新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點及解決方法探析

張杰

摘? 要：檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容，不僅可以為醫(yī)院文化建設(shè)提供信息支撐，還在醫(yī)院歷史數(shù)據(jù)分析、領(lǐng)導(dǎo)決策、目標(biāo)考核、運營分析等方面發(fā)揮重要作用。在新時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化管理模式的發(fā)展需要，急需采取相應(yīng)的方法或措施加以改進(jìn)，盡早解決醫(yī)院檔案管理中的難點和短板問題。基于此，文章探討和分析了當(dāng)前檔案管理中的難點問題，并提出了相應(yīng)的解決方案，以供相關(guān)醫(yī)院參考借鑒。

關(guān)鍵詞：新時代；醫(yī)院檔案管理；難點；解決方法

中圖分類號：R197.32；G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理工作是醫(yī)院運營決策與穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，不僅可以如實反映當(dāng)前醫(yī)院的經(jīng)營情況，還可以合理預(yù)測醫(yī)院未來發(fā)展的方向。在信息技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)程中，醫(yī)院檔案管理模式從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式。但是在該過程中，醫(yī)院檔案管理工作中還存在一定的問題和難點需要解決。醫(yī)院應(yīng)不斷完善檔案管理模式，建立健全檔案管理制度，建設(shè)專業(yè)化的人才隊伍，從而為檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、高效化提供重要支撐。

一、醫(yī)院檔案管理的特點和重要性

1.特點

第一，系統(tǒng)性。醫(yī)院檔案管理人員在對各部門、各項業(yè)務(wù)組織檔案信息收集過程中，需要按照檔案資料的類型、參考及利用價值開展分類存檔。在后續(xù)檔案調(diào)取借閱過程中，使用人員可以在檔案管理系統(tǒng)中利用檔案編號、名稱和關(guān)鍵詞等展開檢索，不僅可以提高醫(yī)院檔案管理效率，還可以增強檔案利用率。在醫(yī)院檔案管理過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)提高對各類現(xiàn)代化技術(shù)及設(shè)備設(shè)施的利用率，以此凸顯檔案管理工作的系統(tǒng)化特點；第二，完整性。醫(yī)院檔案包含了歷史檔案、現(xiàn)階段的經(jīng)營決策檔案和發(fā)展規(guī)劃檔案等，涉及多個領(lǐng)域及項目，具有完整性特點。在開展醫(yī)院檔案管理工作中，工作人員需要及時按照檔案價值推進(jìn)分類裝訂工作，并按照編號歸檔，以此提高檔案的利用率。

2.重要性

醫(yī)院在實際經(jīng)營發(fā)展過程中做好檔案管理工作具有以下作用：第一，有利于為醫(yī)院文化事業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。所謂醫(yī)院文化，主要是指醫(yī)院在長期發(fā)展進(jìn)程中所形成的精神思想、文化品質(zhì)和管理理念等。醫(yī)院可以據(jù)此制定工作行為管理規(guī)范、開展職業(yè)精神教育活動等，從而獲得全體職工認(rèn)可，以此來保證醫(yī)院文化的傳承發(fā)展。醫(yī)院文化建設(shè)是借助檔案開展記錄工作的，做好檔案管理工作可以將醫(yī)院整個發(fā)展歷史進(jìn)程做好詳細(xì)記錄，豐富醫(yī)院文化建設(shè)內(nèi)容，為醫(yī)院良性發(fā)展提供支撐力；第二，做好檔案管理工作，有利于提高醫(yī)療技術(shù)水平及服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院可以借助各類檔案資料分析當(dāng)前管理工作中存在的問題，采取針對性措施加以解決。同時，還可以參照檔案資料對現(xiàn)有的醫(yī)療技術(shù)展開研究，從而提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。

二、新時代背景下醫(yī)院檔案管理的難點

1.檔案管理意識有待加強

對國內(nèi)醫(yī)院分析可知，醫(yī)院將工作重心都放在了提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境等方面，對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理的重要性沒有正確的認(rèn)知，從而對檔案管理工作的開展產(chǎn)生一定的阻礙作用，導(dǎo)致所制定的檔案管理制度與實際工作需求不符、管理舉措落實不到位等情況，使醫(yī)院檔案管理流于形式。此外，部分醫(yī)院尚未成立專門的檔案管理部門，認(rèn)為將檔案資料統(tǒng)一管理還不如存在各科室安全，醫(yī)院無法統(tǒng)一管理相關(guān)檔案，使檔案應(yīng)用的價值與作用無法充分發(fā)揮，檔案資源的利用價值被嚴(yán)重削弱。

