大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理與利用

摘要：在互聯(lián)網時代，大數(shù)據技術已經成為各行業(yè)應用的重要技術，可以為其發(fā)展提供幫助。在鋼鐵企業(yè)文書檔案管理過程中，大數(shù)據技術可以融合信息化管理方式，改進傳統(tǒng)信息管理模式。目前，在鋼鐵企業(yè)發(fā)展進步的情況下，文書檔案信息量不斷增加，信息化管理已經成為必要手段。在信息技術的幫助下，鋼鐵企業(yè)文書檔案管理工作可以不斷提高工作效率，提升數(shù)據信息的精準性，發(fā)揮自身作用。為進一步探究大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理和利用相關內容，文章對鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理展開概述，分析了大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的作用，并討論了大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的工作方向，以供參考。

關鍵詞：大數(shù)據；鋼鐵企業(yè)；文書檔案；信息化管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

引言

要想將信息化管理應用到鋼鐵企業(yè)文書檔案管理中，就需要在文書檔案管理工作中合理應用計算機技術和信息技術，改進原有紙質檔案管理模式，延長檔案資源的使用壽命，并在此基礎上保護檔案資源的完整性和全面性，才能為后續(xù)檔案發(fā)展、查閱、拓展提供幫助。但是，檔案管理模式轉變并非一蹴而就，而是需要循序漸進，才能完成具體操作。因此，在當前大數(shù)據環(huán)境下，對鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理和應用展開深入研究具有重要意義。

一、關于鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的概述

1.概述

大數(shù)據技術是對數(shù)據信息展開處理的重要方式之一。當下，社會數(shù)據屬于生產因素，逐漸在不同行業(yè)中發(fā)揮作用。人們對數(shù)據的需求和要求不斷增加，要想掌握數(shù)據信息，就需要對數(shù)據的價值加以利用，深入剖析信息的附加價值。而企業(yè)文書檔案則是企業(yè)在各項管理活動中直接形成的具有一定保存價值的信息記錄，具體包括人員資料、業(yè)務來往、工作記錄等多種信息，不僅會在人事、財務等方面發(fā)揮作用，還可以記錄企業(yè)發(fā)展的歷史信息。

當前，文書檔案表現(xiàn)類別較為多樣化，具有錄像、圖片、音頻、文字等多種形式。對重要信息內容展開整理后，需要做好審核工作，最終形成檔案，進而為后續(xù)查閱、利用提供便利條件。鋼鐵企業(yè)可以利用先進的信息技術以及現(xiàn)代化手段對文件資料展開整理、排列、查閱、開發(fā)、利用、儲存，充分發(fā)揮數(shù)字化與信息化的優(yōu)勢，不斷提高數(shù)據信息和資料的使用效率，為用戶提供優(yōu)質服務。

2.具體內容

大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的具體內容主要包含兩個方面，分別為數(shù)字化管理和網絡化管理。

（1）數(shù)字化管理。在大數(shù)據背景下，傳統(tǒng)紙質檔案已經無法滿足實時記錄和保存的要求，使用時也不如數(shù)字化信息方便、快捷。因此，需要合理利用網絡技術、計算機技術，轉化現(xiàn)有信息資料，在數(shù)字形式下對數(shù)據信息展開管理。對比傳統(tǒng)紙質檔案管理模式，在管理人員應用數(shù)字化管理方式后有效提升了工作效率，并降低了工作強度。雖然數(shù)據量越來越大，但是整體管理過程卻井然有序，并降低了成本支出。管理人員只需要在檔案系統(tǒng)搜索文號、題名等各項元數(shù)據就可以找到對應資料，儲存時也可以將信息輸入各個元數(shù)據項，有效提升了工作效率。由此可見，數(shù)字化管理是鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的重要內容，也是大數(shù)據發(fā)揮作用的重要前提。

（2）網絡化管理。在對數(shù)據信息展開數(shù)字化轉化后，還需要對其開展網絡化管理，在網絡平臺的幫助下開展全面管控，進而打破時間和空間的制約，為用戶查閱和利用資料提供便利條件。在檔案材料整理歸檔時，管理人員就已經按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求做好了分類工作，用戶可以按照類別查詢所需材料，提升了檔案信息的查詢效率，無論是對信息資源共享化利用還是對網絡查詢便捷性都具有重要意義和價值。因此，網絡化管理是降低成本、提高效率的重要措施之一，也是鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理中的重要內容。

二、大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理的作用

在大數(shù)據環(huán)境下，鋼鐵企業(yè)文書檔案十分容易受到管理模式落后、信息載體變化的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質版文件和信息無論是查閱還是分類都存在效率低下的問題，并且便利性不足。而轉換為數(shù)字化檔案后，網絡化管理手段充分發(fā)揮作用，不再依靠手工模式展開整理、分類、管理、應用，而是將信息技術作為核心手段，滿足檔案資料精準定位要求，對信息共享方面實施強化。對比之下，無論是檔案管理、檔案開發(fā)還是檔案利用，工作效率都在顯著提升。因此，大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理可以充分滿足資源共享的要求，發(fā)揮信息的作用。

