事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問(wèn)題與措施研究

李雅琳

摘 要：開展檔案管理有助于一個(gè)組織更好地在各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作中妥善保管具有保存價(jià)值的歷史記錄，如何科學(xué)開展檔案管理是衡量一個(gè)組織管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。21世紀(jì)初，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院及相關(guān)部門陸續(xù)發(fā)布了一批企事業(yè)單位開展檔案管理的規(guī)章制度，為我國(guó)機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位以及企業(yè)開展檔案管理指明了方向。在信息化的浪潮中，我國(guó)事業(yè)單位檔案類型愈發(fā)復(fù)雜，管理難度不斷增加，越來(lái)越多的地方事業(yè)單位提出了建設(shè)數(shù)字檔案館的目標(biāo)。以湖北省十堰數(shù)字檔案館為例，在《十堰市檔案史志事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》的指導(dǎo)下，十堰市在數(shù)字化檔案館的建設(shè)進(jìn)入了新的階段，但受限于技術(shù)和管理?xiàng)l件，在實(shí)際建設(shè)中依然面臨一系列現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。文章圍繞十堰檔案館在數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題展開分析，并結(jié)合地方實(shí)際情況和現(xiàn)有文獻(xiàn)給十堰檔案館建設(shè)提出合理建議，助力我國(guó)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；問(wèn)題及措施

中圖分類號(hào)：G273文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

自《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出以來(lái)，我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)入新的階段，全國(guó)的檔案管理工作有了新的要求，尤其是為檔案信息化建設(shè)指明了新方向。我國(guó)黨政機(jī)關(guān)、行政事業(yè)單位作為檔案管理事業(yè)的主體，在檔案信息化建設(shè)方面理應(yīng)走在最前面，不斷提高自身檔案管理的水平和效率。在黨中央、國(guó)務(wù)院的號(hào)召下，十堰市委、市政府聯(lián)合印發(fā)《十堰市檔案史志事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》，對(duì)全市檔案事業(yè)的發(fā)展具有重大指導(dǎo)意義。十堰檔案館作為十堰檔案事業(yè)的主體單位，從檔案資源整合的角度分析其現(xiàn)有資源優(yōu)勢(shì)和建設(shè)現(xiàn)狀。探討十堰檔案館建設(shè)面臨的困境與挑戰(zhàn)，有助于其他事業(yè)單位借鑒，推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)新高度。

一、十堰數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的問(wèn)題

1．資金所限，基礎(chǔ)配套建設(shè)不健全

充足的資金是檔案館開展數(shù)字化建設(shè)的基本保障，與大多數(shù)事業(yè)單位一樣，十堰檔案館即便已經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展和積累，在信息化建設(shè)中依然暴露出一些基礎(chǔ)性問(wèn)題，如硬件條件太差、資源共享程度低等，整體建設(shè)和管理水平與東部發(fā)達(dá)城市市級(jí)檔案館依然有差距。分析原因主要有以下兩點(diǎn)：一是保障數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件不到位，十堰全市檔案資料近200萬(wàn)卷，經(jīng)數(shù)字化處理的資料只有不到80萬(wàn)卷，還有60%左右的檔案資料未展開數(shù)字化加工，工作量和難度之大是十堰檔案館現(xiàn)階段的基礎(chǔ)設(shè)施難以完成的；二是受限于地方財(cái)政撥款，十堰檔案館在項(xiàng)目開展和人才培養(yǎng)方面資金不足，投入不足，產(chǎn)出也不如人意。

2.觀念所困，數(shù)字化檔案架構(gòu)不合理

目前，十堰檔案館對(duì)實(shí)體檔案的處置手段依然相對(duì)傳統(tǒng)，缺乏對(duì)新文件和新載體的研究與應(yīng)用。檔案的數(shù)字化處理僅限于紙質(zhì)資料的掃描手段，其他類型的檔案極少上傳和共享。東部發(fā)達(dá)城市，如上海等地檔案館早已實(shí)現(xiàn)全媒體檔案儲(chǔ)存和展示，十堰檔案館對(duì)于電子文件的使用還不太嫻熟，數(shù)字化檔案架構(gòu)不合理影響其后續(xù)發(fā)展。

3.研究不足，缺乏理論指導(dǎo)

