淺析檔案管理信息化在檔案管理中的發(fā)展趨勢

摘要：檔案管理信息化作為一種重要的管理手段，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作的必然趨勢。隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用，檔案管理也在逐步向著數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。檔案局作為檔案管理的主要機構，在推動檔案管理信息化方面發(fā)揮著重要作用。基于此，文章對檔案管理信息化在檔案管理中的發(fā)展趨勢展開分析，以明確其在檔案管理工作中的作用和意義。

關鍵詞：檔案管理信息化；檔案管理；智能化發(fā)展

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A

當前，我國正處于經(jīng)濟社會轉型的重要階段，各行各業(yè)都面臨新的發(fā)展機遇。作為國家信息資源的重要組成部分，檔案資源的規(guī)范化管理與利用顯得尤為重要。近年來，隨著云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等新興信息技術在檔案領域的應用，檔案管理模式正在發(fā)生重大變革，檔案管理信息化建設取得了長足進步，為推進檔案共享利用提供了有力支撐。

一、檔案管理信息化應遵循的原則

1.系統(tǒng)性原則

檔案管理信息化應遵循系統(tǒng)性原則，是指在開展檔案管理信息化建設過程中，要從整體上考慮檔案管理業(yè)務的信息化需求，采取系統(tǒng)分析和系統(tǒng)規(guī)劃的方式，科學設置信息化系統(tǒng)結構，以實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的有機銜接。一是檔案管理業(yè)務過程信息化。在信息系統(tǒng)設計中要充分考慮整個生命周期的管理流程，如檔案的制作、接收、登記、分類、編研、保存和利用提供等關鍵環(huán)節(jié)，通過信息技術手段實現(xiàn)各業(yè)務環(huán)節(jié)的銜接與配合；二是實現(xiàn)檔案資源信息集成共享。檔案管理業(yè)務涉及大量的檔案信息資源，這些檔案信息要通過信息系統(tǒng)集中整合，形成聯(lián)網(wǎng)化的檔案信息資源庫，并實現(xiàn)檔案信息的多方共享訪問與利用，提高信息資源利用效率；三是構建統(tǒng)一的信息交換平臺。檔案管理作為一個相對獨立的系統(tǒng)，需要通過統(tǒng)一的信息交換平臺與其他相關管理系統(tǒng)，如公文管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等實行信息交互，實現(xiàn)檔案信息的導入導出和業(yè)務銜接。

2.安全性原則

檔案管理信息化必須注重安全性，確保檔案信息的機密性、完整性和可靠性。在信息系統(tǒng)設計階段，應當采取一系列措施來保障檔案信息的安全，如建立嚴格的權限管理機制，確保只有經(jīng)過授權的用戶才能夠訪問敏感信息。加強數(shù)據(jù)加密技術的應用，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。建立健全備份和恢復機制，保障檔案信息的持續(xù)可用性等。此外，還需要建立健全安全管理制度和安全培訓機制，增強全體工作人員的安全意識和技能水平，從而構建一個安全可靠的檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.實用性原則

實用性原則是指在檔案管理信息化過程中，應注重檔案管理工作的實際應用價值，確保檔案信息能夠滿足用戶的需求，并為社會經(jīng)濟發(fā)展和文化建設提供有力支撐。首先，檔案管理部門應建立健全檔案信息服務體系，提供及時、準確、便捷的檔案信息查詢和利用服務；其次，積極開展檔案信息推廣和宣傳工作，提高公眾對檔案信息的認知和利用率；最后，加強檔案信息資源的開放共享，促進跨部門、跨地區(qū)檔案信息資源的整合和共享，推動檔案信息化工作向深度發(fā)展。

二、檔案管理信息化的方略

1.技術平臺建設

在檔案管理信息化中，技術平臺建設扮演著重要角色，為檔案管理系統(tǒng)的順利運行提供堅實基礎，促進了檔案資源的數(shù)字化、智能化管理。在技術平臺建設方面，需要從硬件設備設施和軟件系統(tǒng)兩個方面綜合考慮。

在硬件設備設施方面，需要投入必要的硬件設備設施，以確保檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和高效管理。高性能服務器是構建信息化檔案管理系統(tǒng)的核心，它承擔著存儲檔案數(shù)據(jù)、處理用戶請求等重要任務。為了應對不斷增長的檔案數(shù)據(jù)量，需要選擇具備大容量存儲能力和高性能計算能力的服務器，以滿足系統(tǒng)的持續(xù)運行和高效處理需求。此外，還需要考慮數(shù)據(jù)備份和災備機制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。通過建立定期備份和災備方案，可以有效應對硬件故障、數(shù)據(jù)丟失等意外情況，最大程度地保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

