事業(yè)單位檔案信息化管理分析及對策研究

馬小麗　杜佳

摘 要：檔案信息化管理是指在事業(yè)單位檔案管理中運用信息技術收集、整理、存儲、檢索、利用和保護檔案信息的全過程管理。隨著信息技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息化管理已經(jīng)成為提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要手段。然而，當前事業(yè)單位檔案信息化管理仍存在一些問題，如檔案管理信息化程度較低、檔案管理信息化標準不統(tǒng)一、信息安全風險大等。因此，對事業(yè)單位檔案信息化管理展開分析和研究，提出相應的對策和建議，對于提高事業(yè)單位檔案信息化管理的質(zhì)量和效率具有重要意義。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；優(yōu)化對策

中圖分類號：G270.7;D630.1 文獻標識碼：A

在當今信息化社會，事業(yè)單位檔案信息化管理已成為一種趨勢。隨著信息技術的不斷發(fā)展和事業(yè)單位改革的不斷深入，檔案信息化管理在事業(yè)單位發(fā)揮著越來越重要的作用。本文通過對檔案信息化管理在時代發(fā)展中的角色認知以及相關政策文件的綜合解讀，旨在為事業(yè)單位的檔案管理賦予新的時代內(nèi)涵，提高其信息化管理水平，更好地適應現(xiàn)代社會的需求。

一、檔案信息化管理概述

檔案信息化管理是指在信息技術快速發(fā)展的背景下，根據(jù)國家相關政策文件，對檔案展開數(shù)字化、網(wǎng)絡化、規(guī)范化、標準化的管理過程，是信息社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理效率和質(zhì)量的必要手段。檔案信息化管理結(jié)合了現(xiàn)代信息技術和檔案管理理論，通過對檔案的數(shù)字化處理和存儲，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化和可視化，使檔案信息可以更方便、快捷地被檢索、管理和利用，提高檔案的利用率和價值。同時，檔案信息化管理也符合國家相關政策文件的要求。例如，國務院辦公廳印發(fā)的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》中就明確提出了要加強信息資源開發(fā)利用，提高信息管理能力，推動信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展。因此，檔案信息化管理不僅是時代發(fā)展的需要，還是國家戰(zhàn)略的重要組成部分。總之，檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，可以提高檔案管理效率和質(zhì)量，促進信息資源的開發(fā)和利用，為社會發(fā)展提供更好的服務。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

1.提高檔案管理工作效率

通過數(shù)字化手段，檔案管理工作得以從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子化管理，從而實現(xiàn)工作流程的自動化和信息的智能化處理。首先，數(shù)字檔案的建立和存儲可以減少煩瑣的手工操作，節(jié)省大量人力和時間成本。通過電子檔案系統(tǒng)，管理人員可以輕松地實現(xiàn)對檔案的快速檢索、分類和整理，極大地提高檔案管理的效率；其次，數(shù)字檔案的智能化處理使得相關信息能夠更為迅速地傳遞和處理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案能夠?qū)崿F(xiàn)實時更新和同步，保證信息的及時性和準確性。管理人員能夠通過系統(tǒng)快速了解檔案的最新狀態(tài)，及時作出決策。此外，電子化的檔案管理還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案流程的全程監(jiān)控，提高管理的透明度。

2.實現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案信息化管理的價值之一在于實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為事業(yè)單位內(nèi)外部提供了雙重利益。以高校為例，數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立促使各部門實現(xiàn)即時的檔案檢索和分享，提高內(nèi)部溝通協(xié)同效率。以往煩瑣的手工傳遞和整理檔案的過程變得更為高效，使得各部門能夠更迅速獲取所需信息，從而提高工作效率。同時，高校通過數(shù)字化檔案平臺向?qū)W術界和社會公眾開放合規(guī)信息。學者和研究人員可以便捷地獲取豐富的學術資料，推動學術研究的深入。例如，高校數(shù)字檔案的共享為歷史研究、社會調(diào)查等提供了豐富的素材，為學術領域的發(fā)展提供了重要支持。此外，高校檔案信息的開放共享也加強了校園與社會的互動。社會公眾可以通過數(shù)字檔案了解高校的歷史、文化積淀以及決策過程，促進高校與社會之間的相互理解，這種開放性不僅可以提高高校的社會聲譽，還為校園文化的傳承和發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

