淺議檔案管理工作中如何對檔案室資料進行歸納和利用

摘 要：文章強調(diào)了當前推動檔案管理工作優(yōu)化升級的重要性，并分析了在檔案管理工作中檔案資料歸納及利用的問題。在此基礎上，結(jié)合陜西省檔案館的工作實踐經(jīng)驗，提出了一系列在檔案管理工作中檔案資料的歸納與利用優(yōu)化策略，包括引進信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作、加強基層檔案管理人員的計算機基本技能培訓、著力推行檔案管理的制度化發(fā)展、定期組織開展省直單位檔案集中整理工作、結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務升級等策略，以期推動檔案資料歸納與利用質(zhì)量的提升。

關鍵詞：檔案室；檔案管理；檔案歸納；檔案利用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、推動檔案管理工作優(yōu)化升級的重要性分析

隨著我國檔案資源增長迅速且利用頻繁，檔案管理部門因此產(chǎn)生了繁重的工作壓力，傳統(tǒng)的檔案管理辦法工作內(nèi)容雜、工作量大，當前的檔案工作模式已不適宜繼續(xù)使用。檔案資料的重要性隨著社會經(jīng)濟及科技的不斷發(fā)展顯得越發(fā)重要，如何正確管理檔案資料成為當前我國檔案行業(yè)最重要的研究方向。傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴重影響了我國各行業(yè)的發(fā)展，加快檔案管理現(xiàn)代化建設是當前相關部門需要重視的，檔案室也由最初簡單的檔案存放，變?yōu)楫斍伴_展檔案資料管理的“基地”，促進我國檔案管理的現(xiàn)代化建設?，F(xiàn)代化的檔案管理建設，關系我國社會經(jīng)濟，是當前檔案行業(yè)發(fā)展的重要目標。

二、檔案資料歸納及利用的問題分析

1.資料數(shù)量巨大，整理歸納難度大，查找難度大

隨著我國社會的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量也在不斷增長當前我國各行業(yè)的重要檔案資料內(nèi)容無法估計，檔案管理的工作壓力巨大。由于受檔案室本身面積影響，檔案內(nèi)容需要位置轉(zhuǎn)換，因此，很容易引起檔案資料的丟失，且在后期整理過程中，難度會進一步加大。在日常的檔案資料管理中，由于檔案資料數(shù)量巨大，在多數(shù)情況下，檔案管理工作人員無法及時顧及所有的檔案資料，導致部分檔案資料沒有得到妥善保存，出現(xiàn)丟失、損毀的情況。并且，傳統(tǒng)檔案管理模式在需要查找檔案資料時，需要耗費大量的時間和人力，嚴重影響工作的總體進度，不利于單位的總體發(fā)展。

2.工作人員整體素質(zhì)較低

檔案資料管理工作內(nèi)容極為枯燥，許多檔案管理工作人員被繁重的工作壓力忙昏了頭，導致檔案管理不夠細致，存在資料整理、歸納不完善，查找困難的現(xiàn)象，甚至還出現(xiàn)了因管理不完善造成的檔案資料丟失的問題，這些工作漏洞或失誤甚至會威脅到單位的總體發(fā)展，不利于我國社會的進一步發(fā)展。

三、檔案資料的歸納與利用優(yōu)化策略探究

當前，我國檔案管理行業(yè)發(fā)展較慢。不論是企業(yè)還是政府部門的發(fā)展，都離不開檔案資料的助力，傳統(tǒng)的檔案資料管理辦法已經(jīng)無法滿足當前快節(jié)奏的工作需求，現(xiàn)代化的檔案管理建設迫在眉睫。但在現(xiàn)代化檔案管理建設過程中，面臨的問題并不少，由于現(xiàn)代化的檔案管理建設缺乏正確的引導，以至于發(fā)展過程中浪費了不少的時間及精力，且收效甚微。所以，在檔案管理現(xiàn)代化建設前，要確定所面對的難題，并及時解決相關問題，以加快現(xiàn)代化檔案管理建設的步伐。

1.引進信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作

信息技術(shù)已在各行業(yè)被廣泛應用，促進了各行業(yè)的進一步發(fā)展。在檔案管理工作中應用信息技術(shù)，能夠提高檔案管理的工作效率。通過信息技術(shù)的引進，將檔案資料內(nèi)容完成數(shù)字化上傳，再通過互聯(lián)網(wǎng)對資料內(nèi)容實施管理，不僅能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，還大幅提高了檔案資料的使用頻率，并對防止紙質(zhì)檔案資料的丟失有巨大作用。在信息技術(shù)發(fā)展飛快地今天，檔案資料管理與信息技術(shù)相結(jié)合已經(jīng)成為必然，是促進各行業(yè)發(fā)展的重要舉措，同時也影響著社會的整體發(fā)展。