在軟件系統(tǒng)方面，需要開發(fā)適應檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的采集、存儲、檢索以及利用等功能。首先，需要設計并開發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對紙質檔案的數(shù)字化采集和管理。通過建立數(shù)字化檔案庫、引入掃描設備，可以將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理；其次，需要建立檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢。通過設計用戶友好的檢索界面和建立高效的檢索算法，可以實現(xiàn)對檔案信息的全文檢索和精確檢索，提高檔案檢索的效率和準確率；最后，還需要開發(fā)檔案利用系統(tǒng)，為用戶提供便捷的檔案查詢和服務。通過建立在線查詢平臺和開放式API接口，可以實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的檔案資源共享和互聯(lián)互通，滿足用戶多樣化的查詢需求。

2.數(shù)據(jù)資源整合

在檔案管理信息化中，數(shù)據(jù)資源整合涉及對各類檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和利用，從而實現(xiàn)檔案資源的價值。第一，數(shù)據(jù)標準化是數(shù)據(jù)資源整合的基礎。在檔案管理信息化過程中，各部門和地區(qū)往往存在著不同的檔案數(shù)據(jù)標準和格式，導致數(shù)據(jù)之間的不兼容和信息孤島的形成。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合和共享，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標準，明確數(shù)據(jù)的格式、內容以及編碼等規(guī)范，確保不同來源的數(shù)據(jù)可以展開有效對接和整合。例如，可以建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)體系，明確檔案數(shù)據(jù)的基本屬性和關系，為數(shù)據(jù)整合提供標準化的參考框架；第二，數(shù)據(jù)安全和隱私保護也是數(shù)據(jù)資源整合的重要因素。在實行數(shù)據(jù)整合和共享時，需要加強對檔案數(shù)據(jù)的安全管理和控制，防止數(shù)據(jù)被泄露和濫用的風險，可以采取加密、權限控制等技術手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，還需要遵守相關法律法規(guī)，尊重用戶的隱私權和個人信息保護，合法合規(guī)地實施數(shù)據(jù)處理和利用。

3.服務模式創(chuàng)新

在檔案管理信息化的進程中，服務模式的創(chuàng)新是至關重要的，它影響著檔案管理工作的效率和服務水平。在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的快速發(fā)展，檔案局可以通過創(chuàng)新服務模式，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務，滿足用戶多樣化的需求。

在線服務是檔案管理信息化的重要趨勢。通過建立檔案管理在線平臺，用戶可以隨時隨地展開檔案查詢、閱覽和下載，極大地方便了用戶獲取檔案信息的渠道。在具體實施中，檔案局可以開發(fā)相應的在線查詢系統(tǒng)和數(shù)字化檔案庫，將檔案資源數(shù)字化并上傳至網(wǎng)絡平臺，用戶可以通過網(wǎng)頁或移動端應用在線檢索和瀏覽。此外，還可以設置在線預約系統(tǒng)，方便用戶提前預約檔案查閱時間，減少用戶等待時間，提高服務效率。

個性化服務是服務模式創(chuàng)新的重要方向。不同用戶對檔案信息的需求可能存在差異，傳統(tǒng)一刀切的服務模式已經(jīng)不能完全滿足用戶的需求。因此，檔案局可以針對不同用戶群體的特點和需求，提供個性化的檔案信息服務。例如，針對研究人員和學者，可以提供專門的研究服務，包括檔案信息檢索、文獻傳遞以及數(shù)據(jù)分析等。對于企業(yè)用戶，可以提供定制化的商業(yè)信息服務，幫助其獲取市場情報和競爭對手信息。在實際操作中，可以建立用戶檔案信息庫，記錄用戶的偏好和歷史查詢記錄，通過智能推薦算法為用戶提供個性化的服務建議，提高用戶滿意度和使用體驗。

三、檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

1.向整合化、綜合化方向發(fā)展

檔案管理信息化是指利用信息技術手段對檔案管理工作展開全面、深入的改革和創(chuàng)新，以提高檔案管理效率、服務質量和管理水平。因此，在信息技術的引領下，檔案管理逐漸向整合化、綜合化方向發(fā)展。

第一，檔案系統(tǒng)之間實行深度融合。在信息系統(tǒng)建設中，檔案信息系統(tǒng)與公文管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)等各類管理信息系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫對接，相互間可以直接調用對方的信息資源。一方面，可以加強檔案信息在各類管理服務和決策中的應用；另一方面，也可以使檔案信息系統(tǒng)獲得來自其他系統(tǒng)實時更新的結構化信息，有利于檔案信息的積累。

第二，檔案信息系統(tǒng)與相關外部系統(tǒng)互聯(lián)互通。除了組織內部相關系統(tǒng)之間的對接，檔案信息系統(tǒng)也要通過標準化接口與政府部門信息系統(tǒng)、社會公共信息平臺等實現(xiàn)互聯(lián)互通，有助于擴大檔案信息系統(tǒng)的應用范圍，提高其開放度和服務水平。

第三，系統(tǒng)功能不斷擴展、綜合。除傳統(tǒng)的檔案信息管理功能外，檔案信息系統(tǒng)還需要具備數(shù)據(jù)分析服務功能和信息咨詢服務功能，能夠對檔案信息展開多維度分析，并為用戶提供精準的綜合信息服務，進一步挖掘檔案信息價值，方便用戶便捷利用。

