現代檔案管理模式下的“案卷”作用

馬昕

摘 要：“案卷”管理模式是現代檔案管理模式中一種特別的管理方式，能夠對信息數據系統化進行分類和管理，有效保障檔案管理的規(guī)律性和協調性，但是在新信息技術背景下，這種管理方式便受到了一定的沖擊，影響著現代檔案管理工作質量。本文將以現代檔案管理模式中的“案卷”為主要內容，簡單分析這種“案卷”含義以及其目前發(fā)展現狀和應用意義，并同時結合其實際應用情況，詳細論述其所發(fā)揮的作用、不足和改善意見，提升現代檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：現代檔案管理模式;案卷;作用

為了滿足檔案管理對于巨大數量數據信息的采取、分類和歸檔，現代檔案管理技術中引入了各種現代化信息技術，包括：計算機技術、互聯網技術等等，有效推動了紙質檔案轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案，提升檔案管理工作的質量，但是同時也暴露出檔案管理模式中“案卷”管理模式存在的局限性和落后性，影響著現代檔案管理質量的進一步提升，以及檔案內容進一步數字化發(fā)展的進度，則對于檔案管理團隊來說，何如對“案卷”管理模式在現代檔案掛辦理中存在問題進行優(yōu)化和解決是一項必經過程。

1 現代檔案管理模式下的“案卷”

1）簡要概意。在原有檔案管理模式中，限制于信息數據記錄載體種類，多數信息數據內容都是記錄在白紙上，而為便于管理人員進行信息數據歸類、查詢，一般會將信息數據根據不同歸屬進行詳細化分類然后歸屬到一起，并在紙上標明具體分類歸屬，這種管理模式就是案卷，然后隨著現代化信息技術的深入應用，雖然信息數據載體發(fā)生了變化，從紙質載體變成了數字化信息，但是檔案管理模式的原則仍舊是遵循著原有的管理理念，長期管理下來被稱作“案卷”管理模式，具有系統化、獨立性和有機結合的特點，特別適合于主體分類明確、層層細化少以及材料數量多的檔案管理模式需求。

2）“案卷”管理模式發(fā)展現狀。相較于國外檔案管理體系發(fā)展，我國檔案管理引入和起步時間較晚，發(fā)展到至今檔案管理水平仍舊是較低，檔案管理模式一直沒有系統化進行統一規(guī)范;再加上，多數事業(yè)單位內部整體發(fā)展重心偏向于經濟發(fā)展，而忽略對于內部管理的提升，便造成很多企業(yè)內部為了避免因為檔案管理模式創(chuàng)新和優(yōu)化，帶來的信息數據采集、管理問題，便一直采用著“案卷”管理模式，雖然確實在短期內能夠穩(wěn)定事業(yè)單位信息數據管理和運行，但是長期發(fā)展下來便會發(fā)現“案卷”管理模式存在的問題和不足，特別是在信息技術應用到管理后，更是直接阻礙了檔案管理工作效率和質量的提升，則優(yōu)化和提升“案卷”管理模式便成為現代檔案管理的重要且必要的內容之一。

2 現代檔案管理模式下的“案卷”作用

1）系統化管理信息數據。“案卷”管理模式在現代檔案模式下的首要作用就是系統化管理信息數據，這是因為“案卷”管理模式本身就遵守著立卷特征組合、價值大體相同以及系統分化后加工成冊的原則，即在主體分類下相同內容裝訂在一起，即便是信息化設備和技術深入到檔案管理中后，這種原則也是不變的，在數據信息上傳之前，設備系統會根據管理設定的系統要求，制定相關的分類標準和等級，然后在對管理人員所上傳的巨大數據信息內容，進行自動化的數據信息分析、分類和歸檔就形成了一卷卷“案卷”，可供管理人員進行數據信息查詢、修改和調取，檔案工作效率和質量明顯高于原有“案卷”管理模式，當然要注意的是，信息技術在操作過程中數據庫中所識別的命令和等級一定要精確，否則容易造成“案卷”混亂，進而影響事業(yè)單位內部數據信息的管理質量。

