薛明明
摘要: 會(huì)計(jì)電算化是信息時(shí)代誕生的一種新技術(shù)手段。要依靠這項(xiàng)技術(shù)處理會(huì)計(jì)工作, 提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)管理水平, 就必須完善內(nèi)部控制機(jī)制, 對(duì)工作流程進(jìn)行全面、 細(xì)致的管理。同時(shí), 還要做好對(duì)信息系統(tǒng)的建設(shè)工作?;诖耍?本文主要從系統(tǒng)調(diào)查、 系統(tǒng)分析、 系統(tǒng)設(shè)計(jì)、 系統(tǒng)調(diào)試等方面介紹會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)要點(diǎn), 并根據(jù)大多數(shù)企業(yè)在日常的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息處理工作中融入電算化技術(shù)時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題, 找到管理工作的側(cè)重點(diǎn), 研究提升內(nèi)部控制水平的有效方法。
關(guān)鍵詞: 會(huì)計(jì)電算化; 內(nèi)部控制; 計(jì)算機(jī)技術(shù); 信息安全
DOI:10.12433/zgkjtz.20240525
會(huì)計(jì)電算化是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中使用各種軟件處理會(huì)計(jì)信息的一種方法。企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化建設(shè)工作的優(yōu)勢(shì)在于, 可以解決人工手動(dòng)處理數(shù)據(jù)造成的信息失真問(wèn)題。該技術(shù)是提升會(huì)計(jì)工作質(zhì)量及水平的關(guān)鍵技術(shù), 能夠使會(huì)計(jì)人員從復(fù)雜繁瑣的工作任務(wù)中解脫出來(lái), 進(jìn)一步研究?jī)?yōu)化會(huì)計(jì)管理方案, 規(guī)避企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。所以, 目前很多企業(yè)都開(kāi)始推廣會(huì)計(jì)電算化技術(shù), 搭建系統(tǒng)工作平臺(tái), 并結(jié)合會(huì)計(jì)處理工作的基本流程, 找到提升會(huì)計(jì)內(nèi)控水平的有效方法。
一、 會(huì)計(jì)電算化的基本內(nèi)容
會(huì)計(jì)電算化又稱計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì), 是以計(jì)算機(jī)為核心主體的信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用, 即通過(guò)會(huì)計(jì)軟件, 用計(jì)算機(jī)代替人工記賬、 算賬、 報(bào)賬, 替代一部分由人為操作的處理、 分析、 判斷會(huì)計(jì)信息的過(guò)程。企業(yè)通過(guò)會(huì)計(jì)電算化, 達(dá)到自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理的目標(biāo), 從傳統(tǒng)的人工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)向會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變。
二、 會(huì)計(jì)電算化給企業(yè)內(nèi)控工作帶來(lái)的影響
(一)工作形式
在過(guò)去的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中, 會(huì)計(jì)工作更多的是采用人工核算或賬目核對(duì)的方式, 這種工作方法比較傳統(tǒng), 工作人員要承擔(dān)大量的工作任務(wù), 會(huì)出現(xiàn)核算錯(cuò)誤等情況。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展, 工作方式也在逐步向會(huì)計(jì)電算化的方向轉(zhuǎn)變。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下, 企業(yè)的會(huì)計(jì)工作重心逐步偏向網(wǎng)絡(luò)化, 并越來(lái)越多元化。在進(jìn)行多個(gè)數(shù)據(jù)的處理時(shí), 企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化技術(shù), 只需要將對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)和憑證錄入系統(tǒng), 就可以通過(guò)軟件對(duì)錄入的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的分析和處理, 并生成企業(yè)所需的各類(lèi)會(huì)計(jì)報(bào)表。因此, 企業(yè)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用憑證和會(huì)計(jì)軟件, 可以有效避免出現(xiàn)以往會(huì)計(jì)工作中存在的問(wèn)題。這也就意味著, 基于會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的企業(yè)將從傳統(tǒng)的人工核算方法逐步向程序控制模式轉(zhuǎn)變, 這種轉(zhuǎn)變可為企業(yè)提供更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù), 并協(xié)助內(nèi)部各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。