1.加強資源共享

目前，信息技術已經成為各行業(yè)發(fā)展的重要技術，而大數(shù)據技術則是數(shù)據信息共享和應用中的核心技術。鋼鐵企業(yè)文書檔案管理需要和當前大數(shù)據環(huán)境有效融合，對檔案信息內容展開豐富和優(yōu)化的同時，還需要進一步提升信息的共享程度，拓展信息的應用范疇，才能開拓信息應用環(huán)境，為企業(yè)發(fā)展提供有力幫助。在企業(yè)內部，不同部門對信息的應用要求和對文書檔案的要求也存在不同。借助大數(shù)據技術，檔案信息化管理可以充分滿足共享條件，對權限實施管控的同時，實現(xiàn)資源共享，進而滿足不同客戶的需求，擴大了服務領域。由此可見，大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)檔案信息化管理能夠促進資源共享，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮促進作用。

2.符合時代發(fā)展

大數(shù)據背景下，數(shù)字化建設能夠充分滿足當前時代發(fā)展要求。在文書檔案管理工作中有效融入數(shù)字化技術，可以進一步降低儲存壓力，節(jié)約空間，并避免出現(xiàn)文件重復利用的問題，為文件保護提供有力幫助。同時，大數(shù)據等信息技術也能夠滿足信息整理、信息開發(fā)、信息應用的無縫銜接要求，不斷提高管理效率。在先進的網絡、信息技術的幫助下，信息查找速度直線上升，充分滿足企業(yè)管理要求，為企業(yè)展開決策提供有力幫助，能夠滿足時代發(fā)展要求。

3.轉變管理思維

在信息技術升級和更新后，鋼鐵企業(yè)文書檔案管理的理念逐漸出現(xiàn)變化。在傳統(tǒng)觀念中，人們更加看重管理，輕視應用。而在信息技術的影響下，人們希望同時兼顧兩個方面，不僅要對信息展開有效搜集、提取，還要重點關注管理工作，充分發(fā)揮數(shù)據信息的作用，貫徹落實信息化手段，進而為企業(yè)提供更多價值，帶來更大的競爭優(yōu)勢。此過程中，信息化手段不僅可以提高檔案記錄、檔案管理的效率，還可以為檔案查閱提供便利條件。

在大數(shù)據技術的幫助下，要想更新和升級當前的檔案管理模式，工作人員需要對現(xiàn)有數(shù)據技術展開挖掘，明確不同信息的作用和潛力，進而提升內容的精細化程度，改進檔案利用效率，保證企業(yè)發(fā)展過程中可以提高核心競爭力。

三、大數(shù)據環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案信息化管理的工作方向

1.完善文書檔案管理，加強信息整合

要想在鋼鐵企業(yè)文書檔案管理中充分發(fā)揮信息化管理的作用，就需要保證檔案內容的豐富性，對數(shù)據展開聯(lián)系，維護不同數(shù)據之間的管理，進而提升數(shù)據的應用性能，發(fā)揮數(shù)據的作用。具體而言，即在傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的基礎上，將視頻、圖片、音頻、文字等多樣化方式融為一體，充分體現(xiàn)檔案的生動性和直觀性，滿足不同環(huán)境下鋼鐵企業(yè)文書檔案的應用要求。

大數(shù)據時代背景下，工作人員需要對傳統(tǒng)紙質檔案管理模式展開分析，了解其不足之處，并改進缺陷，保證滿足信息多元化分類要求以及聚合要求。同時，還應當在此基礎上加強不同數(shù)據信息的關聯(lián)性，有效整合數(shù)據信息，為后續(xù)展開資源共享做鋪墊。除此之外，還需要做好數(shù)據信息分類工作，不僅為自身查閱和整理提供方便，還可以提高整體的工作效率，保證文書檔案管理在正規(guī)的流程中推進工作，切實發(fā)揮出文書檔案管理的作用。

2.挖掘文書檔案潛在價值，強化服務效果

站在功能角度，可以發(fā)現(xiàn)大數(shù)據技術能夠對數(shù)據分析提供支持，如果忽略分析工作，僅開展檔案信息檢索或統(tǒng)計，就會導致數(shù)據無法充分發(fā)揮價值，也無法體現(xiàn)文書檔案信息化管理的作用。因此，企業(yè)文書檔案管理工作應當對數(shù)據展開深入挖掘，將檔案挖掘作為核心，不斷尋找可利用、有價值的信息，隨后對原始資料展開整理和研究，對挖掘到的信息展開整合和分析，進而探尋隱藏內容。同時，還需要在挖掘檔案過程中對數(shù)據信息的關系展開分析，尋找不同數(shù)據信息的潛在聯(lián)系，有效規(guī)避信息孤島現(xiàn)象。借助大數(shù)據挖掘技術，可以加強信息的傳播，提高信息的傳播效率，進而提升檔案信息的利用水準。除此之外，檔案挖掘工作還能夠精準提取用戶需要的信息，借此對用戶的需求展開分析和判斷，構建出可靠、合適的個性化服務方案，保證方案的針對性，為用戶帶來良好體驗，提高整體的服務成效。

