數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下行政審批檔案單套制管理路徑研究

摘 要：為了進(jìn)一步提升行政審批檔案的管理質(zhì)量，單套制管理模式應(yīng)運(yùn)而生，能夠更好地促進(jìn)開展行政審批檔案管理的信息化建設(shè)，為提高審批效率奠定了良好的基礎(chǔ)，為檔案管理模式的升級(jí)提供了有效的依據(jù)。文章基于數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景，對(duì)行政審批檔案管理工作展開討論，分析電子檔案單套制管理的優(yōu)勢(shì)，探討行政審批檔案單套制管理的有效路徑，以期為行政審批檔案管理工作提供更多參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字經(jīng)濟(jì)；行政審批檔案管理；單套制；管理策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

2021年，中辦國(guó)辦印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，規(guī)劃中明確指出了單套制檔案管理模式的發(fā)展要求，并為單套制檔案管理工作指明了正確的方向。單套制管理作為一種全新的檔案管理方式，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求和信息化建設(shè)的潮流，能夠?yàn)樾姓徟鷻n案管理質(zhì)量的提升提供更多的支持，促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的全面提高，為我國(guó)各項(xiàng)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、行政審批檔案管理概述

1.行政審批檔案的主要特征

行政審批是政府為人民群眾提供服務(wù)的重要途徑。因此，行政審批工作的質(zhì)量和效率往往能夠決定一個(gè)政府的執(zhí)政水平。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的日益提升，尤其是在數(shù)字經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)以來(lái)，各行各業(yè)的行政審批項(xiàng)目正在不斷增加，由此形成的檔案數(shù)量也在成倍增長(zhǎng)。加強(qiáng)對(duì)行政審批檔案管理工作的完善和優(yōu)化，能夠有效提高檔案信息收集與歸納的效率，確保檔案的可靠性、完整性和安全性，讓檔案的查詢使用率得到全面提高，為政府行政審批工作提供更加可靠的參考依據(jù)，促進(jìn)開展行政審批工作質(zhì)量和效率的有效提高，真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)型政府的構(gòu)建和完善，為最廣大人民群眾提供更多的便利。

行政審批檔案不僅具有較高的專業(yè)性，還具有繁多的種類，并且需要跟隨行政審批的具體流程實(shí)施動(dòng)態(tài)更新。在我國(guó)的行政審批規(guī)范下，由不同的業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的審批事項(xiàng)，其涉及的法律法規(guī)、規(guī)范性文件、規(guī)章制度存在一定的差異。因此，需要提交的審批材料也存在很大的不同，這些審批材料的歸檔范圍也存在差異。由此可見(jiàn)，在開展行政審批檔案的歸檔處理時(shí)，需要充分考慮審批事項(xiàng)的種類、審批流程、審批文件類型和格式等諸多因素，使歸檔標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置存在較大的難度。

2.行政審批檔案的管理現(xiàn)狀

目前，在行政審批檔案管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)的管理模式要求采用雙套管理的形式，對(duì)具有長(zhǎng)期或永久保存價(jià)值以及其他重要保存價(jià)值的電子文件處理，在保證電子檔案完整性、真實(shí)性的基礎(chǔ)上，生成相應(yīng)的紙質(zhì)文件或者縮微膠卷，以進(jìn)一步提高管理的可靠性。隨著技術(shù)的不斷升級(jí)和發(fā)展，面對(duì)行政審批檔案文件日益增加的現(xiàn)實(shí)情況，中辦國(guó)辦于2021年發(fā)布了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，對(duì)單套制管理模式做出了具體的說(shuō)明。單套制管理模式只需要對(duì)電子檔案歸檔處理，該規(guī)劃明確指出了未來(lái)行政審批檔案管理的主要方向，同時(shí)也驗(yàn)證了在數(shù)字經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，電子政務(wù)模式已經(jīng)逐漸走向成熟，單套制管理模式已經(jīng)有了更為安全、穩(wěn)定的環(huán)境，能夠?yàn)樾姓徟鷻n案管理工作提供更多的便利。

二、電子檔案單套制管理的優(yōu)勢(shì)