2.向智能化方向發(fā)展

智能化是指利用先進的信息技術，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等賦予檔案管理系統(tǒng)智能化的數(shù)據(jù)處理、分析和應用能力，從而實現(xiàn)檔案管理工作的智能化、自動化以及精細化。

檔案管理向智能化方向發(fā)展，體現(xiàn)在智能化檔案管理系統(tǒng)的建設與應用。傳統(tǒng)的檔案管理往往依賴人工處理和管理，工作效率低下，容易出現(xiàn)錯誤。而智能化的檔案管理系統(tǒng)采用人工智能技術，如自然語言處理、機器學習、數(shù)據(jù)挖掘等，實現(xiàn)對檔案信息的智能化處理和管理。例如，利用自然語言處理技術，實現(xiàn)對檔案文檔的智能化分類和標引。利用機器學習技術，實現(xiàn)對檔案信息的智能化分析和推薦。利用數(shù)據(jù)挖掘技術，實現(xiàn)對檔案信息的智能化挖掘和應用，能夠大幅提升檔案管理工作的效率和質量，為檔案管理工作提供科學依據(jù)和決策支持。

檔案管理向智能化方向發(fā)展，還體現(xiàn)在智能化的檔案服務模式。智能化的檔案服務模式可以利用先進的信息技術，如大數(shù)據(jù)、云計算以及物聯(lián)網(wǎng)等，實現(xiàn)對檔案信息的智能化管理和服務。例如，利用大數(shù)據(jù)技術，對用戶需求實行智能化分析和預測，實現(xiàn)個性化的檔案信息推送和服務。利用云計算技術，實現(xiàn)檔案信息的跨平臺、跨設備共享和同步，提供全天候的在線檔案查詢和服務。利用物聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)對檔案信息的智能化監(jiān)測和管理，保障檔案信息的安全和可靠，可以滿足用戶多樣化、個性化的檔案管理需求，提高檔案管理服務的水平和效果。

此外，檔案管理向智能化方向發(fā)展還需要加強智能化技術人才隊伍建設和智能化管理模式創(chuàng)新。檔案管理信息化的智能化建設需要具備一定的技術力量和管理經(jīng)驗，需要加強智能化技術人才隊伍建設，提高檔案管理人員的智能化技能和水平。同時，還需要不斷創(chuàng)新智能化管理模式，探索適合檔案管理智能化發(fā)展的管理機制和運行模式，促進檔案管理信息化向智能化方向持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.向云技術方向發(fā)展

檔案管理信息化的發(fā)展趨勢以向云技術方向發(fā)展最為突出，這一趨勢源自云計算技術的快速發(fā)展和普及以及對檔案管理需求的不斷增長。云技術作為一種新型的信息技術，具有高效、靈活以及可擴展等特點，為檔案管理提供了全新的解決方案和發(fā)展機遇。首先，是構建混合多云架構。公共檔案、開放數(shù)據(jù)等大量非保密信息適合先行上云，放在成本較低的公有云環(huán)境，以彈性計算資源實現(xiàn)海量信息存儲與高效處理。而涉密檔案與關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)則可構建私有云，加強數(shù)據(jù)隔離管控。公有云與私有云可通過混合云管理平臺實現(xiàn)互聯(lián)互通、靈活調度與管理。此外，多云架構也是重要選擇，可根據(jù)檔案類型與業(yè)務需要選擇最適宜的云服務提供商，以提升業(yè)務適應力；其次，加速推進業(yè)務云上遷移，全面進入云時代。采用云原生技術實施業(yè)務改造，實現(xiàn)業(yè)務組件和服務的容器化打包，按需彈性部署，快速構建面向未來的云架構體系。在這個過程中，可以依托云平臺豐富計算存儲資源，大力發(fā)展機器學習、語義理解、知識圖譜等前沿技術應用，建設智慧檔案解決方案。同時，提升自動化和智能化水平，讓創(chuàng)新成果更快落地；最后，持續(xù)強化云安全管理水平。加大云上訪問權限、管理操作審計力度，利用大數(shù)據(jù)分析手段檢測異常情況，防止內部人員泄密?？梢远ㄆ陂_展安全監(jiān)測與評估，評估現(xiàn)有防護措施效力，補齊系統(tǒng)、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)安全的薄弱環(huán)節(jié)。此外，可以建立完善的應急響應方案，并能夠熟練掌握，以便發(fā)生安全事故后可以快速、有效地定位和處置。

四、結束語

綜上所述，檔案管理信息化的發(fā)展趨勢是多元化、開放化和智能化的。未來，檔案管理將依托信息技術，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化和開放共享，為檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學化提供更加堅實的基礎。同時，我們也期待檔案管理信息化能夠更好地服務于社會發(fā)展和文化傳承，為構建數(shù)字時代的文明新風貌做出更大的貢獻。

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作者單位：香格里拉市檔案館

作者簡介：和學紅（1976—），男，納西族，云南香格里拉人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理