高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型：信息化管理的挑戰(zhàn)與機遇

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校檔案管理正逐步走向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案管理帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。文章旨在探討信息技術(shù)背景下數(shù)字技術(shù)在高校檔案管理中的意義、遇到的挑戰(zhàn)以及具體應(yīng)用，以期為高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供一定的理論和實踐參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；信息技術(shù)；挑戰(zhàn)；應(yīng)用

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

高校檔案管理是信息化管理的重要領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式逐漸面臨效率低下、安全性不足和跨部門共享困難等問題。信息技術(shù)的快速發(fā)展為高校檔案管理提供了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的契機。數(shù)字化轉(zhuǎn)型給高校檔案管理帶來了新的機遇，如提升存儲效率、實現(xiàn)跨部門協(xié)作等。但也伴隨著挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)隱私保護、信息安全等。因此，深入研究信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用與挑戰(zhàn)，對于高校數(shù)字化檔案管理的實踐具有重要意義。

一、信息技術(shù)背景下數(shù)字技術(shù)在高校檔案管理中的意義

1.提升檔案存儲效率

高校檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型顯著提高了檔案存儲效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的空間存儲和保管，在檢索和管理過程中存在著諸多煩瑣的步驟。而數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應(yīng)用使得檔案存儲更加高效、便捷。例如，某高校通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將學(xué)生檔案、教職員工信息等紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子格式，存儲于云端數(shù)據(jù)庫。校內(nèi)部門可以輕松、快速地訪問并更新檔案信息，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案繁重的管理工作。學(xué)生和教職員工也能通過授權(quán)渠道便捷獲取所需信息，提升了信息檢索的便利性。數(shù)字化存儲還有助于避免檔案丟失或損壞的風(fēng)險，保障了檔案信息的安全性和持久性保存，不僅提高了高校檔案管理的效率，還為未來的信息檢索和共享提供了更為便利和可靠的基礎(chǔ)。

2.實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理

信息技術(shù)的發(fā)展使得高校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，在管理效率和信息利用方面帶來了顯著意義。例如，某高校在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中將大量教學(xué)資料、學(xué)術(shù)論文和學(xué)生檔案等紙質(zhì)文件開展數(shù)字化整理和管理。通過建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，管理人員能夠更加便捷地檢索和更新信息，使得歷史數(shù)據(jù)更為清晰可見。學(xué)生和教職員工也可以在需要的時候通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺訪問這些數(shù)字化檔案，輕松獲取所需信息，加強了信息共享和利用的便利性。此外，數(shù)字化管理也加強了對檔案信息的備份與保護。通過定期的數(shù)據(jù)備份，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案可能遭受的災(zāi)難性損失，確保了檔案信息的安全性和持久性保存。數(shù)字化管理的實施不僅提高了高校檔案管理的效率和可靠性，還為學(xué)校提供了更加高效、便捷的信息管理模式。

3.便于跨部門共享與協(xié)作

高校檔案數(shù)字化管理促進了跨部門間的共享與協(xié)作，高校通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立了跨部門的電子檔案管理系統(tǒng)，允許各部門便捷地分享和獲取檔案信息，從行政部門到教學(xué)科研機構(gòu)，各個部門都能快速訪問到所需信息。例如，教學(xué)部門可直接獲取學(xué)生檔案信息，科研機構(gòu)也能迅速獲取相關(guān)的學(xué)術(shù)資料和文獻，極大地促進了信息共享與利用的效率。此外，數(shù)字化檔案系統(tǒng)也使得不同部門間的協(xié)作變得更加高效。例如，學(xué)術(shù)研究項目需要獲取歷史上的特定資料，相關(guān)部門能夠通過系統(tǒng)快速查找和共享這些信息，促進了跨學(xué)科合作與研究的開展。這種便捷的共享和協(xié)作方式，加強了高校各部門之間的溝通交流，提高了工作效率，也促進了學(xué)校整體管理水平的提高。

二、信息技術(shù)背景下高校檔案管理遇到的挑戰(zhàn)

1.學(xué)術(shù)成果檔案化管理挑戰(zhàn)

高校檔案管理在學(xué)術(shù)成果檔案化方面面臨著諸多挑戰(zhàn)，高校需要有效管理教師和研究人員的學(xué)術(shù)成果，如科研論文、專利和學(xué)術(shù)報告等。然而，這些學(xué)術(shù)成果涉及大量信息和多樣化的形式，數(shù)字化管理面臨著標(biāo)準(zhǔn)化和分類的困難。例如，某高校在將教師的科研論文數(shù)字化整理時，發(fā)現(xiàn)存在著不同格式、多語言和引用方式各異等問題，使得統(tǒng)一管理和檢索變得復(fù)雜。此外，某些學(xué)術(shù)成果的版權(quán)、使用范圍和保密性也給數(shù)字化管理帶來了一定的挑戰(zhàn)。對于這些學(xué)術(shù)成果的準(zhǔn)確歸檔和管理，需要高校制定更為完善的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以便能夠有效地開展數(shù)字化存儲和檢索，滿足師生的學(xué)術(shù)需求和學(xué)校管理的規(guī)范性要求。