3.促進事業(yè)單位現(xiàn)代化建設

事業(yè)單位檔案信息化管理的意義在于推動事業(yè)單位現(xiàn)代化建設，為提供先進的管理手段和全面的信息支持。首先，數(shù)字檔案的建立和管理使得事業(yè)單位能夠更高效地實施內(nèi)部流程管理。通過電子化的檔案系統(tǒng)，管理人員可以迅速獲取所需信息，實現(xiàn)對事務的及時處理，提高工作效率，有助于事業(yè)單位適應快速變化的工作環(huán)境，從而推動現(xiàn)代管理理念在事業(yè)單位的深入實施；其次，檔案信息化管理使得事業(yè)單位更好地融入數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡。數(shù)字檔案的在線共享和互通，使得事業(yè)單位能夠更緊密地與其他組織和機構(gòu)開展信息共享與合作，有助于構(gòu)建更加開放、協(xié)同的工作模式，推動事業(yè)單位更好地適應和引領社會進步。此外，數(shù)字檔案的管理方式為事業(yè)單位提供更精準的數(shù)據(jù)支持，有助于科學決策和戰(zhàn)略規(guī)劃。通過對檔案信息的分析，事業(yè)單位可以更全面地了解自身運營狀況，及時調(diào)整管理策略，提升組織的整體競爭力。數(shù)字化的數(shù)據(jù)分析也為事業(yè)單位提供了更多創(chuàng)新的空間，推動其在現(xiàn)代社會中的發(fā)展和變革。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

1.對檔案信息化管理重視不足

盡管數(shù)字時代信息技術迅速發(fā)展，但在事業(yè)單位，仍存在一些機構(gòu)對檔案信息化管理的認知不足，對其價值和意義的理解相對欠缺。部分機構(gòu)在資源投入、人員培訓等方面未能給予足夠的關注，導致檔案信息化管理未能得到全面、深入的推進，反映了一些事業(yè)單位在檔案信息化管理理念上的滯后，對于信息時代檔案管理的緊迫性和戰(zhàn)略意義尚未形成共識。對檔案信息化管理重視不足的現(xiàn)象，可能導致檔案管理工作過度依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，進而限制信息共享與流通的效率，阻礙檔案管理體系的現(xiàn)代化建設。

2.檔案管理信息化程度較低

一些事業(yè)單位尚未全面實施數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，仍依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在檔案的采集、存儲、檢索等方面仍然存在一定的手工化操作，嚴重制約了工作效率。此外，一些事業(yè)單位在檔案信息化系統(tǒng)的建設與更新上投入不足，導致系統(tǒng)功能不夠完善，無法滿足日益復雜的管理需求，影響信息的共享與流通，限制組織內(nèi)部的溝通協(xié)同，導致對外服務的水平降低。缺乏高度信息化的檔案管理系統(tǒng)使得事業(yè)單位在信息科技的支持下無法充分挖掘檔案資源的潛力，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化和專業(yè)化開展。

3.檔案管理信息化標準不統(tǒng)一

在信息化管理的過程中，由于缺乏普遍適用的標準和規(guī)范，不同事業(yè)單位可能采用不同的信息化系統(tǒng)和檔案管理工具，導致信息處理、存儲、檢索等環(huán)節(jié)存在較大差異，不僅增加了系統(tǒng)集成的難度，還制約了信息共享的效果。檔案信息化標準的不統(tǒng)一問題，導致不同系統(tǒng)之間難以實現(xiàn)無縫連接和數(shù)據(jù)的無障礙傳遞。此外，由于缺乏統(tǒng)一的信息安全標準，可能存在信息被泄露和篡改的風險，進一步加大了檔案信息化管理的風險。由于不同標準下的系統(tǒng)需要各自更新和升級，增加了工作的復雜性，也使管理和維護的難度進一步加大。