2.欠缺規(guī)范化的檔案管理制度

由于對醫(yī)院檔案管理工作的重要性欠缺正確認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理制度設(shè)計不合理、執(zhí)行不到位，降低了醫(yī)院檔案管理工作的有序性與實效性。例如，在沒有檔案管理制度約束下，部分檔案管理人員會產(chǎn)生消極工作態(tài)度，對各類檔案資料收集與管理隨意，從而影響檔案管理成效，降低了醫(yī)院檔案的作用發(fā)揮。除此之外，伴隨著醫(yī)院產(chǎn)業(yè)規(guī)模及業(yè)務(wù)范疇的擴(kuò)大，檔案資料總量明顯增加。如果醫(yī)院不及時建立規(guī)范化檔案管理制度，容易出現(xiàn)隨意借閱檔案、檔案內(nèi)容被篡改、丟失等問題，不僅降低了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，還會影響檔案收集與利用效果，甚至給后續(xù)檔案調(diào)取工作增加難度，制約醫(yī)院檔案的作用發(fā)揮。

3.醫(yī)院管理方式存在落后性

對部分醫(yī)院來講，在開展醫(yī)院檔案管理工作時，采用的管理方式依舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為主，未將先進(jìn)的管理方式或技術(shù)引入其中，導(dǎo)致醫(yī)院管理方式存在明顯的滯后性。先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用不足、信息化檔案管理設(shè)備設(shè)施引進(jìn)不及時等問題，制約了醫(yī)院檔案管理效率與質(zhì)量，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失、破損等問題，還可能給醫(yī)院造成損失，并為醫(yī)院后續(xù)的運營發(fā)展留下隱患，對醫(yī)院的整體運行產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。

4.檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在大部分人看來，醫(yī)院檔案管理工作只是對各部門業(yè)務(wù)運營過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息加強全面收集與儲存管理，無論何種文化水平的員工都可以擔(dān)任檔案管理崗位。基于這一理念影響，醫(yī)院對檔案管理人員的招聘門檻設(shè)置較低。但是，伴隨時代發(fā)展以及科技水平的不斷提高，醫(yī)院檔案管理工作逐步朝著信息化、智能化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型升級。醫(yī)院檔案管理人員綜合素養(yǎng)及專業(yè)技能不足與現(xiàn)代化檔案管理工作之間的矛盾激化，給醫(yī)院檔案管理工作的順利開展帶來阻礙。

三、新時代背景下醫(yī)院檔案管理難點的解決方法

1.加強對檔案管理工作的重視

檔案管理工作水平不僅會對醫(yī)院的持續(xù)健康發(fā)展產(chǎn)生影響，還能夠?qū)︶t(yī)院獲取的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生決定性作用。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作加強重視，并將完善檔案管理工作為核心，圍繞該核心開展工作，將檔案管理和業(yè)務(wù)相整合，提高檔案管理人員的工作效率。同時，持續(xù)優(yōu)化與完善相應(yīng)的激勵和考核制度，保證檔案管理效率可以顯著提高。比如可以不定期開展相關(guān)績效考核工作，并制定獎懲制度。當(dāng)工作人員表現(xiàn)優(yōu)異且工作態(tài)度積極，可以獲得一定的物質(zhì)或精神獎勵。當(dāng)工作人員工作態(tài)度不認(rèn)真，工作中出現(xiàn)錯誤的概率相對較高，就要適當(dāng)采取一定的懲罰措施，使其可以認(rèn)真對待自身的工作，承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，使醫(yī)院檔案管理工作的正規(guī)性明顯提升。除此之外，檔案管理人員在開展工作時，要嚴(yán)格遵守相關(guān)工作要求，重點審查檔案的真實性，并由管理人員負(fù)責(zé)嚴(yán)格的監(jiān)督和審核，為加強檔案管理工作的規(guī)范性提供保障。

