大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理創(chuàng)新研究

檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)的基本組成部分，是對(duì)檔案實(shí)體及檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用的過程。[1] 做好檔案管理工作，才能滿足檔案使用者的需求，不斷提高檔案服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，將新興信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中是一個(gè)必然趨勢(shì)，相關(guān)單位要加以重視。然而，檔案信息化建設(shè)過程中，會(huì)受到認(rèn)知、技術(shù)、管理、人員、安全等因素的干擾，因此管理工作上存在一些問題。本文主要探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑，以期為實(shí)際管理工作提供參考。

一、新形勢(shì)下檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）電子檔案得到普及

信息時(shí)代，檔案管理的一個(gè)重要特點(diǎn)，就是從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案資源可通過數(shù)字形式進(jìn)行處理。和實(shí)體檔案相比，電子檔案在制作、傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)更加高效便捷。尤其隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子檔案的使用降低了工作強(qiáng)度，檔案管理人員從機(jī)械性、重復(fù)性的工作中解脫出來，有助于檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。[2]

（二）技術(shù)含量明顯提高

在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作的技術(shù)含量明顯提高，尤其是檔案的建立和檢索環(huán)節(jié)。檔案建立時(shí)，利用專業(yè)設(shè)備輸入檔案信息，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作流程，達(dá)到降本增效的目標(biāo)。檔案檢索時(shí)，檔案管理人員只需要輸入關(guān)鍵詞、編號(hào)、時(shí)間等信息，即可快速鎖定目標(biāo)檔案，相較于人工查找可提高效率，縮短檔案使用者的等待時(shí)間。

二、大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案資源不斷形成，增加了檔案管理工作量，也為檔案管理人員增加了工作壓力。采用傳統(tǒng)管理模式，投入的人力、物力成本高，管理效率低下，容易出現(xiàn)人為性差錯(cuò)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的優(yōu)化，檔案信息的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用均實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、規(guī)范化、智能化，為檔案管理工作帶來諸多便利，能避免人為性差錯(cuò)的出現(xiàn)。

（二）提高檔案利用價(jià)值

檔案的價(jià)值體現(xiàn)在檔案資源的開發(fā)利用上，滿足檔案使用者的具體需求。大數(shù)據(jù)背景下，得益于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的實(shí)施，檔案管理人員充分利用互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，一方面提高了檔案信息的開放性、共享性，另一方面能對(duì)低價(jià)值的信息予以剔除，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。具體而言，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，能根據(jù)不同使用者的需求，提供多元化、針對(duì)性的服務(wù)，如查詢文字、圖片、音頻、視頻等資料，從而節(jié)省時(shí)間和精力。從原來的“用戶跑腿”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)跑腿”，檔案服務(wù)向著動(dòng)態(tài)化、交互性的方向發(fā)展，從而打破時(shí)間、空間的限制。[3]

（三）實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通

大數(shù)據(jù)技術(shù)的一大特點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)了信息的互聯(lián)互通。檔案管理人員對(duì)檔案信息收集、整理并實(shí)現(xiàn)云端存儲(chǔ)，然后利用主動(dòng)推送、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)，即可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行處理和利用。檔案管理人員利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不斷優(yōu)化服務(wù)方案，基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便使用者查詢目標(biāo)資源。另外，利用不同的數(shù)據(jù)接口，可在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與不同區(qū)域、不同行業(yè)、不同單位之間搭建起橋梁，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效傳遞與安全管理，最終提高利用價(jià)值。

（四）作出科學(xué)發(fā)展決策

檔案是在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，也是開展檔案管理工作的重要參考，有助于相關(guān)單位作出科學(xué)的發(fā)展決策。[4] 相關(guān)單位檔案部門要想健康發(fā)展，就必須落實(shí)市場(chǎng)調(diào)研工作，明確使用者的實(shí)際需求。大數(shù)據(jù)背景下，一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上展示，這對(duì)競(jìng)爭(zhēng)合作是一個(gè)有利條件。例如，各單位合作之前在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上分析相關(guān)檔案資料，了解對(duì)方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等信息，為制訂決策提供數(shù)據(jù)支持，從而保障自身健康發(fā)展。

（五）提高內(nèi)部管理水平

相關(guān)單位內(nèi)形成的所有信息，最終都會(huì)歸集到檔案管理部門，這些檔案資料對(duì)內(nèi)部管理具有一定幫助。尤其是規(guī)模大、業(yè)務(wù)多的單位，由于其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜、人員眾多，在內(nèi)部管理上存在不少難點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，對(duì)檔案資源進(jìn)行分析，即可了解每個(gè)職工的相關(guān)信息，利用這些信息，能為單位內(nèi)部管理提供有效幫助，促進(jìn)管理水平不斷提高。

