秘書文化及其建設(shè)

曹熠陽

新時代，加強(qiáng)秘書文化建設(shè)既能提高秘書團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)和專業(yè)水平，又能提升組織內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率，還有利于提升組織的形象和聲譽(yù)，對組織的運(yùn)行和發(fā)展具有重要意義?，F(xiàn)認(rèn)為可以通過以下策略推進(jìn)秘書文化建設(shè)：一是加強(qiáng)人才引進(jìn)及專項(xiàng)培訓(xùn)，打造專業(yè)秘書形象；二是激勵秘書專業(yè)發(fā)展，增強(qiáng)秘書文化建設(shè)力量；三是樹立正確的秘書價(jià)值觀，奠定秘書文化建設(shè)基調(diào)；四是注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)與協(xié)作，營造互助互信的工作氛圍。

現(xiàn)代社會，秘書作為一種職業(yè)角色，在企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及其他組織中發(fā)揮著越來越重要的作用。他們既是信息的匯集者，又是決策的輔助者，其工作涉及組織內(nèi)部的溝通、協(xié)調(diào)、管理等多個方面。然而，很多組織由于缺乏對秘書的重視，忽略了對秘書文化的建設(shè)與發(fā)展，在一定程度上影響了自身的運(yùn)行與管理。鑒于此，現(xiàn)將目光聚焦于秘書這一職業(yè)，首先對秘書的角色和職能進(jìn)行基本論述，其次對秘書文化的含義和建設(shè)意義進(jìn)行介紹，最后提出推進(jìn)秘書文化建設(shè)的建議和方法，希望能夠?yàn)榻M織建設(shè)完善優(yōu)秀的秘書文化提供一定的參考。

關(guān)于秘書與秘書文化的概述

秘書的角色與職能

秘書是一個組織中不可或缺的角色，他們不僅是執(zhí)行工作的行政人員，更是組織內(nèi)部溝通的橋梁。一名優(yōu)秀的秘書需要具備良好的時間管理能力、溝通能力、組織能力等，以應(yīng)對各種復(fù)雜的工作場景，并推動組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效管理。

秘書的職能可以分為兩個方面：管理和支持。在管理方面，秘書主要負(fù)責(zé)確保組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。粗略來講，秘書需要負(fù)責(zé)安排會議和活動，制定行程安排，并處理來自內(nèi)部和外部的通信；與此同時，秘書還需要定期維護(hù)文件和記錄，以確保組織的信息和數(shù)據(jù)得到恰當(dāng)?shù)谋４婧凸芾?。在支持方面，秘書主要?fù)責(zé)為高級管理層提供必要的支持。大致來講，秘書需要制定和更新文件和報(bào)告，協(xié)助管理層進(jìn)行決策，并提供一些建議；另外，在某些情況下，秘書可以代表管理層與其他部門和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，確保信息的流動和統(tǒng)一，為各部門協(xié)同合作提供良好的支持。

秘書文化及其建設(shè)的意義

秘書文化是基于秘書職業(yè)理念形成的一種專業(yè)文化，主要是指由各種職業(yè)秘書、助理、行政人員等秘書職業(yè)群體形成的專業(yè)文化、行為準(zhǔn)則和價(jià)值觀體系等，涵蓋行為方式、職業(yè)技能、思想意識等一系列內(nèi)容。秘書文化不僅關(guān)乎個人素質(zhì)和專業(yè)水平，更關(guān)乎組織的形象和聲譽(yù)。它將服務(wù)意識、溝通能力、機(jī)密保密、協(xié)作精神等作為核心價(jià)值，并通過日常的言行舉止、工作方式和工作態(tài)度等體現(xiàn)出來，對組織的運(yùn)作和管理具有重要意義。對組織來說，秘書建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

第一，提高秘書的職業(yè)素質(zhì)。加強(qiáng)秘書文化建設(shè)，可以提升秘書的職業(yè)道德意識，提高秘書的職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，使秘書更好地履行職責(zé)，發(fā)揮其在企業(yè)中的作用。

第二，促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，秘書的行為舉止、工作態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)會直接影響到企業(yè)文化的建設(shè)。優(yōu)秀的秘書文化可以促進(jìn)企業(yè)文化的健康發(fā)展，繼而促進(jìn)企業(yè)提高軟實(shí)力和市場競爭力。

第三，增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力。秘書文化建設(shè)有助于增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力。優(yōu)秀的秘書文化可以激發(fā)秘書的工作熱情和創(chuàng)造力，提高企業(yè)員工的工作效率和團(tuán)隊(duì)合作意識，使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

