新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路

盛平梅

摘 要：文章從縣級計劃生育檔案管理工作角度出發(fā)，結(jié)合實際工作經(jīng)驗，站在新形勢的角度，對計劃生育檔案管理工作展開全方位的深入思考。首先，從理論與實踐融合的角度對計劃生育檔案管理實踐的要點展開思考和總結(jié)，在管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化等方面思考和延伸；其次，從政策制定、提高整體領(lǐng)域管理水平、服務(wù)質(zhì)量以及工作效率體系建設(shè)等方面開展更加系統(tǒng)全面的歸納總結(jié)；最后，針對新形勢下的新要求提出完善計劃生育檔案管理工作思路的關(guān)鍵措施，希望能夠從加強檔案管理的頂層設(shè)計、強化信息化建設(shè)和優(yōu)化檔案管理流程等方面為廣大行業(yè)工作者帶來參考和幫助，在社會發(fā)展中與時俱進(jìn)，努力跟上新形勢、新目標(biāo)需要，實現(xiàn)一整套適合計劃生育檔案管理工作的新思路。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；新思路；計劃生育協(xié)會

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

作為我國一項重要的國策，計劃生育不僅對億萬家庭的幸福起到了直接的影響作用，還是國家繁榮與昌盛、長治與久安的重要措施，在日新月異的人口控制調(diào)整工作中，更是發(fā)揮了不可替代的指導(dǎo)作用。作為基層計劃生育管理機構(gòu)，縣計劃生育協(xié)會在貫徹和落實政策、全心全意解決群眾在實際生活中所遇到的一些“疑難雜癥”發(fā)揮著重要作用。其中，計劃生育檔案管理工作對有針對性地提高管理水平、延伸現(xiàn)有工作效果和維護(hù)群眾基本權(quán)益更是起到了至關(guān)重要的作用。一方面，縣計劃生育協(xié)會作為基層組織，承擔(dān)著大量繁重的日常工作，包括宣傳教育、技術(shù)服務(wù)、政策落實和監(jiān)督管理等，成為助力檔案管理工作的“金鑰匙”，不僅涉及生育許可到避孕節(jié)育措施的實施，還囊括了優(yōu)生優(yōu)育咨詢和指導(dǎo)等項目。因此，在與時俱進(jìn)的發(fā)展中，檔案管理工作質(zhì)量也將會直接影響整個計生領(lǐng)域的工作水平。另一方面，新形勢下的社會發(fā)展和進(jìn)步，還為計生檔案管理工作提供了諸多挑戰(zhàn)。計生工作者以及管理團(tuán)隊不僅要跟上信息技術(shù)發(fā)展水平，在用好、用活數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化體系中，還要充分結(jié)合實際打造個性化的數(shù)字化檔案庫體系架構(gòu)，在全方位、多角度、全操作中擁有檔案信息的快速查找，真正提高現(xiàn)有基層檔案管理工作效率，從更加精細(xì)化和個性化的角度滿足群眾的需求和期望，為人們帶來精準(zhǔn)的社會服務(wù)體驗。

一、計生檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展作用

1.為貫徹政策提供依據(jù)

通過對大量的計劃生育檔案信息整理和分析，廣大基層工作者要以理論為基礎(chǔ)，全面挖掘計生檔案工作中的各種問題，并結(jié)合人民群眾實際訴求打造更加系統(tǒng)、有效和便于執(zhí)行的政策。特別是在全新的檔案信息整合中，一方面，要對相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)展開細(xì)化分析，特別是對一些特定群體或地區(qū)的生育意愿、生育水平、避孕節(jié)育措施實施情況等方面深入了解；另一方面，則是要從實踐應(yīng)用中更好地利用這些數(shù)據(jù)和信息，最大程度上為省、市、縣一級的決策者制定更加符合實際情況和滿足群眾需求的政策提供翔實的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.提高整體工作管理水平

通過數(shù)字化計劃生育檔案庫以及智能檔案軟件應(yīng)用，在全面實現(xiàn)檔案信息的快捷查詢中，從智能化、數(shù)字化與信息化管理中，有針對性地減少一些不必要的人力成本，從全面提高現(xiàn)有計劃生育檔案管理工作效能中，營造各種信息資源的交流和共享。對于基層計生檔案管理相關(guān)機構(gòu)來說，應(yīng)該能夠在有針對性的整合中拉近各個部門、各個環(huán)節(jié)之間的協(xié)作溝通，并在不斷創(chuàng)新的信息技術(shù)中有系統(tǒng)、有效率、有計劃地完成計生檔案信息多級互動和共享，讓不同部門、不同機構(gòu)可以最大限度地上發(fā)揮自身優(yōu)勢，為提高整個計生檔案管理水平獻(xiàn)出一份力。

