融合PDCA理念與內(nèi)控五要素 強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)

內(nèi)控體系建設(shè)的誤區(qū)

內(nèi)控體系建設(shè)是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。但企業(yè)經(jīng)營的行業(yè)特點(diǎn)、內(nèi)外部環(huán)境千差萬別，將內(nèi)控的通用要求在企業(yè)中落地時(shí)仍然會(huì)遇到很多問題，甚至產(chǎn)生很多誤區(qū)。

誤區(qū)一：內(nèi)控建設(shè)是內(nèi)控部門的獨(dú)角戲，業(yè)務(wù)部門置身事外成了觀眾。企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)由內(nèi)控部門牽頭策劃、安排相關(guān)工作，但業(yè)務(wù)部門承擔(dān)內(nèi)控建設(shè)的職責(zé)未壓實(shí)，其本應(yīng)該在內(nèi)控建設(shè)中承擔(dān)主角，卻把內(nèi)控工作當(dāng)成配合內(nèi)控部門“完成任務(wù)”。

誤區(qū)二：內(nèi)控建設(shè)“眉毛胡子一把抓”，重要風(fēng)險(xiǎn)沒有得到有效防控。內(nèi)控建設(shè)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估脫節(jié)，看似事無巨細(xì)，做了大量工作，但是重要風(fēng)險(xiǎn)沒有得到充分識(shí)別和有效應(yīng)對(duì)，仍然出現(xiàn)了負(fù)面事件，給企業(yè)帶來巨大損失。

誤區(qū)三：內(nèi)控手冊(cè)脫離業(yè)務(wù)實(shí)際，健全完善但不接地氣、收效甚微。內(nèi)控手冊(cè)按套路照搬照抄，貌似框架完整、邏輯嚴(yán)密，但脫離企業(yè)的實(shí)際情況，控制活動(dòng)沒有嵌入業(yè)務(wù)流程，對(duì)經(jīng)營管理與風(fēng)險(xiǎn)控制基本發(fā)揮不了作用。

誤區(qū)四：部分部門、業(yè)務(wù)長期未被檢查，違法違規(guī)習(xí)以為常。內(nèi)控監(jiān)督主要依賴審計(jì)部門，審計(jì)部門由于資源或手段有限，對(duì)業(yè)務(wù)覆蓋不全，造成個(gè)別部門、業(yè)務(wù)長期未被檢查，成為法外之地，群體內(nèi)控意識(shí)淡薄。

誤區(qū)四：缺陷整改就事改事，未能舉一反三，同類問題反復(fù)出現(xiàn)。缺陷根因分析不到位，整改主要是事后糾偏、追責(zé)，沒有舉一反三從事前、事中建立控制措施，導(dǎo)致控制漏洞沒有及時(shí)彌補(bǔ)，同類問題在同一部門或不同部門反復(fù)出現(xiàn)。

上述誤區(qū)均說明企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)缺少一套行之有效的方法，導(dǎo)致內(nèi)控體系很難形成，甚至根本收不到好的效果。

基于PDCA 理念與五要素融合的企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)方法

PDCA循環(huán)于1930年由美國質(zhì)量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出，1950年獲得普及，通過Plan（策劃）、Do（實(shí)施）、Check（檢查）和Act（處置）四個(gè)階段周而復(fù)始的循環(huán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)質(zhì)量問題的持續(xù)改進(jìn)。PDCA循環(huán)體現(xiàn)了一套科學(xué)的工作程序，不僅是質(zhì)量管理的基本方法，其理念也被廣泛引用于各項(xiàng)管理工作中。

筆者基于多家大型集團(tuán)公司內(nèi)控體系建設(shè)實(shí)踐的分析，將PDCA的理念與企業(yè)內(nèi)控建設(shè)五要素結(jié)合，提出內(nèi)控體系建設(shè)五步法。該方法不僅可以為企業(yè)搭建內(nèi)控體系提供參考，也可以用于具體業(yè)務(wù)場景的難點(diǎn)痛點(diǎn)問題改進(jìn)。

組織建設(shè)是保障 PDCA從具體工作的策劃開始，沒有強(qiáng)調(diào)實(shí)施的主體。但在內(nèi)控五要素中的內(nèi)部環(huán)境、信息與溝通均強(qiáng)調(diào)了組織和人在內(nèi)控體系建設(shè)中發(fā)揮的基礎(chǔ)保障作用，壓實(shí)內(nèi)控責(zé)任，是開展內(nèi)控建設(shè)的前提。內(nèi)控體系建設(shè)五步法將組織建設(shè)列為第一步。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是源頭 內(nèi)控五要素中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指企業(yè)及時(shí)識(shí)別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動(dòng)中與實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，合理確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)治理的對(duì)象，風(fēng)險(xiǎn)的高低決定了資源投入的多少，因此，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估在內(nèi)控體系建設(shè)中起到了源頭輸入和導(dǎo)向的作用，作用類似于 PDCA的策劃（P）階段。