秘書文化建設(shè)的策略

加強(qiáng)人才引進(jìn)及專項(xiàng)培訓(xùn)，打造專業(yè)秘書形象

秘書形象是秘書文化的外在體現(xiàn)，專業(yè)的秘書是建設(shè)和完善秘書文化的重要基礎(chǔ)。在當(dāng)代社會，秘書不再是僅僅負(fù)責(zé)處理文件和安排會議的角色，他們還需要負(fù)責(zé)內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)、管理日程安排等重要事務(wù)，同時需要幫助領(lǐng)導(dǎo)完成起草文件、回復(fù)郵件等工作，以確保領(lǐng)導(dǎo)的工作得到高效的支持和保障。而這對秘書的專業(yè)能力和信息技術(shù)水平等提出了更高的要求。所以，在數(shù)字化發(fā)展環(huán)境中，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對專業(yè)秘書人才的引進(jìn)，并對秘書開展專項(xiàng)培訓(xùn)，以此打造專業(yè)高效的秘書形象，推動秘書文化、企業(yè)文化持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健化、高質(zhì)量發(fā)展提供強(qiáng)大助力。

第一，加強(qiáng)對專業(yè)秘書人才的引進(jìn)。對企業(yè)來說，人才引進(jìn)是打造專業(yè)秘書形象的第一步，也是推進(jìn)秘書文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)在引進(jìn)秘書人才時，首先要明確職位要求，精準(zhǔn)定位人才。企業(yè)在招聘秘書時，應(yīng)明確職位的職責(zé)和要求，以便精準(zhǔn)地定位所需人才。新時代，秘書不僅需要具備基本的辦公能力和溝通能力，還需要具備良好的項(xiàng)目管理、時間管理、人際關(guān)系處理等綜合能力。此外，對于特定行業(yè)的秘書崗位，應(yīng)聘者還需要具備一定的行業(yè)知識，以便更好地協(xié)調(diào)各部門之間的工作。其次，優(yōu)化招聘流程，增強(qiáng)對人才的吸引力。企業(yè)可以通過招聘網(wǎng)站、社交媒體、行業(yè)論壇等多種渠道發(fā)布招聘信息，通過社招、校招等方式招錄優(yōu)秀的秘書人才，采用電話面試、視頻面試等方式初步篩選人才，然后再經(jīng)線下筆試、面試等流程，篩選出符合要求的專業(yè)秘書。

第二，重視對秘書的專項(xiàng)培訓(xùn)。在招聘到符合要求的秘書之后，企業(yè)還需要加強(qiáng)對秘書的培訓(xùn)，使其順應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求以及不斷拓展的業(yè)務(wù)需求，提高秘書的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)需要明確培訓(xùn)的目標(biāo)和需求，負(fù)責(zé)培訓(xùn)事宜的部門（通常是人力資源部門）應(yīng)加強(qiáng)與各相關(guān)部門的溝通與交流，準(zhǔn)確把握企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、業(yè)務(wù)需求及秘書職責(zé)，在此基礎(chǔ)上確定培訓(xùn)目標(biāo)和培訓(xùn)內(nèi)容。其次，企業(yè)與秘書人員進(jìn)行面對面交流，了解他們的發(fā)展需求和意見，同時，以促進(jìn)秘書專業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向制訂培訓(xùn)計(jì)劃，設(shè)置專業(yè)知識和技能課程（側(cè)重于辦公軟件的使用、文件管理、會議組織等技能培訓(xùn)）、溝通與協(xié)調(diào)能力課程（側(cè)重于有效溝通技巧、面對面交流和電話禮儀等培訓(xùn)）、時間管理與優(yōu)先級設(shè)置課程（側(cè)重于提高工作效率和時間安排等培訓(xùn)）、團(tuán)隊(duì)合作與協(xié)調(diào)課程等，通過線下培訓(xùn)（專業(yè)培訓(xùn)師面對面授課或給予實(shí)踐指導(dǎo)）、在線培訓(xùn)（通過互聯(lián)網(wǎng)和電子學(xué)習(xí)平臺在線學(xué)習(xí)資源和課程）、內(nèi)部導(dǎo)師制度（選派有經(jīng)驗(yàn)的秘書作為導(dǎo)師為新入職的秘書提供指導(dǎo)和支持）等多種方式，對秘書進(jìn)行專項(xiàng)化、技能化培訓(xùn)，打造更加專業(yè)的秘書形象，為秘書文化建設(shè)添磚加瓦，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

促進(jìn)秘書專業(yè)發(fā)展，增強(qiáng)秘書文化建設(shè)力量

作為組織的核心支持力量之一，秘書在工作過程中不僅需要掌握突出的專業(yè)技能，還需要保持高度的責(zé)任心，具有良好的職業(yè)素養(yǎng)。只有這樣，才能打造出具有競爭力的秘書隊(duì)伍，構(gòu)建積極向上的秘書文化，為政府、企業(yè)等的穩(wěn)步發(fā)展提供強(qiáng)大的支持。所以，新時代背景下，組織要加強(qiáng)對秘書的引導(dǎo)與激勵，推動秘書專業(yè)持續(xù)發(fā)展，為秘書文化建設(shè)提供強(qiáng)大的力量。