3.為群眾提供更好的服務(wù)

新形勢下，構(gòu)建計生檔案管理體系，還要不斷創(chuàng)新思維體系，從與時俱進(jìn)的角度對相關(guān)信息資源展開科學(xué)整理和分析，不斷深入分析、記錄和剖析人民群眾的基礎(chǔ)需求和迫切期望，在精準(zhǔn)的個性化體系服務(wù)構(gòu)建中不斷發(fā)揮檔案管理的作用。例如，針對不同群體生育需求，在制定相關(guān)生育水平時就要調(diào)查分析相關(guān)的計劃生育檔案數(shù)據(jù)，并以個性化的生育指導(dǎo)為其提供更多的服務(wù)支持，通過信息技術(shù)的應(yīng)用更好地實現(xiàn)與群眾的互動交流，從“我為群眾辦實事”的角度來提高整體服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度。例如，可以通過數(shù)字化檔案庫的建設(shè)和使用，借助云數(shù)據(jù)和觸摸屏幕的方式為群眾提供更加便捷的查詢和服務(wù)渠道，不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

二、現(xiàn)有計劃生育檔案管理中存在的不足

1.缺乏完善制度

目前在計劃生育檔案管理工作中，還存在有管理制度不夠健全與完善的問題，對計劃生育檔案的管理和應(yīng)用流程沒有開展規(guī)范化管理，檔案管理工作的隨意性比較大，容易出現(xiàn)一系列的檔案管理問題，影響到計劃生育檔案價值的發(fā)揮。此外，在現(xiàn)有計生檔案管理工作中，并沒有嚴(yán)格落實責(zé)任制度，部分計生檔案管理人員的責(zé)任意識淡薄，在檔案管理工作中的公共積極性不足，也沒有遵循相關(guān)制度規(guī)范約束自身的檔案管理問題，計生檔案管理水平難以得到有效提升，這也是目前計生檔案管理工作所面臨的重要問題。

2.檔案管理人員素質(zhì)不足

在新形勢下開展計生檔案管理工作，所面臨的檔案管理問題也朝著復(fù)雜化的趨勢發(fā)展。再加上現(xiàn)有檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。但是目前我國很多部分的計生檔案管理隊伍還存在人員老化嚴(yán)重以及專業(yè)技能欠缺的問題，無法熟練應(yīng)用一些先進(jìn)管理技術(shù)與管理經(jīng)驗開展檔案管理工作，計生檔案管理質(zhì)量無法得到保障。比如部分檔案管理人員的信息化素養(yǎng)不足，無法熟練應(yīng)用計算機技術(shù)開展檔案管理工作。再加上相關(guān)單位對檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)工作的重視力度不足，也不注重優(yōu)秀人才的引進(jìn)，在沒有完善人員管理與培訓(xùn)制度下，難以形成一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，影響計生檔案管理工作的開展效果。

三、新形勢下計劃生育檔案管理工作的新思路研究

1.計生檔案新思路推進(jìn)要點

（1）管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在計生檔案工作推進(jìn)過程中，一是要從制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系來開展全方位、高效率的工作。在實踐的過程中不僅要從制定統(tǒng)一的分類、整理、保存等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范入手，還要確保檔案管理工作始終遵循科學(xué)、合理和規(guī)范原則，對檔案借閱、轉(zhuǎn)移和銷毀等環(huán)節(jié)實施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從把控關(guān)鍵要點的過程中確保各項工作流程清晰、有序，以實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化目標(biāo)。在實踐應(yīng)用中，為了能夠突出檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，還要從關(guān)注檔案工作計劃性和前瞻性入手，從制訂年度工作計劃、半年度工作計劃方面實施長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，確保每一名從業(yè)者都能夠明確檔案管理工作的目標(biāo)和方向，保證計生檔案管理工作實現(xiàn)長效、有序推進(jìn)。

（2）管理的信息化

在信息科技與AI技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，我國的計生檔案管理工作更要努力從傳統(tǒng)工作模式中掙脫出來，借助智能化、數(shù)字化技術(shù)，打造屬于本領(lǐng)域的工作要點。一方面，要建立數(shù)字化檔案庫、科學(xué)運用各種檔案軟件，實現(xiàn)檔案信息的快速統(tǒng)計與分析，力爭在“數(shù)秒”中更好地提升現(xiàn)有工作質(zhì)量；另一方面，要建立更加便于識別的數(shù)字檔案庫，開始掃描復(fù)印、拍照傳統(tǒng)計生檔案中重要的紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在這種細(xì)化管理的作用下，不僅能夠更好地實現(xiàn)檔案信息的永久保管，還可以從實踐輸出，擁有更加立體的服務(wù)體系。發(fā)揮數(shù)字化檔案庫信息檢索優(yōu)勢，結(jié)合用戶提出的關(guān)鍵詞、主題、時間和用戶名等信息展開搜索，讓廣大查詢者都可以迅速獲取所需資源。同時，使用各種專業(yè)檔案管理軟件更好地展示檔案信息智能化錄入、整理、分類、查詢和統(tǒng)計等操作優(yōu)勢，讓更多的人感受計劃生育檔案管理工作信息化和智能化的發(fā)展優(yōu)勢。

