關(guān)于人工智能背景下檔案數(shù)字化管理路徑

摘 要：人工智能時代，檔案管理具有了更高的準(zhǔn)確性、實(shí)效性和可靠性。本文首先分析了人工智能技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用場景，如智能分類、智能檢索、數(shù)據(jù)挖掘等。在此基礎(chǔ)上，提出了一種基于人工智能的檔案數(shù)字化管理框架，包括基礎(chǔ)設(shè)施層、檔案資源層、技術(shù)處理層、應(yīng)用服務(wù)層等環(huán)節(jié)，以及人工智能背景下檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑，為做好新時代檔案數(shù)字化管理提供理論指導(dǎo)和實(shí)踐參考，具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：人工智能；檔案數(shù)字化管理；管理框架；創(chuàng)新路徑

前言

在人類社會步入信息化、智能化時代的今天，檔案管理作為信息管理的重要組成部分，面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。人工智能技術(shù)的迅速發(fā)展為檔案管理帶來了廣闊的發(fā)展空間，帶來了更高效、更智能、更安全的檔案數(shù)字化管理。然而，人工智能技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)質(zhì)量、算法偏見、倫理問題等[1]。為了解決這些問題，需要進(jìn)一步研究人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以推動檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新發(fā)展。

1 人工智能簡述

人工智能是一種科學(xué)技術(shù)，是通過研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴(kuò)展人的智能的理論、方法、技術(shù)及應(yīng)用系統(tǒng)的一門新的技術(shù)科學(xué)。其背景源于對智能行為的模擬，涉及計算機(jī)科學(xué)、心理學(xué)、哲學(xué)等多個領(lǐng)域。而近年來，隨著計算機(jī)硬件、大數(shù)據(jù)和深度學(xué)習(xí)等技術(shù)的發(fā)展，人工智能技術(shù)取得了顯著進(jìn)展。目前，人工智能主要分為弱人工智能和強(qiáng)人工智能兩類。弱人工智能指的是專門針對某個特定任務(wù)的人工智能系統(tǒng)，如語音識別、圖像識別等。而強(qiáng)人工智能，也稱為通用人工智能，則指具有自主意識和自主決策能力的人工智能系統(tǒng)[2]。人工智能應(yīng)用于圖像識別、圖像處理、語音合成和機(jī)器翻譯等場景[3]。

2 人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用場景

2.1 智能語音識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的文本化

智能語音識別技術(shù)是一種通過語音信號處理和模式識別等技術(shù)將語音信號轉(zhuǎn)換為文本的技術(shù)。在檔案數(shù)字化管理中，智能語音識別技術(shù)可以用于將音頻或者視頻檔案中的語音信息轉(zhuǎn)換為文本，方便對檔案進(jìn)行整理、檢索和利用。在歷史檔案管理中，許多珍貴的音像檔案需要轉(zhuǎn)化為文本形式以便于保存和傳播。通過智能語音識別技術(shù)，可以將這些檔案中的語音信息自動轉(zhuǎn)換為文本，大大減少了人工轉(zhuǎn)錄的工作量，提高了檔案管理的效率。同時，通過將音頻和視頻檔案轉(zhuǎn)換為文本，還可以實(shí)現(xiàn)全文檢索，使得用戶能夠更加方便地獲取所需要的信息。

1.2 光學(xué)識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化

光學(xué)識別（OCR）技術(shù)是一種通過掃描和圖像處理技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文本的技術(shù)。在檔案數(shù)字化管理中，光學(xué)識別技術(shù)可以用于將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字化圖像，并識別其中的文本信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化。在圖書檔案管理中，通過使用光學(xué)識別技術(shù)，可以將圖書一頁一頁地掃描成數(shù)字化圖像，并識別其中的文本。這樣，不僅可以方便地對圖書進(jìn)行數(shù)字化管理，還可以實(shí)現(xiàn)圖書的全文檢索，使用戶能夠快速找到所需要的內(nèi)容。

