大數(shù)據(jù)賦能高校檔案管理創(chuàng)新

李慧

隨著信息技術(shù)的普及與日臻成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并迅速應(yīng)用于各行各業(yè)，為全行業(yè)的發(fā)展與繁榮提供了強(qiáng)大、可靠的數(shù)據(jù)支撐。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理模式發(fā)生了巨大的變化。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠有效解決高校檔案管理工作在技術(shù)與信息安全方面的問(wèn)題，還能對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理，提升檔案管理的效率?，F(xiàn)主要闡述將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中的優(yōu)越性，剖析高校檔案管理數(shù)據(jù)化的意義，探究大數(shù)據(jù)視域下高校檔案管理的創(chuàng)新策略，以推動(dòng)大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校檔案管理實(shí)現(xiàn)深度融合。

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，高校檔案的信息化、數(shù)智化建設(shè)成為高校工作的重點(diǎn)，對(duì)高校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。對(duì)高校檔案進(jìn)行信息化處理，不僅有助于創(chuàng)新高校檔案管理模式，整合高校檔案資源，為高校作出重大決策提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)支持，還有助于推動(dòng)高校檔案管理制度建設(shè)，提高高校檔案管理效率。

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中的優(yōu)越性

能夠處理海量的檔案數(shù)據(jù)

近年來(lái)，高等院校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，招生人數(shù)逐漸增加，同時(shí)，日益增加的學(xué)生檔案數(shù)量與傳統(tǒng)的檔案管理模式之間的矛盾也越來(lái)越突出。當(dāng)前，雖然已有部分高校采用了檔案信息電子化管理手段，但這種單一的管理模式并不適用于高校檔案管理工作，無(wú)法從根本上解決高校檔案管理工作的問(wèn)題。將先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，不僅能夠在短時(shí)間內(nèi)快速處理海量的高校檔案數(shù)據(jù)，還能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理，構(gòu)建獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案資源的調(diào)取和使用提供便利。

能夠快速處理檔案數(shù)據(jù)

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案數(shù)據(jù)也越來(lái)越多，這對(duì)高校檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足高校檔案管理的數(shù)據(jù)處理需求，高校檔案管理模式急需轉(zhuǎn)型。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，有助于構(gòu)建系統(tǒng)化的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，更好地滿足用戶多樣化的需求，提升高校檔案管理的質(zhì)量和效率。

能夠處理多樣化的檔案數(shù)據(jù)

隨著高校的專業(yè)類別和課程內(nèi)容越來(lái)越豐富，高校檔案也越來(lái)越多樣化。從內(nèi)容上看，高校檔案涵蓋高校學(xué)生信息、黨政建設(shè)、行政管理、院校發(fā)展史等內(nèi)容。從形式上看，高校檔案包括文字、圖片、音視頻等多樣化的記錄方式。因此，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前高校檔案管理的需求。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，能夠高效處理多樣化的高校檔案數(shù)據(jù)，提高高校檔案管理效率。

能夠增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的互通性

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，對(duì)增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的互通性具有重要意義。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式往往面臨著數(shù)據(jù)分散、信息孤島等問(wèn)題，導(dǎo)致高校檔案資源難以得到有效利用。而大數(shù)據(jù)技術(shù)以強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整合和分析能力，能夠?qū)Ψ稚⒌臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的互聯(lián)互通。這不僅可以提高高校檔案管理效率，還能為高校作出決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的潛在聯(lián)系，為高校的教學(xué)和科研提供更加豐富的信息資源。

高校檔案管理數(shù)據(jù)化的意義

優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

高校檔案管理數(shù)據(jù)化主要包括對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案的數(shù)據(jù)化處理。通過(guò)利用數(shù)字技術(shù)，高?？梢詫?duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，逐步構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。這不僅能夠有效解決紙質(zhì)檔案體積龐大、難以保存的問(wèn)題，還能增強(qiáng)查詢、檢索、收集和利用檔案資料的靈活性和便捷性，優(yōu)化高校檔案管理流程。

提高檔案管理效率

在現(xiàn)代化檔案管理理念的沖擊下，高校檔案管理數(shù)據(jù)化是大勢(shì)所趨。一方面，高校檔案管理數(shù)據(jù)化能夠?yàn)楦咝Ｗ鞒鰶Q策提供數(shù)據(jù)參考，為高校教師開(kāi)展科研活動(dòng)和行政管理工作提供便利，提升高校檔案管理效率。另一方面，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理數(shù)據(jù)化能夠突破時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案資料的線上查詢與使用。除此之外，高校檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，以便工作人員及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類和儲(chǔ)存，提高高校檔案管理效率。

建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系

將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)據(jù)化，對(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系具有重要意義。首先，高校應(yīng)針對(duì)檔案管理部門制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)責(zé)清晰的管理制度，明確檔案管理階段性發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的引導(dǎo)與監(jiān)督，確保檔案的上傳與儲(chǔ)存符合流程規(guī)范，同時(shí)確保檔案資料的安全性。其次，高校應(yīng)引導(dǎo)檔案管理工作人員樹(shù)立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化理念，提高檔案管理意識(shí)。最后，高校應(yīng)建立檔案管理工作考核制度，明確檔案管理的考核標(biāo)準(zhǔn)，為工作人員提供晉升機(jī)會(huì)，從而激發(fā)他們的工作熱情。