1.降低成本與存儲(chǔ)空間

單套制管理模式能夠有效降低檔案管理的運(yùn)營(yíng)成本，進(jìn)一步節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。在該模式下，檔案以電子文件的形式實(shí)行存儲(chǔ)和歸檔，能夠?qū)⒉煌愋偷臋n案信息轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的格式，以代碼的形式保存在相應(yīng)的計(jì)算機(jī)載體上，極大地節(jié)省了紙質(zhì)文檔的存儲(chǔ)空間。同時(shí)，還能夠完善地保存各種圖像、視頻和音像資料。在使用單套制管理模式時(shí)，不需要在檔案管理室設(shè)置過(guò)多的崗位，能夠由1～2名專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)整個(gè)檔案的管理和使用，節(jié)省了單位的人力成本，進(jìn)一步提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.提高信息提取效率

在單套制管理模式下，能夠?qū)A系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，同時(shí)，推進(jìn)兩項(xiàng)工作的在線開展，進(jìn)一步提高工作的效率和質(zhì)量。在傳統(tǒng)的管理模式下，當(dāng)人們想要查閱檔案資料時(shí)，需要由工作人員查閱檔案入庫(kù)記錄，然后根據(jù)記錄找到對(duì)應(yīng)的檔案資料信息。這一過(guò)程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，導(dǎo)致檔案信息的使用效率不高。通過(guò)單套制的管理方法，工作人員能夠通過(guò)關(guān)鍵詞檢索的方式快速找到相應(yīng)的檔案資料，能夠進(jìn)一步減少檢索的時(shí)間，使工作模式得到全面優(yōu)化，大幅提高了信息提取的效率。

3.提高工作效率

在單套制檔案管理模式下，能夠?yàn)樘岣邫n案管理人員的工作效率提供更多的支持。傳統(tǒng)的檔案管理模式需要紙質(zhì)登記，并完成相應(yīng)的收集和歸檔處理，最終將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)到相應(yīng)的檔案室中。整個(gè)過(guò)程不僅需要消耗大量的物力和財(cái)力，還使得檔案管理人員的工作量大幅增加，導(dǎo)致檔案工作的效率有所降低。通過(guò)單套制管理模式的應(yīng)用，不僅減少了紙質(zhì)檔案的使用，還能夠在收集檔案信息的同時(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔處理，有效提高了檔案管理的效率。檔案管理工作人員可以借助計(jì)算機(jī)軟件更加高效地實(shí)現(xiàn)不同檔案的歸檔、存儲(chǔ)、查找、更新和使用，有效提升了檔案管理的質(zhì)量。

三、行政審批檔案單套制的管理路徑

在實(shí)行行政審批檔案單套制管理的過(guò)程中，需要始終將高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化及安全化的原則作為開展工作的基礎(chǔ)，讓行政審批檔案管理系統(tǒng)能夠與政府的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，確保行政審批工作中形成的所有文件能夠以電子檔案的形式歸檔，構(gòu)建更加完善的行政審批檔案管理系統(tǒng)，為提高行政審批工作效率奠定良好的基礎(chǔ)。

首先，在電子文件歸檔的過(guò)程中，需要在原有的行政審批系統(tǒng)上對(duì)各類電子文件打包與歸檔，明確歸檔的具體范圍，并設(shè)置相應(yīng)的材料目錄。這樣一來(lái)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)抓取行政審批過(guò)程中形成的各類審批文件，對(duì)其中的數(shù)據(jù)和信息開展有效整理。同時(shí)，按照行政審批檔案的歸檔要求生成相應(yīng)的歸檔文件夾，按照相應(yīng)的命名規(guī)則和生成順序?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的檔案預(yù)處理。隨后，將這些信息打包，壓縮成zip形式的歸檔信息包，并上傳到電子文件歸檔處理系統(tǒng)中；其次，處理上傳到系統(tǒng)中的電子文件，正式完成歸檔操作，形成規(guī)范的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案。

1.明確歸檔事項(xiàng)，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)和分類方案

首先，根據(jù)不同部門行政審批事項(xiàng)的具體內(nèi)容和要求，對(duì)各事項(xiàng)展開有效梳理，將其中具有查考價(jià)值、利用價(jià)值和保存價(jià)值的事項(xiàng)歸檔，進(jìn)一步明確歸檔事項(xiàng)的具體分類標(biāo)準(zhǔn)；其次，根據(jù)歸檔事項(xiàng)的具體分類，確認(rèn)電子文件歸檔范圍，并編制相應(yīng)的保管期限表，再交由主管部門審批，待審批通過(guò)后有效落實(shí)分類方案和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，需要調(diào)整電子文件的歸檔流程，明確電子文件歸檔的目錄和內(nèi)容，并根據(jù)實(shí)際工作需要制定規(guī)范的格式標(biāo)準(zhǔn)，并做好排序的條件設(shè)置，明確歸檔過(guò)程中的檢查方式和數(shù)據(jù)交流；最后，還需要對(duì)文件的保管期限再度確認(rèn)，將其分為永久保管、30年定期保管和10年定期保管三大類型。