全國(guó)事業(yè)單位數(shù)字化建設(shè)還處于探索階段，尚缺乏完善的理論展開指導(dǎo)，且現(xiàn)有的數(shù)字檔案研究大多集中在中外架構(gòu)的對(duì)比和模型建設(shè)上，缺乏實(shí)踐指導(dǎo)意義。十堰檔案館在數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展中，除了《電子文件管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)范性文件以外再無(wú)理論展開指導(dǎo)。即便在黨中央和國(guó)務(wù)院的號(hào)召下，近幾年全國(guó)的數(shù)字圖書館、博物館和史料館如雨后春筍般出現(xiàn)，但其建設(shè)和管理模式大都存在差異，各自為政，難以模仿和復(fù)制。

4.統(tǒng)籌不足，信息共享困難

十堰檔案館在建設(shè)時(shí)理論上應(yīng)當(dāng)涵蓋十堰市所有方面的信息和資料，但是，由于部門之間的溝通和協(xié)調(diào)不到位，在檔案和信息共享時(shí)因缺乏權(quán)限而獲取失敗。一方面，有的部門未意識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性；另一方面，在于十堰檔案館現(xiàn)階段無(wú)法有效分類所有檔案，部分歸屬模糊、有敏感度的檔案無(wú)法上架，數(shù)字館依然處于“建設(shè)中”和“閉館”狀態(tài)。

5.安全考慮，信息安全亟待加強(qiáng)

網(wǎng)絡(luò)安全是信息化時(shí)代的熱點(diǎn)問(wèn)題，對(duì)于檔案資料龐雜的市級(jí)檔案館而言，信息安全尤為重要。就目前而言，十堰檔案數(shù)字館的客觀環(huán)境并不理想，數(shù)字館中不少關(guān)乎國(guó)家和公民安全的信息，一旦被泄露或?yàn)E用極容易造成惡劣的社會(huì)影響。近年來(lái)，我國(guó)一些重要的單位和機(jī)構(gòu)頻頻遭受境外網(wǎng)絡(luò)攻擊，十堰檔案館的網(wǎng)絡(luò)攻擊應(yīng)對(duì)能力并不強(qiáng)，一旦遭遇非法入侵可能遭受巨大損失。網(wǎng)絡(luò)安全是阻礙十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要因素。

二、十堰檔案館建設(shè)的現(xiàn)有條件

1.領(lǐng)導(dǎo)重視支持

自《十堰市檔案史志事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》發(fā)布以來(lái)，湖北省及十堰市黨政領(lǐng)導(dǎo)將十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)重要的市政建設(shè)項(xiàng)目。2022年以來(lái)，湖北省委省政府、十堰市委市政府、湖北省檔案局、湖北省檔案館等領(lǐng)導(dǎo)先后考察十堰數(shù)字檔案館建設(shè)情況，地方政府累計(jì)撥款近2000萬(wàn)元用于館內(nèi)各項(xiàng)建設(shè)。十堰市委市政府也曾多次就十堰檔案館建設(shè)問(wèn)題在黨組會(huì)議上展開專項(xiàng)討論。南水北調(diào)中線水源公司、湖北醫(yī)學(xué)院等十堰市首批省級(jí)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)單位先后將數(shù)字檔案館建設(shè)納入各自單位的長(zhǎng)期建設(shè)規(guī)劃中。

2.穩(wěn)步推進(jìn)實(shí)施

就十堰檔案館及全市檔案管理事業(yè)發(fā)展對(duì)數(shù)字化建設(shè)的需求，湖北省、十堰市先后投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于館內(nèi)軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，推動(dòng)館內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施提檔升級(jí)。例如，十堰檔案館機(jī)房服務(wù)器升級(jí)工程以及館藏檔案數(shù)字化格式統(tǒng)一工作（根據(jù)相關(guān)要求將文本、圖像及其他媒體形式以規(guī)范形式實(shí)施管理和存儲(chǔ)）、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)全面升級(jí)工程等。

3.賦能利用開發(fā)

基于發(fā)展需要，十堰檔案館在市委市政府支持下逐步引進(jìn)新技術(shù)、新手段對(duì)館藏資料開展數(shù)字化管理。市政府辦引進(jìn)QCR文字識(shí)別功能，能夠?qū)崿F(xiàn)跨門類檔案檢索，極大地優(yōu)化了館藏檔案的查找和檢索流程。另外，十堰檔案館數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目已經(jīng)處于實(shí)施階段，系統(tǒng)建設(shè)分為配套軟硬件部分、工具軟件部分以及應(yīng)用系統(tǒng)部分，十堰數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，如圖1所示。

三、十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)措施

1.強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)

