信息化背景下醫(yī)院工程檔案管理質(zhì)量提升路徑研究

廖燕

摘 要：信息化發(fā)展是當前人類社會的主要發(fā)展趨勢，在信息化背景下提升和改進醫(yī)院的各方面管理制度是非常必要的。建設(shè)工程檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，對醫(yī)院建設(shè)工程的發(fā)展產(chǎn)生了關(guān)鍵性影響。文章探討了信息化背景下建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量提升路徑的相關(guān)內(nèi)容，嘗試提出建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的提升路徑，旨在為醫(yī)院建設(shè)工程的信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；建設(shè)工程；檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

信息技術(shù)的發(fā)展給醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)帶來了新發(fā)展機遇的同時，也帶來了一些挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院建設(shè)工程需要隨著時代的發(fā)展改革與創(chuàng)新，將醫(yī)院檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，從而推動醫(yī)院建筑工程管理的順利開展。

一、建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)介紹

建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)指的是我國工程建設(shè)單位需要按照國家檔案管理的具體要求，對本單位的工程檔案通過實施技術(shù)化和信息化建設(shè)，能夠最大限度地提升醫(yī)院對各建設(shè)工程檔案資料的利用率，提高醫(yī)院建設(shè)工程檔案資料的應(yīng)用效果，為醫(yī)院的發(fā)展提供新的動力支持。建設(shè)工程檔案管理信息化需要從全方位的角度出發(fā)，通過加大對檔案管理的信息化建設(shè)力度提升醫(yī)院的管理效果，符合新時代現(xiàn)代建筑工程領(lǐng)域的發(fā)展要求，在實際的工作中具有極高的可行性與建設(shè)性。

1.建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)展現(xiàn)出極高的改革性

將先進的信息技術(shù)引入建設(shè)工程管理中，將其與醫(yī)院的檔案管理工作相結(jié)合，通過改革檔案管理工作實現(xiàn)提升檔案信息管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。一方面，要優(yōu)化檔案管理流程；另一方面，要促進醫(yī)院檔案管理形式的改革與創(chuàng)新。同時，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)能夠有效彌補在傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問題和漏洞，使醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理工作實現(xiàn)與時俱進，為檔案管理工作的開展提供新的推動力。

2.建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)具有顯著的時效性

由于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)需要長期的過程，具有較高的復(fù)雜性，因此，需要有先進的信息技術(shù)作為強有力的建設(shè)后盾。在新時代背景下，信息技術(shù)的研發(fā)已經(jīng)進入高速發(fā)展階段，醫(yī)院建設(shè)工程在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要及時更新和優(yōu)化檔案管理相關(guān)的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，使其能夠長期保持在穩(wěn)定的工作狀態(tài)，并發(fā)揮出穩(wěn)定的作用。與此同時，醫(yī)院建設(shè)工程要根據(jù)科技的發(fā)展水平和醫(yī)院管理的需求定期升級檔案管理系統(tǒng)，使本醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)能夠與時俱進，符合時代的發(fā)展需求。醫(yī)院建設(shè)工程要定期為檔案管理相關(guān)設(shè)備設(shè)施展開檢修和維護，提高設(shè)備的實效性和長期性，有助于醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理實現(xiàn)高質(zhì)量信息化發(fā)展。

二、信息化時代為建設(shè)工程檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

1.信息化時代為建設(shè)工程檔案管理帶來的機遇

將信息技術(shù)引入醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理中，能夠促進醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理理念和模式的改革。第一，能夠提升醫(yī)院工程檔案信息檢索的速度，為醫(yī)院的日常運營提供更多的便利。信息技術(shù)可以將原有的紙質(zhì)檔案資料變?yōu)殡娮訖n案資料，并將其存儲在檔案數(shù)據(jù)庫中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)工程檔案管理人員要想實現(xiàn)檔案信息的調(diào)閱，只需要登錄系統(tǒng)即可，有效減少了查閱檔案信息花費的時間，不僅提高了檔案信息的工作效率，還降低了工作人員的勞動強度，提高了工作效率；第二，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化開展。在傳統(tǒng)的醫(yī)院建筑工程檔案管理中，由于各種原因造成檔案資料丟失或者是檔案歸檔不規(guī)范，降低了檔案資源的利用率，資料查閱者需要花費一定的時間和精力才能獲得所需的資料信息。醫(yī)院檔案管理工作人員需要花費大量的時間和精力整理檔案資料，在提取檔案信息時還需要花費一些時間查找檔案資料，降低了醫(yī)院的工作效率。在信息化背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用能夠有效解決這個問題，通過對醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理實施信息化建設(shè)，并在醫(yī)院創(chuàng)建電子檔案管理系統(tǒng)，制定嚴格、詳細的檔案管理制度，并記錄檔案調(diào)取、查看和更改等內(nèi)容，大幅提高了檔案管理和使用的規(guī)范性，有助于提高本醫(yī)院的工作效率；第三，能夠提高醫(yī)院檔案管理水平。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員在日常工作中要按照規(guī)范要求開展各項工作，推動醫(yī)院建設(shè)工程的發(fā)展。