(二)工作內(nèi)容
在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式中, 會(huì)計(jì)部門(mén)所要完成的工作任務(wù)比較單一, 通常是與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的工作。而在會(huì)計(jì)電算化工作中, 需要完成的工作內(nèi)容將更加多元化, 主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面: 一是計(jì)算機(jī)硬件配置、 維護(hù)和管理崗位; 二是要完成軟件的采購(gòu)、 安排、 維護(hù)、 修改等工作; 三是對(duì)系統(tǒng)的管理與分析, 或是對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與編程。顯然, 會(huì)計(jì)電算化使企業(yè)在這些方面的控制內(nèi)容更具多樣性, 因此, 為了達(dá)到整體的工作目標(biāo), 企業(yè)必須針對(duì)不同的層面, 制定相應(yīng)的管理計(jì)劃。
(三)工作范圍
在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下, 企業(yè)內(nèi)部控制工作的范疇得到了拓展, 會(huì)計(jì)電算化技術(shù)可以使內(nèi)控工作以分模塊的管理方式進(jìn)行。而對(duì)企業(yè)管理工作進(jìn)行一定的細(xì)化, 可以確保工作權(quán)責(zé)清晰, 從而為內(nèi)部控制工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外, 從業(yè)務(wù)流程上來(lái)看, 隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)普及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié), 它的應(yīng)用領(lǐng)域非常廣泛, 對(duì)強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)控工作具有實(shí)際意義。除了建立基本的會(huì)計(jì)系統(tǒng)外, 企業(yè)還需要對(duì)會(huì)計(jì)電算化過(guò)程進(jìn)行分析, 并對(duì)內(nèi)控工作進(jìn)行安全管理, 從而在一定程度上拓展內(nèi)控工作的范圍。因此, 企業(yè)必須正確地運(yùn)用會(huì)計(jì)電算化技術(shù), 積極調(diào)整內(nèi)部控制計(jì)劃, 以提升內(nèi)部控制能力。
三、 企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制工作難題
(一)組織結(jié)構(gòu)問(wèn)題
依靠電算化系統(tǒng)開(kāi)展內(nèi)控工作, 可以提高工作效率, 保障工作質(zhì)量。但是, 結(jié)合實(shí)際工作情況來(lái)看, 還存在一些難點(diǎn), 企業(yè)需要加以重視。例如: 會(huì)計(jì)電算化雖然能夠自動(dòng)處理工作信息, 但運(yùn)行系統(tǒng)的關(guān)鍵還是人工操作。如果內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)不完善, 各部門(mén)之間缺乏有效的溝通, 沒(méi)有第一時(shí)間將工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息上傳到平臺(tái), 就無(wú)法及時(shí)開(kāi)展會(huì)計(jì)內(nèi)控管理工作。另外, 崗位職責(zé)劃分不清, 存在一崗多職的現(xiàn)象, 容易出現(xiàn)人為因素導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題。
(二)系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)
借助計(jì)算機(jī)技術(shù)處理會(huì)計(jì)信息工作時(shí), 容易出現(xiàn)信息丟失、 泄露等問(wèn)題。這主要是由于電算化系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行, 會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊, 也會(huì)由于硬件設(shè)備問(wèn)題出現(xiàn)系統(tǒng)故障, 導(dǎo)致文件損壞、 數(shù)據(jù)丟失。除此之外, 員工的技術(shù)操作能力不達(dá)標(biāo), 也會(huì)引發(fā)系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn), 增加信息安全管理的難度, 這是企業(yè)在新時(shí)期下進(jìn)行會(huì)計(jì)內(nèi)控工作時(shí)要關(guān)注的重點(diǎn)。
(三)信息披露問(wèn)題
