大數(shù)據(jù)模式下檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新性發(fā)展分析

摘 要：文章從大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理兩個(gè)基本概念入手，深入分析大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理，歸納、總結(jié)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)：夯實(shí)基礎(chǔ)，從根源上認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性；加強(qiáng)安全防范，建立健全檔案保密制度；規(guī)劃?rùn)n案管理系統(tǒng)頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)信息共享；完善機(jī)制，實(shí)行科學(xué)的檔案管理工作方式；服務(wù)創(chuàng)新，構(gòu)建完善、便利的檔案服務(wù)系統(tǒng)；提供保證，增加設(shè)備設(shè)施和經(jīng)費(fèi)投資；促進(jìn)良性發(fā)展，實(shí)施專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)，旨在為從業(yè)者提供參考思路，協(xié)同促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”新模式的推廣。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理工作；信息資源建設(shè)；創(chuàng)新性發(fā)展

中圖分類號(hào)：G270.7；D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著互聯(lián)網(wǎng)、電子商務(wù)和智慧城市等應(yīng)用領(lǐng)域的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析與預(yù)測(cè)、云計(jì)算和人工智能等技術(shù)正在逐步融合與發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)正在深入滲透到社會(huì)的每一個(gè)角落，隨著信息與數(shù)據(jù)的爆發(fā)，我們已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨的背景下，我國(guó)檔案工作呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的態(tài)勢(shì)，在基本理論和實(shí)際應(yīng)用方面收獲頗豐?，F(xiàn)階段，檔案逐漸成為一種管理手段，具有歷史性、可追溯性等特點(diǎn)，在企業(yè)管理及國(guó)家管理等各個(gè)層面都承擔(dān)著重要的角色。此外，檔案信息資源建設(shè)在國(guó)家發(fā)展中起著舉足輕重的作用。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案信息資源建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有管理方式的更新。縱觀現(xiàn)階段的檔案信息資源建設(shè)工作，存在一些與大數(shù)據(jù)發(fā)展不相適應(yīng)的問(wèn)題，如檔案安全管理體系不完善、管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，不但影響檔案工作的正常開(kāi)展，而且阻礙其社會(huì)服務(wù)價(jià)值的充分發(fā)揮。

一、基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)工作的優(yōu)勢(shì)

通過(guò)查閱相關(guān)資料及日常工作的總結(jié)、歸納，不難看出，其具有以下優(yōu)勢(shì)：第一，有利于推進(jìn)我國(guó)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。隨著各種高科技的發(fā)展，檔案管理的方式、方法都在不斷地演繹變化著，各種高科技的輔助力量，助力檔案事業(yè)的飛速發(fā)展。例如，在檔案資料搜集上，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等方法，可保證檔案資料的真實(shí)性。相對(duì)于傳統(tǒng)的人工搜集方法，其在識(shí)別和信息歸類上有著顯著的優(yōu)點(diǎn)，推動(dòng)文件管理工作方法發(fā)生翻天覆地的變化，從量變到質(zhì)變，為建立檔案管理的現(xiàn)代化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；第二，有利于對(duì)檔案資源的整合和重復(fù)使用。檔案管理就是要對(duì)現(xiàn)階段及未來(lái)的檔案資源開(kāi)展有效的整合與利用?；诖髷?shù)據(jù)背景下管理文件，可以打破傳統(tǒng)的手工管理方式的限制，降低時(shí)間上的滯后，能夠快速提取、識(shí)別、篩選、分配和利用資源，減少文件管理中需要的人力、物力。隨著技術(shù)的更新及發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可以使檔案管理工作擺脫傳統(tǒng)的冗雜印記，變得立體、多元化，并為檔案管理工作的品質(zhì)和效率提供保證。檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，既推動(dòng)紙質(zhì)文檔的數(shù)字化，又對(duì)其充分、合理利用并深度開(kāi)發(fā)，還為推動(dòng)檔案服務(wù)的升級(jí)更新提供新機(jī)遇。