三、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化，是一個(gè)必然的發(fā)展趨勢(shì)。[5] 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作存在一些問題，集中體現(xiàn)在認(rèn)知、技術(shù)、管理、人員、安全等方面。

（一）認(rèn)知不夠充分

在檔案管理工作中，認(rèn)知不夠充分主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，管理部門對(duì)檔案管理的重視不足，例如沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、崗位，或者由其他崗位的工作人員兼任。這一情況的存在，會(huì)降低檔案管理的規(guī)范化，即使出現(xiàn)問題也難以追究當(dāng)事人的責(zé)任。其次，部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視不足，沒有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要價(jià)值，認(rèn)為檔案管理可有可無，實(shí)際工作中容易出現(xiàn)消極、懈怠的心理，影響管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）技術(shù)相對(duì)薄弱

檔案管理的技術(shù)環(huán)節(jié)相對(duì)薄弱，主要體現(xiàn)在信息化建設(shè)不足。檔案管理信息化的基礎(chǔ)工作是從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這個(gè)環(huán)節(jié)的工作量較大，需要使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等專業(yè)設(shè)備。一旦資金投入不足，設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)困難重重，無法保證設(shè)備的性能和質(zhì)量，在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)故障，就會(huì)影響實(shí)際工作效率。同時(shí)，打造完善的檔案信息化平臺(tái)，要求檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，部分檔案管理人員的技術(shù)能力有限，對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的操作不熟練，會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。[6] 另外，軟件、硬件在使用過程中，需要定期維護(hù)保養(yǎng)，一旦保養(yǎng)不及時(shí)、維護(hù)不到位，也會(huì)影響檔案管理工作的開展。

（三）管理機(jī)制落后

大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制暴露出較多缺陷，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，檔案管理組織機(jī)構(gòu)和人員配置冗余，檔案管理流程復(fù)雜，會(huì)影響檔案使用者的服務(wù)體驗(yàn)。其次，伴隨著內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，檔案管理與自身發(fā)展之間不完全匹配，管理工作跟不上時(shí)代發(fā)展潮流。最后，得益于信息技術(shù)的普及，檔案信息呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理模式不再適應(yīng)，但缺少相應(yīng)的管理機(jī)制作為支撐。例如，基于落后的管理機(jī)制，檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)未有效對(duì)接，尤其是入職、離職人員，其個(gè)人檔案的處理過程煩瑣，給檔案管理人員造成困擾。

（四）人員素質(zhì)不高

檔案管理具有一定專業(yè)性，不僅理論復(fù)雜，而且技術(shù)要求高。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些部門在人員配置上存在問題，集中體現(xiàn)在人員素質(zhì)不高。例如，檔案管理人員的學(xué)歷較低，掌握的理論知識(shí)和信息技術(shù)能力不足，管理思維和工作能力均達(dá)不到實(shí)際要求。造成這一問題的原因中，人才引進(jìn)和培養(yǎng)不到位是主要方面，由于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)缺乏，業(yè)務(wù)知識(shí)缺口不斷加大，最終導(dǎo)致人員綜合素質(zhì)沒有得到很好的提升。

（五）存在安全隱患

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，雖然提高了管理效率，但同時(shí)也存在較多的安全隱患。尤其電子檔案在傳輸、分析、利用中，很容易出現(xiàn)檔案資料丟失、刪改等情況，這些信息的泄露會(huì)對(duì)相關(guān)單位造成不利影響。如何在信息化建設(shè)的同時(shí)保證檔案資源的安全性，成為檔案管理人員必須解決的問題。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）更新檔案管理理念

檔案管理工作的開展，需要正確的思想理念作為指導(dǎo)，以保證管理工作的方向是正確的、合理的。面對(duì)認(rèn)知不夠充分這一問題，檔案管理部門相關(guān)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身理念，積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。首先，管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)以身作則，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)現(xiàn)行檔案管理模式進(jìn)行分析，明確其中的不足之處，從而樹立主動(dòng)變革的理念，形成大數(shù)據(jù)思維，積極探索檔案管理的創(chuàng)新路徑。其次，要加大宣傳力度，充分利用宣傳欄、LED 屏、官網(wǎng)、公眾號(hào)等媒介，系統(tǒng)介紹檔案管理的相關(guān)知識(shí)，以及成功的管理案例與經(jīng)驗(yàn)，營(yíng)造出良好的環(huán)境氛圍，減小檔案管理工作的實(shí)施阻力；[7] 同時(shí)，要鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，并將其融入檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)管理模式的變革與創(chuàng)新。