3.更新技術，建立健全管理機制

在信息化時代和大數(shù)據背景下，鋼鐵企業(yè)文書檔案具備滯后性的缺陷，不僅對整體管理效率和應用效率造成制約，還會對管理成效造成影響。為了改善不足之處，提升管理質量，鋼鐵企業(yè)需要引入先進的信息技術。例如，可以應用數(shù)據庫技術整理數(shù)據，利用云計算技術對不同信息展開分析，明確信息聯(lián)系。在應用先進技術過程中，需要優(yōu)化檢索系統(tǒng)，加強信息處理效率，并以需求為目標，整合、分類信息，充分發(fā)揮信息化管理機制的作用。建立健全管理機制后，還需要關注信息內容和檔案管理的適配性，并在利用信息資料時合理應用管理機制，不斷強化管理成效，在不同環(huán)節(jié)中應用合適的信息技術。

同時，技術更新過程中還應當重點關注安全管理方面，確保數(shù)據的安全性，為企業(yè)文書檔案管理提供幫助。雖然數(shù)字化背景下，文書檔案信息化管理較為便捷，但是檔案信息化建設時難免存在風險問題，只有重視安全管理，保障信息安全，才能保證檔案信息發(fā)揮作用?；诖耍撹F企業(yè)需要重點關注風險問題，立足于實際，升級和優(yōu)化當前信息技術，創(chuàng)新管理技術，制定應急預案制度，降低網絡故障和操作失誤發(fā)生的概率，避免出現(xiàn)遭遇黑客攻擊的情況，進而保證文書檔案信息化管理的全面性、完整性和可靠性，為信息數(shù)據提供安全。

4.打破格局，提高管理水平

大數(shù)據背景下，文書檔案管理水平同樣需要提高，在科學技術的幫助下，文書檔案管理內容不斷增加，企業(yè)需要明確如何利用現(xiàn)代化信息技術，提高企業(yè)數(shù)據管理效率，提升核心競爭力，充分發(fā)揮管理作用。大數(shù)據技術可以有效推進信息技術的發(fā)展進程，提高信息整理效率，節(jié)約查詢時長。為了進一步提升管理效果，應當不斷提高企業(yè)文書檔案的利用效率，打破固有局面，優(yōu)化和創(chuàng)新傳統(tǒng)模式。在面對文書檔案管理和應用工作時，企業(yè)應當采取積極面對的態(tài)度，充分提高管理水準，發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)作用。

大數(shù)據背景下，企業(yè)檔案庫建設應當提升信息儲存數(shù)量，強化數(shù)據利用價值，并在此基礎上提升數(shù)據的連續(xù)性。鋼鐵企業(yè)內部應當為不同部門配備專用信息處理技術，提高部門的信息處理能力，保證數(shù)據信息管理的規(guī)范化，強化信息管理效果。只有打破現(xiàn)有格局，不斷提高部門和企業(yè)的管理水平，實現(xiàn)文書檔案信息管理，才能推動企業(yè)發(fā)展，為提升企業(yè)核心競爭力提供有力幫助。

5.優(yōu)化流程，提高工作效率

傳統(tǒng)鋼鐵企業(yè)文書檔案管理以紙質檔案模式為主體，管理人員需要做好數(shù)據錄入工作。由于數(shù)據錄入以人工操作為主，并且工作量較大，任務較為繁雜，工作人員很容易出現(xiàn)失誤。如果工作人員工作時出現(xiàn)失誤，就會導致信息的準確性下降，不僅會給用戶帶來不良體驗，還會影響企業(yè)決策。在信息查閱過程中，工作人員需要大量翻閱資料，存在查詢困難的情況。因此，為了提高工作效率，需要優(yōu)化文書檔案管理工作流程，合理應用信息技術，有效節(jié)約人力、物力和時間的投入，簡化工作流程。例如，利用信息技術存儲文書檔案時，工作人員僅需要做好檔案信息分類和數(shù)據處理，即可構建不同類別，為數(shù)據查閱、數(shù)據應用提供便利條件。

四、結論

大數(shù)據背景下，信息技術和網絡技術飛速發(fā)展，文書檔案管理也成為各行業(yè)工作的重要內容。為了推進企業(yè)文書檔案信息化管理落實，發(fā)揮信息化管理的作用，需要更新和改進原有紙質檔案管理模式，在信息技術的幫助下轉換紙質檔案，滿足信息管理和大數(shù)據管理的要求，充分發(fā)揮網絡優(yōu)勢，不斷提高信息查閱、信息共享的效率，進而提高企業(yè)的整體管理水平以及核心競爭力。企業(yè)需要轉變管理思維，構建優(yōu)質管理團隊，積極開展文書檔案管理信息化建設，充分發(fā)揮信息化管理的作用，為企業(yè)的健康發(fā)展助力。

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作者單位：柳鋼檔案館

作者簡介：劉婷（1978—），女，漢族，廣東梅州人，本科，研究方向：文書檔案信息化管理。