二、基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)工作存在的不足

基于“大數(shù)據(jù)”背景下，我國(guó)檔案信息資源建設(shè)仍面臨諸多問(wèn)題。一是思想認(rèn)識(shí)不夠，管理方式、觀念有待更新。根據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合自身的發(fā)展需要，提出建立檔案信息資源的必要性。但是，目前一些檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的理解還不夠深入，嚴(yán)重影響我國(guó)檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程；二是基礎(chǔ)建設(shè)薄弱，需要加大投資力度。檔案信息資源的建設(shè)，離不開(kāi)強(qiáng)大的人力、物力和財(cái)力的支持。但是，因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)備設(shè)施的薄弱，沒(méi)有足夠的條件，使得大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分發(fā)揮和利用，今后還需要加大投入；三是檔案信息資源建設(shè)中的安全漏洞。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文檔在傳輸方便、內(nèi)容虛擬化和易存儲(chǔ)等方面有著巨大的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在著巨大的安全隱患。例如，黑客、電腦病毒、計(jì)算機(jī)故障等造成的文件遺失和數(shù)據(jù)被泄露，都需要引起足夠的關(guān)注和防控；四是缺乏高層次、高素質(zhì)的專業(yè)人才。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對(duì)人才提出更高的要求，對(duì)人才的需求也愈來(lái)愈大，大數(shù)據(jù)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展的弊端主要是專業(yè)人才匱乏。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案工作的信息化已經(jīng)是必然的趨勢(shì)。未來(lái)，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，不僅僅是要將檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容的數(shù)字化，還要充分挖掘數(shù)字資源的價(jià)值，并與時(shí)代發(fā)展要素相結(jié)合。隨著檔案管理數(shù)據(jù)化工作的不斷深入，智能化數(shù)據(jù)將會(huì)以大量的檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，完成原始數(shù)據(jù)的累積，今后的檔案信息化必將會(huì)再上一個(gè)臺(tái)階，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

三、基于大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源建設(shè)的創(chuàng)新性發(fā)展

1.奠定基礎(chǔ)，明確檔案信息資源建設(shè)的重要性

首先，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源建設(shè)工作的基礎(chǔ)是認(rèn)清這一工作的重要意義及特殊的價(jià)值。其次，要樹(shù)立“大數(shù)據(jù)”管理意識(shí)。要充分利用各種渠道普及管理知識(shí)，增強(qiáng)員工的管理意識(shí)。緊扣主題，舉辦各類活動(dòng)，要早做準(zhǔn)備，全面發(fā)動(dòng)群眾，做好形式多樣的專題宣傳，開(kāi)辟相應(yīng)的專欄。各部門可通過(guò)懸掛有關(guān)知識(shí)的標(biāo)語(yǔ)、發(fā)放宣傳資料、舉辦展覽、座談會(huì)、電視臺(tái)、網(wǎng)站、某博及某信公眾號(hào)等形式展開(kāi)宣傳，把檔案管理的文化知識(shí)推廣開(kāi)來(lái)，營(yíng)造一個(gè)優(yōu)良的檔案管理氛圍，形成一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，從而不斷增強(qiáng)員工的檔案管理意識(shí)，培養(yǎng)其檔案管理專業(yè)素養(yǎng)及思維方式，讓其檔案管理行為成為一種習(xí)慣，聚焦大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的實(shí)施要點(diǎn)。例如，海南省檔案局在地鐵等公共空間投放《常用檔案法律規(guī)定》等影視資料，使廣大人民群眾充分關(guān)注檔案的重要性，同時(shí)，也向外國(guó)友人展示我國(guó)與檔案相關(guān)的法律規(guī)定。相關(guān)部門應(yīng)逐步將檔案工作納入年度考核計(jì)劃，從大局出發(fā)，從戰(zhàn)略謀劃的角度，部署、宣傳和評(píng)估檔案工作。

2.加強(qiáng)安保，建立健全檔案保密制度

“安全”既是檔案管理的基礎(chǔ)，又是核心要素，安全無(wú)法保障，檔案的管理、利用與服務(wù)無(wú)從談及。檔案工作中的安全和保護(hù)，可從三個(gè)層面展開(kāi)分析，即物質(zhì)保護(hù)、人防保護(hù)和技術(shù)保護(hù)。物質(zhì)保障就是要加強(qiáng)安全建設(shè)，提高檔案的管理水平，是最基本的保護(hù)措施。技術(shù)防衛(wèi)是檔案管理中最重要的一環(huán)。首先，要建立完善的安全防護(hù)體系，提高網(wǎng)絡(luò)的保密性。對(duì)進(jìn)入檔案館（室）的檔案材料嚴(yán)格審查，并由負(fù)責(zé)任的專業(yè)技術(shù)人員檢查檔案的來(lái)源，保證檔案的內(nèi)容及安全性，特別是要防止在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)，且保證檔案使用者的個(gè)人隱私得到保護(hù)；其次，建立一個(gè)大型的數(shù)據(jù)庫(kù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)由于在信息處理和存儲(chǔ)方面的巨大優(yōu)勢(shì)而得到廣泛的關(guān)注，也可以用于存儲(chǔ)和備份文件資源。通過(guò)采用現(xiàn)代科技手段，構(gòu)建“備份中心”，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中管理、開(kāi)發(fā)和使用，并保證用戶個(gè)人信息的安全性。另外，要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)文件的備份管理。例如，因唐山、汶川地震發(fā)生的較嚴(yán)重的檔案損毀事件。地震對(duì)人類造成的損害是毀滅性的，對(duì)檔案也造成了不可逆的損失；最后，系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)及漏洞修補(bǔ)是老生常談的維護(hù)電子設(shè)備設(shè)施性能的措施，對(duì)于檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也同樣適用。

