大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案信息化管理體系建設(shè)研究

摘 要：信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮重要作用。檔案管理由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案人工管理到現(xiàn)在的電子檔案信息化管理，真正意義上實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新性發(fā)展，使管理更加科學(xué)完善。本文根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案信息化管理體系建設(shè)進(jìn)行深入研究，通過(guò)信息化管理體系建設(shè)的必要性、存在問(wèn)題、有效策略開(kāi)展全面分析，進(jìn)而為保證檔案信息資源安全性、真實(shí)性、完整性，提高檔案管理利用效率，提升公共服務(wù)水平，發(fā)揮檔案潛在價(jià)值提供建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案；信息化

2021年，中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階，進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè)，同時(shí)要提升檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平。2023年頒布的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》也為檔案信息化建設(shè)指引了前進(jìn)方向。隨著社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為大勢(shì)所趨，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義與歷史意義。通過(guò)整個(gè)檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，使得檔案管理流程更加科學(xué)合理，實(shí)現(xiàn)多方信息的高效整合，為資源的共建共享奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。為此，檔案主管部門(mén)應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，牢固樹(shù)立問(wèn)題導(dǎo)向，解決當(dāng)前面臨主要問(wèn)題，形成更具科學(xué)性、規(guī)范性、特色性檔案信息化發(fā)展策略，不斷促進(jìn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)高質(zhì)量發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案信息化管理體系建設(shè)的必要性

檔案涉及面廣、內(nèi)容豐富、價(jià)值較高，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理逐漸走向多元化、多樣化，為推動(dòng)相關(guān)工作順利開(kāi)展，充分發(fā)揮檔案“存史資政育人”作用提供了極大便利。

1.1 保障原始檔案安全性

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，受檔案庫(kù)房溫濕度、電路電源、蟲(chóng)蛀腐蝕等安全因素影響，以及在人工翻閱查詢(xún)過(guò)程中，極易導(dǎo)致檔案受到風(fēng)化、撕裂、丟失、泄露等不可逆損害，引起各種事故。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)化為電子檔案信息化管理，其不僅有保存方便、存儲(chǔ)周期長(zhǎng)、穩(wěn)定性好、查詢(xún)利用高效等優(yōu)點(diǎn)，更是保證原始文件的安全性。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中對(duì)新時(shí)期檔案信息安全提出了新的要求，相關(guān)檔案部門(mén)單位可利用區(qū)塊鏈技術(shù)或者權(quán)限控制、數(shù)字簽章、冷備熱備等技術(shù)手段保證檔案信息的安全性、真實(shí)性、完整性。

1.2 促進(jìn)檔案管理高效性

在知識(shí)爆炸的信息時(shí)代，每天都在產(chǎn)生大量結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化信息資源，檔案的總量、復(fù)雜度、種類(lèi)也有巨大飛躍，大大增加檔案管理工作的難度，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展要求。采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)手段，創(chuàng)新工作理念模式，加快檔案資源轉(zhuǎn)型升級(jí)，可最大限度提高檔案征集、管理、存儲(chǔ)、利用、共享等運(yùn)作效率，推動(dòng)檔案管理外延的無(wú)限擴(kuò)大，使海量的檔案數(shù)據(jù)得以安全保管。通過(guò)功能強(qiáng)大的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使得檔案的收集整理、存儲(chǔ)利用等流程得以簡(jiǎn)化，工作效率得到大幅提升，在一定程度上減少了人力物力投入，也可通過(guò)數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送等技術(shù)手段，為領(lǐng)導(dǎo)決策與重大工作提供決策支持，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展與現(xiàn)代化水平的提升[1]。

1.3 提升檔案資源共享性

在傳統(tǒng)檔案管理利用模式中，流程性工作較多，許多信息由于查找困難而未能發(fā)揮檔案潛在作用價(jià)值，整體工作成效受到嚴(yán)重影響。在檔案管理利用采取信息化措施過(guò)程中，可實(shí)現(xiàn)大批量檔案的精準(zhǔn)快速檢索、查詢(xún)、共享、利用，使得檔案利用工作跨越時(shí)空限制，用戶(hù)可通過(guò)計(jì)算機(jī)、手機(jī)等終端隨時(shí)獲取準(zhǔn)確信息，推動(dòng)檔案資源的互聯(lián)互通和共享利用，檔案的價(jià)值得到彰顯。 同時(shí)利用信息化技術(shù)，可進(jìn)一步強(qiáng)化行業(yè)內(nèi)外各部門(mén)單位之間的合作與交流，形成工作合力，共同優(yōu)化檔案信息資源的完整性、準(zhǔn)確性，保證檔案管理質(zhì)量，提高公共服務(wù)水平。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案信息化管理體系建設(shè)存在問(wèn)題