企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化下落實(shí)基礎(chǔ)的內(nèi)部控制任務(wù), 應(yīng)關(guān)注會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息披露環(huán)節(jié)存在的實(shí)際問(wèn)題。根據(jù)工作方式、 內(nèi)容的變化, 完善相應(yīng)的管理機(jī)制, 以此推動(dòng)工作的有序開(kāi)展。目前, 部分企業(yè)財(cái)會(huì)信息披露不全面, 程序不符合規(guī)范, 審計(jì)報(bào)告中涉及披露的內(nèi)容較少, 導(dǎo)致內(nèi)部控制工作無(wú)法與外部管理工作有效銜接。這主要是由于企業(yè)沒(méi)有充分了解會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn), 沒(méi)有將相關(guān)理念及技術(shù)方法融入會(huì)計(jì)管理工作中, 也沒(méi)有結(jié)合內(nèi)控管理體系, 使得會(huì)計(jì)內(nèi)控工作出現(xiàn)信息傳遞不及時(shí)、 不全面等問(wèn)題。
四、 提升企業(yè)會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)控工作水平的方法
(一)完善企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)
企業(yè)投入資金引進(jìn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)后, 應(yīng)在使用過(guò)程中摸索經(jīng)驗(yàn), 找出提升會(huì)計(jì)內(nèi)控工作質(zhì)量的有效方法。首先, 領(lǐng)導(dǎo)層要在管理工作中認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)內(nèi)控工作的重要性, 并讓員工正確理解自身所在崗位與企業(yè)發(fā)展之間的關(guān)系。其次, 企業(yè)要通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)開(kāi)展集中化的會(huì)計(jì)信息處理工作, 因而要完善內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu), 做好崗位工作的職責(zé)劃分及任務(wù)分配工作。除了要構(gòu)建扁平化的管理結(jié)構(gòu)外, 還要為各部門(mén)建立聯(lián)系。最后, 從會(huì)計(jì)部門(mén)的組織結(jié)構(gòu)建設(shè)角度出發(fā), 根據(jù)會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的特點(diǎn), 設(shè)置對(duì)應(yīng)的崗位。一般, 企業(yè)都會(huì)分設(shè)基礎(chǔ)會(huì)計(jì)崗位和電算化工作崗位, 通過(guò)明確的分工管理, 規(guī)范化地開(kāi)展會(huì)計(jì)內(nèi)控工作。
(二)提升系統(tǒng)的安全防御等級(jí)
針對(duì)電算化系統(tǒng)常見(jiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題, 應(yīng)優(yōu)化內(nèi)控策略, 提升內(nèi)控水平, 找到提高系統(tǒng)安全防御等級(jí)的方法。這項(xiàng)工作可以分為三個(gè)步驟進(jìn)行: 第一, 定期進(jìn)行系統(tǒng)病毒查殺, 檢查軟件系統(tǒng)是否存在安全防御漏洞。必要時(shí), 引進(jìn)先進(jìn)的安全防御技術(shù)及軟件, 保障會(huì)計(jì)信息的傳輸、 存儲(chǔ)安全。防火墻、 殺毒軟件等在目前的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中都比較常見(jiàn)。企業(yè)還可根據(jù)工作需求采取供銷(xiāo)碼核對(duì)、 特征識(shí)別等方式, 提升計(jì)算機(jī)的安全防御能力。第二, 要關(guān)注系統(tǒng)的硬件設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題, 選擇與系統(tǒng)配套的硬件裝置, 并定期開(kāi)展硬件的保養(yǎng)和維護(hù)工作。第三, 應(yīng)做好對(duì)人員行為的管理, 避免由于人為因素出現(xiàn)信息丟失、 被篡改等方面的問(wèn)題。企業(yè)要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全管理規(guī)定, 完善內(nèi)部管理機(jī)制, 約束員工的操作行為。應(yīng)明確規(guī)定員工因自身問(wèn)題而引發(fā)會(huì)計(jì)信息安全風(fēng)險(xiǎn)會(huì)受到何種懲罰, 以提高員工的重視度。此外, 在電算化系統(tǒng)中設(shè)置不同員工的操作權(quán)限, 最大限度地保障系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
(三)健全會(huì)計(jì)內(nèi)控管理結(jié)構(gòu)體系