2.學(xué)生檔案隱私保護與合規(guī)挑戰(zhàn)

高校管理學(xué)生檔案時必須謹(jǐn)慎處理個人敏感信息，如身份證號碼、成績及家庭背景等。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，某高校面臨著如何確保學(xué)生檔案信息的隱私安全問題。例如，學(xué)生檔案數(shù)字化后，可能涉及信息被泄露、非授權(quán)訪問以及數(shù)據(jù)合規(guī)性等問題。此外，應(yīng)嚴(yán)格遵守數(shù)據(jù)保護法律法規(guī)，特別是對于學(xué)生隱私的合規(guī)管理，也成為數(shù)字化檔案管理的挑戰(zhàn)之一。高校需要建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護機制，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和處理敏感信息，并在檔案共享和傳輸過程中采取加密等安全措施，以保護學(xué)生個人信息的隱私與安全。在這種情況下，保障學(xué)生檔案隱私合規(guī)性成為數(shù)字化檔案管理中的一大挑戰(zhàn)。

3.教學(xué)資源檔案化整合與利用挑戰(zhàn)

高校面對多樣化的教學(xué)資源，包括課程設(shè)計、教學(xué)大綱、教案及多媒體課件等，這些資源以不同的格式和形式存在，數(shù)字化整合成為一項具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。例如，學(xué)校嘗試將教師編寫的教學(xué)大綱、課程設(shè)計等教學(xué)資源數(shù)字化整合，以便教師和學(xué)生更便捷地獲取和利用。然而，這些資源涉及內(nèi)容繁多，格式不一，導(dǎo)致數(shù)字化整合難以做到系統(tǒng)性與一致性。同時，對教學(xué)資源的有效利用也是一大挑戰(zhàn)。盡管這些資源已經(jīng)數(shù)字化，但如何確保教師和學(xué)生能夠充分利用并有效獲取所需資源，仍然是一個需要解決的問題。這意味著高校需要建立更加完善的平臺和系統(tǒng)，提供更便捷、高效的途徑，使教學(xué)資源的數(shù)字化整合與利用變得更加便利和實用。

4.持續(xù)性數(shù)字化學(xué)術(shù)成果保存挑戰(zhàn)

高校擁有大量教師和學(xué)生的學(xué)術(shù)成果，包括科研論文、學(xué)術(shù)會議記錄和研究報告等，這些成果需要長期保存并確保其持久性和可訪問性。然而，數(shù)字化保存需要不斷更新和維護，以適應(yīng)技術(shù)和存儲介質(zhì)的迭代更新。例如，高校采用了數(shù)字化方式保存了歷年的學(xué)術(shù)論文，但隨著技術(shù)進步和存儲介質(zhì)的更新，舊版數(shù)字化成果的兼容性和持續(xù)訪問性可能面臨挑戰(zhàn)。同時，長期保存數(shù)字化學(xué)術(shù)成果也需要應(yīng)對技術(shù)變遷和信息安全的威脅，如數(shù)據(jù)丟失、損壞或技術(shù)設(shè)備無法讀取的風(fēng)險。這表明高校需要不斷更新和完善數(shù)字化保存的技術(shù)手段和策略，確保學(xué)術(shù)成果的長期保存和持續(xù)訪問，以利于學(xué)術(shù)文獻的傳承和學(xué)術(shù)研究的持續(xù)發(fā)展。