2.完善元數(shù)據(jù)信息，完善辦理環(huán)節(jié)和流程信息

需要規(guī)范原數(shù)據(jù)歸檔配置信息，并進(jìn)一步細(xì)化辦理流程信息，確保歸檔過(guò)程中的基本信息內(nèi)容完整、真實(shí)、可靠。依據(jù)電子文件檔案規(guī)范的要求，確定行政審批檔案的具體電子文件號(hào)，明確檔案的歸檔時(shí)間和保管期限，落實(shí)檔案的責(zé)任處室和行政相對(duì)人，確保電子檔案上具備管理規(guī)范中的26條基本信息。在此基礎(chǔ)上，還需要根據(jù)具體的項(xiàng)目?jī)?nèi)容來(lái)增添相應(yīng)的擴(kuò)展信息。以工程建設(shè)的行政審批為例，除了上述26條基本信息之外，還需要增加工程建設(shè)項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目代碼、總投資、擬開工時(shí)間、擬建成時(shí)間、建設(shè)地點(diǎn)等信息內(nèi)容。通過(guò)基本信息和擴(kuò)展信息的有效結(jié)合，能夠更加全面地展現(xiàn)行政審批檔案的具體項(xiàng)目和內(nèi)容，能夠在行政審批檔案中充分體現(xiàn)該業(yè)務(wù)的辦理流程，有效規(guī)范行政審批的辦理環(huán)節(jié)，并明確行政審批的經(jīng)辦人與具體的審批意見(jiàn)，從而進(jìn)一步提高行政審批的質(zhì)量和效率，能夠在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)追責(zé)到人。

3.緊抓數(shù)據(jù)采集步驟，構(gòu)建存檔信息包命名規(guī)則

在單套制管理模式下，行政審批檔案管理工作需要進(jìn)一步重視檔案數(shù)據(jù)的采集。在原有的行政審批系統(tǒng)后臺(tái)通過(guò)技術(shù)升級(jí)嵌入歸檔范圍和歸檔材料目錄的相關(guān)系統(tǒng)，能夠讓行政審批系統(tǒng)在完成相應(yīng)的行政審批工作后自動(dòng)開展數(shù)據(jù)以及相關(guān)電子文件的采集，并按照行政審批檔案的歸檔要求展開合理分類，形成相應(yīng)的歸檔信息包上傳至電子檔案管理系統(tǒng)中。檔案管理人員對(duì)歸檔內(nèi)容清理時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)需要容缺受理的可以在容缺歸檔的同時(shí)，將原因記錄在配置信息中。根據(jù)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》中的相關(guān)要求，在為存檔信息包命名時(shí)，需要使用電子文件號(hào)作為相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，并按照行政審批電子檔案的統(tǒng)一編碼規(guī)則，根據(jù)具體的行政部門和社會(huì)統(tǒng)一信用代碼來(lái)編碼：共計(jì)2位事項(xiàng)類型代碼，以C0109-018中4.4的內(nèi)容為編制依據(jù)；共計(jì)5位主項(xiàng)代碼，以中央和省機(jī)構(gòu)編制部門的規(guī)范為基準(zhǔn)，選擇相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)事項(xiàng)代碼后5位作為編制依據(jù)；共計(jì)3位子項(xiàng)代碼，不同級(jí)的子項(xiàng)代碼采用“－”符號(hào)連接，“年度”則是指行政審批工作辦結(jié)的年份；保管期限分為永久保管和定期保管兩種類型，永久保管的代碼為“Y”，定期保管的代碼為“D”；用7位阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)表示歸檔流水號(hào)，也就是行政審批檔案歸檔信息包的具體順序代碼。

4.規(guī)范數(shù)據(jù)接口技術(shù)，推動(dòng)數(shù)據(jù)在線交換歸檔落實(shí)

