媒體如何發(fā)起“兵團(tuán)作戰(zhàn)”協(xié)同策展辦會
——溫州報業(yè)會務(wù)展覽活動運(yùn)行機(jī)制探索

文_蘇亦鋒

在報業(yè)轉(zhuǎn)型融合發(fā)展的大背景下，各大媒體都在積極開展“新聞+商務(wù)”運(yùn)營模式，積極參與會務(wù)展覽、節(jié)慶活動的策劃、執(zhí)行和宣傳報道。媒體承辦執(zhí)行一次大型會務(wù)展覽活動，相當(dāng)于開展一次“兵團(tuán)作戰(zhàn)”，需要經(jīng)營、采編和后勤等各部門各“兵種”協(xié)同作戰(zhàn)。如何才能打破媒體各部門各“兵種”間的條塊分割，在通力合作中高效完成展會活動執(zhí)行任務(wù)？溫州日報經(jīng)過多年執(zhí)行會務(wù)展覽活動的實踐探索，總結(jié)出了項目負(fù)責(zé)制、全程統(tǒng)籌制、融媒跟進(jìn)制和創(chuàng)業(yè)激勵制等運(yùn)行機(jī)制，取得了良好的效果，確保了多個會務(wù)展覽活動順利開展。

項目負(fù)責(zé)制：責(zé)任到人，一抓到底

承接并有序執(zhí)行一個標(biāo)的金額達(dá)幾百萬元甚至上千萬元的會展項目，對于一家報社來說，是一個巨大的挑戰(zhàn)。會展業(yè)是綜合性服務(wù)業(yè)，涉及面很廣，包含策展招商、活動策劃、論壇會議、創(chuàng)意設(shè)計、展覽展示、住宿餐飲、工程搭建、商務(wù)服務(wù)、宣傳推廣等。每一場會展活動的策劃、營運(yùn)，都需要整合報社內(nèi)外各方資源，投入大量人力、物力和財力。對于涉及面廣、內(nèi)容豐富的大型會展項目，在策劃組織和實施過程中，應(yīng)該靠什么機(jī)制來高效管理運(yùn)行？這是報社領(lǐng)導(dǎo)和會展活動執(zhí)行團(tuán)隊邊實踐邊思考的一個問題。

首要答案是“項目負(fù)責(zé)制”——通過大項目負(fù)責(zé)制和小項目負(fù)責(zé)制相結(jié)合的方式來管理項目運(yùn)行。執(zhí)行一次大型會務(wù)展覽活動，首先要確定這個指揮“兵團(tuán)作戰(zhàn)”的“指揮員”。這個“指揮員”既是大型會務(wù)展覽活動的總領(lǐng)導(dǎo)、總負(fù)責(zé)，也是全程對接甲方（委托方）的總對接、總聯(lián)絡(luò)，更是全程參與的總執(zhí)行、總協(xié)調(diào)。目前從實際執(zhí)行效果和甲方（委托方）反饋的情況看，有這樣一位一抓到底、全程介入的項目總負(fù)責(zé)人，項目執(zhí)行會更高效，甲方的用戶體驗也會更好。以2022溫州文博會項目為例，首先確定項目總負(fù)責(zé)人，再由項目總負(fù)責(zé)人進(jìn)行分工，確定各大小分項目負(fù)責(zé)人，再由各項目負(fù)責(zé)人組建小團(tuán)隊進(jìn)行分工運(yùn)作，讓每個小團(tuán)隊議行合一、高效運(yùn)作。

全程統(tǒng)籌制：定期跟進(jìn)，統(tǒng)籌推進(jìn)

項目人事責(zé)任明確后，作為項目總負(fù)責(zé)人如何才能及時掌握各項目運(yùn)作情況，及時調(diào)整部署確保項目順利推進(jìn)？這就需要全程統(tǒng)籌制——事先計劃方案、事中跟進(jìn)比對、事后總結(jié)提高，將全過程跟進(jìn)與關(guān)鍵點把控兩者緊密結(jié)合，兼顧執(zhí)行過程與結(jié)果。

一是制定項目方案和實施計劃。我們在執(zhí)行2022 溫州文博會過程中，根據(jù)文博會總體方案，制定了2022溫州文博會項目組織管理方案、任務(wù)分工表、工作進(jìn)度表、現(xiàn)場崗位安排表、后勤保障方案、運(yùn)輸倉儲管理方案和保潔管理方案等，明確每個人的職責(zé)分工和工作進(jìn)度，將活動各項籌備工作納入其中，使各個層面、各個階段和各項工作目標(biāo)明確、計劃合理，做到人人有責(zé)任，事事有著落，為項目總負(fù)責(zé)人全面掌控各項籌備工作提供了基本保障。

