淺析如何充分發(fā)揮科研檔案在成果整合轉化中的作用

摘 要：知識經(jīng)濟時代的科研成果整合轉化，不僅關系到社會經(jīng)濟的發(fā)展，還關系到國家戰(zhàn)略的實施。在科研成果整合轉化的過程中，科研檔案為科研成果的整合轉化提供憑證，提高科研人員的知識水平和研發(fā)能力，保證科研成果整合轉化為社會記憶方面具有極大的作用。然而，在發(fā)揮科研檔案的作用方面還存在一些困難。文章深度分析了科研檔案服務成果整合轉化存在的問題，并提出了解決策略，包括改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念、采用科研檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)、搭建科研檔案管理綜合應用平臺、引入現(xiàn)代信息安全技術、建立完善的權限管理體系。

關鍵詞：科研檔案；成果整合轉化；信息化管理模式

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A

科研檔案能夠加速科研成果整合轉化并擴大使用科研成果的市場。然而，受限于傳統(tǒng)理念和現(xiàn)有條件，部分科研檔案在服務科研成果整合轉化的過程中，存在一些問題，難以有效發(fā)揮科研檔案的應有作用。因此，深度分析了科研檔案服務成果整合轉化存在的問題，并提出了解決問題的有效策略，以期為從業(yè)者和決策者提供研究視角和實踐經(jīng)驗。

一、科研檔案服務成果整合轉化的作用

1.為科研成果的整合轉化提供憑證

建立科研檔案是科研過程中的開創(chuàng)性措施，旨在反映當前時代科學研究的具體可用成果和專業(yè)知識。隨著科學研究持續(xù)發(fā)展，科研檔案有助于科學研究資源的共享。具體來說，科研檔案完整記錄了一個科研項目從產(chǎn)生至結束的全過程，其全面性、完整性、系統(tǒng)性乃至準確性遠遠超過一般的科研資料。在此基礎上，科研檔案還要求提供數(shù)據(jù)的人、解釋和使用他人生成的數(shù)據(jù)的人、促進數(shù)據(jù)共享過程的人以及從數(shù)據(jù)中獲取和貢獻利益的人參與，以更公平地分享科研成果帶來的效益。換言之，科研檔案是產(chǎn)品定型、生產(chǎn)與停產(chǎn)，設備設施使用和維護的依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代，科研檔案作為科研成果的第一手材料和原生信息，不僅有助于實現(xiàn)科研成果到產(chǎn)品的轉化，科研檔案本身還具備一定的法律效力，在追根溯源與糾責中起到重要的憑證作用。

2.提高科研人員的知識水平和研發(fā)能力

任何科技的發(fā)展都是建立在前人科技成果的基礎上完成的，而內(nèi)源性的科技成果是一個單位的核心競爭力?？蒲袡n案中蘊藏的思想、經(jīng)驗與教訓，不僅是現(xiàn)行產(chǎn)品制造的依據(jù)，還可以成為新型產(chǎn)品開發(fā)的基石，更是提升科研人員知識結構與研發(fā)能力的教科書。此外，數(shù)據(jù)收集通常是科研研究中最耗時且成本高昂的部分。在這方面，科研檔案可以最大限度地提高科研數(shù)據(jù)的準確性和質(zhì)量，有助于標準化數(shù)據(jù)的收集和管理，為科研成果整合轉化奠定堅實的基礎。對于科研人員來說，科研檔案是重要的數(shù)據(jù)來源之一，可以讓科研人員從數(shù)據(jù)角度了解研究項目。在研究中，實驗數(shù)據(jù)具有極高的價值，但科研人員通常面臨數(shù)據(jù)不夠多、不夠準確的困境。這種情況下，某些科研數(shù)據(jù)的共享，可以幫助科研人員更新知識結構，獲得新的見解并確定應對科研挑戰(zhàn)的新答案。

3.保證科研成果整合轉化為社會記憶

在實際中，很多科學研究需要保密，相關的科研人員都是為了時代發(fā)展而作出卓越貢獻的“無名之輩”，是推動我國社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的重要基石，值得被歷史、社會和人民所銘記。在這方面，科研檔案從不同角度反映出我國在某一時期的科技發(fā)展程度與工業(yè)發(fā)展狀況，反映了某一專業(yè)的科學技術發(fā)展脈絡，是我國科學技術發(fā)展的時代縮影，具有較高的科技史學價值。同時，科研檔案蘊含著設計者思想演變的動態(tài)軌跡，蘊含著我國科研工作者不畏艱難、為國奉獻的科研精神，對于后繼者起著指引與激勵的作用。此外，相較于一般的科研資料，科研檔案增強了資料的開放性和問責制，可以為公眾、政策制定者和專業(yè)人員提供有用的信息，從而能夠幫助他們優(yōu)化資源分配，讓關系到社會發(fā)展的科研計劃開展得更加順利，給全社會帶來更大的成果。

