信息化時代檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

摘 要：在信息化時代，檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性體現(xiàn)在提升檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)檔案信息安全與保密工作、推動檔案管理跨界融合等方面。但從當(dāng)前情況看，檔案管理與服務(wù)模式存在一系列問題，對管理和服務(wù)效果產(chǎn)生不良影響。針對這些問題，可以采取相應(yīng)策略應(yīng)對，并結(jié)合信息化建設(shè)目標(biāo)調(diào)整實(shí)際策略，使其發(fā)揮出更好的作用。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)模式

中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，關(guān)乎企事業(yè)單位的運(yùn)營和決策。而隨著信息化時代的到來，檔案管理工作也要創(chuàng)新，才能與時俱進(jìn)，繼續(xù)發(fā)揮其功能與價值。為此，在創(chuàng)新過程中，要對當(dāng)前的短板和不足展開深入研究，而后依托信息技術(shù)提出改革策略，使新的檔案管理模式能夠在提高信息化水平的同時，克服短板和不足。

一、信息化時代檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新的必要性

1.提升檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量

引入先進(jìn)的信息技術(shù)是檔案管理創(chuàng)新的重要途徑，使得檔案信息的存儲、檢索和利用更加便捷、高效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易遭受損壞和丟失的風(fēng)險，且檢索效率低下，難以滿足快速變化的各種需求，而信息化檔案管理模式的構(gòu)建，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，不僅能更好地保存檔案，還能快速檢索信息，使得檔案信息的利用率得以提升，進(jìn)而為企事業(yè)單位決策提供及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。同時，在服務(wù)模式上，傳統(tǒng)的檔案管理往往局限于簡單的檔案借閱和查詢服務(wù)，難以滿足用戶多樣化的需求，而引入互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)模式后，能夠?yàn)橛脩籼峁└觽€性化和智能化的服務(wù)。例如，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺隨時隨地展開檔案查詢和下載，實(shí)現(xiàn)檔案信息的即時獲取和共享。另外，借助數(shù)據(jù)分析，檔案管理部門還可以為用戶提供更加精準(zhǔn)的檔案推薦和咨詢服務(wù)，有助于提升用戶的滿意度和體驗(yàn)。

2.加強(qiáng)檔案信息安全與保密工作

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足現(xiàn)代信息安全的需求，如紙質(zhì)版材料不易保存、容易丟失，甚至造成數(shù)據(jù)被泄露。因此，不斷探索和創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)模式極為必要，以便更好地適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求。第一，創(chuàng)新檔案管理模式有助于構(gòu)建更加嚴(yán)密的安全防護(hù)體系。通過采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如云計算、大數(shù)據(jù)等，可以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的全面監(jiān)控和實(shí)時防護(hù)，有效防止非法訪問和惡意攻擊，有助于及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全風(fēng)險；第二，服務(wù)模式的創(chuàng)新也有助于提高檔案信息安全保密工作的水平。檔案管理部門可以利用互聯(lián)網(wǎng)、移動應(yīng)用等現(xiàn)代技術(shù)手段為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，還能通過加強(qiáng)用戶身份認(rèn)證、訪問權(quán)限控制等措施，確保只有授權(quán)用戶才能訪問檔案信息，從而有效防止檔案信息被泄露和濫用。

3.推動檔案管理跨界融合

檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新能促進(jìn)檔案管理的跨界融合，這不僅是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展趨勢，還是推動檔案管理現(xiàn)代化、提升檔案服務(wù)價值的關(guān)鍵途徑。傳統(tǒng)檔案管理被視為一項(xiàng)孤立的工作，與其他領(lǐng)域交流和合作較少，而在信息化背景下，通過檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新，能夠推動檔案管理走出封閉體系，與其他領(lǐng)域?qū)嵭袕V泛互動和合作，有利于借鑒其他領(lǐng)域的先進(jìn)理念和技術(shù)手段，而其他領(lǐng)域也可以從檔案管理中獲取有價值的信息和資源，實(shí)現(xiàn)共贏發(fā)展。在這一基礎(chǔ)上，檔案管理的應(yīng)用領(lǐng)域和服務(wù)范圍也會大幅拓展，為社會的各個領(lǐng)域提供更加全面、深入的檔案服務(wù)。比如檔案管理可以與歷史研究、文化傳承以及社會調(diào)查等領(lǐng)域展開合作，共同挖掘檔案中的歷史價值和文化內(nèi)涵，也可以與政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等展開合作，提供定制化的檔案解決方案，滿足其特定的需求。

