(dǎo)致很多新開(kāi)展的項(xiàng)目中很大部分工作還要從頭做起。石科院歸檔材料中雖然包含專(zhuān)利和公開(kāi)發(fā)表文章清單，但缺少原文內(nèi)容，使項(xiàng)目數(shù)據(jù)不系統(tǒng)、不完整，不利于日后的查閱利用。試驗(yàn)記錄冊(cè)缺少原始數(shù)據(jù)材料，也缺少小試階段的試驗(yàn)記錄文件；項(xiàng)目后續(xù)階段，缺少總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和成果推廣等材料。雖然近幾年已開(kāi)始重視科研課題管理后續(xù)材料的歸檔工作，但是由于后續(xù)材料的完成節(jié)點(diǎn)是在科研課題結(jié)題之后，后續(xù)材料的歸檔并沒(méi)有在石科院科研課題歸檔材料范圍中明確規(guī)定，致使科研項(xiàng)目的后續(xù)材料歸檔不能做到應(yīng)歸盡歸。

1.3 科研電子檔案管理機(jī)制

目前石科院對(duì)科研檔案的管理是科研課題制，以某項(xiàng)科研課題為核心進(jìn)行檔案的收集整理利用等?？蒲姓n題電子檔案數(shù)據(jù)分散于“科研課題”“科研綜合”“科研成果檔案”“專(zhuān)利檔案”等不同數(shù)據(jù)庫(kù)中。以科研課題為核心進(jìn)行管理，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)大科研項(xiàng)目從研發(fā)到工業(yè)應(yīng)用整個(gè)過(guò)程中多次立項(xiàng)、簽署多份合同、多次鑒定、形成多個(gè)課題的現(xiàn)象，造成科研材料分散、檢索困難，或數(shù)據(jù)不全等問(wèn)題。

2 新型電子檔案管理模式

2.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

為了做好電子檔案移交接收及后續(xù)管理工作，石科院參考《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》，編制了《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》（簡(jiǎn)稱(chēng)《要求》），以國(guó)家前期已出臺(tái)若干規(guī)章制度和規(guī)范性文件為依據(jù)，以電子文件歸檔和電子檔案管理流程為主線(xiàn)，內(nèi)容包括總則、管理體制、電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限表、電子文件歸檔管理的前端控制、電子文件收集、鑒定與整理，電子檔案存儲(chǔ)、保管、利用、處置等要求。

此外，石科院修改采用GB/T 18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，編制了石科院的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》），規(guī)定了在石科院科研活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的具體方法?！兑?guī)范》根據(jù)石科院檔案工作的實(shí)際情況，編寫(xiě)了石科院電子文件歸檔清單、電子檔案分類(lèi)細(xì)目表、電子文件歸檔登記表、電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表、電子檔案銷(xiāo)毀登記表、電子檔案借（查）閱密級(jí)審批權(quán)限要求等。

《要求》和《規(guī)范》二者相互銜接，針對(duì)電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案管理三個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行了規(guī)范。

建立電子文件管理制度，進(jìn)一步理順電子文件管理體制。在制度框架內(nèi)明確基本的管理內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上才能提升電子檔案的管理質(zhì)量。

2.2 歸檔范圍

對(duì)比康菲公司S-Zorb科研電子文件歸檔內(nèi)容，提出未來(lái)石科院科研項(xiàng)目電子文件歸檔內(nèi)容建議，見(jiàn)表1。

歸檔建議在原有歸檔范圍的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充完善了研發(fā)過(guò)程背景材料的歸檔，如增加市場(chǎng)調(diào)研、檔案查閱、研發(fā)思路等內(nèi)容；增加個(gè)人技術(shù)研究結(jié)果與信函、技術(shù)備忘報(bào)告、對(duì)外演講、信息交流、會(huì)議記錄等研發(fā)過(guò)程材料，增加歸檔專(zhuān)利和公開(kāi)發(fā)表文章原文；試驗(yàn)記錄冊(cè)強(qiáng)調(diào)原始試驗(yàn)數(shù)據(jù)歸檔；明確項(xiàng)目后續(xù)階段的總結(jié)鑒定、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和成果推廣等材料的歸檔，歸檔內(nèi)容覆蓋科研項(xiàng)目全生命周期管理。