第一，設(shè)計(jì)合理的薪酬福利體系。合理的薪酬福利體系既能激發(fā)秘書的工作熱情，又能提升秘書的工作滿意度，增強(qiáng)其對組織的認(rèn)同感和忠誠度，使其更好地投入工作，為企業(yè)發(fā)展、秘書文化建設(shè)提供更大的力量。首先，組織應(yīng)在綜合考慮工作職責(zé)的復(fù)雜性、經(jīng)驗(yàn)水平和績效等各方面因素的基礎(chǔ)上，面向不同級別的職位，制定一個科學(xué)合理且具有吸引力的層級性薪資體系。一方面，確保秘書的薪資在企業(yè)可接受的范圍內(nèi)；另一方面，確保薪資體系能夠客觀全面地能反映其貢獻(xiàn)和價(jià)值，保證秘書的付出得到相應(yīng)的回報(bào)。其次，組織要從醫(yī)療保險(xiǎn)、假期政策、獎勵計(jì)劃等方面出發(fā)，改善秘書崗位的福利待遇。一般來講，有競爭力的福利待遇能夠增強(qiáng)秘書對組織的歸屬感和忠誠度。在醫(yī)療保險(xiǎn)方面，建議企業(yè)為秘書提供全面的醫(yī)療保險(xiǎn)，以確保秘書在生病或遇到意外時能得到及時的醫(yī)療救助。在假期政策方面，建議企業(yè)為秘書提供帶薪休假和節(jié)假日待遇，以便其有足夠的時間休息和放松，獲得更好的工作狀態(tài)。在獎勵方面，建議企業(yè)設(shè)置獎勵計(jì)劃，鼓勵秘書在工作中好好表現(xiàn)，并給予表現(xiàn)良好的秘書相應(yīng)的獎勵，以此激發(fā)他們的工作熱情，從而形成良好的工作氛圍。

第二，賦予秘書更多的晉升機(jī)會和更大的發(fā)展空間。秘書作為組織中不可或缺的一員，承擔(dān)著重要的行政支持與協(xié)調(diào)工作，但是秘書職位在晉升方面卻普遍存在發(fā)展空間小、晉升難等問題。這不僅會影響秘書的工作熱情，也不利于增強(qiáng)秘書對組織的認(rèn)同感與歸屬感，繼而影響秘書文化的建設(shè)與發(fā)展。所以，組織應(yīng)賦予秘書更多的晉升機(jī)會和更大的發(fā)展空間。首先，組織要重視秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃。粗略來講，企業(yè)應(yīng)該為秘書提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)，幫助他們明確自己的職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)，使秘書更好地了解自己的職業(yè)路徑和發(fā)展方向，并有針對性地提升自己的能力和技能。其次，組織應(yīng)建立良好的晉升機(jī)制。在實(shí)踐發(fā)展中，組織應(yīng)面向秘書崗位制定一套公平、透明的晉升機(jī)制，使秘書看到晉升的機(jī)會與發(fā)展空間。與此同時，企業(yè)應(yīng)鼓勵秘書積極參加內(nèi)部和外部培訓(xùn)課程，促使其通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)不斷提高個人專業(yè)水平和技能，為其順利晉升創(chuàng)造有利條件。

樹立正確的秘書價(jià)值觀，奠定秘書文化建設(shè)基調(diào)

擁有積極正確的價(jià)值觀是秘書應(yīng)當(dāng)具備的一種素養(yǎng)，它能引導(dǎo)秘書更好地履行職責(zé)和協(xié)調(diào)各方事宜，促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作穩(wěn)步有序地開展。所以，在推進(jìn)秘書文化建設(shè)的過程中，組織要加強(qiáng)對秘書的教育和引導(dǎo)，使其具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的價(jià)值觀，從而為秘書文化的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，推動秘書文化向著更加健康、更加高效的方向發(fā)展。

第一，秘書要具備誠信、廉潔的價(jià)值觀。作為組織管理者甚至最高決策者的得力助手，秘書必須有較高的道德操守，不僅要嚴(yán)格遵守職業(yè)道德規(guī)范，還要堅(jiān)決抵制各種形式的腐敗行為。秘書只有不斷完善自我，積極發(fā)揮自身的榜樣作用，才能在潛移默化中影響他人，以此形成廉潔誠信的專業(yè)隊(duì)伍，并打造以誠信廉潔為重要內(nèi)容的秘書文化。