要從會(huì)計(jì)管理工作的角度實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制, 應(yīng)積極健全管理結(jié)構(gòu)體系。管理工作會(huì)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)流程來(lái)設(shè)置, 要進(jìn)行預(yù)算管理、 采購(gòu)管理、 資金收支管理, 還要在整個(gè)工作過(guò)程中有序地完成人力資源管理。企業(yè)要分清內(nèi)控工作的主次關(guān)系, 安排管理部門(mén)與會(huì)計(jì)部門(mén)共同參與管理。關(guān)鍵要在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中做好授權(quán)與分權(quán)工作, 如果企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模較大, 工作涉及的業(yè)務(wù)范圍較廣, 在構(gòu)建管理體系工作時(shí), 可通過(guò)適當(dāng)授權(quán)和分權(quán), 保證各崗位人員之間相互監(jiān)督、 相互制約。要在統(tǒng)一遵循基礎(chǔ)管理制度的前提下, 完成各項(xiàng)會(huì)計(jì)信息的處理工作, 從而取得良好的內(nèi)部控制效果。
(四)優(yōu)化相應(yīng)的內(nèi)控管理制度
新時(shí)期下, 很多企業(yè)都會(huì)在內(nèi)部控制工作中應(yīng)用管理會(huì)計(jì)工具???jī)效管理法就是應(yīng)用頻率較高的一種方法, 其特點(diǎn)是為員工合理分配工作任務(wù), 并管控員工的工作質(zhì)量及效率。制度建設(shè)工作應(yīng)以平等為前提, 讓員工自覺(jué)服從管理規(guī)定。一方面, 會(huì)計(jì)人員應(yīng)針對(duì)會(huì)計(jì)信息的紙質(zhì)資料和電子版資料, 做好收集、 存儲(chǔ)及管理工作, 建立專(zhuān)用檔案。會(huì)計(jì)人員與管理人員應(yīng)共同商議如何優(yōu)化相關(guān)制度, 以增強(qiáng)員工的責(zé)任心為主要目標(biāo), 建立責(zé)任管理機(jī)制; 另一方面, 會(huì)計(jì)人員要從預(yù)算、 執(zhí)行、 核算等角度嚴(yán)格遵循管理制度的具體要求, 保障會(huì)計(jì)信息得到及時(shí)傳遞。
(五)提升人才的電算化技術(shù)水平
企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化背景下優(yōu)化內(nèi)部控制體系時(shí), 要著重提升會(huì)計(jì)人員的技術(shù)操作能力, 并端正其工作態(tài)度。企業(yè)會(huì)面向社會(huì)定期招聘新人, 并提出相應(yīng)的要求, 如遵守企業(yè)的管理規(guī)定, 具備專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作能力, 只有這樣, 才能滿足企業(yè)開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)建設(shè)工作的需求, 為會(huì)計(jì)處理工作提供便利的渠道, 助力企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。與此同時(shí), 企業(yè)還要定期根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理制度的更新情況對(duì)人才進(jìn)行考核, 要考察會(huì)計(jì)人員的實(shí)際工作能力, 安排適合員工的崗位, 做好對(duì)會(huì)計(jì)部門(mén)的崗位分工管理工作。同時(shí), 應(yīng)結(jié)合崗位的用人需求, 為會(huì)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì), 員工自身也要不斷反思優(yōu)缺點(diǎn), 積極提升工作能力。 很多企業(yè)會(huì)在內(nèi)部設(shè)置競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制, 營(yíng)造良好的工作氛圍, 以提高會(huì)計(jì)電算化工作的準(zhǔn)確性和安全性。
(六)業(yè)務(wù)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)
在會(huì)計(jì)電算化技術(shù)推廣、 應(yīng)用的過(guò)程中, 要開(kāi)展全面化、 細(xì)節(jié)化的內(nèi)部控制工作, 需要先規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程, 對(duì)流程體系進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)計(jì)工作, 將各項(xiàng)工作任務(wù)有效銜接, 避免出現(xiàn)重復(fù)性工作而增加人力資源成本, 拖延工作進(jìn)度。企業(yè)在開(kāi)展經(jīng)濟(jì)管理工作時(shí), 會(huì)要求工作人員保留票據(jù)憑證, 并將憑證的原件存檔并上傳系統(tǒng), 進(jìn)行工作信息的錄入和分類(lèi)整理。其間, 要求保留會(huì)計(jì)人員的審批痕跡, 確保在正規(guī)流程下使用資金和資產(chǎn), 最大限度地保障安全。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)工作時(shí), 應(yīng)先確定企業(yè)都有哪些業(yè)務(wù)類(lèi)型, 對(duì)存在風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行更正和刪除, 避免在計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理工作信息時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤, 引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。另外, 要備份整個(gè)業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù), 還要在業(yè)務(wù)完成后及時(shí)制作報(bào)表, 統(tǒng)計(jì)經(jīng)濟(jì)收支數(shù)據(jù), 并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工作總結(jié)。