二、科研檔案服務成果整合轉化存在的問題

1.科研檔案管理部門“重保管，輕利用”

檔案管理人員在科研檔案的日常管理中，存在“重保管，輕利用”的觀念，影響科研檔案效用的發(fā)揮?？蒲袡n案不同于一般的人事檔案或其他類型檔案，除檔案本身的價值之外，科研檔案還能提供多種科研價值和作用。從這個角度來說，傳統(tǒng)的檔案管理觀念限制了檔案管理人員學習的能力，削弱了科研檔案的有效作用。究其原因，一是管理層未能充分認識科研檔案管理工作的重要性，認為科研檔案管理是可有可無的，投入的經(jīng)費有限，并且部分檔案管理人員是兼任，沒有專業(yè)的檔案管理人員；二是檔案管理人員對科研檔案的重要性認識不足，檔案管理水平不高。

2.科研檔案保存及管理制度不健全

受限于檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念和科研檔案信息化基礎建設的不足，部分科研檔案管理部門沒有建立科研檔案保存及管理制度，呈現(xiàn)出科研檔案保存方式以紙質(zhì)形式為主、科研檔案存取及應用管理不完善、科研檔案管理人員信息化水平不高和綜合應用技能不強等現(xiàn)象。具體來說，部分科研檔案管理人員在實際工作中缺乏有效的科研檔案歸檔管理手段，僅僅是登記科研成果，而沒有收集相關文件、報告以及成果原件等，沒有數(shù)字化轉化收集的資料，使得科研檔案工作的開展效果較差。此外，檔案管理部門缺乏集中統(tǒng)一管理。受傳統(tǒng)工作機制的影響，同一份科研檔案文件，可能既歸屬辦公室管理，同時又歸屬人事部門管理，甚至歸屬科研處管理，導致部分科研檔案重復收集和登記，科研檔案存取及應用管理不完善。

3.科研檔案的開發(fā)與應用程度不高

在實際工作中，檔案管理部門依賴本地檔案管理系統(tǒng)，使用傳統(tǒng)的方法服務科研成果的整合轉化，無法保證科研檔案的借閱和歸檔時間，也無法實現(xiàn)與其他部門的科研檔案共享。部分檔案管理人員在工作流程和內(nèi)容上未充分運用大數(shù)據(jù)技術、移動通信技術等。科研檔案的開發(fā)與應用程度受限于技術手段的匱乏，未能充分發(fā)揮信息技術在科研檔案管理中的優(yōu)勢，部分檔案管理人員在處理龐大的科研數(shù)據(jù)時顯得力不從心，無法高效整合科研數(shù)據(jù)。

4.科研檔案存在安全性問題

科研檔案包含的大量敏感信息，一旦被泄露或受到惡意攻擊，會給科研機構和研究人員造成嚴重損失?？蒲袡n案管理的信息安全措施相對滯后，檔案管理部門沒有加密處理數(shù)據(jù)，使得科研檔案內(nèi)容容易被非法獲取和篡改，造成信息被泄露和失真。科研檔案管理部門沒有健全的權限控制機制，在權限控制方面存在不足，導致未經(jīng)授權的人員能夠訪問科研檔案信息，加劇了信息被泄露的風險。

三、科研檔案服務成果整合轉化的策略

1.改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念

改變檔案管理人員落后的科研檔案管理觀念是解決科研檔案管理問題、實現(xiàn)高水平科研檔案管理的前提。首先，要改變檔案管理人員的工作觀念。科研檔案管理部門要通過適當?shù)呐嘤柡徒逃媱?，幫助科研檔案管理人員培養(yǎng)管理和維護科研檔案所需的必要技能和知識，進而促使他們將技能和知識轉化為更有意義的行動，將科研檔案工作的重心從傳統(tǒng)的檔案保管逐步轉到檔案的開發(fā)與應用中，使他們在現(xiàn)有檔案管理服務的基礎上，開發(fā)和推出新的服務。例如，以科研需求為導向，優(yōu)化配置與利用科研檔案資源，這對科研檔案服務成果整合轉化至關重要；其次，轉變檔案管理人員落后的管理理念。調(diào)整、改進科研檔案管理部門人員提供的服務并評估其服務質(zhì)量，使其與科研成果整合轉化的目標相契合，這是解決問題的關鍵。科研檔案管理部門要推動本單位的科研檔案管理系統(tǒng)的正常運行，給其他人員提供更好的科研檔案可用性和相關性的反饋；最后，科研檔案管理部門的中高層管理人員應在管理理念中堅持三個原則：增強科研數(shù)據(jù)的可用性、完善基礎設備設施以及促進開放科學新常態(tài)。