2.1 檔案信息化管理體系不完善

一是各地檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者與管理者信息化管理理念薄弱，數(shù)據(jù)管理的思維缺失。單純認(rèn)為檔案工作由兩到三個(gè)工作人員收集、整理、轉(zhuǎn)移庫(kù)房即可，無(wú)需耗費(fèi)財(cái)政資金去優(yōu)化管理模式。對(duì)于先進(jìn)新興技術(shù)的融入與使用毫不在意，甚至部分單位即使進(jìn)行信息化整改，也只是浮于表面、流于形式，造成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。二是部分單位雖然對(duì)于信息化管理給予高度重視，但是尚未配置科學(xué)合理的管理機(jī)制。導(dǎo)致日常檔案管理工作存在不少漏洞，相關(guān)流程性業(yè)務(wù)不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使得信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)難以得到充分發(fā)揮，與大數(shù)據(jù)時(shí)代嚴(yán)重脫節(jié)，無(wú)法促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。三是缺少自主管理維護(hù)能力。相關(guān)信息化建設(shè)工作大多由外包公司獨(dú)立完成，檔案主管部門(mén)參與度較少，無(wú)法結(jié)合自身工作需求加強(qiáng)頂層系統(tǒng)平臺(tái)、功能手段設(shè)計(jì)與規(guī)劃，嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

2.2 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施不先進(jìn)

一是組織架構(gòu)問(wèn)題。大多單位的檔案管理部門(mén)都由辦公室代管，不具有獨(dú)立性，加之很多單位缺乏長(zhǎng)期有效常態(tài)化檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制，領(lǐng)導(dǎo)缺乏深刻認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理并非核心工作，對(duì)于信息化建設(shè)難以提供持久有力的人力、物力、財(cái)力支持，直接阻礙了檔案信息化建設(shè)步伐，存在較為嚴(yán)重的滯后性。二是資源建設(shè)問(wèn)題。從軟硬件角度分析，目前部分單位已建立較為完整的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)，但是由于在建設(shè)初期，單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理者尚未進(jìn)行充分市場(chǎng)調(diào)研與自我剖析，建成的系統(tǒng)與實(shí)際工作需求不符，先進(jìn)性、匹配性、針對(duì)性不夠，同時(shí)在后期更新?lián)Q代與日常運(yùn)維力度不夠，使得檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基本成為擺設(shè)。

2.3 人員專(zhuān)業(yè)化管理水平不到位

新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作，人才是第一要素，干部隊(duì)伍水平的高低是關(guān)鍵前提。但是目前檔案系統(tǒng)內(nèi)部復(fù)合型人才稀少，基礎(chǔ)人員配置難以支撐檔案信息化管理工作的提升。一是部分檔案管理人員都是因?yàn)槟挲g、學(xué)歷等因素由其他崗位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，尚未進(jìn)行專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)便上崗管理。管理員新手占有較大比例，或者具備專(zhuān)業(yè)檔案管理素養(yǎng)，但由于理論知識(shí)、思維模式受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，難以在短時(shí)間內(nèi)精通并熟練應(yīng)用檔案信息化操作管理技術(shù)，嚴(yán)重影響整體信息化進(jìn)程。二是部分單位尚未建立完善系統(tǒng)、科學(xué)合理的職業(yè)生涯指導(dǎo)。開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)活動(dòng)較少，實(shí)踐技能培訓(xùn)較為單一。如若開(kāi)展也僅僅是停留在“幾張紙”上的簡(jiǎn)單學(xué)習(xí)，實(shí)際學(xué)習(xí)效果忽略不計(jì)，使得整體干部隊(duì)伍人員素質(zhì)、技能水平長(zhǎng)期停留在初級(jí)階段，創(chuàng)新性思維、開(kāi)拓性思路較少，難以靈活處理大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作存在的各種問(wèn)題，形成惡性循環(huán)[2]。