（二）加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，與技術(shù)設(shè)施的建設(shè)使用密切相關(guān)，加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)，主要從以下幾點(diǎn)入手。首先，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在檔案資料的分類、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)，配置專業(yè)的硬件和軟件。[8]在硬件設(shè)施方面，以計(jì)算機(jī)、掃描儀等為代表，結(jié)合檔案管理需求、特點(diǎn)，制訂科學(xué)的設(shè)備采購(gòu)清單，兼顧經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性。在軟件設(shè)施方面，以互聯(lián)網(wǎng)為依托打造檔案管理信息化平臺(tái)，不斷拓展管理功能模塊，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資源的分析利用打下基礎(chǔ)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，要結(jié)合檔案資料的使用需求形成良好的用戶界面，功能模塊要完善，存儲(chǔ)空間要充足。在檔案文獻(xiàn)檢索上，充分利用人工智能技術(shù)，采用關(guān)鍵詞查詢、編號(hào)查詢、時(shí)間查詢等方式，提高檢索效率。最后，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息互聯(lián)互通。這就要求檔案管理部門結(jié)合實(shí)際要求，提高檔案資源的歸集共享程度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)應(yīng)接盡接、共建共享，提高數(shù)據(jù)的匹配性、及時(shí)性，確保檔案利用更加精準(zhǔn)。

（三）建立健全管理機(jī)制

要建立健全新型管理體制，推進(jìn)管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有條件者還可建設(shè)數(shù)字檔案中心。首先，建立信息化建設(shè)機(jī)制。檔案管理信息化建設(shè)需要政策和資金支持，這就要求相關(guān)部門開展市場(chǎng)調(diào)研工作，結(jié)合自身需求選擇合適的建設(shè)方式，形成以檔案部門為主體、專業(yè)機(jī)構(gòu)為輔助的信息化建設(shè)機(jī)制。其次，建立數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制。在檔案數(shù)據(jù)的處理過程中，應(yīng)加強(qiáng)日常監(jiān)測(cè)、預(yù)警、管理和應(yīng)急處理能力，保證網(wǎng)絡(luò)安全。[9] 這就要求管理部門從安全規(guī)劃、安全測(cè)評(píng)、容災(zāi)備份等方面入手，嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)體系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患并處理。最后，建立考核通報(bào)機(jī)制。檔案管理工作的開展，要將信息化建設(shè)、資源共享等內(nèi)容納入績(jī)效考核中，相關(guān)部門和人員嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，實(shí)現(xiàn)考核評(píng)比、督查督辦的常態(tài)化，并向社會(huì)發(fā)布評(píng)價(jià)報(bào)告，主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督。

（四）落實(shí)人才培養(yǎng)工作

為解決人才問題，應(yīng)建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。首先，積極吸納人才，爭(zhēng)取政策支持，以管理需求為導(dǎo)向，對(duì)人才引進(jìn)流程進(jìn)行優(yōu)化，從多渠道吸引人才，如社會(huì)招聘、高校培養(yǎng)、定向選拔等。其次，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用多種形式的培訓(xùn)方式，如外出進(jìn)修、業(yè)務(wù)講座、技能比賽等，思維、知識(shí)、能力多方面培訓(xùn)同步進(jìn)行，建成學(xué)術(shù)型、實(shí)踐型檔案管理人才隊(duì)伍。[10] 最后要加強(qiáng)考核，配合適宜的激勵(lì)措施，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性。

（五）打造信息防護(hù)系統(tǒng)

針對(duì)安全隱患問題，應(yīng)充分運(yùn)用安全管理技術(shù)，打造信息防護(hù)系統(tǒng)。首先，系統(tǒng)搭建過程中，采用防火墻技術(shù)，設(shè)置檔案信息查閱權(quán)限。其次，系統(tǒng)投入使用后，對(duì)檔案進(jìn)行備份處理，檔案管理人員定期進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)、優(yōu)化和升級(jí)。再次，針對(duì)涉密文件，可嘗試采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，避免外部因素的干擾。最后，設(shè)置檔案監(jiān)察機(jī)構(gòu)，對(duì)信息安全管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

五、結(jié)語

綜上所述，如今電子檔案得到普及、技術(shù)含量明顯提高，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中是一個(gè)必然趨勢(shì)。本文從更新檔案管理理念、加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)、建立健全管理機(jī)制、落實(shí)人員培養(yǎng)工作、打造信息防護(hù)系統(tǒng)五個(gè)方面，闡述了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑，以期提高檔案管理水平。

（作者簡(jiǎn)介：謝正良，男，本科，明溪縣未成年人救助保護(hù)中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）