二、檔案管理與服務(wù)模式存在的問題

1.檔案管理方面的問題

（1）管理意識薄弱。管理意識是在長期管理過程中逐步形成的，涵蓋多方面內(nèi)容，如對管理的重視程度、對管理原則的認(rèn)知程度以及對管理思想的接受程度等。當(dāng)前，一些企事業(yè)單位在檔案管理方面存在管理意識薄弱的問題。一些企事業(yè)單位對檔案管理重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理只是簡單的收集、整理以及保管工作，沒有意識到檔案管理對于組織發(fā)展的重要性，往往忽視檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的混亂和丟失。還有一些檔案管理人員缺乏責(zé)任感和使命感，在工作中往往只是機(jī)械地執(zhí)行工作任務(wù)，缺乏對檔案信息的深入分析和挖掘，無法為組織提供有價值的決策支持。

（2）管理制度不健全。檔案管理存在管理制度不健全的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性。許多企事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏完整、統(tǒng)一的管理制度，不同部門各自為政，沒有形成統(tǒng)一的管理規(guī)范，不僅導(dǎo)致檔案管理流程混亂，還容易造成檔案信息被遺漏和重復(fù)，嚴(yán)重影響檔案管理效率和質(zhì)量；二是檔案管理制度缺乏針對性和可操作性。一些現(xiàn)有檔案管理制度過于籠統(tǒng)和模糊，缺乏具體的操作指南和細(xì)則，使得檔案管理人員在實(shí)際操作中難以準(zhǔn)確把握和執(zhí)行，容易出現(xiàn)偏差和失誤。

（3）信息化程度低。當(dāng)前，檔案管理信息化建設(shè)程度低的問題表現(xiàn)在多個方面：首先，硬件設(shè)備設(shè)施配備不足。很多企事業(yè)單位在檔案管理方面缺乏必要的信息化設(shè)備設(shè)施，如高性能的計算機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等，導(dǎo)致檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，紙質(zhì)檔案仍然占據(jù)主導(dǎo)地位，無法快速實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化處理；其次，檔案管理中軟件應(yīng)用落后。一些單位雖然配備了信息化設(shè)備設(shè)施，但檔案管理軟件卻陳舊過時，功能單一，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求；最后，信息化意識不強(qiáng)。許多檔案管理人員對信息技術(shù)的認(rèn)識不夠深入，缺乏信息化管理的主動性和積極性，導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程受阻。

2.服務(wù)模式方面的問題

（1）服務(wù)模式單一。首先，表現(xiàn)為服務(wù)對象單一。比如傳統(tǒng)的服務(wù)模式往往只為組織內(nèi)部的員工或特定部門提供服務(wù)，忽視了外部用戶或更廣泛的社會需求，導(dǎo)致檔案信息的利用范圍受到限制，無法充分發(fā)揮檔案的價值；其次，表現(xiàn)為服務(wù)內(nèi)容較為單一。在檔案管理過程中，不同的用戶可能有不同需求，如有的用戶需要查詢特定的檔案信息，有的用戶需要對檔案實(shí)行數(shù)字化處理，而有的用戶可能需要檔案證明等，傳統(tǒng)的服務(wù)模式往往無法根據(jù)用戶的需求提供個性化的服務(wù)，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)不佳。

（2）服務(wù)效率低下。檔案管理服務(wù)模式存在服務(wù)效率低的問題，已經(jīng)成為制約檔案管理工作順利開展的重要因素。首先，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)模式往往依賴于人工操作，無論是檔案的收集、整理、分類還是查詢，都需要檔案管理人員大量的手工勞動，不僅耗時耗力，還容易出錯，導(dǎo)致服務(wù)效率低下；其次，檔案管理服務(wù)模式的信息化程度不足。許多單位的檔案管理系統(tǒng)仍然停留在紙質(zhì)檔案階段，缺乏電子化的檔案管理平臺，即使有些單位引入了檔案管理系統(tǒng)，但由于其系統(tǒng)功能不完善、操作復(fù)雜等原因，也往往無法提高服務(wù)效率；最后，檔案管理服務(wù)模式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度不夠。由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，檔案管理人員在處理檔案時往往存在主觀性和隨意性，不僅降低了檔案管理的專業(yè)性，還導(dǎo)致服務(wù)效率不高。