4.檔案管理信息化安全保障不足

在信息化時代，檔案中蘊含著大量敏感和機密信息，然而，一些事業(yè)單位在信息安全方面的關注程度相對不足。首先，存在不完善的權(quán)限控制機制，部分人員可能無意或有意超越其權(quán)限訪問、修改或刪除檔案信息，使信息被泄露的風險增大；其次，缺乏足夠的加密措施，使得存儲在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的信息容易受到網(wǎng)絡攻擊和非法獲取的威脅。此外，對于災難恢復和應急預案的建設不足，一旦系統(tǒng)遭受破壞或數(shù)據(jù)丟失，事業(yè)單位可能難以迅速、有效地恢復檔案信息。另外，信息化系統(tǒng)的更新和維護不及時，存在系統(tǒng)漏洞未及時修復的風險，可能被不法分子利用，進而帶來嚴重的安全威脅?？傊鲜鰡栴}的存在，使得檔案信息安全性難以得到全面保障，可能對事業(yè)單位的運行和聲譽造成嚴重影響。

四、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)化對策

1.增強全員檔案信息化管理的責任意識

為優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理，首先要對策在于增強全員檔案信息化管理責任意識。全員的參與和共同努力是確保檔案信息化管理順利推進的基石。在高校檔案管理中，往往涉及眾多部門、工作人員，因此，建立全員檔案信息化管理責任意識至關重要。首先，需要加強對全員的培訓和宣傳，提高他們對檔案信息化管理的認知水平。通過定期培訓課程、內(nèi)部宣傳和信息化管理相關活動，使全員深刻理解檔案信息化管理工作的重要性。高?？梢越M織專業(yè)培訓，使教職員工了解如何使用數(shù)字檔案系統(tǒng)，熟悉信息化工作流程，以提高檔案工作的整體效率；其次，建立明確的責任體系和流程。明確每個工作崗位在檔案信息化管理中的具體職責，確保各個環(huán)節(jié)的銜接和無縫協(xié)同。例如，高校可以設立專門的信息化管理團隊，負責系統(tǒng)維護、更新和安全性保障的同時，各個部門還要有專人負責檔案信息的錄入、整理和檢索工作，形成清晰的工作流程。另外，強調(diào)全員的主動參與和反饋機制。鼓勵全員提出改進建議，分享檔案信息化管理的實際經(jīng)驗，形成共享學習的氛圍。高校可以設立定期的交流會議，讓各部門分享檔案信息化管理的成功案例和遇到的問題，以促使更多的人參與到信息化管理中來。

2.加強檔案管理信息化基礎設備設施建設

首先，為了加強事業(yè)單位檔案管理信息化基礎設施建設，應該注重軟件和硬件設備設施的更新和提升。在高校檔案管理中，可以通過投入更先進的服務器、存儲設備和高性能計算機等硬件設備設施，以提高數(shù)字檔案系統(tǒng)的整體性能。同時，要確保采用最新的檔案管理軟件，以適應信息化管理的不斷發(fā)展和變化。例如，建立強大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過先進的檢索和分類算法，提高檔案檢索的準確性和速度；其次，高校需要加強網(wǎng)絡基礎設施建設，確保信息傳輸?shù)臅惩ê透咝?。?yōu)化校園網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)，提升網(wǎng)絡帶寬，確保檔案信息能夠在不同部門、校區(qū)之間快速流通。同時，可以通過引入先進的技術手段，如云計算、大數(shù)據(jù)分析等，來拓展檔案信息化管理的應用領域。通過借助云計算平臺，高?？梢詫崿F(xiàn)檔案信息的遠程存儲和共享，提高整體的可用性。大數(shù)據(jù)分析技術可以幫助高校更好地挖掘檔案信息中的潛在價值，為學術研究和決策提供更為全面的支持。