三、信息技術(shù)背景下數(shù)字技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

1.數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在高校檔案存儲與檢索中的應(yīng)用

在高校檔案管理中，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）是一個關(guān)鍵的數(shù)字技術(shù)應(yīng)用，能夠有效地管理和維護大量的檔案信息。高校在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時，建立了一個綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫，用以存儲學(xué)生檔案、教職員工信息、課程資料和科研成果等多種類型的檔案。數(shù)據(jù)庫中包含多張表格，每張表格存儲不同類別的信息，如學(xué)生表、教師表和課程表等。學(xué)生表可能包括學(xué)生的個人信息、學(xué)籍記錄和成績單等內(nèi)容，教師表則包含教職員工的教學(xué)和科研信息。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，學(xué)校管理人員可以使用各種查詢語言和工具，快速地檢索和更新這些信息。例如，當(dāng)學(xué)校需要查找某個學(xué)生的歷史成績單時，只需在數(shù)據(jù)庫中簡單查詢，便能快速獲取相關(guān)信息。這種查詢操作不僅提高了工作效率，還降低了人工檢索檔案的成本。此外，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)還允許權(quán)限控制，不同用戶擁有不同的訪問權(quán)限。例如，學(xué)生可以訪問自己的學(xué)籍信息，而教職員工則可以訪問相關(guān)的教學(xué)和科研信息。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為高校檔案管理中的重要組成部分，通過其強大的存儲和檢索功能，有效地管理和利用了大量的檔案信息，為高校提供了一個高效、安全、可靠的數(shù)字化檔案管理平臺。

2.電子文件管理系統(tǒng)在高校檔案數(shù)字化中的應(yīng)用

電子文件管理系統(tǒng)（EDMS）是高校檔案數(shù)字化的關(guān)鍵工具之一，能夠有效地管理、存儲和檢索大量的電子文件。高校檔案數(shù)字化項目，采用了電子文件管理系統(tǒng)作為其核心工具。在這個系統(tǒng)中，學(xué)校能夠創(chuàng)建多個文件庫（Library）來存儲不同類型的電子文件，如學(xué)生檔案、教職員工信息和行政文件等。每個文件庫都可以根據(jù)需要設(shè)置，允許訪問的用戶和權(quán)限不同。例如，學(xué)生檔案庫可能包含了學(xué)生的個人信息、入學(xué)申請表和成績單等文件。教職員工檔案庫則可能包含教師的教學(xué)計劃、科研論文和評價表等文件，這些文件庫被存儲在云端或者局域網(wǎng)中，使得多個部門或用戶可以同時訪問和使用。這種電子文件管理系統(tǒng)允許高校建立起統(tǒng)一的存儲平臺，使不同類型的檔案能夠以數(shù)字形式存儲、共享和管理。通過系統(tǒng)提供的檢索功能，用戶可以根據(jù)關(guān)鍵詞、時間、文件類型等條件快速查找和獲取所需檔案的同時，系統(tǒng)還支持版本控制、權(quán)限管理等功能，確保了檔案信息的安全性和一致性。電子文件管理系統(tǒng)作為高校檔案數(shù)字化的重要工具，在存儲、管理和共享檔案方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用，提高了檔案的可訪問性和安全性，為高校提供了一個便捷、高效的檔案管理解決方案。

3.云計算技術(shù)在高校檔案存儲與共享中的應(yīng)用

高校檔案管理在信息技術(shù)背景下逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化和智能化，云計算技術(shù)作為其中重要的一環(huán)，在高校檔案存儲與共享方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。云計算技術(shù)的應(yīng)用為高校檔案管理帶來了諸多便利和優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案存儲常常面臨空間受限、數(shù)據(jù)安全等問題，而云計算能夠提供大規(guī)模、彈性可擴展的存儲空間，高?？梢砸罁?jù)需求靈活地增減存儲容量，確保檔案數(shù)據(jù)的長期安全保存。此外，云計算平臺通常配備了多重備份和災(zāi)備機制，即便出現(xiàn)硬件故障或數(shù)據(jù)丟失，也能夠保證檔案數(shù)據(jù)不受影響。高校不同部門或者教職工之間需要共享檔案數(shù)據(jù)以完成工作任務(wù)，傳統(tǒng)的方式可能需要物理傳遞或者復(fù)制文件，而云計算技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)化、實時性強的特點，使得檔案共享變得更加便捷、高效。無論是教學(xué)資料、學(xué)術(shù)論文還是行政文件，都可以通過云存儲平臺輕松共享，提高了信息的流通效率，減少了工作時間成本。此外，云計算技術(shù)也提供了數(shù)據(jù)安全保障。高校檔案管理中的數(shù)據(jù)安全一直備受關(guān)注，云計算平臺通過加密、身份驗證、權(quán)限管理等多層安全機制，保障了檔案數(shù)據(jù)的機密性和完整性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問或數(shù)據(jù)被篡改，為高校提供了可靠的數(shù)據(jù)保護。