2.采用科研檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)

采用電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)，不僅是新時期科研檔案工作實現(xiàn)信息化管理模式創(chuàng)新的核心所在，還是解決科研檔案保存及管理制度不健全問題的有效策略。電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)不僅易于訪問，還促進了科研人員、國家機構、科研組織和企業(yè)之間存檔數(shù)據(jù)的更新和傳輸，有利于發(fā)揮科研檔案在科研成果整合轉化中的作用。

首先，科研檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)的核心優(yōu)勢是易于訪問。通過將科研檔案數(shù)字化，科研人員可以隨時隨地通過網(wǎng)絡訪問相關數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了信息的即時獲取，不僅提高了工作效率，還滿足了科研人員對于檔案信息及時性的需求。

其次，電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)促進了科研人員、國家機構、科研組織和企業(yè)之間檔案數(shù)據(jù)的更新和傳輸。查閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要花費科研人員大量時間和精力，而電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)通過數(shù)字化的方式，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的便捷交流與共享，為不同單位之間的合作提供了更為便利的條件，推動了科研成果的共享和互通。

最后，采用電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)有助于提高科研檔案保存和管理的安全性。通過建立完備的權限控制和數(shù)據(jù)加密機制，科研檔案的機密性和完整性得到了保障。這種數(shù)字化的安全手段更為先進和可靠，給科研檔案的整合轉化提供了保障。

3.搭建科研檔案管理綜合應用平臺

為了解決科研檔案的開發(fā)與應用程度不高的問題，發(fā)揮科研檔案在成果整合轉化中的社會記憶作用，業(yè)內(nèi)專家和從業(yè)人員廣泛提出了有前景的策略，以幫助科研檔案管理部門更好地管理科研檔案。其中，搭建科研檔案管理綜合應用平臺，被專家學者廣泛認為有助于激發(fā)科研檔案既有作用，提升科研檔案原始價值，促進科研檔案可持續(xù)發(fā)展的有效策略。通過使用標準化數(shù)據(jù)格式和應用程序編程接口 （API），科研檔案管理綜合應用平臺能夠與其他科研機構和組織的系統(tǒng)和應用程序?qū)崿F(xiàn)通信和數(shù)據(jù)交換，為不同領域的系統(tǒng)和應用程序之間的互操作性提供了借鑒，有助于發(fā)揮科研檔案管理部門更遠距離的通信以及更好的可用性和更低的成本優(yōu)勢。當然，考慮科研檔案的獨特性，必須制定法律法規(guī)和數(shù)據(jù)安全框架，以加強對科研檔案管理綜合應用平臺數(shù)據(jù)集的保護。法律法規(guī)是科研檔案管理的法治保障。通過法律條文，規(guī)范數(shù)據(jù)的采集、傳輸、處理和存儲，明確有關人員的法律責任，能夠為科研檔案數(shù)字化提供有力的法律依據(jù)，切實保護科研檔案中的信息資產(chǎn)。數(shù)據(jù)安全框架的建立是確?？蒲袡n案綜合應用平臺數(shù)據(jù)集安全的關鍵。該框架需包括全面的數(shù)據(jù)保護措施，如強化的加密機制、健全的身份驗證和權限管理。只有通過系統(tǒng)性的框架，才能實現(xiàn)多層次、全方位地安全保護科研檔案數(shù)據(jù)。