高校檔案管理的創(chuàng)新策略

加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用，轉(zhuǎn)變檔案管理理念

高校檔案管理創(chuàng)新具體可以從以下幾方面入手。首先，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)一步推進(jìn)高校檔案管理數(shù)據(jù)化。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)涵不斷豐富，高校應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，推動(dòng)檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的快速處理和儲(chǔ)存，提高檔案資料的查詢和檢索速度，提高高校檔案管理效率。其次，高校檔案管理工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，不斷提升自身的專業(yè)能力，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率。最后，高校應(yīng)明確檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，制定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)高校檔案管理體系化建設(shè)。

推動(dòng)高校檔案精細(xì)化管理，深入挖掘檔案的潛在價(jià)值

高校檔案作為記錄學(xué)校歷史、教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的重要載體，其精細(xì)化管理對(duì)提升高校整體管理水平、推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。高校應(yīng)建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理流程，包括檔案的收集、整理、分類、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。同時(shí)，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。高校檔案管理工作人員應(yīng)深入挖掘檔案的潛在價(jià)值，為高校的教學(xué)、科研和管理提供有力支持。例如，通過(guò)深入挖掘高?？蒲袡n案，可以更好地了解學(xué)科發(fā)展的前沿動(dòng)態(tài)，推動(dòng)高?？蒲袆?chuàng)新。此外，高校還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)和開(kāi)發(fā)。一方面，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的保護(hù)和管理，確保檔案資料的完整性和安全性。另一方面，高校應(yīng)積極開(kāi)發(fā)檔案資源，通過(guò)編研、出版等方式，將檔案資源轉(zhuǎn)化為可利用的知識(shí)和信息，充分發(fā)揮檔案資源的作用。

引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建設(shè)高質(zhì)量的人才隊(duì)伍

高校應(yīng)積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，組建一支高質(zhì)量的人才隊(duì)伍，以提升檔案管理效率。首先，明確人才引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。高校應(yīng)明確檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，包括專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、信息素養(yǎng)、創(chuàng)新能力等方面，確保引進(jìn)的人才既具備扎實(shí)的檔案管理理論基礎(chǔ)，又有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠滿足高校檔案管理的需求。通過(guò)建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍，可以為高校檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有力保障。其次，建立人才培養(yǎng)機(jī)制。高校應(yīng)建立健全檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制，如開(kāi)展定期培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等，以此提升檔案管理人才的綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力。最后，建立人才激勵(lì)機(jī)制。高校應(yīng)建立人才激勵(lì)機(jī)制，如提供良好的薪資待遇、充足的晉升機(jī)會(huì)等，以更好地激發(fā)檔案管理專業(yè)人才的工作熱情和創(chuàng)造力。同時(shí)，高?？梢詫?duì)工作能力突出的檔案管理人才給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造積極向上的工作氛圍。

引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建設(shè)高質(zhì)量的人才隊(duì)伍，對(duì)提高高校檔案管理效率具有重要意義。這不僅有助于提升高校檔案管理的整體水平，還有助于推動(dòng)高校檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化發(fā)展。

建立數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制，重視檔案數(shù)據(jù)的安全性

高校應(yīng)構(gòu)建系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)安全管理框架，制定數(shù)據(jù)安全處理規(guī)范，明確檔案管理工作人員的職責(zé)與權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全的全面監(jiān)控。為此，高?？梢越M建專業(yè)的數(shù)據(jù)安全監(jiān)管隊(duì)伍，負(fù)責(zé)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全性檢驗(yàn)和風(fēng)險(xiǎn)把控。高?？梢葬槍?duì)不同類型的檔案數(shù)據(jù)建立不同的數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。對(duì)于重要的檔案資料，高校應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問(wèn)機(jī)制，確保只有擁有數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限的人才能查閱這些檔案資料。高校還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建立病毒入侵防御系統(tǒng)和穩(wěn)定的防火墻。此外，在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)，不斷提升檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和防御能力，以應(yīng)對(duì)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。

制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，推動(dòng)檔案管理事業(yè)

高質(zhì)量發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理應(yīng)被納入高校整體發(fā)展規(guī)劃范疇。為了推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，高校應(yīng)制訂具有前瞻性的建設(shè)方案。首先，明確檔案管理信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。高校應(yīng)圍繞檔案管理信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，深入挖掘檔案資料的潛在價(jià)值，建立科學(xué)、完善的檔案管理體系，提高高校檔案管理效率，加速高校檔案管理信息化轉(zhuǎn)型。其次，在制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃時(shí)，高校應(yīng)充分考慮自身的信息化水平和發(fā)展?fàn)顩r，在高校總章程的指導(dǎo)下，制定符合高校發(fā)展要求的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型策略，確保檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃與高校發(fā)展目標(biāo)一致。再次，高校檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)在高?？傉鲁痰闹笇?dǎo)下，逐步推進(jìn)，分步實(shí)施，確保檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。最后，高校應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用，以此提高檔案管理智能化水平，推動(dòng)檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，高校檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對(duì)此，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變檔案管理理念；推動(dòng)高校檔案精細(xì)化管理，深入挖掘檔案的潛在價(jià)值；引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，建設(shè)高質(zhì)量的人才隊(duì)伍；建立數(shù)據(jù)安全管理機(jī)制，重視檔案數(shù)據(jù)的安全性；制定檔案管理信息化建設(shè)總體規(guī)劃，推動(dòng)檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)。這不僅有助于提高高校檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地發(fā)揮檔案資料的作用，還有助于推進(jìn)高校檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

（作者單位：山西大同大學(xué)）