2.信息化時代給建設(shè)工程檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

在信息化背景下，信息技術(shù)為建設(shè)工程檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。第一，在信息化背景下，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)模式與傳統(tǒng)管理模式之間出現(xiàn)了一定的沖突。傳統(tǒng)的醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理模式具有很強的科學性與穩(wěn)定性，但是，在信息化建設(shè)中，傳統(tǒng)的醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理模式的應(yīng)用弊端開始顯露，如封閉性強以及主動性不佳等，在一定條件下阻礙了檔案管理信息化進程；第二，在新時代背景下，信息技術(shù)的高速發(fā)展對檔案管理的內(nèi)容、方式以及管理標準有了新的要求，只有積極更新與改革才能實現(xiàn)與時俱進；第三，在信息化背景下，醫(yī)院建設(shè)工程促使檔案管理人員要不斷提高自身的信息素養(yǎng)和專業(yè)能力，能夠熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)應(yīng)用方法，具備一定的信息素養(yǎng)。但在實際的工作中，部分醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員在信息素養(yǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用能力方面與實際的工作要求有一定差距，使得醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)受到一定程度的限制。

三、信息化背景下建設(shè)工程檔案管理存在的問題

1.建設(shè)工程檔案管理人員過分依賴信息系統(tǒng)軟件

在信息化背景下，將信息技術(shù)引入醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理工作中，發(fā)揮出重要的應(yīng)用價值。很多醫(yī)院建設(shè)工程在開展檔案管理中會應(yīng)用計算機系統(tǒng)，這種現(xiàn)代化檔案工作方式能夠最大限度地減少檔案管理人員的工作量，雖然提升了檔案資料的查閱速度，但個別檔案管理人員過于依賴系統(tǒng)軟件，離開醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)就無法正常開展工作。例如，在開展檔案管理工作中出現(xiàn)操作不當或者遇到停電，檔案管理軟件和系統(tǒng)無法正常運行使用，如果錄入的信息資料沒有保存就會造成信息資料丟失，制約了醫(yī)院檔案管理的工作效率。

2.醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化工作體系不夠完善

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國部分醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員大多為兼職，在實際工作中并未高度重視檔案管理工作的優(yōu)化與改革，在醫(yī)院建設(shè)工程檔案分配時會遇到很多問題和困難，不能提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。就目前而言，雖然很多醫(yī)院將信息技術(shù)引入建設(shè)工程檔案管理工作中，但依然有些檔案管理人員僅僅對電子檔案實施加密和保存處理，容易造成檔案信息的不完整。同時，個別醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員對檔案管理的認識不全面，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進程。

3.醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理原始數(shù)據(jù)缺乏準確性

在新時代背景下，雖然很多醫(yī)院已經(jīng)開始實施現(xiàn)代化的建設(shè)工程檔案管理模式，但整體的管理效果并不理想。這是因為有些檔案管理人員在具體的工作中依然沿用傳統(tǒng)檔案管理方式，在輸入和記錄原始檔案數(shù)據(jù)時依然利用手動錄入的方式，降低了醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的工作效率。若醫(yī)院檔案管理人員在輸入原始檔案數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤，很容易給建設(shè)施工帶來經(jīng)濟損失。除此之外，若醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員未將各項數(shù)據(jù)備份，一旦數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題或故障，極易造成檔案數(shù)據(jù)信息丟失，造成檔案信息不全，會對醫(yī)院的建設(shè)施工產(chǎn)生負面影響，降低了醫(yī)院信息化檔案管理的功效。

四、建設(shè)工程檔案管理的提升路徑

1.增強醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的現(xiàn)代化意識

醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理是醫(yī)院日常運營的重要組成部分，能夠直接反映建設(shè)工程的質(zhì)量情況，醫(yī)院建設(shè)工程領(lǐng)導(dǎo)可以通過查閱項目檔案內(nèi)容了解建筑施工的安全性與可靠性。為了提高醫(yī)院電子信息檔案管理系統(tǒng)工作的有效性，應(yīng)提高醫(yī)院建設(shè)工程在日常工作中的現(xiàn)代化管理，積極推進數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過優(yōu)化和創(chuàng)新探索新的檔案管理模式，推動醫(yī)院建設(shè)工程的順利開展。

