醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)資料展開(kāi)整合應(yīng)用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)提供詳盡的數(shù)據(jù)參考。目前，在醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中還存在著一定的不足之處，亟須加以改進(jìn)。文章針對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀展開(kāi)研究，分析了思想意識(shí)、制度和基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施等方面的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以期形成更加完善的醫(yī)院檔案管理模式，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要，作為對(duì)各類(lèi)信息資料展開(kāi)儲(chǔ)存、分類(lèi)、歸納管理的重要工作，在醫(yī)院改革發(fā)展進(jìn)程中起到重要的影響作用。因此，為促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，從多個(gè)角度分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理，全面提升檔案管理工作的有效性，充分發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值，有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理對(duì)于醫(yī)院的重要性

當(dāng)前，我國(guó)為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作制定了眾多配套的管理制度，并頒布了相應(yīng)的優(yōu)惠政策，不斷推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)和發(fā)展。在這一過(guò)程中，醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)增加了服務(wù)類(lèi)型，以充分適應(yīng)社會(huì)服務(wù)需要，促使醫(yī)院檔案信息不斷增加，大量的檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作面臨著一定的難題。開(kāi)展檔案管理工作，便于為醫(yī)院發(fā)展提供科學(xué)的管理決策參考。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)成為重要的資源，通過(guò)檔案管理，對(duì)其中具有較高應(yīng)用價(jià)值的數(shù)據(jù)加以整合，便于為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供支撐，有助于醫(yī)院整體醫(yī)療質(zhì)量的提升。同時(shí)，在眾多的醫(yī)院檔案資料中蘊(yùn)藏著為醫(yī)學(xué)研究提供參考的重要內(nèi)容。開(kāi)展檔案管理工作，除了能夠給醫(yī)務(wù)人員提供幫助之外，還能夠?yàn)獒t(yī)院的科研事業(yè)積累經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)院整體的工作水平。因此，對(duì)于新時(shí)期醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)來(lái)講開(kāi)展檔案管理工作至關(guān)重要，應(yīng)當(dāng)高度關(guān)注這一工作的實(shí)施。

二、醫(yī)院檔案分類(lèi)

1.文字檔案

醫(yī)院檔案復(fù)雜，文字檔案則是醫(yī)院日?；顒?dòng)中生成的文字記錄等，以紙質(zhì)版方案加以保存的方式，通常形成了各種報(bào)刊以及雜志等。在文字檔案中包含了醫(yī)院各項(xiàng)管理?xiàng)l例、各類(lèi)服務(wù)活動(dòng)跟蹤記錄以及改革進(jìn)程的相關(guān)文件等內(nèi)容。且醫(yī)院包括科研技術(shù)等方法面的成果也將以文字檔案方式加以備份記錄，文字檔案的覆蓋面相對(duì)較廣，是醫(yī)院檔案的主要類(lèi)型。

2.影像檔案

醫(yī)院在開(kāi)展各類(lèi)專(zhuān)家研討會(huì)議的過(guò)程中為更加清晰明確地對(duì)會(huì)議內(nèi)容加以記錄，大多數(shù)情況下選擇以影像資料的方式全過(guò)程記錄，進(jìn)而所生成的影響資料加以妥善保存之后就成了醫(yī)院重要的影像檔案。醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，對(duì)影像檔案的重視程度相對(duì)較高，這是由于該類(lèi)型的檔案關(guān)聯(lián)醫(yī)院的重要成就等內(nèi)容，將會(huì)對(duì)醫(yī)院今后的醫(yī)療技術(shù)升級(jí)提供有效參考。

3.數(shù)字檔案

隨著數(shù)字化發(fā)展改革，醫(yī)院檔案管理進(jìn)入數(shù)字化進(jìn)程之后，也相應(yīng)地衍生出了數(shù)字檔案類(lèi)型。醫(yī)院各項(xiàng)工作產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)均屬于數(shù)字檔案的分類(lèi)歸屬，同時(shí)，在醫(yī)院利用網(wǎng)絡(luò)工作過(guò)程中所生成的圖片、視頻以及文章等，為節(jié)約儲(chǔ)存空間，均將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，從而不斷累積形成了海量的數(shù)字檔案。數(shù)字檔案?jìng)鞑ニ俣认鄬?duì)較快，便于隨時(shí)取用。

三、醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏專(zhuān)業(yè)的管理意識(shí)