1.3 人臉識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案識別的高效化

人臉識別技術(shù)是一種通過圖像處理和模式識別技術(shù)識別出人臉特征的技術(shù)。在檔案數(shù)字化管理中，人臉識別技術(shù)可以用于快速識別檔案中的人物信息，提高檔案檢索的效率。在人事檔案的管理中，通過使用人臉識別技術(shù)，可以將檔案中的照片與系統(tǒng)中存儲的人臉信息進(jìn)行比對，自動識別出人物信息。這樣，當(dāng)用戶需要查找某個人的檔案時，可以通過人臉識別快速定位到相關(guān)的檔案，大大提高了檔案檢索的效率。

1.4 智能推薦技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的個性化

在檔案數(shù)字化管理中，利用智能推薦技術(shù)可以根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣和歷史記錄為用戶推薦相關(guān)的檔案資料，提高檔案服務(wù)的個性化程度。智能推薦技術(shù)是通過機(jī)器學(xué)習(xí)算法，分析用戶的檔案檢索記錄、瀏覽記錄等數(shù)據(jù)，挖掘用戶的興趣愛好和需求，從而為用戶推薦其可能感興趣的檔案資料[4]。在科研檔案的管理中，智能推薦技術(shù)可以根據(jù)科研人員的研究方向、研究領(lǐng)域等為其推薦相關(guān)的論文、研究報告等檔案資料，幫助科研人員更高效地獲取有價值的信息。同時，智能推薦技術(shù)還可以根據(jù)用戶的評價信息，不斷學(xué)習(xí)和優(yōu)化推薦結(jié)果，不斷提高推薦的準(zhǔn)確度和用戶滿意度。

2 人工智能背景下檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建框架

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層是檔案數(shù)字化管理體系的基礎(chǔ)，其關(guān)注點(diǎn)是硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的建設(shè)，為數(shù)字化管理提供相應(yīng)的基礎(chǔ)條件。一方面，在基礎(chǔ)設(shè)施層，需要選擇性能良好、可擴(kuò)展性強(qiáng)、可靠性高的服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。這些設(shè)備需要具備足夠的存儲容量和處理能力，以應(yīng)對海量檔案數(shù)據(jù)的存儲和處理需求。另一方面，也需要建立穩(wěn)定和高速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程訪問和共享。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，還需要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備，以保障數(shù)據(jù)的安全性和可用性。

2.2 檔案資源層

檔案資源層是指數(shù)字化檔案資源的組織和管理。首先，在這一層面，需要對原始檔案進(jìn)行整理、分類和編目。這樣可以建立清晰的檔案分類體系和標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案能夠被高效地檢索和利用。其次，需要進(jìn)行數(shù)字化處理，包括數(shù)字化掃描、圖像處理和文本識別等技術(shù)。通過數(shù)字化處理，將原始檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化格式，便于存儲、傳輸和搜索。在數(shù)字化過程中，應(yīng)注重保護(hù)檔案的完整性和可信度，確保數(shù)字化檔案能夠有效地代替原始檔案。最后，在檔案資源層，需要建立統(tǒng)一的檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)包括對檔案的描述、分類和索引等信息，用于記錄檔案的相關(guān)屬性，以便后續(xù)的檢索和利用。

2.3 技術(shù)處理層

技術(shù)處理層是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的核心環(huán)節(jié)，包括檔案信息的提取、分析、挖掘和應(yīng)用等。在這一層面，需要采用先進(jìn)的人工智能技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效處理和智能應(yīng)用[5]。檔案信息提取方面，為了提高提取效率和準(zhǔn)確性，可以采用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，通過掃描紙質(zhì)檔案并識別其中的文字，將其轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字文本。還可以采用語音識別技術(shù)，將紙質(zhì)檔案中的語音信息轉(zhuǎn)化為文字信息。這些技術(shù)的應(yīng)用，可以大大提高檔案信息的提取效率，減少人工操作的工作量。