3.頂層設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源信息共享

近年來(lái)，全國(guó)各級(jí)檔案館采取多種措施，以期實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。首先，要從頂層設(shè)計(jì)入手，為改革的順利推進(jìn)奠定基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，隨著檔案資源共享領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，數(shù)據(jù)的信息量也在持續(xù)增長(zhǎng)，要求國(guó)家相關(guān)職能部門應(yīng)制定檔案資源管理的過(guò)程和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并完善相關(guān)法律法規(guī)；其次，在全面調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出“一站式”的建設(shè)方案。

（1）整理文獻(xiàn)資料，為搭建平臺(tái)提供參照。要把檔案資源納入共享的范圍，強(qiáng)化管理，提高其效率和專業(yè)性。

（2）剖析檔案的管理流程，以供其縱向參照。剖析檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，建立簡(jiǎn)明、高效的管理流程模型。

（3）使用具有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的統(tǒng)一入口管理技術(shù)。

（4）強(qiáng)化協(xié)作，構(gòu)建協(xié)作聯(lián)動(dòng)支持體系。拓展檔案資源共享領(lǐng)域，構(gòu)建多層次、全方位的協(xié)作機(jī)制，力爭(zhēng)在思想上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，步調(diào)一致。

4.優(yōu)化機(jī)制，實(shí)施科學(xué)的檔案管理工作模式

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想對(duì)大數(shù)據(jù)開(kāi)展科學(xué)管理，健全的機(jī)制是必不可少的要素。首先，要優(yōu)化治理結(jié)構(gòu)。在收集整理和信息提取過(guò)程中，要確保其符合檔案工作的實(shí)際需求。在全過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的考評(píng)，緊跟時(shí)代的脈搏，改進(jìn)現(xiàn)有的管理體制，促使員工更好地發(fā)揮工作積極性；其次，應(yīng)該采用集中的管理方式。相對(duì)于過(guò)去的分散管理，集中管理方式可能使管理工作變得較為復(fù)雜，但可以最大限度地保證文件的完整性和真實(shí)性。目前，科技飛速發(fā)展，使電腦的存貯能力得到極大提高，為集中式的檔案管理創(chuàng)造極其有利的條件。同時(shí)，進(jìn)一步細(xì)化注冊(cè)程序，不僅可以防止各種注冊(cè)程序之間的矛盾，還可以保證文件注冊(cè)的標(biāo)準(zhǔn)化，防止出現(xiàn)差錯(cuò)，保證各種文件信息方便查詢；最后，要將電子文件與紙質(zhì)文件相結(jié)合。整合各種管理方式，從而推動(dòng)檔案管理的良性發(fā)展。

5.創(chuàng)新服務(wù)，建立健全檔案服務(wù)體系

數(shù)據(jù)本身沒(méi)有任何價(jià)值，只有應(yīng)用其解決具體問(wèn)題，其價(jià)值才會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。因此，如何發(fā)掘和利用檔案資源中的信息是重要的課題。首先，完善檔案資源的共享機(jī)制。在《政府信息公開(kāi)條例》的指導(dǎo)下，加快檔案資源的開(kāi)放步伐，加快推進(jìn)“智慧城市”的進(jìn)程，為人們提供豐富信息的同時(shí)，打破檔案館與其他部門之間的隔閡，革新檔案工作觀念。大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作要以四個(gè)服務(wù)為中心：

（1）服務(wù)的人文關(guān)懷。體現(xiàn)“以人為本”的理念，聽(tīng)取使用者的需求，廣泛采納群眾的意見(jiàn)。

（2）個(gè)性化服務(wù)。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集和追蹤用戶的需求，根據(jù)習(xí)慣、喜好等因素對(duì)其需求展開(kāi)預(yù)判。

（3）智能化運(yùn)營(yíng)。實(shí)現(xiàn)有效信息的智能化采集，改善商業(yè)渠道。

（4）信息技術(shù)。在知識(shí)管理理念的指引下，基于大數(shù)據(jù)背景統(tǒng)籌知識(shí)檢索、整合、共享和交流等功能一體化。

（5）拓寬服務(wù)渠道。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理的各個(gè)層次都在改變，而檔案服務(wù)的范圍逐漸擴(kuò)大。必須緊跟時(shí)代潮流，與新媒體、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程功能和云服務(wù)方式（云計(jì)算、云存儲(chǔ)）相融合，最大程度地優(yōu)化檔案管理工作。