在單套制管理模式下，行政審批電子檔案的歸檔處理需要通過(guò)檔案系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效互通來(lái)實(shí)現(xiàn)。借助Web Service系統(tǒng)建立起更加標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，從而順利實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)信息的共享和傳輸，幫助檔案管理人員完成歸檔檢測(cè)、數(shù)據(jù)整理和編目編制等工作。首先，要將行政審批系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，優(yōu)化和調(diào)整兩個(gè)系統(tǒng)的接口，順利插入電子檔案管理的相關(guān)規(guī)則和制度，以便實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)中的電子檔案自動(dòng)同步，提高自動(dòng)化排序、編目和檢查的質(zhì)量與效率，從而確保單套制管理模式順利落實(shí)，提高電子檔案管理軟件自主運(yùn)行的效率和質(zhì)量。在行政審批工作辦結(jié)之后，根據(jù)提前設(shè)置好的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)抓取本次行政審批中涉及的各類信息文件，自動(dòng)完成文件格式的轉(zhuǎn)換，對(duì)整理好的電子文件排序和分類，并根據(jù)電子文件的具體事項(xiàng)和保存價(jià)值確定保管期限，完成歸檔配置信息的有效處理；其次，從檔案管理系統(tǒng)中接收行政審批系統(tǒng)形成的各類檔案文件，完成檔案基本信息和辦理流程等，并根據(jù)檔案管理規(guī)范實(shí)行自動(dòng)化的檔案檢測(cè)，確保傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)文件符合標(biāo)準(zhǔn)；最后，由系統(tǒng)軟件自動(dòng)完成檔案信息的歸檔處理，并生成相應(yīng)的文件編號(hào)和目錄。在上述步驟完成之后，由行政審批局核實(shí)，并完成電子簽章確認(rèn)，就順利完成了整個(gè)歸檔措施。

從上述4個(gè)歸檔步驟來(lái)看，行政審批檔案的所有管理工作都可以通過(guò)軟件后臺(tái)自動(dòng)完成，能夠根據(jù)系統(tǒng)所設(shè)置的歸檔規(guī)則展開更加高質(zhì)量的處理，在行政審批完成后自動(dòng)生成電子文檔，并自動(dòng)完成檢查、歸集和歸檔處理，達(dá)成“辦結(jié)即歸檔”的目標(biāo)，不僅有利于進(jìn)一步提高行政審批工作的效率和質(zhì)量，還增強(qiáng)了行政審批檔案管理的規(guī)范性和有序性。由此可見(jiàn)，在單套制的管理模式下，行政審批檔案的真實(shí)性和完整性有所提升，為行政審批檔案提供更加安全的保管環(huán)境，增加行政審批檔案后續(xù)的使用效率，為行政審批工作提供更多的支持。

四、行政審批檔案單套制管理的應(yīng)用效果

首先，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，行政審批工作的信息化建設(shè)也在不斷推進(jìn)，為各行各業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持。行政審批的檔案管理工作同樣也朝著數(shù)字化的方向開展，和傳統(tǒng)的實(shí)物檔案管理模式相比，不需要再收集紙質(zhì)文件，也不需要通過(guò)反復(fù)掃描才能生成電子文件。因此，在單套制管理模式的運(yùn)用下，行政審批檔案的歸檔與整理工作能夠完全使用智能化的軟件自動(dòng)處理，不僅減輕了工作人員的工作壓力，還提高了檔案管理的效率和質(zhì)量；其次，能夠在行政審批工作完成時(shí)一步到位地將檔案移交給檔案管理部門，極大地節(jié)省了檔案整理的時(shí)間。同時(shí)，在這種模式下能夠?qū)w檔重復(fù)使用，減少聘請(qǐng)第三方歸檔整理的費(fèi)用。除此之外，在單套制管理模式下，電子信息的抓取貫穿行政審批的整個(gè)過(guò)程，能夠更加完整、全面、及時(shí)地對(duì)檔案信息更新和保存，使行政審批檔案的可靠性和真實(shí)性進(jìn)一步提高。由此可見(jiàn)，在單套制管理模式下，行政審批工作能夠有效解決電子檔案管理難度高、電子文件接收困難、檔案保管時(shí)間短等問(wèn)題，能夠更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全流程追溯，順利保障不同行政審批文件的格式統(tǒng)一化管理，為行政審批工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在數(shù)字經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，行政審批檔案管理工作需要積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，進(jìn)一步加強(qiáng)單套制管理模式的應(yīng)用，有效解決行政審批檔案管理過(guò)程中存在的不足和問(wèn)題，提高行政審批檔案的使用效率和管理質(zhì)量，為行政審批工作提供更多的支持，為政府職能的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：?jiǎn)慰h行政審批保障中心）

作者簡(jiǎn)介：孟杰（1988—），女，漢族，山東梁山人，本科，館員，研究方向：檔案管理。