檔案信息化建設是提升檔案管理工作效能、順應數(shù)字時代發(fā)展的必然要求。在實踐中，檔案館可以結(jié)合現(xiàn)實工作需求落實對檔案信息化管理平臺的搭建與應用，加快推進檔案電子化管理，及時錄入電子檔案，不斷提高檔案管理信息化水平。在實踐中，檔案館應當在硬件方面配備先進、智能的設備設施，庫房配備智能型的密集架、機械抓手、恒溫恒濕裝置以及全方位視頻監(jiān)控等設備設施。在軟件方面，開發(fā)檔案信息化管理平臺，建立覆蓋全部館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)館藏檔案的數(shù)字化，以滿足館內(nèi)資源的查詢和利用工作，從而為檔案管理信息化工作提供強有力的支持。

另外，在檔案管理信息化建設期間，需要著重把握安全管理信息化。不斷強化檔案云端信息的安全防護，按照網(wǎng)絡安全等級保護2.0標準，不定期使用專業(yè)設備對檔案信息化管理平臺的檔案模塊開展網(wǎng)絡安全滲透測試、信息安全攻防演練，建立健全常態(tài)、長效通報預警和快速響應工作機制，多方位保障檔案信息安全。在后續(xù)的工作實踐中，檔案館應當以檔案信息管理應用系統(tǒng)建設及局域網(wǎng)建設為重點，打造高標準、獨立以及專業(yè)的計算機室，完善軟硬件設備設施，科學研究國產(chǎn)軟件替代化工作，確保相關系統(tǒng)安全可靠。同時，加強檔案信息化專業(yè)隊伍建設，重點從檔案信息化掃描、管理系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡建設以及檔案精準分類等方面對檔案館工作人員開展科學、系統(tǒng)的培訓，為來館查閱檔案人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務，實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，為服務和支撐地方數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會以及數(shù)字政府提供保障。

2.加強基層檔案管理人員的計算機基本技能培訓

結(jié)合前文分析能夠明確知道，當前信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合已經(jīng)成為必然，因此，針對信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合措施，需要對檔案工作人員尤其是基層工作人員的計算機基本技能展開培訓。由于檔案資料管理基層工作人員的日常工作基本為整理、收集及查找資料，缺少接觸計算機的機會，在信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合后，這部分對計算機完全不了解的員工在工作中會發(fā)生更多問題，對檔案管理工作更加不利。所以，在信息技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合前，相關部門應針對檔案管理人員的計算機基本技能開展培訓，確保其能夠正確地完成線上檔案資料管理工作。在培訓中，應當著重圍繞以下幾方面內(nèi)容：電子文件歸檔與管理、數(shù)字檔案館建設、檔案工作對接服務政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型、國家示范數(shù)字檔案室創(chuàng)建經(jīng)驗介紹、地方檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作方案、地方檔案信息化工作實施方案的解讀、檔案科技與信息化建設以及檔案信息化安全與保密管理。培訓應結(jié)合地方信息化發(fā)展情況和檔案工作實際，以更新知識和提高檔案信息化管理能力為目標，普及檔案管理信息化工作的規(guī)范和標準，增強檔案信息化建設中各類相關人員的檔案意識，提高其實際操作能力。

同時，在面向基層檔案管理人員開展專題培訓期間，還應當重點講解地方檔案信息化建設的攻堅行動方案、檔案數(shù)字化掃描加工、電子檔案資源庫建設和檔案管理利用服務平臺等相關知識，并對如何開展重特大檔案數(shù)據(jù)庫建設展開專題研討。計算機基本技能專題培訓既是落實地方檔案信息化攻堅行動方案的一項重要舉措，也是一次政策解讀，為檔案館開展檔案信息化工作提供了業(yè)務指導，更為加快推進檔案信息化建設、重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設工作打下了理論基礎。在后續(xù)的發(fā)展中，還要實時跟進檔案館的檔案數(shù)字化工作進程，確保按時、高質(zhì)量完成檔案信息化建設任務。

3.著力推行檔案管理制度化開展

第一，健全分類歸檔制度。結(jié)合檔案管理工作實際，檔案館應在做好檔案資料管理工作的基礎上，根據(jù)檔案種類以及工作的實際情況，將現(xiàn)有檔案材料及時清理和規(guī)范管理，并建立編號，分類造冊，及時入檔。

第二，健全檔案管理制度。全面加強檔案管理，落實重要檔案閉環(huán)管理要求，建立完善的檔案查閱與借閱制度、檔案轉(zhuǎn)移接收制度等管理細則，不斷細化現(xiàn)行檔案管理制度對檔案轉(zhuǎn)遞和日常管理的硬性要求，切實防范檔案丟失、損毀以及偽造涂改等風險隱患。

第三，健全檔案檢查制度。把檔案的日常監(jiān)管納入基層檔案館考核工作的整體安排，與基層檔案館重點任務督查工作同步開展?？梢酝ㄟ^信息化手段、視頻連線方式不定期抽查檔案館建設情況，每年年底對基層檔案館達標建設情況考核評價。