流程建設(shè)是主體 內(nèi)控五要素中的控制活動(dòng)包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、資產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運(yùn)營分析控制和績效考評(píng)控制等。內(nèi)控體系建設(shè)五步法中的流程建設(shè)是指通過將控制活動(dòng)嵌入業(yè)務(wù)制度、流程、系統(tǒng)，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍之內(nèi)，作用類似于PDCA的實(shí)施（D）階段。

執(zhí)行監(jiān)督是驗(yàn)證 內(nèi)控五要素中的內(nèi)部監(jiān)督包括執(zhí)行監(jiān)督與缺陷整改，其中執(zhí)行監(jiān)督是對(duì)內(nèi)部控制建立與實(shí)施情況進(jìn)行檢查，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷。內(nèi)控體系建設(shè)五步法中的執(zhí)行監(jiān)督強(qiáng)調(diào)建立三道防線分層分級(jí)、聯(lián)動(dòng)協(xié)同的監(jiān)督體系，作用類似于PDCA的檢查（C）階段。

整改問責(zé)是提升 內(nèi)控體系建設(shè)五步法中的整改問責(zé)對(duì)應(yīng)內(nèi)部監(jiān)督中的缺陷整改，也包括違規(guī)問責(zé)，作用類似于PDCA的處置（D）階段，通過整改問責(zé)，強(qiáng)化內(nèi)控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)迭代提升。

案例分析

本文以固定資產(chǎn)內(nèi)控建設(shè)為例，介紹內(nèi)控體系建設(shè)五步法的具體應(yīng)用。

案例背景 A企業(yè)屬于一家制造型企業(yè)，存量固定資產(chǎn)上萬件，資產(chǎn)凈值數(shù)億元。公司固定資產(chǎn)管理部門雖然制定了公司固定資產(chǎn)管理規(guī)范，反復(fù)宣貫，但固定資產(chǎn)采購涉及的部門較多，固定資產(chǎn)管理的周期較長，仍然存在重采購、輕管理，資產(chǎn)閑置流失的情況。

使用內(nèi)控體系建設(shè)五步法改善管理水平 一是組織建設(shè)：在各級(jí)業(yè)務(wù)單位設(shè)立二級(jí)、三級(jí)固定資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)本單位固定資產(chǎn)的日常管理。固定資產(chǎn)管理的要求、問題咨詢均可在此縱向管理架構(gòu)中雙向傳達(dá)。二是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：組織業(yè)務(wù)專家對(duì)固定資產(chǎn)準(zhǔn)入管理、過程管理、退出管理涉及的業(yè)務(wù)流程、歷史缺陷、內(nèi)控要求進(jìn)行全面梳理，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)高低，制訂改進(jìn)計(jì)劃。三是流程建設(shè)：結(jié)合不同類型固定資產(chǎn)特點(diǎn)，制定細(xì)分場景固定資產(chǎn)管理細(xì)則。同時(shí)優(yōu)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，打通與前后端系統(tǒng)連接，提升業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)效率同時(shí)，達(dá)到控制效果。四是執(zhí)行監(jiān)督。定期組織各級(jí)固定資產(chǎn)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，對(duì)采購、驗(yàn)收、報(bào)廢等高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)開展業(yè)務(wù)稽核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理過程中存在的問題。五是整改問責(zé)。針對(duì)執(zhí)行檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，按照“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的思路進(jìn)行根因分析，設(shè)計(jì)改進(jìn)方案，針對(duì)執(zhí)行檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，嚴(yán)肅問責(zé)。

改進(jìn)后的效果 通過按照內(nèi)控體系建設(shè)五步法持續(xù)多輪的建設(shè)，固定資產(chǎn)采購周期提效，超期驗(yàn)收比例降低，資產(chǎn)盤貨數(shù)量增加等，管理水平有了明顯提升。

綜上所述，內(nèi)控體系建設(shè)五步法將靜態(tài)的內(nèi)控五要素要求轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的內(nèi)控建設(shè)動(dòng)作，并且通過PDCA的原理持續(xù)循環(huán)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控能力螺旋式提升。但是，本文提出的內(nèi)控體系建設(shè)五步法只是內(nèi)控體系建設(shè)方法論的基本框架，對(duì)于五步法下具體要開展哪些工作，需要每個(gè)企業(yè)結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)去設(shè)計(jì)，只有適配業(yè)務(wù)特點(diǎn)，才是有效的。

作者單位：中興通訊股份有限公司