三、信息化時代檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新策略構(gòu)建

1.檔案管理方面的創(chuàng)新策略

（1）做好教育引導(dǎo)，增強(qiáng)管理意識。通過教育引導(dǎo)來增強(qiáng)管理意識，在信息化時代的檔案管理中顯得尤為關(guān)鍵。一是加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高認(rèn)識水平。企事業(yè)單位可以定期組織教育培訓(xùn)活動，邀請檔案管理領(lǐng)域的專家或?qū)W者授課，使檔案管理人員深入了解檔案管理信息化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)代檔案管理理念和方法。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理信息化的基本理念、技術(shù)發(fā)展趨勢以及最佳實(shí)踐案例等，以提升檔案管理人員的認(rèn)識水平和專業(yè)素養(yǎng)；二是開展案例學(xué)習(xí)，激發(fā)創(chuàng)新思維。通過案例學(xué)習(xí)方式讓檔案管理人員了解和分析成功實(shí)施信息化檔案管理的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的做法，深入感受檔案管理信息化的實(shí)際效果和優(yōu)勢，進(jìn)而激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新思維和學(xué)習(xí)熱情。同時，也可以組織檔案管理人員開展案例討論和分享，以促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)交流和知識共享；三是加強(qiáng)實(shí)踐鍛煉，提高應(yīng)用能力。引導(dǎo)檔案管理人員在實(shí)際工作中運(yùn)用信息化檔案管理知識和技能，如組織檔案管理人員參與具體的檔案管理項(xiàng)目，讓他們在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，提高應(yīng)用能力，并鼓勵檔案管理人員敢于嘗試新的檔案管理方法和技術(shù)，勇于面對挑戰(zhàn)和解決問題。

（2）深入剖析漏洞，建立健全管理制度。深入剖析漏洞是建立健全管理制度不可或缺的一環(huán)，有助于精準(zhǔn)定位問題，制定有效的改進(jìn)措施，提升管理效率和安全性。首先，要對現(xiàn)有管理制度全面審視，識別其中存在的漏洞和不足，如審視管理制度的完整性、合理性、可操作性，并通過對比最佳實(shí)踐、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，發(fā)現(xiàn)制度中存在的缺陷和不合規(guī)之處；其次，要對漏洞展開深入剖析，找出問題產(chǎn)生的原因。為此，可以通過細(xì)致分析管理流程、人員操作、技術(shù)應(yīng)用等多個維度。例如，分析管理制度的執(zhí)行情況，以了解是否存在執(zhí)行不力、監(jiān)督缺失等問題。分析人員操作習(xí)慣來發(fā)現(xiàn)是否存在操作不規(guī)范、安全意識薄弱等問題。在深入剖析漏洞的基礎(chǔ)上，制定針對性改進(jìn)措施，完善管理流程，加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制。通過培訓(xùn)和教育等方式增強(qiáng)人員操作規(guī)范和安全意識，進(jìn)一步提高他們的專業(yè)素養(yǎng)，并引入先進(jìn)的技術(shù)手段，提高管理的智能化和自動化水平。

（3）培養(yǎng)人才和完善設(shè)備設(shè)施，提高信息化水平。在信息化時代，為了提升檔案管理的信息化水平，需要注重培養(yǎng)人才和完善設(shè)備設(shè)施。在人才培養(yǎng)方面，企事業(yè)單位要重視檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息化技能的提升，如采取定期舉辦專業(yè)培訓(xùn)課程的方式，使檔案管理人員掌握最新的檔案管理理念以及數(shù)字化處理、信息分類與檢索等技能，還應(yīng)加強(qiáng)與其他行業(yè)或領(lǐng)域的交流合作，引進(jìn)具有豐富經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新思維的優(yōu)秀人才，為檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力。在設(shè)備設(shè)施完善方面，應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，如引入最新的數(shù)字化掃描設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，便于存儲、檢索和共享。利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線管理、遠(yuǎn)程訪問和智能分析，提高檔案管理效率。利用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、識別和整理，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案存儲環(huán)境實(shí)時監(jiān)控和調(diào)節(jié)，確保檔案能夠安全保存。