檔案信息的分析方面，可以采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖掘、關(guān)聯(lián)分析等。通過對檔案信息進(jìn)行挖掘，可以發(fā)現(xiàn)檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為檔案管理和服務(wù)提供有價值的參考。

檔案信息的挖掘方面，可以采用深度學(xué)習(xí)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)等人工智能技術(shù)。通過對大量檔案信息進(jìn)行訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，可以構(gòu)建知識圖譜、推薦系統(tǒng)等智能應(yīng)用，為檔案管理和服務(wù)提供智能化支持。

檔案信息的應(yīng)用方面，可以采用知識圖譜、推薦系統(tǒng)等人工智能技術(shù)。通過構(gòu)建知識圖譜，可以將檔案信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化表示，方便用戶快速查詢和獲取所需信息。通過構(gòu)建推薦系統(tǒng)，可以根據(jù)用戶的需求和興趣，為用戶推薦相關(guān)的檔案信息，提高用戶的使用體驗(yàn)。

2.4 應(yīng)用服務(wù)層

應(yīng)用服務(wù)層是將檔案數(shù)字化管理應(yīng)用于實(shí)際工作中的層次，其關(guān)注點(diǎn)是為用戶提供便捷、高效的服務(wù)。在應(yīng)用服務(wù)層，可以建立方便快捷的檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案的精確檢索和快速訪問。通過用戶界面友好的檢索系統(tǒng)，用戶可以通過關(guān)鍵詞、分類、時間等多種方式進(jìn)行檢索，快速找到所需的檔案。同時，也可以通過云平臺等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享和協(xié)同創(chuàng)作。例如，可以通過云平臺，實(shí)現(xiàn)不同機(jī)構(gòu)之間檔案資源的共享和合作，提高檔案資源的利用效率。還可以通過建立數(shù)字檔案展示平臺，將檔案資源向公眾開放，加強(qiáng)檔案的宣傳和應(yīng)用推廣。用戶可以通過在線平臺瀏覽和下載數(shù)字檔案，加深對歷史和文化的認(rèn)知。不僅如此，檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)也是非常重要的，應(yīng)采取措施防止檔案數(shù)據(jù)的泄露、篡改和丟失。例如，可以建立權(quán)限管理系統(tǒng)，對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證和訪問權(quán)限控制，確保檔案的完整性和可信度。

3 人工智能背景下檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑

檔案數(shù)字化涉及電子檔案數(shù)字采集和整理，將人工智能技術(shù)運(yùn)用于引入檔案數(shù)字化，可以提升檔案數(shù)字化質(zhì)量和效果。這就需要及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念、做好檔案信息保密，統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.1 調(diào)整檔案管理理念

在當(dāng)前信息化時代，檔案管理部門需要積極轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從以往以行政為主導(dǎo)的思維模式向更加開放、以人為本的方向轉(zhuǎn)變。一方面，在檔案管理過程中，要注重技術(shù)創(chuàng)新，明確技術(shù)應(yīng)用的目標(biāo)是發(fā)掘檔案資源的價值，滿足社會公眾的文化需求，而非局限于行政命令。另一方面，檔案管理部門需具備包容性，加強(qiáng)與其他部門之間的合作與交流，將人工智能技術(shù)融入檔案資源的開發(fā)，深入挖掘潛在用戶的需求，為檔案利用提供更加個性化和人性化的服務(wù)[6]。

3.2 用戶信息加密

隨著科技的發(fā)展，大量的個人和機(jī)構(gòu)信息被數(shù)字化存儲，需要妥善保護(hù)以防止信息泄露和濫用。用戶信息加密是一種安全的措施，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密和解密，可以保護(hù)用戶隱私和數(shù)據(jù)安全。

