離職管理，不可任性而為

吉雷

2024年伊始，熱搜榜上與人力資源相關(guān)的第一個話題居然是北京某公司HR辭退員工事件，“我違法你管得著嗎”將這位HR推上風(fēng)口浪尖。從旁觀者的角度看，事件無論對涉事企業(yè)還是對處于風(fēng)暴中心的HR，都產(chǎn)生了嚴(yán)重的負(fù)面影響。也有部分專業(yè)人士對那位被辭退員工的職業(yè)前景表示擔(dān)憂。到目前為止，整個事件呈現(xiàn)出“三輸”的局面。從根本上說，這是企業(yè)的離職管理工作出了問題。

春節(jié)前后，往往是員工離職的高峰期，離職管理工作如果做不到位，勞動合同履行期間隱藏的各種矛盾很有可能于此時集中爆發(fā)，出現(xiàn)各類勞動爭議事件。所以，此刻對離職管理話題進(jìn)行討論正當(dāng)其時。下面，筆者就結(jié)合實際案例，為企業(yè)的離職管理工作提出一些建議。

案例一

A公司財務(wù)部在進(jìn)行年度固定資產(chǎn)盤點時，發(fā)現(xiàn)企劃部的一臺筆記本電腦遺失。經(jīng)查詢固定資產(chǎn)保管明細(xì)，發(fā)現(xiàn)該電腦的保管人為離職員工賈某，而且，人事部在賈某的離職交接單上也未發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)交接明細(xì)。因無法聯(lián)系到當(dāng)事人賈某（手機(jī)號碼已經(jīng)更換），最后由企劃部經(jīng)理和人事經(jīng)理兩人按照該筆記本電腦的殘值進(jìn)行了賠償。

這是一起典型的因離職交接工作不完整而引發(fā)的異常事件，雖然事件的影響不是很大，但仍應(yīng)引起各級管理者的重視。離職交接工作看似非常簡單，實際上其中有諸多細(xì)節(jié)需要特別注意：

★員工所在部門的交接應(yīng)盡可能細(xì)致，交接內(nèi)容至少應(yīng)該包括：

——列明交接的物品清單（特別注意固定資產(chǎn)）、工作資料清單（含電子版、紙質(zhì)版）；

——未完成事項的進(jìn)展描述以及后續(xù)的工作節(jié)奏、關(guān)鍵節(jié)點、對接人；

——保密資料及存儲介質(zhì)的交接；

——外部單位聯(lián)系人名單及聯(lián)系事項清單；

——重要客戶信息、商務(wù)資料；

——特殊事項的工作流程。

同時，建議離職員工所在部門及時向內(nèi)、外部重要聯(lián)系人發(fā)送信息，告知對方“原負(fù)責(zé)XX工作的人員甲工作發(fā)生變動，由新的聯(lián)系人乙負(fù)責(zé)后續(xù)工作的對接”。目前，獵聘網(wǎng)、平安保險等企業(yè)都通過企微系統(tǒng)便捷地完成了這一動作。

★企業(yè)IT部門及時封存離職員工的各業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬號、公司郵箱、OA賬號等，尤其對可能發(fā)生勞動糾紛的員工，務(wù)必在第一時間完成賬號封存，避免當(dāng)事人因發(fā)泄情緒而在相關(guān)系統(tǒng)上或利用公司郵箱、工作群發(fā)表不當(dāng)言論。

★人力資源部門及時收回離職人員的門禁卡、飯卡、工作證、名片等，待其他相關(guān)部門在《離職審批表》《工作、物品交接清單》上簽字并確認(rèn)無異常后，向個人出具離職證明，進(jìn)行薪酬結(jié)算。建議要求離職人員同時簽一份薪酬發(fā)放無異議聲明，避免離職后再對薪酬提出異議。

★對于掌握企業(yè)核心商業(yè)機(jī)密的人員，建議在其入職時即簽訂競業(yè)限制協(xié)議。雖然企業(yè)需要因此支付一定的補(bǔ)償，但可以在很大程度上防止企業(yè)的商業(yè)秘密泄露。需要特別提醒的是，部分企業(yè)雖然與骨干員工簽訂了競業(yè)限制協(xié)議，但在員工離職后卻并未按照約定向其支付競業(yè)限制補(bǔ)償，看似節(jié)約了成本，其實是因小失大，直接導(dǎo)致競業(yè)限制協(xié)議無效。

案例二

張某于2023年8月從B公司離職，并在離職后向當(dāng)?shù)貏趧硬块T實名舉報在B公司工作期間從未休過帶薪年休假，B公司也沒有按照有關(guān)規(guī)定支付年休假工資報酬。在勞動部門的調(diào)解下，B公司最后按照雙倍工資的標(biāo)準(zhǔn)向張某補(bǔ)發(fā)了未休年休假的報酬。