2.4 檔案安全防護(hù)措施不健全

大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代雖然為檔案信息資源管理帶來(lái)了極大便利，但是電子檔案的收集整理、存放利用、共建共享等各項(xiàng)流程仍然存在較高的安全隱患，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄漏、文件損壞等不可逆問(wèn)題，安全系數(shù)不高。一是在系統(tǒng)建設(shè)初期，在采購(gòu)服務(wù)器、存儲(chǔ)器等硬件設(shè)備時(shí)，沒(méi)有進(jìn)行安全性能研究，尚未配置安全網(wǎng)關(guān)、安全審計(jì)等安全設(shè)備，使得系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中完全暴露在網(wǎng)絡(luò)上，極易導(dǎo)致社會(huì)不法分子通過(guò)各種途徑竊取、損壞電子文件，造成不可逆損失。二是在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，沒(méi)有設(shè)置身份識(shí)別、權(quán)限控制、數(shù)字簽章等安全技術(shù)手段，使得在對(duì)外查詢(xún)利用過(guò)程中容易出現(xiàn)用戶(hù)信息丟失、電子數(shù)據(jù)被竊取、系統(tǒng)平臺(tái)被攻擊等安全性問(wèn)題，從而影響自身工作開(kāi)展。三是在對(duì)外開(kāi)放、共建共享過(guò)程中，缺少區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)共享利用方案，共建共享流程不夠科學(xué)、規(guī)范、可靠，使得在數(shù)據(jù)傳輸利用中存在安全風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致其安全系數(shù)不高。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案信息化管理體系建設(shè)有效策略

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了能夠讓檔案管理工作借助信息化技術(shù)“插上翅膀”，需要檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者牢固樹(shù)立問(wèn)題導(dǎo)向，針對(duì)當(dāng)前存在的各項(xiàng)問(wèn)題挑戰(zhàn)切實(shí)通過(guò)多種方式加以解決，進(jìn)而構(gòu)建以資源共享為方向的信息化思維，全面加速檔案信息化建設(shè)步伐。

3.1 不斷構(gòu)建檔案信息化管理體系

一是提高檔案信息化管理意識(shí)。深刻認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用價(jià)值，從思想上剔除傳統(tǒng)模式下以人工收集、手動(dòng)歸檔、被動(dòng)利用的思想，時(shí)刻更新行業(yè)發(fā)展觀(guān)念，凸顯檔案工作重要地位，在頂層設(shè)計(jì)層面推動(dòng)檔案信息化工作順利開(kāi)展。二是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)。設(shè)置檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化工作領(lǐng)導(dǎo)，健全信息化建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制，持續(xù)提升檔案信息化水平[3]。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)參與制定本單位本行業(yè)信息化規(guī)劃、法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，負(fù)責(zé)編制本系統(tǒng)信息化專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃并組織落實(shí)，保證各項(xiàng)檔案流程性工作有章可循、有法可依。同時(shí)要定期開(kāi)展總結(jié)會(huì)議，按照“科學(xué)規(guī)劃，持續(xù)投入，分步實(shí)施”的工作思路，擬定本系統(tǒng)年度工作計(jì)劃并組織實(shí)施，召開(kāi)信息化重大問(wèn)題研究，全面推動(dòng)公共管理與服務(wù)信息化建設(shè)。三是優(yōu)化檔案信息化建設(shè)流程體系。檔案主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要全面分析自身工作需求與存在問(wèn)題挑戰(zhàn)，深入開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)“走出去”，在行業(yè)內(nèi)尋求運(yùn)用成熟、科學(xué)合理、可行性強(qiáng)的系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方案，同時(shí)要與外包公司及時(shí)溝通，時(shí)刻掌握建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，以邊檢查、邊指導(dǎo)、邊督促、邊整改的原則，提高檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺(tái)功能的針對(duì)性、精準(zhǔn)性，從而提升檔案信息化建設(shè)準(zhǔn)確度和有效性。