第三，健全檔案清點制度。為加強館藏資料規(guī)范化管理，充分發(fā)揮館藏資料價值，應當定期組織開展館藏資料整理工作。在整理過程中，檔案館應當以規(guī)范化管理、便于利用為目的，嚴格按照圖書資料分類方法要求，對歷史遺留、未編號的老舊圖書、匯編資料、雜志和報紙以及近幾年接收的資料分類、排序、編號、排列和上架。同時，為方便管理利用，還要及時對圖書、報刊的排架做調(diào)整，為新的檔案資料預備足夠的空間。

4.定期組織開展省直單位檔案集中整理工作

為加強檔案基礎業(yè)務工作，確保文件材料收集齊全完整，提高歸檔質(zhì)量水平，省檔案館應當定期組織開展省直單位年度檔案集中整理工作。為做好檔案集中的整理工作，省檔案館應當提前下發(fā)工作通知，要求未完成本年度歸檔工作的單位積極報名，根據(jù)本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表收集文件材料，確保材料齊全完整。

同時，要求各省直單位檔案人員將本年度檔案帶到省檔案館集中整理，并由省檔案館業(yè)務骨干對省直單位檔案人員開展檔案整理業(yè)務培訓，明確檔案整理流程，發(fā)放《文書檔案整理方法》明白紙，確保檔案人員對相關事項應知應會。集中整理期間，省檔案館業(yè)務科工作人員必須全程跟進、主動服務，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，手把手指導分類、編號、編目，全力搞好指導服務工作，確保歸檔文件質(zhì)量。通過檔案集中整理，相關工作人員能夠進一步掌握檔案整理的業(yè)務流程，有效提升歸檔文件的整理質(zhì)量。在后續(xù)的工作實踐中，省檔案館應當繼續(xù)加強對省直單位年度歸檔工作的指導，不定期開展業(yè)務培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務能力，夯實省直單位檔案業(yè)務基礎，也為省檔案館檔案資料歸納與整理工作的優(yōu)化提供有力支持。

5.結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務升級

現(xiàn)階段，地方檔案館應當充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，強化服務意識，創(chuàng)新服務機制，拓寬服務領域，優(yōu)化服務方式，不斷提高檔案信息資源開放利用的水平，為社會各界提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務和編研成果。

首先，應當加速推動檔案館現(xiàn)有館藏存量文書檔案數(shù)字化率達到100%，依托檔案文件的數(shù)字化成果，提高檔案查詢利用工作效率，節(jié)省來訪群眾的等待時間；其次，利用某信公眾號以圖文介紹、小視頻等方式，對館藏檔案查詢范圍、線下查詢方式、線上平臺鏈接和檔案文化等開展宣傳講解，方便公眾查閱利用檔案；再次，全面接入“全國檔案查詢利用服務平臺”，充分利用“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為公眾提供跨區(qū)域、跨層級的檔案查詢利用服務，滿足查閱利用工作新需求；最后，設定并踐行“第一時間制、首查責任制”等工作要求，與來訪群眾深入溝通交流，積極主動提供查檔線索，更新查檔指南、便民指引以及文明創(chuàng)建等標識，添置電腦顯示雙屏、寄存儲物柜以及老花鏡等物品，不斷優(yōu)化政務服務軟硬件環(huán)境，提升群眾辦事的體驗感和滿意度。

同時，地方檔案館還應當進一步深入挖掘館藏資源，精心推出地方基本概況、地方政府工作報告匯編、檔案利用效益選編等多樣性的編研資料，分別詳細介紹地方的歷史沿革、地域文化、資源環(huán)境等市情市貌。全方位、多視角展現(xiàn)長時間以來地方在經(jīng)濟發(fā)展、社會建設等多方面的生動實踐，用生動、翔實的文字回顧總結(jié)地方檔案資源開發(fā)利用成果。需要注意的是，在檔案編研期間，必須切實堅持“注重實際，貼近現(xiàn)實，立足實用，講求實效”的選題原則，以此保證編研成果具有一定的地方特色和史料價值。在后續(xù)的工作中，地方檔案館還應當持續(xù)提高檔案資源利用服務水平，深入挖掘館藏檔案優(yōu)質(zhì)資源，編研出版檔案文化精品，打造具有地方特色的檔案文化盛宴。

四、總結(jié)

綜上所述，在當前的檔案館工作中，需要切實落實對檔案管理策略、手段的更新，更好應對檔案館在現(xiàn)階段面對的工作新要求與挑戰(zhàn)，實現(xiàn)管理工作與時俱進。在實踐中，通過引進信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的檔案資料管理工作、加強基層檔案管理人員的計算機基本技能培訓、著力推行檔案管理的制度化發(fā)展、定期組織開展省直單位檔案集中整理工作、結(jié)合檔案資料與編研推動檔案服務升級等策略，提升了檔案資料歸納與利用質(zhì)量，推動了檔案館工作的升級。

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（作者單位：漢濱區(qū)檔案史志館）

作者簡介：鄺小麗（1982—），女，漢族，陜西安康人，本科，中級，研究方向：檔案管理。