4.數(shù)字化掃描與識別技術(shù)在高校檔案轉(zhuǎn)化中的應(yīng)用

高校檔案管理在信息技術(shù)的推動下正迅速向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，數(shù)字化掃描與識別技術(shù)在這一轉(zhuǎn)變中發(fā)揮了重要作用，這項技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式，使得檔案信息更易于存儲、管理和利用。數(shù)字化掃描技術(shù)通過高速掃描設(shè)備，能夠?qū)⒋罅康募堎|(zhì)文件、檔案資料以高效、精確的方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式。這些設(shè)備能夠捕捉文檔的圖像信息，并將其轉(zhuǎn)換成電子文件，包括PDF、圖像文件或可編輯的文本格式。通過掃描，大幅度提高了檔案信息的保存效率，避免了紙質(zhì)檔案長期存放所面臨的磨損、丟失等問題。數(shù)字化掃描技術(shù)結(jié)合了文本識別（OCR）和圖像識別等功能，使掃描后的文檔具備了可搜索和可編輯的特性。OCR技術(shù)能夠?qū)⑽臋n中的文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換為可編輯的文字格式，使用戶可以對文檔全文搜索和編輯修改，提高了檔案檢索和利用的便捷性。同時，圖像識別功能能夠識別、分類甚至標(biāo)記檔案中的圖像信息，進一步豐富了檔案內(nèi)容的呈現(xiàn)形式。在高校檔案管理中，數(shù)字化掃描與識別技術(shù)極大地促進了檔案信息的共享與傳播。轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式的檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)或內(nèi)部平臺存儲和分享，不受地域限制，提高了檔案信息的可訪問性和可傳播性。教職工或?qū)W生可以根據(jù)需要，隨時隨地獲取所需檔案信息，便于教學(xué)、科研和管理等各項工作的開展。然而，數(shù)字化掃描與識別技術(shù)在應(yīng)用過程中也面臨一些挑戰(zhàn)。首先，是準(zhǔn)確性和完整性問題。尤其是針對手寫文字、圖表或特殊排版的文檔，識別的準(zhǔn)確率可能存在一定的誤差。其次，數(shù)字化后的檔案需要合理的管理和分類標(biāo)注，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，這也是需要重視的方面。

5.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案追蹤與監(jiān)控中的應(yīng)用

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，特別是在檔案追蹤與監(jiān)控方面，提供了創(chuàng)新和智能化的解決方案。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，高校能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的實時追蹤、監(jiān)控和管理，提高檔案管理的效率和安全性。高校在利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時可以為每個檔案盒或文件夾植入RFID（射頻識別）芯片。這些芯片能夠與讀取設(shè)備相互通信，形成一個互聯(lián)網(wǎng)。當(dāng)檔案盒被移動或者調(diào)出時，RFID芯片能夠通過識別裝置記錄并傳輸實時數(shù)據(jù)，包括檔案的位置、移動時間以及負(fù)責(zé)人等信息。通過這些數(shù)據(jù)，檔案管理員可以實時掌握檔案的位置和狀態(tài)，提高了檔案追蹤的精確性和及時性。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以應(yīng)用于檔案存儲環(huán)境的監(jiān)控。例如，在檔案庫房內(nèi)部安裝溫濕度傳感器、煙霧探測器以及監(jiān)控攝像頭等設(shè)備設(shè)施，能夠?qū)崟r監(jiān)測檔案存儲環(huán)境的溫度、濕度、安全等情況。一旦監(jiān)測到異常情況，如溫度過高、濕度異?；蛘叱霈F(xiàn)火災(zāi)等，系統(tǒng)會立即發(fā)出警報通知相關(guān)人員，以便及時采取措施避免檔案損失。除此之外，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也可應(yīng)用于檔案的訪問控制與權(quán)限管理。通過智能門禁系統(tǒng)、指紋識別或者面部識別等技術(shù)，可以對進出檔案庫房的人員身份識別和權(quán)限驗證，只有被授權(quán)的人員才能進入特定的檔案存儲區(qū)域，加強了檔案安全管理。盡管物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中帶來了諸多優(yōu)勢，但也存在一些挑戰(zhàn)。比如信息安全與隱私保護是重要的考量因素。確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲的安全性、防止數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露是必須解決的問題。同時，對于系統(tǒng)的穩(wěn)定性和設(shè)備設(shè)施的維護也需要高校檔案管理部門持續(xù)的監(jiān)測和維護。

四、結(jié)束語

高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，為高校檔案管理帶來了廣闊的發(fā)展空間。本文的討論突出了信息技術(shù)在高校檔案管理中的重要意義和各種挑戰(zhàn)，強調(diào)了數(shù)字技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用前景。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上，高校需要不斷完善技術(shù)手段和管理機制，以實現(xiàn)高效、安全、可持續(xù)的高校檔案管理目標(biāo)。

參考文獻：

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[2]盧陽光，汪嘉華.高校檔案信息化管理現(xiàn)狀與展望[J].檔案學(xué)研究，2022（2）：112-125.

（作者單位：齊魯師范學(xué)院）

作者簡介：牟麗娟（1984—），女，漢族，山東壽光人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。