（3）管理的規(guī)范化

為了確保計生檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，在應(yīng)用中還要對相關(guān)檔案審核流程開展科學(xué)的管理與規(guī)范處理，特別是在各類計生檔案信息管理過程中，要嚴(yán)格審核校對，以此來保證計生信息的翔實、可靠。同時，從提升檔案從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)角度，打造有針對性的專業(yè)培訓(xùn)模式，包括計生檔案管理基礎(chǔ)知識、人機操作技能創(chuàng)新以及網(wǎng)絡(luò)信息安全等內(nèi)容，有針對性地調(diào)整、完善培訓(xùn)模式，實現(xiàn)高質(zhì)量的體系構(gòu)建。

2.新形勢下計生檔案管理新思路研究

（1）加強計生檔案管理頂層設(shè)計

首先，在加強檔案管理頂層設(shè)計的過程中，縣計劃生育協(xié)會一定要從實際出發(fā)不斷完善更加科學(xué)、合理的標(biāo)準(zhǔn)，從充分考慮計劃生育政策的實施情況、人口結(jié)構(gòu)的變化以及社會發(fā)展的需求等因素的同時，還應(yīng)深度研究相關(guān)政策文件和調(diào)研工作、了解當(dāng)前的政策導(dǎo)向和發(fā)展趨勢，不斷結(jié)合實際訴求打造適合實際管理的系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，涵蓋檔案管理不同內(nèi)容角度，做好差異化的系統(tǒng)延伸，以更加科學(xué)、系統(tǒng)、有效的模式確保整個計生檔案管理工作有條不紊地推進(jìn)；其次，在開展檔案管理頂層設(shè)計過程中還要明確不同工作崗位的職責(zé)差異化目標(biāo)。特別是對于縣計劃生育協(xié)會而言更是要結(jié)合自身工作特點，明確具體的工作職責(zé)。例如，可以通過設(shè)立專門的檔案管理崗位，完善計生檔案的收集、整理和存儲工作；還要發(fā)揮專業(yè)信息化建設(shè)部門的優(yōu)勢，確保可以實時維護(hù)計生檔案管理信息化系統(tǒng)，不斷提高計劃生育檔案管理工作的專業(yè)化和高效化。此外，還需要加強計生檔案部門與其他部門的溝通協(xié)調(diào)，通過積極與計劃生育協(xié)會、衛(wèi)生健康部門、政府相關(guān)部門之間的溝通，加強信息共享和協(xié)同工作、形成合力，共同推進(jìn)檔案管理工作。例如，可以建立檔案管理工作的聯(lián)席會議制度，每季度召開主題研討會議，研究解決檔案管理工作中的問題和難題；最后，還要以標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案管理平臺為依托，完善相關(guān)的管理模式、流程以及制度，確保計生檔案管理工作規(guī)范化、程序化開展。此外，還應(yīng)加強信息化建設(shè)，要從提高檔案管理工作效率、質(zhì)量入手，一定要通過“請進(jìn)來、走出去”的方式，引進(jìn)更新信息技術(shù)，從打造電子化檔案系統(tǒng)、完善云數(shù)據(jù)存儲以及智能化檢索體系中，實現(xiàn)整體工作效能的提升，全力為計劃生育檔案管理工作提供有力支撐，在保障人口和計劃生育政策落實中推動社會發(fā)展與進(jìn)步。

（2）加強信息化建設(shè)和優(yōu)化檔案管理流程

首先，縣計劃生育協(xié)會要積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件以及相關(guān)數(shù)字化技術(shù)手段，在更加便捷的操作界面和強大的功能中，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和分析。一方面，要結(jié)合計劃生育檔案的應(yīng)用特點來建立電子化檔案庫，實現(xiàn)檔案信息電子化存儲管理，節(jié)約存儲空間，并安全管理，體現(xiàn)出在個性化的服務(wù)支持下計生檔案工作的特點；另一方面，要從工作實際需要入手，優(yōu)化檔案管理流程，如要通過數(shù)字化檔案庫的建設(shè)和使用為群眾提供更加便捷的查詢和服務(wù)渠道，引導(dǎo)并鼓勵群眾通過線上平臺查詢檔案信息，避免多次到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)，減少群眾辦事的煩瑣程度，提高整體的服務(wù)效率和滿意度。同時，數(shù)字化檔案庫的構(gòu)建還要從不斷提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分析出發(fā)，在統(tǒng)計功能的作用下幫助協(xié)會更好地了解人口信息和計劃生育情況，為決策提供科學(xué)依據(jù)。