2.3 管理機(jī)制

按照S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理模式，科研項(xiàng)目包括該項(xiàng)目研究專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域內(nèi)反映全過(guò)程的各類(lèi)文件，如各工作階段研究課題的提出、研發(fā)思路、目標(biāo)、方法，各課題的試驗(yàn)研發(fā)過(guò)程，成果的應(yīng)用和推廣、工作過(guò)程記錄、會(huì)議講稿、發(fā)表論文、信息交流、研發(fā)報(bào)告、專(zhuān)利、關(guān)鍵設(shè)備開(kāi)發(fā)過(guò)程記錄等。此外，S-Zorb項(xiàng)目檔案中包含“個(gè)人技術(shù)研究成果”。個(gè)人技術(shù)研究成果是過(guò)程數(shù)據(jù)的一種表現(xiàn)形式，既便于對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，也有利于公司隨時(shí)了解掌握科研項(xiàng)目的工作狀況?？捣乒疽卜浅Ｖ匾曉摴境晒茝V的技術(shù)內(nèi)容。成果推廣數(shù)據(jù)文件完整、詳細(xì)。在整個(gè)S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)電子檔案數(shù)據(jù)中，成果推廣信息數(shù)據(jù)占據(jù)了大約30%。康菲公司的成果推廣信息數(shù)據(jù)最能體現(xiàn)該公司以超前的技術(shù)儲(chǔ)備和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)所形成的全球化的業(yè)務(wù)體系特點(diǎn)。石科院電子檔案管理應(yīng)對(duì)科研項(xiàng)目全生命周期的各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)管理，特別應(yīng)該重視科研項(xiàng)目成果推廣數(shù)據(jù)的收集和管理。

康菲公司S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理是以科研項(xiàng)目為核心，實(shí)現(xiàn)對(duì)成套技術(shù)檔案的分類(lèi)多級(jí)管理，數(shù)據(jù)管理更加集中、系統(tǒng)、完整和規(guī)范，避免重復(fù)立項(xiàng)、重復(fù)鑒定、課題交叉重疊、材料分散等現(xiàn)象。S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)數(shù)據(jù)采用樹(shù)型管理結(jié)構(gòu)，一級(jí)管理目錄按業(yè)務(wù)管理分類(lèi)，所有文件管理按業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)范圍逐級(jí)進(jìn)行分類(lèi)。采用樹(shù)型管理結(jié)構(gòu)，有利于管理系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范、有序、高效，對(duì)石科院成套技術(shù)檔案分類(lèi)多級(jí)管理具有很大的參考意義。

3 結(jié)語(yǔ)

科研檔案管理系統(tǒng)需要逐步完善系統(tǒng)建設(shè)方案，特別是加強(qiáng)和完善科研電子檔案制度建設(shè)。石科院的《科研電子文件歸檔和電子檔案管理要求》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩項(xiàng)制度明確了電子檔案管理的基本內(nèi)容，二者在內(nèi)容上相互銜接，互為補(bǔ)充，為做好電子檔案移交接收及后續(xù)管理工作奠定了基礎(chǔ)。

對(duì)比美國(guó)康菲公司S-Zorb專(zhuān)項(xiàng)科研電子檔案管理，提出未來(lái)石科院科研項(xiàng)目電子文件歸檔內(nèi)容補(bǔ)充完善建議，使歸檔內(nèi)容能夠較全面反映科研項(xiàng)目全生命周期過(guò)程。應(yīng)重視研發(fā)背景材料、過(guò)程數(shù)據(jù)，特別是個(gè)人工作研究過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料及科研項(xiàng)目后續(xù)階段形成的總結(jié)、成果推廣等材料的收集和歸檔。個(gè)人技術(shù)研究成果，其涉及的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)對(duì)后續(xù)工作的開(kāi)展意義重大。評(píng)議、鑒定、成果推廣和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等科研項(xiàng)目后續(xù)階段數(shù)據(jù)是科研項(xiàng)目轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、創(chuàng)造社會(huì)效益的重要體現(xiàn)。

科研電子檔案的管理模式建議建立科研項(xiàng)目制管理機(jī)制，形成一個(gè)完整、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)庫(kù)全生命周期管理模式，覆蓋個(gè)人技術(shù)研究成果，加大成果推廣數(shù)據(jù)信息的占比。按照業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)領(lǐng)域，對(duì)檔案逐級(jí)進(jìn)行分類(lèi)管理，有利于管理系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范、有序、高效。

探索適合石科院現(xiàn)狀的科研電子檔案歸檔和管理模式，確立電子檔案管理制度框架、補(bǔ)充完善科研電子檔案歸檔范圍、建立以科研項(xiàng)目為核心的多級(jí)分類(lèi)管理機(jī)制，可以有效提高石科院科研檔案質(zhì)量，促進(jìn)檔案工作效率與管理水平的進(jìn)一步提高。