綜合我國(guó)當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院開(kāi)展檔案管理的實(shí)際狀況來(lái)看，最為突出的就是專(zhuān)業(yè)管理意識(shí)匱乏的問(wèn)題。由于大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量，以打造老百姓滿意的醫(yī)療服務(wù)為基準(zhǔn)開(kāi)展工作，導(dǎo)致對(duì)檔案管理的關(guān)注度不足。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理的重要性較低，沒(méi)有為檔案管理制定合理的工作流程。醫(yī)院長(zhǎng)久以來(lái)秉持傳統(tǒng)的管理理念，檔案管理人員大多為其他部門(mén)兼職人員，其專(zhuān)業(yè)水平不足，對(duì)于檔案管理知識(shí)和技能了解較少，無(wú)法理解檔案管理工作的重要性，也沒(méi)有形成正確的檔案管理工作意識(shí)，影響了醫(yī)院檔案管理的工作實(shí)效。

此外，在兼任檔案管理工作的情況下，工作人員無(wú)法專(zhuān)注于檔案管理工作，缺少對(duì)檔案管理工作的耐心與責(zé)任心，在開(kāi)展檔案管理時(shí)可能會(huì)由于專(zhuān)業(yè)能力不足或是疏忽大意等造成檔案丟失、損毀，或是在工作中出現(xiàn)拖延情況，難以及時(shí)處理檔案，導(dǎo)致重要的檔案整理不及時(shí)，難以充分發(fā)揮檔案資源的作用，影響檔案管理工作實(shí)效。

2.管理制度缺失

醫(yī)院造成檔案管理制度缺失的原因多種多樣，包括前文中提到的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期受到忽視，難以為其建立相適配的管理制度。另外，不夠清晰明確的工作內(nèi)容以及權(quán)責(zé)分配，也會(huì)造成醫(yī)院檔案管理混亂，難以高效開(kāi)展檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案資料無(wú)法充分發(fā)揮有效作用。目前，眾多醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作時(shí)存在過(guò)于分散的問(wèn)題，無(wú)法基于整體性的角度開(kāi)展檔案信息的收集與儲(chǔ)存管理。

由于管理制度的缺失，在實(shí)際工作中檔案管理人員無(wú)法厘清頭緒，難以對(duì)檔案內(nèi)容展開(kāi)科學(xué)、合理的分類(lèi)，不了解哪些檔案資料是對(duì)醫(yī)院具有重要價(jià)值的，導(dǎo)致眾多檔案資料內(nèi)容不僅受到忽視，還可能因管理不及時(shí)造成信息被泄露或丟失等情況，使醫(yī)院受到重大損失。并且，由于相關(guān)管理制度不完善，使檔案管理工作無(wú)法與其他科室之間的業(yè)務(wù)工作相互聯(lián)系，形成了典型的信息孤島，即使完成了檔案整理、分類(lèi)等基礎(chǔ)工作之后，也無(wú)法根據(jù)不同科室業(yè)務(wù)的實(shí)際需求對(duì)檔案資料加以利用，導(dǎo)致檔案管理喪失了其本質(zhì)作用。

3.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后

在醫(yī)院進(jìn)一步展開(kāi)現(xiàn)代化建設(shè)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的更新優(yōu)化，以先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施為患者提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務(wù)。但是，由于檔案管理工作長(zhǎng)久以來(lái)不受重視，導(dǎo)致其存在嚴(yán)重的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施落后問(wèn)題。大多數(shù)醫(yī)院仍舊采用傳統(tǒng)的管理辦法，由人工采集、整合檔案資料，并以紙質(zhì)版的檔案加以儲(chǔ)存，將其集中放置于某一房間內(nèi)。進(jìn)入信息化時(shí)代，有的醫(yī)院仍舊沒(méi)有為檔案管理工作提供充足的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，檔案管理信息化水平相對(duì)較低，無(wú)法創(chuàng)建電子檔案管理模式，不僅會(huì)影響醫(yī)院檔案管理工作效率，無(wú)法及時(shí)為醫(yī)院提供重要的參考資料，還可能因?yàn)楸４娌划?dāng)造成紙質(zhì)檔案的損壞、丟失等。醫(yī)院整體檔案管理的現(xiàn)代化水平相對(duì)較差，并未在行政預(yù)算中考慮檔案管理現(xiàn)代化的支出，包括設(shè)備設(shè)施投入、用房面積和網(wǎng)絡(luò)化管理等方面均存在著嚴(yán)重的不足。