3.建立檔案信息化管理標準和規(guī)范

為推動事業(yè)單位檔案信息化管理的開展，迫切需要建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準和規(guī)范，以有效解決標準不一致性帶來的系統(tǒng)難以集成和數(shù)據(jù)無法共享的問題。通過制定明確的標準和規(guī)范，可以規(guī)范檔案信息的采集、存儲、管理和檢索等環(huán)節(jié)，確保信息的一致性、安全性和高效性。對于事業(yè)單位而言，這一標準和規(guī)范不僅可以提高工作效率，還能夠提升整體的信息管理水平，為決策提供更可靠的數(shù)據(jù)支持。在高校檔案管理中，建立標準的檔案信息化管理規(guī)范尤為迫切。高校涉及眾多部門和復雜的信息流動，因此，需要明確定義每個環(huán)節(jié)的標準和流程，以確保信息化管理系統(tǒng)的協(xié)同運作。例如，可以規(guī)定標準的檔案分類和編號體系，確保不同部門之間的檔案信息有章可循。同時，明確權(quán)限管理和審批流程，防范信息被泄露和濫用的風險。建立這樣的標準和規(guī)范有助于確保高校檔案信息的高質(zhì)量和高效率管理。此外，建立標準和規(guī)范還有助于推動檔案信息化管理的專業(yè)化和標準化。通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標準，可以使得檔案信息在不同系統(tǒng)之間更加流暢地傳遞，有助于實現(xiàn)更高水平的信息互通和共享，推動事業(yè)單位檔案信息化管理的整體現(xiàn)代化。

4.強化檔案信息化管理安全意識

在數(shù)字化時代，檔案信息包含大量敏感數(shù)據(jù)，因此，全員都需要深刻理解信息安全的重要性。在高校檔案管理中，可以組織專題講座、網(wǎng)絡安全知識競賽等形式，幫助工作人員深入了解信息安全的實質(zhì)，從而更有針對性地增強其安全防范意識。同時，強化安全意識也需要將安全理念融入檔案信息化管理的全過程。從系統(tǒng)設計到日常操作都應考慮信息安全的因素。高校檔案管理可以建立健全權(quán)限管理制度，確保每位工作人員僅能訪問其所需的信息，從而降低內(nèi)部信息被泄露的風險。另外，要加強對外界網(wǎng)絡攻擊和病毒侵襲的防范，建立完善的網(wǎng)絡安全防護體系，及時發(fā)現(xiàn)并應對潛在的威脅。通過定期的系統(tǒng)安全檢查和漏洞修復，高校能夠提高系統(tǒng)的抗攻擊能力，保障檔案信息的完整性和保密性。引入先進的安全技術也是強化檔案信息化管理安全意識的關鍵。例如，高?？梢圆捎眉用芗夹g對存儲在數(shù)據(jù)庫中的檔案信息實施加密處理，提高信息的安全性。同時，建立健全災難恢復和應急預案，以便在出現(xiàn)信息丟失或系統(tǒng)癱瘓時能夠迅速、有效地恢復檔案信息。

五、結(jié)語

通過對事業(yè)單位檔案信息化管理的研究，能夠深刻認識到信息時代對檔案管理的重大影響。檔案信息化管理不僅是提高工作效率的必然選擇，還是適應數(shù)字化時代的迫切需求。隨著我國政府對事業(yè)單位改革的推動和相關政策的支持，檔案信息化管理已經(jīng)成為事業(yè)單位現(xiàn)代化建設的重要組成部分。今后，技術的不斷創(chuàng)新將推動檔案事業(yè)朝著更智能、便捷、安全的方向發(fā)展。

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（作者單位：1.新疆社會科學院；2.河北科技師范學院）

作者簡介：馬小麗（1987—），女，漢族，四川綿陽人，碩士，助理研究員，研究方向：人事管理、檔案管理；杜佳（1994—），女，漢族，河北承德人，碩士，研究實習員，研究方向：管理學。