第二，秘書需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的責(zé)任意識。秘書工作涉及文件管理、日程安排、會議組織等各個方面，因此，秘書需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識和技能，以及較強(qiáng)的責(zé)任心，始終保持對工作的高度責(zé)任感，確保工作的準(zhǔn)確性和高效性。從專業(yè)素養(yǎng)方面來講，秘書不僅要熟練掌握辦公軟件、文檔處理和數(shù)據(jù)分析等工具，保證工作質(zhì)效，還應(yīng)具備良好的時間管理和組織能力，以確保工作按時完成。從責(zé)任感方面來講，秘書是組織中的支柱，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和處理日常事務(wù)，所以，高度的責(zé)任心對秘書來說至關(guān)重要。秘書應(yīng)始終葆有敬業(yè)精神，對工作盡職盡責(zé)，并始終以公司利益為重。此外，秘書還應(yīng)增強(qiáng)應(yīng)急能力，能夠在面對挑戰(zhàn)和處理突發(fā)問題時保持冷靜，以最高效、合理的方式處理問題和危機(jī)。

第三，秘書需要具備良好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神。秘書作為組織中的橋梁和紐帶，必須具備良好的溝通能力。秘書一方面要能清晰地傳達(dá)上級意圖，另一方面要能理解和解讀其他人的意圖。在與同事、上司以及客戶的溝通中，秘書要善于傾聽，準(zhǔn)確理解對方的需求，并能以簡潔明了的方式傳達(dá)信息。秘書要能與各個層級的人員進(jìn)行有效的溝通。與此同時，秘書還需要具備較強(qiáng)的書面表達(dá)能力，確保信息的準(zhǔn)確化、高效化傳遞。另外，一位優(yōu)秀的秘書也應(yīng)具備團(tuán)隊(duì)合作精神。在日常工作中，秘書往往需要與多個部門和團(tuán)隊(duì)緊密合作，需要協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同完成某項(xiàng)重大任務(wù)。因此，在團(tuán)隊(duì)合作中，秘書要具有分享和協(xié)調(diào)資源的能力，并且要妥善協(xié)調(diào)各方的利益，滿足各方需求，以實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)為導(dǎo)向，與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通與合作，共同制訂工作計(jì)劃，合理分配任務(wù)，從而更好地完成工作任務(wù)。

注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)與協(xié)作，營造互助互信的工作氛圍

團(tuán)隊(duì)協(xié)作是組織文化的重要組成部分，也是秘書工作的重要保障。所以，在秘書文化建設(shè)中，組織要注重培養(yǎng)秘書的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，引導(dǎo)秘書積極與同事進(jìn)行溝通交流、協(xié)作配合，共同完成工作任務(wù)，并逐步營造出互助互信的工作氛圍，從而在完善秘書文化建設(shè)的過程中，推動組織穩(wěn)步持續(xù)發(fā)展。

第一，建立良好的溝通渠道。在組織的管理與發(fā)展中，暢通高效的溝通渠道及完善的溝通機(jī)制是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的基礎(chǔ)。作為信息流動及傳遞的驅(qū)動者，秘書要確保所有團(tuán)隊(duì)成員能夠及時了解重要的事項(xiàng)和決策。在實(shí)踐中，秘書可以通過舉行會議、發(fā)送郵件或使用內(nèi)部通信工具等方式進(jìn)行內(nèi)部交流或跨部門交流，盡可能地避免信息延遲傳遞或失真?zhèn)鬟f，幫助各部門、各崗位及時獲取必要信息，為各項(xiàng)工作的有序開展提供重要支持。

第二，建立開放民主的工作環(huán)境。在組織管理與發(fā)展中，秘書不僅需要具備良好的協(xié)作精神，還需要采取合理的措施建立開放民主的工作環(huán)境，鼓勵團(tuán)隊(duì)成員或其他部門的相關(guān)成員積極分享想法、意見和反饋，使各項(xiàng)工作在集體智慧的支持下得到妥善解決。另外，秘書要尊重各個部門的利益需求，在其遇到困難和挑戰(zhàn)時給予支持，幫助他們克服困難，從而逐步營造出相互信任、相互幫助的氛圍，為組織應(yīng)對各種挑戰(zhàn)提供強(qiáng)大的后盾。

綜上所述，秘書文化建設(shè)對組織的運(yùn)行與管理而言至關(guān)重要。只有在一個積極、健康的工作氛圍中，秘書才能充分發(fā)揮個人價(jià)值，充分協(xié)調(diào)各方力量，推動組織正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。因此，新時代，組織應(yīng)該立足于當(dāng)下，從各個方面推進(jìn)秘書文化建設(shè)，從而促進(jìn)組織實(shí)現(xiàn)其長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。

（作者單位：聊城大學(xué)文學(xué)院）