四、醫(yī)院檔案管理優(yōu)化舉措

1.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

第一，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)是醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作的重要前提，保障醫(yī)院內(nèi)部能夠有序開(kāi)展檔案管理工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視這一問(wèn)題。針對(duì)檔案管理展開(kāi)頂層設(shè)計(jì)，只有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)具備檔案管理意識(shí)，才能夠?qū)n案管理工作中的不足加以指導(dǎo)，起到有效優(yōu)化的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理作為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要內(nèi)容，提高檔案管理水平，將其提升到與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同等的重要地位，并從醫(yī)院各項(xiàng)工作建設(shè)的角度同步開(kāi)展檔案管理工作。第二，醫(yī)院宣傳部門(mén)應(yīng)積極在院內(nèi)開(kāi)展檔案管理重要性的宣傳工作，通過(guò)向各部門(mén)積極宣傳實(shí)施檔案管理的必要性，促使每一位醫(yī)院職工都能夠提升重視程度，積極配合檔案管理工作。例如，可以檔案管理為主題在醫(yī)院定期召開(kāi)會(huì)議，結(jié)合針對(duì)檔案管理所制定的管理?xiàng)l例以及工作文件等，向全體醫(yī)院職工普及檔案管理的重要性，要求全體職工積極配合，提高檔案管理工作效率。第三，在醫(yī)院定期開(kāi)展有關(guān)檔案管理法律法規(guī)的宣傳學(xué)習(xí)，以印發(fā)宣傳手冊(cè)或組織知識(shí)競(jìng)答活動(dòng)等方式，借助多元化手段開(kāi)展全范圍宣傳，促使全體員工都能夠高度重視檔案管理工作，從而讓檔案管理與醫(yī)院的日常工作形成緊密的連接，便于為檔案管理提供工作支撐。第四，針對(duì)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)性不足的問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)給予高度重視。醫(yī)院可以通過(guò)良好的薪酬待遇，招聘檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，吸引眾多優(yōu)秀管理人才加入醫(yī)院檔案管理工作。通過(guò)招納更多具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)的檔案管理人才，便于在醫(yī)院開(kāi)展系統(tǒng)化的檔案管理工作。同時(shí)，為在職的檔案管理工作人員提供更加專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)條件，開(kāi)展定期培訓(xùn)，組織檔案管理工作人員開(kāi)展系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，了解最前沿的檔案管理知識(shí)，積極借鑒其他單位的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在充分了解檔案管理相關(guān)法律法規(guī)之后，以更加專(zhuān)業(yè)的視角面對(duì)醫(yī)院檔案管理工作。通過(guò)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提升專(zhuān)業(yè)管理意識(shí)，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中的不足加以分析，基于多元角度提出科學(xué)、合理的解決對(duì)策，能夠使醫(yī)院檔案管理工作更加良好的開(kāi)展。

2.制定完善的管理制度

缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中的主要問(wèn)題，由于未能制定合理的檔案管理制度，使檔案管理無(wú)法充分發(fā)揮其有效價(jià)值。針對(duì)這樣的問(wèn)題，醫(yī)院需要根據(jù)檔案管理實(shí)際情況做出分析，并結(jié)合醫(yī)院今后的戰(zhàn)略發(fā)展需求等制定完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作與醫(yī)院內(nèi)部的其他工作之間形成關(guān)聯(lián)，不僅能夠促使各科室及時(shí)向檔案管理部門(mén)傳遞重要的檔案資料，還能夠使檔案管理部門(mén)根據(jù)整理完成的檔案資料向各科室提供信息反饋，幫助各科室順利開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)。

作為極具條理性的工作，檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求更加嚴(yán)格，因此，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作必須建立在規(guī)范的管理規(guī)章制度基礎(chǔ)上，才能夠?qū)n案管理流程加以規(guī)范。通過(guò)制定嚴(yán)格的管理制度，對(duì)檔案歸檔、交接等重要環(huán)節(jié)加以監(jiān)督管控，確保在移交檔案時(shí)能夠做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。例如，醫(yī)院檔案管理人員離職時(shí)需要移交檔案，在管理制度中應(yīng)要求一次性全面清理保管檔案，及時(shí)催還借出檔案，若不能夠歸還應(yīng)查明原因，整理借據(jù)并標(biāo)注具體情況，并為所需移交的檔案編制報(bào)表撰寫(xiě)交接工作說(shuō)明。同時(shí)，還要求接收人員在交接時(shí)仔細(xì)查驗(yàn)檔案，在充分了解前任檔案管理人員的工作情況與內(nèi)容之后，由交接雙方在每一環(huán)節(jié)簽字蓋章確認(rèn)無(wú)誤，順利完成交接。

通過(guò)嚴(yán)格的檔案管理制度，對(duì)每一工作環(huán)節(jié)提出要求，能夠?qū)n案管理工作人員的行為加以約束，促使每一位檔案管理人員都能夠保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展工作，避免在工作中出現(xiàn)推卸責(zé)任、敷衍了事等問(wèn)題。通過(guò)制定管理制度，避免過(guò)于隨意地開(kāi)展檔案管理工作，確保檔案管理在醫(yī)院能夠順利開(kāi)展，為醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，從符合醫(yī)院自身發(fā)展的角度，充分結(jié)合工作實(shí)際內(nèi)容，創(chuàng)建完善的管理流程，確保每一工作環(huán)節(jié)有章可循，借助明確的制度約束，打造嚴(yán)肅的工作環(huán)境。與此同時(shí)，在管理制度中應(yīng)納入統(tǒng)一化的管理考核機(jī)制，對(duì)應(yīng)具體的業(yè)務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)建一致的考核評(píng)價(jià)工作，激發(fā)員工工作的積極性。