2.完善檔案管理制度

醫(yī)院要想順利開展檔案管理工作，使各類檔案資料發(fā)揮應(yīng)有價值，就需要結(jié)合實際情況完善和優(yōu)化醫(yī)院檔案管理制度。第一，明確各部門的檔案管理職責(zé)，并為各崗位劃分檔案管理工作任務(wù)，在醫(yī)院內(nèi)部形成全員、全過程、動態(tài)化的檔案管理與利用范圍。醫(yī)院可以建立檔案管理責(zé)任追究制度，對檔案使用者的行為、檔案管理人員的工作行為加以約束，從而減少醫(yī)院檔案資料丟失、損毀等情況；第二，建立檔案收集與歸檔管理制度。應(yīng)規(guī)定醫(yī)院檔案歸檔環(huán)節(jié)至少有兩名工作人員在場，共同審核檔案是否完整。在檔案借閱環(huán)節(jié)，規(guī)定使用者應(yīng)持有相關(guān)使用證明正常借閱檔案，利用完善的管理制度降低醫(yī)院檔案丟失和損毀風(fēng)險；第三，針對電子檔案制定管理制度。例如，使用者需要通過實名驗證方可登錄平臺，在平臺中完成檔案的借閱工作。這樣可以使該項工作更加規(guī)范，杜絕人為引起的檔案丟失或被篡改現(xiàn)象。在整個過程中，需要經(jīng)過嚴(yán)格的批準(zhǔn)核實之后，才能夠開展檔案調(diào)閱工作，從而保證檔案管理的規(guī)范性。

3.優(yōu)化檔案管理方式

第一，醫(yī)院可以構(gòu)建完善的檔案管理服務(wù)平臺，并在先進(jìn)的信息技術(shù)的輔助下，落實網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅可以降低人力資源成本，還可以及時高效地完成人力資源相關(guān)信息的全面收集與分類管理；第二，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作形式。醫(yī)院可以在檔案管理中運用云儲存技術(shù)保管好各類檔案資料。同時，按照檔案利用價值劃定機密層次，再設(shè)計不同的使用用戶訪問權(quán)限，最大限度地確保醫(yī)院檔案收集、儲存和利用等環(huán)節(jié)安全可靠；第三，構(gòu)建安全防護(hù)系統(tǒng)。在系統(tǒng)中設(shè)置動態(tài)化登錄密碼、人臉驗證的身份審核方式，降低黑客非法入侵的概率，保障醫(yī)院檔案資料完整和安全。

4.加強檔案人才隊伍建設(shè)

首先，加大培訓(xùn)力度。不斷加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，讓其對檔案信息化的意義產(chǎn)生正確認(rèn)知，提高檔案管理人員的收集、整理和利用檔案的能力，以此來推動紙質(zhì)檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)變；其次，引進(jìn)先進(jìn)人才。醫(yī)院依據(jù)檔案管理工作未來發(fā)展趨勢和需求，全面引進(jìn)或吸納專業(yè)化人才，保證檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)更加合理，還可以對檔案管理專業(yè)人才庫實施更新，為醫(yī)院儲備大量的人才資源；最后，加強檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)，提升其思想覺悟。同時，組織開展相關(guān)培訓(xùn)，持續(xù)更新其知識結(jié)構(gòu)，從而保證檔案管理工作得到順利開展。

5.完善檔案立卷與移交流程

醫(yī)院檔案管理工作大致可以劃分為檔案資料收集與整合、立卷、儲存管理、移交和查閱利用等環(huán)節(jié)。其中，立卷與移交是較為重要的環(huán)節(jié)，直接影響著檔案資料的真實性與利用效率。

首先，醫(yī)院檔案管理部門在組織開展檔案立卷工作時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)審核各類檔案資料的真實性，確保各類數(shù)據(jù)信息真實無誤再開展立卷工作。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)結(jié)合本院檔案存量及使用效率、檔案管理工作創(chuàng)新需求等設(shè)置相應(yīng)的管理制度，對檔案管理人員、使用者加強監(jiān)督與約束，降低醫(yī)院檔案丟失或者不規(guī)范使用檔案行為；第二，針對當(dāng)前部分醫(yī)院存在的檔案管理無序性問題，在開展檔案立卷工作時，工作人員可以按照時間、內(nèi)容、可利用價值等對各類檔案資料分類裝訂，不僅可以立卷管理，還可以提高后續(xù)檔案資料查詢的便利性，為各項工作順利開展提供資料參考與數(shù)據(jù)支持；第三，在醫(yī)院檔案移交環(huán)節(jié)，檔案管理人員應(yīng)該再次審核檔案資料的內(nèi)容真實性與完整性，待最終審核無誤方可歸檔。如果在審核中發(fā)現(xiàn)問題，相關(guān)工作人員需要做好檔案完善工作，以此確保醫(yī)院檔案信息的完整性與精準(zhǔn)度。在這一過程中，為了提高檔案檢查效率，醫(yī)院可以建立檔案驗收機制，明確檔案移交流程，從而為檔案管理與利用工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。