2）創(chuàng)新和深化信息技術應用。信息化技術是現代檔案管理模式中最大的特點，同時也是“案卷”管理模式阻礙現代檔案管理模式進一步發(fā)展的重要內容，因為數據信息的載體變化，使得檔案管理模式從依賴人工操作轉為各種現代化信息設備和系統操作，便直接打破了原有“案卷”管理模式中數據信息處理和分類，在這種情況下，事業(yè)單位就要明確即想要現代化管理檔案，又想要“案卷”管理模式，那么就需要對信息技術進行創(chuàng)新和深化，投入足夠的資金和人力，基于“案卷”管理模式的運行原則和技術特點，管理人員科學制定所需要的設備種類和運行系統，積極引入各種適合其運行設備種類，并同時組建專業(yè)技術研發(fā)小組，依據檔案管理對于設備技術需求，對現有的設備系統進行優(yōu)化和更改，創(chuàng)新各項信息技術種類和應用范圍，提升現代檔案管理工作效率和質量，為事業(yè)單位進一步發(fā)展提供堅實數據管理基礎。

3）規(guī)范化管理與運行模式。檔案管理本身就是一項繁瑣的工作內容，涉及的數據信息、操作流程眾多，重點是不同數據信息有不同處理和記錄方式，操作流程也有著不同的要求和標準，且“案卷”管理模式中的都是一環(huán)扣一環(huán)，一旦出現再微小的問題，在經過繁瑣流程和數據處理后，問題本身便會無限被放大，帶來的影響也會想雪球一樣，越滾越大，因此，為了更好的提升現代檔案管理模式，減少“案卷”管理模式自身工作流程特點帶來的問題，檔案管理團隊就需要規(guī)范化管理和運行模式，改變原有的管理制度內容，結合現代管理理念和技術，在國家相關法律法規(guī)的基礎上，重新制定一套完善的管理制度內容，優(yōu)化過于繁瑣的管理運行流程，刪除不必要的操作內容，節(jié)省管理人員本就有限的精力能力，明確細化不同操作流程中管理人員操作、運行流程內容以及不同數據信息的處理方式，并同時主要詳細相關記錄重要內容和數據信息，以便后期進行監(jiān)督審核工作，提供詳細工作信息證據，更能夠減少因為人為操作錯誤造成的檔案管理問題，給企業(yè)帶來不必要的經濟損失，促進現代檔案管理的進一步發(fā)展。

4）提升管理人員能力水平。除了以上三項現代檔案管理模式下的“案卷”作用以外，還有就是提升管理人員能力水平。檔案管理涉及巨大數量的數據信息內容，需要花費管理人員大量的精力，同時也考驗著管理人員自身操作能力水平以及對于管理制度的熟練度，簡言之，檔案管理是一項流程繁瑣、要求嚴謹的管理工作，對于管理人員自身專業(yè)能力和操作經驗都要有一定的要求，則面對現代檔案管理下“案卷”管理模式帶來的管理問題和工作負擔，管理人員需要積極主動去提升自我專業(yè)能力水平，明確自身檔案管理工作崗位任務與責任，增強自我責任意識和積極工作態(tài)度，定期參與企業(yè)所組織的知識技能培訓和講座，去接觸和學習新興的管理設備和管理理念，增強自身管理制度知識基礎厚度，熟練掌握和了解各項管理制度內容和使用環(huán)境條件，系統化規(guī)范自身工作行程操作流程，并積極把握每一次的實踐機會，將堅實的知識理論內容逐漸轉變?yōu)樽陨韺嵺`經驗和應急能力，真正了解不同檔案管理制度內容的含義，冷靜對待管理過程中突發(fā)事件造成的影響，及時采取各項有效解決措施，杜絕問題影響范圍的擴大化，改善“案卷”管理模式帶來的難題和挑戰(zhàn)，保障現代檔案管控模式的穩(wěn)定運行，為事業(yè)單位經濟發(fā)展和內部管理提供堅實數據信息基礎。

3 總結

綜上所述，若是不對“案卷”管理模式進行優(yōu)化和提升，要么只會讓“案卷”管理模式中存在的局限性和落后性逐漸被放大、被擴大，最后直接影響現代檔案管理的質量水平，因此，檔案管理團隊要明確“案卷”管理模式帶來的優(yōu)勢和劣勢，基于現代信息化技術發(fā)展情況，對其各項劣勢進行適當優(yōu)化和變革，提升管理人員的專業(yè)能力水平和操作規(guī)范性，強化各類信息技術在管理模式中的深入應用，減少管理人員的工作負擔與壓力，保障檔案管理工作的質量水平，促進現代檔案管理體系的進一步發(fā)展和提升。

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