6.提供保障，加大設(shè)備設(shè)施與資金的投入力度

先進(jìn)的儀器設(shè)備設(shè)施、充足的資金都是檔案管理不可或缺的重要保障，后援保障充足，才能充分發(fā)揮其影響力。設(shè)備設(shè)施陳舊、功能有缺陷，都能影響檔案的工作效率，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)造成檔案資料的遺失，對(duì)檔案工作產(chǎn)生較大的負(fù)面影響。要想在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的創(chuàng)新、安全、高效，持續(xù)升級(jí)硬件設(shè)備設(shè)施是保障。

（1）外部環(huán)境中配置煙感報(bào)警、自動(dòng)滅火及智能化監(jiān)測(cè)等設(shè)備設(shè)施，增強(qiáng)火災(zāi)報(bào)警及文件管理防控系統(tǒng)，增加數(shù)字處理設(shè)備及機(jī)房服務(wù)器等硬件設(shè)備設(shè)施，并配置指紋鎖等安全設(shè)備設(shè)施，以提升檔案的外在環(huán)境安全性。

（2）升級(jí)改造密集貨架，增加電子文件的接收能力；設(shè)置防磁機(jī)柜，并配置計(jì)算機(jī)和除濕設(shè)備設(shè)施。

（3）購(gòu)置檔案管理所需的性能優(yōu)越、智能化的輔助設(shè)備設(shè)施，更好地服務(wù)于檔案管理。檔案的保管、分類與數(shù)字化檔案的鑒別與存檔以及資料庫(kù)的維護(hù)與檔案資料輸入，都離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)的投入，應(yīng)增加在此方面的資金投入。切實(shí)落實(shí)政府頒布的檔案工作指導(dǎo)意見(jiàn)，落實(shí)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，完善資金審批制度，廣開(kāi)言路，專款專用，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。

7.推動(dòng)建設(shè)，落實(shí)專業(yè)檔案信息資源建設(shè)人才培養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源建設(shè)的良性發(fā)展與專業(yè)化人才加入息息相關(guān)。隨著檔案工作方式的不斷變化，檔案工作專業(yè)人員的匱乏問(wèn)題也逐漸顯露出來(lái)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要切實(shí)提升人才的政治素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)技能和科技文化知識(shí)水平。第一，完善培訓(xùn)體系。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期開(kāi)會(huì)研究，建立完整的檔案人員培訓(xùn)鏈條。營(yíng)造適宜的培訓(xùn)環(huán)境，建立多層次的人才梯隊(duì)；第二，注重培訓(xùn)的效能。通過(guò)深度調(diào)查研究員工，確定員工培養(yǎng)的主題方案，并組織相關(guān)的專業(yè)知識(shí)講座。同時(shí)，通過(guò)聘請(qǐng)專家，結(jié)合行業(yè)理論前沿及實(shí)踐要點(diǎn)，使從業(yè)者具有先進(jìn)的管理思維以及打破現(xiàn)階段從業(yè)瓶頸的能力，進(jìn)而擁有理論創(chuàng)新、實(shí)踐創(chuàng)新的能力。培訓(xùn)方式可采取線上與線下相結(jié)合的方式，通過(guò)線下崗位實(shí)操培訓(xùn)與遠(yuǎn)程理論培訓(xùn)相結(jié)合的方式，充實(shí)人才庫(kù)；第三，要建立激勵(lì)機(jī)制。通過(guò)政治、思想、生活及工作等方面的激勵(lì)，完善各種制度，充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，發(fā)揮其創(chuàng)新才能，更好地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息資源建設(shè)難題。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代為社會(huì)發(fā)展提供了大量的信息資源，而檔案作為可永久保存不易受外力毀壞的儲(chǔ)存信息資源的工具，具有可追溯性及不可替代性。基于大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作愈來(lái)愈便捷及高效，可獲取方式及渠道亦更加多元化。在大數(shù)據(jù)背景下，如何有效地構(gòu)建檔案信息資源，是未來(lái)檔案管理需要解決的問(wèn)題，其在一定程度上制約著檔案事業(yè)的發(fā)展。新事物的出現(xiàn)必然伴隨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)的興起亦然，本文從基礎(chǔ)工作、安全管理、信息共享、管理方式、體制機(jī)制、服務(wù)系統(tǒng)和人才培養(yǎng)五個(gè)方面詳細(xì)論述檔案信息資源的建設(shè)，旨在為檔案信息資源建設(shè)工作的創(chuàng)新發(fā)展提供可參考的路徑，以期促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。

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（作者單位：北京保障房中心有限公司）

作者簡(jiǎn)介：蒲麗紅（1980—），女，漢族，四川廣元人，本科，館員，研究方向：會(huì)計(jì)檔案收集整理及電子化管理現(xiàn)狀及對(duì)策。