3.2 不斷加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施水平

一是要明確檔案工作的重要性。全面貫徹落實(shí)當(dāng)?shù)仃P(guān)于加強(qiáng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的重要指示精神，著力加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，不斷推動(dòng)智能檔案庫(kù)房建設(shè)，在加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善檔案管理系統(tǒng)功能、豐富檔案數(shù)據(jù)資源、構(gòu)建檔案安全防護(hù)體系上下功夫。同時(shí)可依托相關(guān)政策支持，積極向上級(jí)主管部門(mén)申請(qǐng)檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金，為后期配置軟硬件設(shè)備提供良好財(cái)政保障。二是適時(shí)有效構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)。在建設(shè)系統(tǒng)平臺(tái)時(shí)，要根據(jù)自身工作需求，按需選擇物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算等合適的軟件與信息技術(shù)，優(yōu)化檔案工作與科學(xué)技術(shù)的融合度。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案集中自動(dòng)歸檔入庫(kù)，從而減少對(duì)人工的依賴(lài)性，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，將檔案文件安裝RFID數(shù)字標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化收集整理，提高自動(dòng)化水平；利用人工智能技術(shù)，將電子檔案數(shù)字資源庫(kù)中的文字信息統(tǒng)一匯聚，在便于今后查找保存的同時(shí)，也可根據(jù)關(guān)鍵詞快速精準(zhǔn)定位所需文件，為后期開(kāi)發(fā)利用工作提供信息參考，提高檔案的利用效率和利用質(zhì)量[4]。

3.3 不斷提升干部隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化素養(yǎng)

人力資源是提高檔案信息化水平的關(guān)鍵因素，創(chuàng)新檔案管理模式，需要各部門(mén)單位多措并舉、多管齊下，重視檔案管理人才的培養(yǎng)。一是加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才引進(jìn)力度。通過(guò)當(dāng)?shù)厝瞬乓M(jìn)政策優(yōu)勢(shì)，以招聘、考選、借調(diào)等方式引進(jìn)高校畢業(yè)生、行業(yè)內(nèi)外業(yè)務(wù)骨干，不斷為檔案信息化團(tuán)隊(duì)注入動(dòng)力與活力。二是做好檔案管理人員培訓(xùn)工作。制訂完善的人才培養(yǎng)計(jì)劃，以培訓(xùn)為抓手，注重拓視野、強(qiáng)素質(zhì)、提能力，探索構(gòu)建“大數(shù)據(jù)+互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式。在理論方面突出對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》政策文件的深入學(xué)習(xí)；在業(yè)務(wù)方面突出對(duì)檔案信息化建設(shè)、前沿信息技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)的掌握，融會(huì)貫通，學(xué)習(xí)借鑒好的經(jīng)驗(yàn)做法，進(jìn)一步創(chuàng)新工作思路，轉(zhuǎn)變工作方法，解放思想，開(kāi)拓視野，強(qiáng)化實(shí)際操作能力，為檔案管理信息化建設(shè)提供更多的后備人才[5]。

3.4 不斷優(yōu)化數(shù)據(jù)安全防護(hù)手段

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，存在相當(dāng)數(shù)量的不法分子通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法獲取重要信息，檔案作為最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息綜合資源，其安全性日益受到關(guān)注。作為檔案管理部門(mén)，一要在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)初期，同步配置防火墻、漏洞掃描、安全審計(jì)、雙機(jī)熱備等安全設(shè)備，以及身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、人臉識(shí)別、傳輸加密等技術(shù)手段，進(jìn)一步采取有力的安全措施完善檔案信息化系統(tǒng)安全功能建設(shè)，使其可高效處置管理利用過(guò)程中可能出現(xiàn)的故障，堅(jiān)決守好運(yùn)行安全紅線(xiàn)。二是優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，制定《電子檔案文件安全利用條例》《檔案數(shù)據(jù)共建共享安全方案》《檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度》等標(biāo)準(zhǔn)文件，同時(shí)要保證人員職責(zé)落實(shí)到位，做好應(yīng)急演練工作、檔案數(shù)據(jù)異地異質(zhì)備份工作，從而保障電子檔案的隱私性、安全性、完整性、準(zhǔn)確性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案行業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)于今后的發(fā)展至關(guān)重要，為此需要相關(guān)部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)者順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷創(chuàng)新工作模式，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，完善檔案管理制度，打造專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍，提高檔案安全保密體系水平，使得檔案資源的潛在價(jià)值得以利用，從而推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：馬建光（1978— ），大學(xué)學(xué)歷。山東省臨沂市蘭陵縣檔案館副館長(zhǎng)、館員，主要從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、保護(hù)利用、檔案信息化建設(shè)等方面的工作。