五、 其他推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化下內(nèi)控工作進(jìn)程的有效方法
(一)使用“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)計(jì)”技術(shù)
大數(shù)據(jù)時(shí)代下, 科技信息技術(shù)水平不斷提升, 企業(yè)在日常工作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息也有所增加。為了科學(xué)完成會(huì)計(jì)內(nèi)控工作, 合理管控資金成本, 推動(dòng)企業(yè)的良性、 健康發(fā)展, 企業(yè)必須開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化建設(shè), 在工作中融入現(xiàn)代化理念及技術(shù)方法。這要求企業(yè)遵循依法管理的理念, 確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、 準(zhǔn)確性。同時(shí), 應(yīng)嘗試通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)與外部市場(chǎng)建立聯(lián)系, 結(jié)合市場(chǎng)外部監(jiān)督工作的相關(guān)要求, 完善會(huì)計(jì)內(nèi)控體系, 提升內(nèi)控管理水平, 跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。企業(yè)應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù), 為員工建立聯(lián)絡(luò)平臺(tái), 實(shí)現(xiàn)信息共享, 便于分享會(huì)計(jì)信息處理經(jīng)驗(yàn), 達(dá)到普及會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用的目標(biāo)。
(二)適時(shí)調(diào)整管理工作內(nèi)容
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后, 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理。企業(yè)必須結(jié)合實(shí)際情況, 對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)有效的調(diào)整。例如: 應(yīng)修改內(nèi)部審查機(jī)制, 優(yōu)化工作方案, 做好對(duì)會(huì)計(jì)信息輸入、 輸出、 修改等工作的全面管控。這項(xiàng)工作要依靠管理會(huì)計(jì)來(lái)完成, 相關(guān)人員應(yīng)具備管理學(xué)知識(shí), 用全面發(fā)展的眼光看待問(wèn)題。此外, 在依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作時(shí), 使用硬盤(pán)來(lái)保存信息, 并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。在具體修改工作內(nèi)容時(shí), 應(yīng)結(jié)合企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展情況、 時(shí)代背景下技術(shù)的更新及優(yōu)化情況, 找到工作的著力點(diǎn)。
六、 結(jié)語(yǔ)
企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化背景下開(kāi)展內(nèi)部控制工作, 應(yīng)完善內(nèi)部組織結(jié)構(gòu), 這是保障會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)及時(shí)傳遞的關(guān)鍵。同時(shí), 應(yīng)提升計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防御等級(jí), 保障信息的存儲(chǔ)和傳輸安全。企業(yè)應(yīng)健全內(nèi)控管理體系, 并結(jié)合相關(guān)管理制度優(yōu)化內(nèi)控機(jī)制, 為規(guī)范化開(kāi)展會(huì)計(jì)信息處理工作提供必要保障。同時(shí), 應(yīng)注意分析電算化技術(shù)的操作難易度, 選拔高水平人才, 以分工合作的方式開(kāi)展現(xiàn)代化會(huì)計(jì)內(nèi)控工作。除此之外, 企業(yè)還要根據(jù)業(yè)務(wù)的基本工作流程, 優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系, 著重完善系統(tǒng)功能。
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