3.打造信息化檔案管理?xiàng)l件

為適應(yīng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展需求，除了滿足醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療設(shè)施的更新引進(jìn)之外，還應(yīng)為醫(yī)院檔案管理打造良好的信息化硬件條件。電子檔案管理模式是在現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用之下所形成的全新模式，現(xiàn)階段已經(jīng)逐步普及。因此，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)開(kāi)展電子化檔案管理建設(shè)，為檔案管理工作投入充足的建設(shè)資金，以充分滿足各項(xiàng)信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)與檔案管理部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員展開(kāi)研討，分析實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作所需采購(gòu)的設(shè)備設(shè)施，列出詳細(xì)清單之后，為基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的籌備下?lián)苜Y金，購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的信息化管理設(shè)備設(shè)施，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理。其中，最為基礎(chǔ)的就是硬件設(shè)備設(shè)施的準(zhǔn)備工作，包括在醫(yī)院內(nèi)部創(chuàng)建專(zhuān)屬的檔案管理部門(mén)以及資料儲(chǔ)存庫(kù)房等。為滿足電子檔案管理工作，應(yīng)準(zhǔn)備充足的計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，配備配套的除濕機(jī)、空調(diào)等，避免檔案儲(chǔ)存室的溫度過(guò)高導(dǎo)致設(shè)備負(fù)荷過(guò)大而出現(xiàn)故障造成檔案丟失。同時(shí)，設(shè)置電子檔案室之后，需要裝置配套的防火、防盜等安保系統(tǒng)，為檔案安全提供保障，并在檔案室內(nèi)外安裝監(jiān)控設(shè)備，及時(shí)監(jiān)控檔案室周?chē)闆r，避免可疑人員隨意出入篡改或盜竊檔案資料。

在滿足檔案管理工作信息化的硬件基礎(chǔ)條件之后，為了保障檔案資料安全，需要引進(jìn)專(zhuān)屬的檔案管理軟件，通過(guò)構(gòu)建專(zhuān)屬檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)建便捷的管理程序，為每一位檔案管理人員分別設(shè)置登錄工號(hào)以及密碼，實(shí)現(xiàn)一人一號(hào)保密登錄。借助專(zhuān)用軟件完成檔案管理信息化工作，并配備照相機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)和計(jì)算機(jī)等設(shè)備，完成檔案資料的快速輸入。登錄管理系統(tǒng)之后就可以通過(guò)檢索關(guān)鍵字即時(shí)獲得對(duì)應(yīng)的檔案資料信息，轉(zhuǎn)變了以往傳統(tǒng)檔案管理模式下檢索速度慢、儲(chǔ)存量小的狀況，顯著提高了醫(yī)院檔案管理效率。

同時(shí)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際狀況，可以創(chuàng)建局域網(wǎng)管理模式。通過(guò)部門(mén)聯(lián)網(wǎng)，使檔案管理部門(mén)與院內(nèi)其他部門(mén)之間形成即時(shí)聯(lián)系模式，便于實(shí)現(xiàn)檔案資源的快捷交互應(yīng)用，促進(jìn)資源共享，充分滿足醫(yī)院科研、醫(yī)療等各方面的使用需求，全面提高醫(yī)院發(fā)展水平。檔案管理人員還可以借助更加先進(jìn)的信息技術(shù)提升自身工作水平，不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，做好檔案的開(kāi)發(fā)與編研工作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)精準(zhǔn)提取海量檔案中的高價(jià)值信息，深入挖掘整理檔案信息，根據(jù)醫(yī)院發(fā)展要求，編制不同主題的專(zhuān)題檔案，如醫(yī)學(xué)信息、醫(yī)療事件等?；谌轿?、多角度的整理，提高檔案管理服務(wù)水平，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)提供助力。

五、結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入發(fā)展新時(shí)期，醫(yī)院逐漸轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理模式，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作的重要性。但目前，醫(yī)院檔案管理工作中還存在缺乏管理意識(shí)、管理制度缺失和信息化能力較差等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通過(guò)采取相應(yīng)的措施加以解決，開(kāi)展高質(zhì)量的檔案管理工作，有助于為醫(yī)院綜合發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：鞍山市結(jié)核病醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：王軍凱（1987—），男，漢族，沈陽(yáng)遼中人，本科，館員，研究方向：醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源建設(shè)。