6.做好檔案信息安全管理工作

醫(yī)院檔案中包含了隱私與機密信息，具有較高的敏感性與私密性。例如，醫(yī)療科研檔案具有很高的研究與應(yīng)用價值、患者就醫(yī)檔案具有較強的私密性等。尤其是在信息共享與高度開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，各類信息技術(shù)及系統(tǒng)的應(yīng)用不僅帶來了便利，還增加了各類網(wǎng)絡(luò)安全問題的發(fā)生概率。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好檔案信息的安全防護(hù)工作。

（1）加強檔案數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)。首先，醫(yī)院可以建立局域網(wǎng)絡(luò)，將醫(yī)院內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)與政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)做好分離。有條件的醫(yī)院還可以引進(jìn)最新的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)設(shè)施等；其次，醫(yī)院需要及時對檔案信息化管理系統(tǒng)、電子檔案移交管理系統(tǒng)加大網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)力度。例如，采取訪問人員身份認(rèn)證、訪問權(quán)限劃定、密鑰管理等方式，保障醫(yī)院檔案信息完整與安全；最后，醫(yī)院應(yīng)定期開展信息系統(tǒng)風(fēng)險評估與應(yīng)急演練活動，提高醫(yī)院對檔案安全風(fēng)險的預(yù)判能力、應(yīng)對能力。

（2）加強檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)。第一，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際情況不斷優(yōu)化檔案借閱權(quán)限技術(shù)及審批流程。相關(guān)使用人員在組織醫(yī)院檔案資料查詢工作時，可以按照電子檔案及文件的安全管理手冊推進(jìn)精準(zhǔn)查找與利用工作；第二，充分利用醫(yī)院檔案信息化管理平臺，對各類檔案資料劃分機密等級。重大機密類型的檔案僅能夠在安全終端訪問平臺查詢，從而保障醫(yī)院機密檔案的安全性。

（3）加強區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用。區(qū)塊鏈技術(shù)是基于現(xiàn)代化信息技術(shù)上發(fā)展起來的，為解決信息被篡改問題的分布式儲存技術(shù)。在醫(yī)院檔案管理工作中合理應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)，可以確保檔案信息的真實性與完整性。第一，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)利用區(qū)塊鏈技術(shù)的檔案資料分布儲存功能、加密保護(hù)功能等，將各類機密文件儲存在區(qū)塊鏈不同節(jié)點上，并在每一個節(jié)點上做好備份，避免數(shù)據(jù)丟失給患者治療工作帶來不利影響；第二，區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)信息一旦輸入是不可被篡改的。因此，將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中可以保障患者隱私，確保數(shù)據(jù)安全。但是，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)信息錄入環(huán)節(jié)中避免人為錄入失誤，對各類數(shù)據(jù)信息審核以后再錄入，確保檔案信息的精準(zhǔn)度。

7.建立醫(yī)院檔案互聯(lián)互通機制

互聯(lián)網(wǎng)的普及與現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用給人們的生活和工作帶來了諸多便利。其中，云儲存技術(shù)、云計算技術(shù)極大提高了數(shù)據(jù)信息儲存速度、處理效率和共享程度。基于此，國家衛(wèi)健委應(yīng)利用信息技術(shù)建立檔案互聯(lián)互通機制，如電子健康檔案、電子病歷、醫(yī)保信息系統(tǒng)等，提高醫(yī)院檔案共享性，促使各類檔案發(fā)揮好參考與利用價值，助力我國醫(yī)療行業(yè)持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)束語

新時代背景下，醫(yī)院檔案管理工作需要全面推進(jìn)創(chuàng)新改革，與時代發(fā)展需求保持一致，明確檔案管理中的難點，并制定有針對性的解決措施，為醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展提供動力。

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作者單位：煙臺市萊陽中心醫(yī)院