很多HR頭腦中存在一個錯誤認(rèn)知：若員工未主動提出帶薪年假的休假申請，就可以默認(rèn)員工放棄了這一權(quán)利。有些企業(yè)甚至還把這作為條款明確寫進(jìn)規(guī)章制度中。其實，這樣的規(guī)定是無效的。根據(jù)《企業(yè)職工帶薪年休假實施辦法 》，用人單位有義務(wù)“根據(jù)生產(chǎn)、工作的具體情況，并考慮職工本人意愿，統(tǒng)籌安排年休假”；同時，該辦法第十條還明確“用人單位安排職工休年休假，但是職工因本人原因且書面提出不休年休假的，用人單位可以只支付其正常工作期間的工資收入”。也就是說，只有用人單位主動安排，但職工本人書面提出不休年假的，用人單位才可以按正常標(biāo)準(zhǔn)支付其工作報酬；如果員工沒有提出休假申請，企業(yè)也沒有主動安排員工休假，那么對于未休的年假，企業(yè)仍需按照員工日工資收入的300%支付工資報酬。在職期間，員工通常不會向企業(yè)提出這樣的訴求；可一旦離職便沒了顧慮，員工往往在此時提出年假工資補(bǔ)償?shù)囊?。如果走到這步，企業(yè)就比較被動了。因此，針對年休假問題，HR在實際工作中應(yīng)注意以下幾點：

★在企業(yè)的請休假制度中明確規(guī)定：企業(yè)可以根據(jù)生產(chǎn)計劃、工作節(jié)奏靈活安排員工休年休假，若員工因個人原因無法休假，必須以書面方式向相關(guān)部門回復(fù)。

★人力資源部門在適當(dāng)?shù)臅r候主動提醒員工剩余年休假天數(shù)，并建議員工妥善安排時間休假。人力資源部一般在每年的6月底、10月底，通過人力資源管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)發(fā)送郵件或消息提示員工，盡到提醒義務(wù)。

★若員工離職時仍有年假未休完，首先按照其當(dāng)年實際在職時間折算實際可以享受的當(dāng)年年休假天數(shù)，然后選擇順延離職當(dāng)月薪資結(jié)算時間的方式，以此規(guī)避300%工資報酬的要求。

除未休年休假的補(bǔ)償外，與離職相關(guān)的勞動報酬糾紛還常涉及加班費問題，尤其是加班事實的認(rèn)定、加班時長、加班費計算基數(shù)等等。建議企業(yè)人力資源部門結(jié)合地方規(guī)定及管理需要在規(guī)章制度中予以規(guī)范。重點注意以下三點：

★各地對于加班工資計算基數(shù)的規(guī)定有所差異，部分省市甚至明確規(guī)定企業(yè)可以通過勞動合同、集體合同約定加班工資基數(shù)（如北京、江蘇）。如果企業(yè)想要控制成本，可以根據(jù)當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)規(guī)定在勞動合同中約定加班工資的計算基數(shù)（不得低于當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)）。

★督促業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格履行加班審批手續(xù)，員工申請加班必須明確加班事由、預(yù)計加班時長，避免無效加班。如果某個崗位加班頻次較高或經(jīng)常出現(xiàn)異常，建議人力資源部會同業(yè)務(wù)部門對該崗位的工作量進(jìn)行評估，如果確實是工作量過大導(dǎo)致高頻加班，則有必要考慮增加人員編制，畢竟高頻加班不利于員工的身體健康，而且法律對于企業(yè)每月的加班時長也有限制。

★業(yè)務(wù)部門督促員工提高正常工作時間內(nèi)的工作效率，避免出現(xiàn)正常工作時間內(nèi)故意低效工作、混加班費的情形。對于此類情形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即對當(dāng)事人進(jìn)行誡勉談話，若一再發(fā)生，可以根據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度做出一定的處罰甚至解除勞動關(guān)系。