二是進(jìn)行定期匯報部署和計劃檢查比對。以2022溫州文博會的策展統(tǒng)籌為例，項目組建立了啟動動員、每周例會、會前動員等管理體系。啟動動員會，是在2022 文博會籌備啟動時召開動員大會，部署文博會任務(wù)分工，明確各崗位的職責(zé)分工和工作進(jìn)度；每周例會，是由項目總負(fù)責(zé)人召集各項目負(fù)責(zé)人匯報上周目標(biāo)工作完成情況和本周目標(biāo)工作計劃，并分析未完成工作的原因。會前動員，是在距離開展前15天左右召開的動員會，各項目組查漏補(bǔ)缺，并明確現(xiàn)場崗位安排，由總負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決和再動員部署。

三是會中工作巡查和每天展后總結(jié)協(xié)調(diào)。在展會開展期間，由項目總負(fù)責(zé)人和各項目負(fù)責(zé)人組成巡查小組，對各展區(qū)開展情況進(jìn)行循環(huán)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

四是會后客觀評價和總結(jié)提高。展會活動結(jié)束后，項目總負(fù)責(zé)人牽頭進(jìn)行全面總結(jié)，客觀、公正地評價各項目組的工作實績和存在的問題，通過總結(jié)將行之有效的工作方法固定化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化。

融媒跟進(jìn)制：融合推進(jìn)，立體傳播

媒體策展辦會最大的優(yōu)勢是策劃和傳播。如何能最大限度地放大展會活動的傳播效果和影響力？根據(jù)多年策展辦會的實踐經(jīng)驗，我們認(rèn)為融媒跟進(jìn)制很關(guān)鍵。展會活動和宣傳報道不是簡單疊加，而是融合推進(jìn)。如果僅僅只是安排記者對展會進(jìn)行宣傳報道，這就凸顯不出媒體策展辦會的優(yōu)勢。我們的經(jīng)驗是從活動籌備開始，融媒團(tuán)隊就同步介入，一起參與活動策劃，提出傳播點子，提煉融媒報道亮點，提前統(tǒng)籌安排報道形式，開展立體傳播。

以2023年6月18日舉辦的樂清石斛花開共富節(jié)為例，如何吸引更多的溫州市民和溫州周邊居民來參與活動就成為活動策劃和傳播的一個重點。開始籌備時，活動策劃團(tuán)隊和融媒團(tuán)隊就進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，策劃推出大荊鎮(zhèn)鐵定溜溜石斛文化園的門票抽獎活動，以擴(kuò)大影響、吸引人流。為期三輪的抽獎活動，共吸引了超過20萬人次的線上參與。同時，融媒團(tuán)隊結(jié)合活動特點，推出了多個短視頻報道，其中僅在抖音平臺的播放量就超300 萬。2023 樂清石斛花開共富節(jié)開幕當(dāng)天，園區(qū)入口處排起長隊，現(xiàn)場人氣爆棚，活動效果非常好。

創(chuàng)業(yè)激勵制：鼓勵創(chuàng)新，激勵創(chuàng)業(yè)

如何才能激發(fā)和調(diào)動策展執(zhí)行團(tuán)隊的積極性？這是媒體轉(zhuǎn)型大背景下需要思考的問題。如果僅僅依靠行政命令要求大家參與，很難激發(fā)大家干事創(chuàng)業(yè)的勁頭，難以高效、順利地完成一個個大項目的落地執(zhí)行。這就需要我們探索出一條行之有效的運(yùn)行機(jī)制，消除大家的后顧之憂，真正激發(fā)員工的積極性。

一般執(zhí)行一個會展活動項目，需要經(jīng)營、采編和行政后勤等各部門人員的深度參與。經(jīng)營、采編的員工會擔(dān)心參與執(zhí)行會務(wù)后，原有的工作任務(wù)完不成怎么辦？對行政部門員工來說，如果參不參與、干多干少一個樣，也會影響他們的積極性。為了解決這些問題，溫州日報嘗試推出策劃執(zhí)行加分制，每個會務(wù)活動執(zhí)行完畢后，由項目總負(fù)責(zé)人和各分項目負(fù)責(zé)人一起給所有參與人員打分，根據(jù)每個人投入的工作量、完成項目的質(zhì)量、考量加班加點等綜合表現(xiàn)給出一個合適的分?jǐn)?shù)。這個分?jǐn)?shù)對參與的記者來說相當(dāng)于額外增加的稿分，對于經(jīng)營和后勤的員工來說可以折算成獎金。

同時為激發(fā)員工干事創(chuàng)業(yè)的熱情，調(diào)動大家參與執(zhí)行會展項目的積極性，對于特別出彩的會展活動項目，報社根據(jù)項目的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，綜合考量給予總編輯嘉獎。另外，對于優(yōu)秀的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新人才，溫州日報報業(yè)集團(tuán)將進(jìn)行年度評選表彰。