其次，為了保障信息安全，縣計劃生育協(xié)會還要從網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作入手，采取一系列必要措施來保護(hù)計生檔案信息的安全。例如，可以加強網(wǎng)絡(luò)防火墻的設(shè)置來限制非授權(quán)人員的訪問，還可以根據(jù)實際需要，從加強系統(tǒng)軟件安全更新和升級角度，隨時修補系統(tǒng)中所存在的各種漏洞。

最后，還要定期組織員工的網(wǎng)絡(luò)安全教育和培訓(xùn)，增強他們的安全意識和應(yīng)對能力，有效防止檔案信息被泄露和攻擊等問題的發(fā)生，最大限度地上保護(hù)計劃生育檔案信息的安全，更好地適應(yīng)新形勢的要求。

（3）提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心

一是強調(diào)領(lǐng)域?qū)ｍ椗嘤?xùn)。根據(jù)計生檔案管理工作從業(yè)水平和綜合素養(yǎng)要求有針對性地的開展培訓(xùn)。首先，通過開展檔案管理理論知識和實踐操作培訓(xùn)，讓每名工作人員都能夠深度理解和掌握計生檔案管理工作體系構(gòu)建，以檔案管理基本原理、檔案分類與歸檔方法、電子檔案管理技術(shù)等課程為基礎(chǔ)，在開展有針對性的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷提高其學(xué)習(xí)能力，以此來保證每一位從業(yè)者都能夠在瞬息萬變的檔案管理工作中，實現(xiàn)個人綜合素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平的提高。另外，還要結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容展開有針對性的討論，根據(jù)實際工作需要構(gòu)建不同主題、不同內(nèi)容的學(xué)習(xí)討論群，在分享中實現(xiàn)專業(yè)能力的提升。

二是要加強從業(yè)者的職業(yè)道德教育。培養(yǎng)計劃生育檔案管理工作人員的責(zé)任意識和敬業(yè)精神至關(guān)重要，不僅要組織有針對性的職業(yè)道德教育培訓(xùn)活動，以此為契機加強相關(guān)從業(yè)者的職業(yè)操守學(xué)習(xí)。此外，在日常的職業(yè)道德操守培訓(xùn)中，還要從關(guān)注檔案管理工作重要性、檔案工作人員的職責(zé)和義務(wù)以及保密、誠信原則等方面入手，全心全意為人民服務(wù)，使更多的計生檔案管理人員在學(xué)習(xí)中樹立正確的職業(yè)觀念和服務(wù)理念，增強計生檔案管理人員的使命感。

三是要結(jié)合實際工作需要，建立健全相關(guān)的工作考核機制和激勵機制。激勵廣大一線計劃生育檔案管理人員能夠有目標(biāo)、有措施，提高其專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心。例如，可通過每年舉辦一次的評優(yōu)獎勵模式，以民主投票等方式來考核，還可以從工作創(chuàng)新、“我為群眾辦實事”“技術(shù)比武練兵賽”等活動中，為員工晉升提供機會，在全體工作人員范圍內(nèi)打造一種“比學(xué)趕幫超”的競爭氛圍。同時，各級檔案管理機構(gòu)還要結(jié)合實際情況，對計劃生育檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員給予物質(zhì)和精神上的獎勵。對于一些頑固、落后、不思進(jìn)取的工作人員，主管領(lǐng)導(dǎo)也要及時談話提醒，幫助其尋找、解決工作中所存在的問題與不足之處，并提供良好的工作環(huán)境和工作待遇，使其充分發(fā)揮自身能力和工作潛力。

四、總結(jié)

綜上所述，新形勢下的計生檔案管理一定要在發(fā)展中創(chuàng)新，以此來適應(yīng)時代的需要。特別是對于縣計劃生育協(xié)會而言，更是要從多方面入手，在加強檔案頂層設(shè)計、強化信息化建設(shè)、優(yōu)化檔案管理流程等方面下功夫，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，以不斷提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心為前提，加強相關(guān)部門的合作與交流，共同推動計劃生育檔案管理工作創(chuàng)新開展，為計生領(lǐng)域發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：日照市莒縣計劃生育協(xié)會）