2.服務(wù)模式方面的創(chuàng)新策略

（1）增強(qiáng)服務(wù)意識。信息化時代，增強(qiáng)服務(wù)意識是實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的核心所在。首先，要深刻理解服務(wù)的重要性。檔案管理人員需要意識到檔案不僅僅是靜態(tài)的信息記錄，還是組織發(fā)展的寶貴財富。只有做好服務(wù)，才能充分滿足用戶的要求。只有檔案管理人員深刻理解服務(wù)的重要性，才能在具體工作中更好地服務(wù)于用戶，滿足用戶對檔案信息的需求，并能以用戶需求為導(dǎo)向，不斷優(yōu)化服務(wù)流程；其次，提升服務(wù)質(zhì)量。包括提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率，確保檔案信息的完整性和安全性以及提供便捷、友好的服務(wù)體驗(yàn)。為此，可以通過引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)來提高檔案管理信息化水平，以便為用戶提供更加高效、精準(zhǔn)的服務(wù)；最后，加強(qiáng)與服務(wù)對象的溝通。檔案管理人員應(yīng)主動與用戶建立聯(lián)系，了解他們的需求和反饋，以便及時調(diào)整服務(wù)策略。為此，可以通過定期開展用戶滿意度調(diào)查，收集寶貴意見和建議，為改進(jìn)服務(wù)模式提供依據(jù)。

（2）開發(fā)服務(wù)平臺。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新要將開發(fā)高效、便捷的服務(wù)平臺作為重點(diǎn)。首先，要明確服務(wù)平臺功能定位。服務(wù)平臺應(yīng)集檔案查詢、借閱、歸檔和管理等功能于一體，為用戶提供一站式服務(wù)。同時，平臺還應(yīng)具備數(shù)據(jù)分析和可視化功能，以便檔案管理人員能夠深入了解用戶需求，優(yōu)化服務(wù)流程；其次，要設(shè)計用戶友好的界面。服務(wù)平臺界面應(yīng)簡潔明了、易于操作，并要合理布局和搭配色彩，能夠帶給用戶更優(yōu)質(zhì)的體驗(yàn)；再次，要加強(qiáng)平臺的安全保障。檔案涉及私人信息、保密信息等，為此，服務(wù)平臺應(yīng)提高安全性，避免信息被泄露?？梢砸胂冗M(jìn)的安全技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理等，以確保檔案信息完整性和安全性，還要注重定期對平臺安全檢查和漏洞修復(fù)，防止?jié)撛诘陌踩L(fēng)險；最后，要注重平臺的可擴(kuò)展性和兼容性。檔案的數(shù)量和用戶需求是不斷變化的，為此服務(wù)平臺也需要具備強(qiáng)大的可擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來的發(fā)展需求。同時，平臺還應(yīng)兼容不同的操作系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施，確保用戶可以在多種終端上訪問和使用。

（3）定期考核與評估。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新離不開定期考核與評估，目的是及時發(fā)現(xiàn)短板和不足，為調(diào)整和新一輪創(chuàng)新提供依據(jù)。首先，要設(shè)定明確的考核與評估標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括檔案管理的規(guī)范性、信息化水平、服務(wù)質(zhì)量等多個方面，并確保標(biāo)準(zhǔn)具有可操作性和可衡量性，以便客觀、公正地評價檔案管理工作；其次，要建立定期考核與評估機(jī)制?？梢砸?guī)定每季度或每年開展一次全面的考核與評估，以確保對檔案管理工作的持續(xù)監(jiān)督和改進(jìn)。在考核與評估過程中，要充分利用信息化手段，如電子檔案系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析工具等，提高考核與評估的效率和準(zhǔn)確性；再次，要注重考核與評估結(jié)果的反饋與利用。考核與評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給檔案管理人員，以便他們了解自己的工作表現(xiàn)及存在的問題，從而有針對性地改進(jìn)；最后，要持續(xù)完善考核與評估體系。隨著信息化時代不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)模式也需要不斷創(chuàng)新，只有這樣才能確保檔案管理服務(wù)模式與時俱進(jìn)，使創(chuàng)新成果切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有價值。

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作者單位：西安市學(xué)校后勤服務(wù)管理中心

作者簡介：李婕（1981—），女，漢族，陜西延安人，本科，助理館員，研究方向：檔案。