加強(qiáng)十堰檔案館基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵在于爭(zhēng)取上級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)的支持，關(guān)鍵路徑是將開發(fā)利用檔案資源以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展作為十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)，只有使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到該項(xiàng)目的重要性及其對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的促進(jìn)作用，才可能最大程度地解決現(xiàn)階段的基礎(chǔ)建設(shè)滯后問(wèn)題。高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的建設(shè)目標(biāo)勢(shì)必需要更加豐富的資金和人才資源，在此基礎(chǔ)上升級(jí)檔案館的配套設(shè)備設(shè)施。在政府撥款的支持下，十堰檔案館先后升級(jí)了館內(nèi)軟硬件設(shè)備設(shè)施，市委市政府要求各部門積極協(xié)作，提供資源用于館內(nèi)建設(shè)。各黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位充分重視自身的基礎(chǔ)建設(shè)，檔案室必須配置防磁柜、監(jiān)控系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定結(jié)合自身內(nèi)部管理?xiàng)l件制定本單位檔案管理規(guī)章，保障檔案的可流動(dòng)性和安全性。

2.優(yōu)化數(shù)字化檔案管理模式

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字檔案館服務(wù)的范圍更加廣泛，服務(wù)的對(duì)象也更加多元化。因此，用戶對(duì)檔案資源的使用傾向也更加具有差異性。以大學(xué)生為例，他們需要從大量繁雜的檔案資源中發(fā)掘有價(jià)值的信息，并重組這些碎片化的信息，以解決其在學(xué)習(xí)中遇到的問(wèn)題。在此背景下，十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)考慮數(shù)字化檔案應(yīng)具有多種形式和載體，而不僅僅是文字和圖片，為數(shù)字化館藏的建設(shè)提供更多的方案，在構(gòu)架上應(yīng)當(dāng)依托內(nèi)容管理和大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)滿足用戶的使用需求，從而為受眾提供更加個(gè)性化的體驗(yàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，人們的日常工作和生活越來(lái)越依賴電子技術(shù)，這一社會(huì)現(xiàn)狀將成為指引十堰及其他地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)的重要方向。

3.建立檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家檔案局先后發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》，為我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展提供了模板，根據(jù)各地經(jīng)濟(jì)、檔案管理實(shí)際情況的差異，需要在標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下細(xì)化實(shí)際工作。十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)早在2009年便已啟動(dòng)，已經(jīng)走過(guò)14年歷程。在最初的起步階段，相關(guān)負(fù)責(zé)人想將該項(xiàng)目與十堰電子政務(wù)相結(jié)合?，F(xiàn)在看來(lái)該方向是可行的且已初見成效。在探索過(guò)程中，十堰數(shù)字檔案館進(jìn)一步依托電子政務(wù)系統(tǒng)向市民推送信息，并積極拓寬資源渠道開發(fā)利用現(xiàn)有資源。通過(guò)訪問(wèn)相關(guān)網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，十堰數(shù)字檔案館在十堰市工商服務(wù)網(wǎng)站、農(nóng)業(yè)信息資源網(wǎng)站和便民服務(wù)網(wǎng)站中均有進(jìn)入渠道，通過(guò)多種方式與十堰市企事業(yè)單位及市民實(shí)現(xiàn)交互。在尚無(wú)完善、科學(xué)理論指導(dǎo)的基礎(chǔ)下，十堰完全可以自行摸索出一條數(shù)字檔案館建設(shè)的指南和標(biāo)準(zhǔn)，即在電子政務(wù)系統(tǒng)的支持下開展“三網(wǎng)一庫(kù)”，即市局域網(wǎng)、檔案系統(tǒng)廣域網(wǎng)、社會(huì)公眾網(wǎng)以及檔案數(shù)字資源庫(kù)建設(shè)。在現(xiàn)有條件下，十堰檔案館還可以與圖書館、高校、工會(huì)等單位展開合作，在部分單位試點(diǎn)，選擇性開放部分權(quán)限，建立基于不同渠道、載體的檔案接收平臺(tái)，為服務(wù)對(duì)象提供“一站式”檔案資料查閱服務(wù)，提升服務(wù)質(zhì)量。

4.建立電子檔案共享應(yīng)用平臺(tái)