2.樹立檔案信息化管理的安全意識

科技的發(fā)展促使信息技術(shù)呈現(xiàn)高速發(fā)展狀態(tài)，為醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理提供了強大的技術(shù)支持，實現(xiàn)了醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的便捷化、科技化發(fā)展，提升了醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量，對醫(yī)院建設(shè)工程實施改革與優(yōu)化提供了助力。由于信息技術(shù)具有明顯的不確定性，因而，在信息化背景下建設(shè)工程檔案管理不可避免地會遇到一些風險隱患。當前，有些醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理在開展信息化建設(shè)中并未對檔案信息的安全性與機密性給予高度重視，造成檔案內(nèi)容丟失或被泄露，給醫(yī)院建設(shè)工程造成經(jīng)濟損失和負面影響。針對這個問題，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)過程中要對部分檔案加密設(shè)置，利用相關(guān)技術(shù)提高檔案的安全性與可靠性，加強醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)的力度。同時，要注重對紙質(zhì)檔案文件的保管力度，做好日常維護工作，推進醫(yī)院檔案管理健康開展。

3.加強信息技術(shù)的應(yīng)用

應(yīng)從醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理需求入手，在實際的工作中明確信息技術(shù)的應(yīng)用目標。在知識管理方面，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升醫(yī)院隱性知識的管理力度，轉(zhuǎn)變這些隱性知識的顯性化和可視化。在管理質(zhì)量方面，檔案管理人員要加強信息技術(shù)的應(yīng)用，利用信息技術(shù)對各檔案管理環(huán)節(jié)開展精細化管理，從而提升醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的工作質(zhì)量。例如，在信息歸納和檢索環(huán)節(jié)中，利用信息挖掘技術(shù)和分析技術(shù)促使信息檢索更加具有智能化和科學化。

4.拓展檔案管理的維度

若想達成拓展檔案管理維度目標，可以利用信息技術(shù)拓展檔案管理的應(yīng)用范疇。第一，在建立檔案信息管理體系過程中需要結(jié)合醫(yī)院的實際發(fā)展情況，與其他部門的工作相結(jié)合，實現(xiàn)有效的銜接，以便在醫(yī)院內(nèi)部形成檔案數(shù)據(jù)信息的收集與整理流程；第二，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理要充分發(fā)揮自動化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各種信息技術(shù)的作用，促使檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化和規(guī)律化管理。在檔案管理的各環(huán)節(jié)中，工作人員要做好數(shù)據(jù)信息的歸納、儲存以及分類等工作，促使檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)有效整合；第三，構(gòu)建、優(yōu)化和完善檔案管理機制，利用各項先進的信息技術(shù)縮減檔案管理的步驟和流程。一方面，能夠提升管理的有效性；另一方面，能夠提升管理的工作效率。此外，還需要注意處理好傳統(tǒng)檔案管理和信息化建設(shè)之間的矛盾，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用，推動醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)進程。

5.實現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)工程檔案信息資源共享

（1）實施規(guī)范化和系統(tǒng)化的建設(shè)方法

要想實現(xiàn)醫(yī)院建設(shè)工程檔案信息資源共享，就需要加強檔案管理信息化的發(fā)展力度。第一，實現(xiàn)系統(tǒng)自動歸檔。在實際的醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理中可以將信息技術(shù)和檔案管理的歸檔工作相結(jié)合，建立統(tǒng)一的歸檔格式和流程，將檔案內(nèi)容輸入歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的自動歸檔；第二，形成完備的資料數(shù)據(jù)庫。將歸檔好的醫(yī)院建設(shè)工程數(shù)據(jù)資料保存在數(shù)據(jù)庫中，使其與信息化建設(shè)產(chǎn)生較高的一致性，推動醫(yī)院建設(shè)工程檔案資源共享；第三，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。在醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)中，為了能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索，可以在信息系統(tǒng)中標明檔案資料的存放處，推進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。

（2）實施科學、合理的管理方法

信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)提供了很多的技術(shù)支持，促進檔案管理方法的改革與創(chuàng)新，推動醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進程。信息技術(shù)的發(fā)展不僅為醫(yī)院檔案管理帶來很大的便利，還給不法分子提供了違法途徑，他們利用非法手段竊取醫(yī)院建設(shè)工程檔案資料，降低了醫(yī)院檔案資料的保密性，可能出現(xiàn)檔案內(nèi)容被泄露等情況，甚至帶來一定的經(jīng)濟損失。為了提升檔案信息的安全性，在醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理信息化建設(shè)中必須對重要檔案資料加密處理，提升檔案管理的安全性，并加大對紙質(zhì)建筑檔案管理的力度，提高醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的科學性與可行性。

（3）轉(zhuǎn)變管理工作模式

醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)通過不斷的學習，增強檔案管理信息化意識，轉(zhuǎn)變工作理念，推動醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理的進一步開展。還要積極引入先進的管理理念，實施先進的管理方式，一方面，要加強醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理人員的工作意識，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用能力；另一方面，要為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機會，實現(xiàn)其專業(yè)化發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，醫(yī)院建設(shè)工程檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化發(fā)展是現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的必然發(fā)展趨勢。在新的時代背景下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，提高醫(yī)院檔案管理的信息化和智能化水平，提升檔案工作的整體服務(wù)質(zhì)量。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院