案例三

李某于2022年3月與C直播機(jī)構(gòu)簽訂勞動合同，約定崗位為帶貨主播。入職后，公司安排李某到T1項目工作，一年后，T1項目負(fù)責(zé)人認(rèn)為李某帶貨能力一般。經(jīng)部門內(nèi)部溝通，將李某調(diào)整至同部門的T2項目，仍然從事帶貨主播工作。兩個月后，T2項目負(fù)責(zé)人向人力資源部反映，李某工作主動性不夠，帶貨業(yè)績偏低，并建議人力資源部以“不能勝任工作”為由與李某解除勞動關(guān)系。經(jīng)過深入調(diào)查，人力資源經(jīng)理了解到，T1、T2兩個項目的負(fù)責(zé)人在日常管理中未能提前明確對帶貨主播的考核標(biāo)準(zhǔn)，在與當(dāng)事人李某溝通的過程中因顧及個人感受而從未向其反饋能力不足的問題。也就是說，企業(yè)方面無法充分舉證李某“不能勝任”的事實，如果以該理由解除勞動關(guān)系，具有較大風(fēng)險。人力資源部與李某多次協(xié)商，最終公司在正常補(bǔ)償之外多支付了一個月工資，解除了與李某的勞動關(guān)系。

在管理實踐中，盡量不要用“不能勝任工作”這一理由解除勞動關(guān)系，因為這對于企業(yè)人力資源管理工作的細(xì)節(jié)要求比較高——不僅要有針對具體崗位的考核辦法，而且需要證明考核目標(biāo)設(shè)置的合理性。這里的“合理性”并非管理者通常認(rèn)為的“跳一跳就能夠得著”的目標(biāo)或者所謂“同行業(yè)企業(yè)的參考標(biāo)準(zhǔn)”，勞動仲裁部門、法院在進(jìn)行裁決時，往往傾向于把當(dāng)事企業(yè)中80%甚至90%以上員工都能達(dá)成的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定為“合理目標(biāo)”，這顯然與強(qiáng)調(diào)狼性、不斷提高考核目標(biāo)的企業(yè)要求相差甚遠(yuǎn)。此外，不勝任解除還有一個必經(jīng)的程序，即調(diào)整工作崗位或進(jìn)行培訓(xùn)，并以確鑿的證據(jù)證明員工在調(diào)崗或培訓(xùn)后“仍不能勝任工作”，方可履行解除勞動合同的手續(xù)。在員工調(diào)崗或培訓(xùn)期間，企業(yè)仍需按正常標(biāo)準(zhǔn)支付其薪酬。與其這樣，還不如直接和員工協(xié)商解除勞動關(guān)系。

在勞動關(guān)系解除過程中，人力資源部門務(wù)必注意以下事宜：

★除員工主動辭職、嚴(yán)重違紀(jì)解除外，因其他情形需要與員工解除勞動關(guān)系的，盡可能選擇協(xié)商一致解除的方式，這樣可以在很大程度上降低勞動關(guān)系解除后員工再提出其他訴求的可能性。

★解除勞動關(guān)系的協(xié)議文本務(wù)必考慮周全，至少要約定三個事項：

——離職補(bǔ)償金的范圍涵蓋了未結(jié)算工資、未休帶薪年休假工資報酬、加班費、值班費、高溫費、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金、賠償金等；

——至解除勞動合同之日，雙方的權(quán)利義務(wù)已結(jié)清，離職人員不再因為原合同的履行、變更、解除，向企業(yè)要求支付其他任何費用、補(bǔ)償或賠償；

——離職人員在離職前辦理好工作交接、各類物品交接，如因交接不清導(dǎo)致企業(yè)損失的，應(yīng)向企業(yè)承擔(dān)賠償責(zé)任。

★如果發(fā)生了嚴(yán)重違紀(jì)事件，盡量不要采取讓員工主動辭職這一看似“人性化”的舉措，而應(yīng)盡可能依法依規(guī)解除勞動關(guān)系，保持規(guī)章制度的嚴(yán)肅性。當(dāng)然，在實際操作過程中務(wù)必注意確認(rèn)違紀(jì)事實，比如要求當(dāng)事人作出書面檢討，并確保解除勞動關(guān)系所依據(jù)的規(guī)章制度符合民主程序，以及履行告知工會的程序，以免因操作不當(dāng)引發(fā)勞動糾紛。

管理者常說，離職見人品；員工卻說，離職方見老板的格局。立場不同，視角各異。員工離職往往容易觸發(fā)各種潛在矛盾，人力資源部門務(wù)必做最充分的準(zhǔn)備并承擔(dān)可能出現(xiàn)的結(jié)果。當(dāng)然，人力資源工作更多應(yīng)該體現(xiàn)在日常：持續(xù)完善規(guī)章制度、優(yōu)化工作流程，塑造良好的企業(yè)氛圍，不斷提升向心力，從根本上避免離職糾紛的發(fā)生。退一步講，即使真的到了“分手”時刻，雙方也要“保持體面”，而不是口出惡言，兩敗俱傷。

所以，離職管理，HR千萬別任性！

作者單位 好享購物股份有限公司