受限于技術(shù)、管理和政策因素，事業(yè)單位檔案的接收和歸檔往往會(huì)因?yàn)樾畔⒉疃跇I(yè)務(wù)開展過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題，不但是數(shù)字檔案館面臨的問(wèn)題，而且是檔案館長(zhǎng)期以來(lái)的共性問(wèn)題。對(duì)于十堰數(shù)字檔案館而言，可以從兩個(gè)方面優(yōu)化，提高歸檔和檔案接收的效率。一是從政策層面入手。根據(jù)不同檔案資料的類目和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)展開規(guī)范，檔案在接收后不需要專門的轉(zhuǎn)碼操作即可直接入庫(kù)和使用?；凇逗笔w檔文件整理實(shí)施細(xì)則》制定適合十堰檔案接收和歸檔的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)立卷改革工作分類指導(dǎo)；二是從技術(shù)方面入手?；谌袡n案管理和事業(yè)單位檔案管理工作特點(diǎn)構(gòu)建一套電子政務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，以此平臺(tái)設(shè)計(jì)和引進(jìn)辦公軟件，減少不同軟件之間的壁壘，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案接收、傳輸和管理效率，并減少傳輸過(guò)程中造成的數(shù)據(jù)損壞和數(shù)據(jù)漏傳問(wèn)題。

5.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)保護(hù)

檔案數(shù)據(jù)安全責(zé)任重大，必須由專人負(fù)責(zé)，對(duì)此上級(jí)主管部門可專門成立一個(gè)安全管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。首先，要嚴(yán)格落實(shí)和完善安全管理制度，在數(shù)字化系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)安全監(jiān)測(cè)等關(guān)鍵領(lǐng)域?qū)嵭袊?yán)格審查。十堰檔案館可以與公安機(jī)關(guān)密切配合，嚴(yán)厲打擊針對(duì)數(shù)字檔案破壞、竊取的行為；其次，加強(qiáng)有關(guān)人員的安全培訓(xùn)和審查，對(duì)涉及檔案數(shù)字化處理、加工、傳輸和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的工作人員開展保密培訓(xùn)并簽訂保密協(xié)議，增強(qiáng)其責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，并根據(jù)當(dāng)前及下一階段的建設(shè)需求在技術(shù)上設(shè)置保密權(quán)限，減少安全訪問(wèn)過(guò)程中的技術(shù)漏洞。同時(shí)，還需要制定嚴(yán)格的檔案數(shù)據(jù)容災(zāi)備份制度，既要加強(qiáng)檔案館機(jī)房、庫(kù)房等重要場(chǎng)所的防災(zāi)減災(zāi)能力，還要根據(jù)不同類目檔案的重要性展開多重備份。十堰市早在數(shù)字檔案館籌劃初期就提出了檔案數(shù)據(jù)多重備份的目標(biāo)，現(xiàn)在更是將其作為檔案數(shù)據(jù)保護(hù)的重要措施，未來(lái)也將投入更多的資源和資金。

近年來(lái)，我國(guó)多地?cái)?shù)字博物館、展覽館開始提倡數(shù)據(jù)異地備份，將本單位重要檔案資料以簽訂協(xié)議的方式在其他地區(qū)存儲(chǔ)備份。十堰數(shù)字檔案館與陜西省漢中檔案館簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議，兩館分別通過(guò)異地備份的方式開展檔案保護(hù)，在一定程度上推動(dòng)了檔案資源的保護(hù)和交流。

6.加強(qiáng)檔案人才培訓(xùn)

人力資源是檔案事業(yè)的重要資源，尤其是十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期，人才隊(duì)伍建設(shè)極為重要。檔案人才的培養(yǎng)和吸納應(yīng)當(dāng)圍繞專業(yè)性、職業(yè)操守、安全意識(shí)、協(xié)作能力以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面深入探索?？晒┻x擇的方式包括但不限于政企合作、校企合作、組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班以及組織開展檔案論文研討等方式，目的在于激發(fā)檔案從業(yè)人員研究的積極性和專業(yè)性，推動(dòng)全市乃至全國(guó)檔案事業(yè)人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)全面提升。

四、結(jié)語(yǔ)

基于事業(yè)單位檔案資料保密性較強(qiáng)、類目繁多、數(shù)量龐雜的特點(diǎn)，數(shù)字化是此類單位檔案管理發(fā)展的未來(lái)方向。本文以十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)為切入點(diǎn)，分析了其數(shù)字化發(fā)展過(guò)程中在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)、構(gòu)架、理論等方面存在的問(wèn)題和弊端，結(jié)合其現(xiàn)階段的優(yōu)勢(shì)提出可行的解決措施。通過(guò)分析可以發(fā)現(xiàn)，以十堰檔案館為代表的事業(yè)單位檔案管理工作面臨很多共性問(wèn)題，是當(dāng)前我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。以十堰檔案館數(shù)字化建設(shè)為突破口，分析現(xiàn)狀、探討對(duì)策，在理論指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)安全、技術(shù)支撐等方面，為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理和改革工作提供借鑒，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作邁向新階段。

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作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心