3.2.1采用先進(jìn)的加密算法，將用戶的個人信息轉(zhuǎn)換為一串亂碼，使得未經(jīng)授權(quán)的人無法理解其中的意義。這種加密技術(shù)的應(yīng)用，可以有效防止黑客和惡意攻擊者通過竊取數(shù)據(jù)進(jìn)行不法行為。不僅如此，在數(shù)字化管理中，數(shù)據(jù)往往需要多次傳輸和存儲，因此存在被篡改的風(fēng)險。通過加密算法，還可以在數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中附加校驗(yàn)碼，以驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否完整和準(zhǔn)確。這樣可以有效防止數(shù)據(jù)被篡改或損壞，保持?jǐn)?shù)據(jù)的可信性。

3.2.2可以采用訪問控制技術(shù)。通過訪問控制機(jī)制，可以對用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限控制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶能夠訪問和使用加密的用戶數(shù)據(jù)。例如，可以使用身份驗(yàn)證機(jī)制如用戶名和密碼、指紋或面部識別等，結(jié)合加密算法來實(shí)現(xiàn)訪問控制。而需要注意的是，加密算法和訪問控制機(jī)制應(yīng)根據(jù)具體的情況選擇合適的，并不斷更新和升級加密措施，才能適應(yīng)不斷出現(xiàn)的安全威脅。

3.3 統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系

通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的開放與共享，解決數(shù)據(jù)壁壘和數(shù)據(jù)孤島問題，同時避免因數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而引起的一系列問題，并提高檔案資源的利用效率[7]。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同機(jī)構(gòu)和部門的檔案數(shù)據(jù)可以進(jìn)行有效地交互和共享，避免了數(shù)據(jù)壁壘的存在。這將促進(jìn)檔案管理的協(xié)同發(fā)展，提高數(shù)據(jù)資源的利用率。而且，還可以規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)錄入規(guī)則，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。這有助于提高檔案數(shù)據(jù)的可信度和可用性，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。而當(dāng)不同機(jī)構(gòu)和部門遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)時，可以減少數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)清洗的工作量，提高數(shù)據(jù)流程的自動化程度。這將降低人力資源的需求，節(jié)約數(shù)據(jù)管理和維護(hù)的成本。

3.4 強(qiáng)化倫理制度建設(shè)

3.4.1建立隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)安全的倫理準(zhǔn)則。這些準(zhǔn)則規(guī)定了檔案數(shù)字化管理中個人隱私的保護(hù)原則和措施，明確了數(shù)據(jù)收集、存儲和處理的合法性和安全性要求。準(zhǔn)則還應(yīng)包括使用和共享檔案數(shù)據(jù)的限制，確保數(shù)據(jù)在合法、透明和明確的范圍內(nèi)進(jìn)行使用。

3.4.2建立透明度和可解釋性的倫理原則。人工智能技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中常常使用復(fù)雜的算法和模型，需要確保所使用的技術(shù)和算法具有可解釋性，以便用戶和相關(guān)利益方能夠理解和評估數(shù)據(jù)處理過程和結(jié)果。同時，也需要明確展示和告知數(shù)據(jù)處理目的、方法和風(fēng)險，保證數(shù)據(jù)處理過程的透明度。

3.4.3建立監(jiān)督和問責(zé)的倫理機(jī)制。為了確保倫理準(zhǔn)則的有效執(zhí)行，需要建立監(jiān)督和問責(zé)機(jī)制，監(jiān)測和評估數(shù)據(jù)處理的合規(guī)性。相關(guān)的機(jī)構(gòu)和部門應(yīng)負(fù)有責(zé)任，對違反倫理原則的行為進(jìn)行調(diào)查和糾正，并且對相關(guān)責(zé)任人采取相應(yīng)的糾正和懲罰措施。

結(jié)論

綜上所述，在人工智能背景下，檔案數(shù)字化管理得到了極大的發(fā)展。智能檔案管理系統(tǒng)具有高度自主性和智能化特點(diǎn)，可以大大提高檔案管理效率，降低管理成本，提高檔案利用的便捷性和安全性。而伴隨著科技的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理應(yīng)當(dāng)繼續(xù)向智能化、高效化和安全化方向發(fā)展。

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作者簡介：杜麗（1970— ），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市蘭山區(qū)檔案館副研究館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理，數(shù)字化檔案管理方向。