4.引入現(xiàn)代信息安全技術

在科研檔案管理中，引入現(xiàn)代信息安全技術是確保檔案安全性的迫切需求。信息技術的迅猛發(fā)展為科研檔案的安全提供了全新的保障手段。通過采用先進的加密算法，可以有效保護科研檔案數(shù)據(jù)。加密技術可以在數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程中施加安全防護，防止未授權的訪問和信息被篡改的風險。加密技術具有較高的安全性和可靠性，能夠有效抵御各類攻擊。另外，通過建立安全的通信渠道，確保檔案內(nèi)容在網(wǎng)絡傳輸中得到保護，從而降低了敏感信息被竊取的風險。采用安全套接字協(xié)議（SSL）或安全傳輸層協(xié)議（TLS）等安全通信協(xié)議，可以為檔案數(shù)據(jù)的傳輸提供安全的保障。這些協(xié)議使用公開密鑰加密技術，可以有效防止被黑客攻擊，確保檔案在網(wǎng)絡傳輸中的隱私和完整性。

5.建立完善的權限管理體系

建立完善的權限管理體系，精細化權限設置是確保科研檔案安全可控的重要舉措。通過明確定義不同角色和部門在檔案管理中的權限范圍，可以實現(xiàn)對科研檔案的精細管控。合理的權限分配，使得每個檔案管理人員在檔案管理中有明確的職責和權限，避免信息被濫用。精細化權限設置還能夠適應不同層級和不同用戶的需求，給用戶提供個性化的檔案服務。科研人員、管理人員和其他相關人員可以根據(jù)其職責需要獲取相應的權限，從而更加高效地管理和利用檔案。這種靈活而有序的權限管理方式，使得檔案工作更具有系統(tǒng)性和可操作性，提高了科研檔案整合轉化的效率。在建設權限管理體系時，檔案管理部門還要建立監(jiān)督和審計機制。通過監(jiān)控和定期審計有關人員的權限使用情況，及時發(fā)現(xiàn)和處理權限異常，進一步確?？蒲袡n案的安全性和合規(guī)性。

四、結語

綜上所述，在成果整合轉化中充分發(fā)揮科研檔案的作用，并非一朝一夕的事情，需要科研檔案管理部門的所有人員在實際工作中改變落后的科研檔案管理觀念。檔案管理部門需要采用科研檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)，以實現(xiàn)科研檔案管理工作的數(shù)字化轉型，搭建科研檔案管理綜合應用平臺，以提升現(xiàn)有科研檔案的應用與開發(fā)水平。另外，為了解決科研檔案的安全性問題，還要引入現(xiàn)代信息安全技術建立完善的權限管理體系。通過上述策略的實施，能夠完善現(xiàn)有的科研檔案管理工作，更好地發(fā)揮科研檔案在科研成果轉化中的作用。

參考文獻：

[1]虞香群.國家科技創(chuàng)新體系背景下科研檔案開放共享模式研究[J].檔案學通訊，2023（05）：108-112.

[2]孔祥盛.匯交政策視角下科學數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理困境與反思[J].檔案與建設，2023（01）：62-66.

[3]劉越男，何思源.科學數(shù)據(jù)與科研檔案的管理協(xié)同：調(diào)查與思考[J].圖書情報工作，2022（01）：96-105.

[4]蔡盈芳.加強科研檔案的開放共享和深度開發(fā)工作[J].中國檔案，2021（08）：44-45.

[5]張厚軍.以高水平的信息化科研檔案管理推動科技創(chuàng)新[J].中國高校科技，2018（12）：22-25.

[6]姜瑞博.開展科研檔案統(tǒng)計工作的意義及改進建議[J].中國統(tǒng)計，2017（08）：59-60.

[7]郝春紅，安小米，錢 澄，董 宇.數(shù)字科研檔案資產(chǎn)管理研究——英國數(shù)據(jù)資產(chǎn)框架案例分析及借鑒[J].北京檔案，2014（01）：13-16.

[8]郭秀萍.中國式現(xiàn)代化背景下農(nóng)業(yè)科研檔案資源建設開發(fā)現(xiàn)狀與創(chuàng)新路徑探索[J].檔案管理，2023（03）：114-117.

[9]康 蠡，曾 榮.《科學技術研究檔案管理規(guī)定》中科研檔案定義的缺陷與完善[J].檔案管理，2022（01）：51-53.

[10]陳成瑾.創(chuàng)新發(fā)展理念主導科研院所科研檔案管理模式研究[J].海峽科技與產(chǎn)業(yè)，2023，36（01）：48-51.

[11]康 蠡，王先發(fā).科研檔案數(shù)據(jù)的界定及與相關概念的關系[J].檔案管理，2023（01）：38-40.

（作者單位：山東省公共衛(wèi)生臨床中心）

作者簡介：湛麗莉（1977—），女，漢族，山東濟南人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。