新時代背景下流動人員人事檔案信息化建設(shè)探索

摘 要：信息時代，現(xiàn)代化的信息手段應(yīng)用到各領(lǐng)域，提高了人們的工作效率，檔案領(lǐng)域也不例外。流動人員檔案作為較為特殊、管理起來難度較大的一類檔案，更加應(yīng)該與時俱進，開展信息化管理。當前，已有許多學者將流動人員人事檔案信息化領(lǐng)域作為研究方向，對于社會和個人都意義重大。文章將歸納眾多學者的研究成果，結(jié)合筆者的觀點與實際調(diào)研展開論述。從現(xiàn)狀、挑戰(zhàn)到對策分別詳細分析流動人員人事檔案信息化建設(shè)的具體可實施性。

關(guān)鍵詞：流動人員；人事檔案；信息化

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

引言

隨著社會城市化進程不斷加快，新時代的科技、經(jīng)濟迅速發(fā)展。在各行各業(yè)對于人才的需求不斷加大的同時，自主擇業(yè)不斷開放，人們傾向于去往不同地區(qū)發(fā)展，追求更光明的未來和更好的生活條件。由于高校擴招而產(chǎn)生的高校畢業(yè)生比例增大、員工被取消錄用或被開除、人員被私企或社會組織錄用、自由職業(yè)人員、出國人員等情況的出現(xiàn)使得流動人員增多。而人事檔案作為對于個人來說最重要的檔案，記載著一個人的全部經(jīng)歷和學歷情況、思想政治狀況以及獎懲記錄。人事檔案是一個人工作的憑證和生活的依據(jù)，關(guān)系到每個人的切身利益，具有最真實、最可靠、最具有憑證和參考價值的屬性。而以上諸多人員的復(fù)雜流動去向使當前的檔案管理模式已無法適應(yīng)新時代的需求，勢必給傳統(tǒng)、陳舊的流動人員人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。身處科技時代與大數(shù)據(jù)背景下，信息化的人事檔案管理模式可以保證流動人員的檔案隨著信息更新的同時合理流動，流動人員人事檔案信息化可以在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下為流動人員提供更加便利、優(yōu)越的服務(wù)可能性，更好地保障流動人員的合法權(quán)益。

一、數(shù)據(jù)來源

1.流動人員人事檔案信息化論文統(tǒng)計分析

本文通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式，對權(quán)威網(wǎng)站全盤檢索。包括中國知網(wǎng)CNKI、萬方學位論文數(shù)據(jù)庫以及維普期刊全文數(shù)據(jù)庫等幾個權(quán)威網(wǎng)站，以“流動人員人事檔案信息化”作為檢索關(guān)鍵詞精確檢索，合計檢索出 336篇相關(guān)論文。鎖定檔案學及博物館領(lǐng)域，限定年限為2018年～2022年最新研究成果，限論文分布數(shù)量如圖1所示，最終篩選33篇高質(zhì)量切合主題的文獻。

2.出版機構(gòu)與著者統(tǒng)計

其中，云南大學、黑龍江大學、上海大學、湖北大學、西南林業(yè)大學、中國人民大學、西北大學、四川農(nóng)業(yè)大學、北京科技大學、廣西大學、鄭州大學以及華東政法大學等高校是本學科領(lǐng)域的核心出版機構(gòu)，如圖2所示。與此同時，越來越多的人才服務(wù)中心也將流動人員人事檔案信息化作為研究重點，如福建省建筑人才服務(wù)中心、張家口市崇禮區(qū)人力資源管理中心、東豐縣人力資源和社會服務(wù)中心以及廣州市花都區(qū)人才交流中心等機構(gòu)也開始順應(yīng)時代變化，將信息化進程應(yīng)用到流動人員人事檔案管理中?？梢?，流動人員人事檔案信息化已經(jīng)成為大勢所趨，雖然傳統(tǒng)的管理方式在基層單位理論上可行，但早已不適用于高效、便捷化的管理。

查看相關(guān)文獻的作者分布可以發(fā)現(xiàn)（如圖3所示），中國人民大學的黃霄羽教授、廣西大學的胡峰教授、云南大學的李忠峪教授、華東政法大學的黃穎教授以及安徽大學的吳正鵬教授等學術(shù)人才與眾多人才服務(wù)中心的人員，將流動人員人事檔案信息化都作為自己的學術(shù)理論研究，為流動人員人事檔案信息化領(lǐng)域做出了積極的貢獻。

二、研究背景與研究現(xiàn)狀

近年來，我國政治經(jīng)濟體制改革不斷深入，有關(guān)人事檔案管理的制度、政策、模式、環(huán)境以及技術(shù)等方面都發(fā)生了較大的改革。政府將傳統(tǒng)人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒖萍即髷?shù)據(jù)方式來管理政務(wù)，通過辦公軟件自動化的普及提高辦事的行動效率，也增加了政務(wù)公開性和透明度。隨之而來的信息化時代也影響著流動人員人事檔案管理工作，在一定程度上也為各部門的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型提出了新要求。

1.國外研究現(xiàn)狀

關(guān)于流動人員人事檔案信息化管理方面，我國學者對國外的人事檔案管理信息化方面早有研究。徐穎在其論文中提到，諸如美國、瑞士、加拿大和澳大利亞等國家開展的比較早，他們的人事檔案已經(jīng)基本完成了信息化建設(shè)，無論是從內(nèi)容層面的檔案文本，還是從形式的檔案管理模式都已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化、數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。尤其是美國的人事檔案管理自動化系統(tǒng)特點尤為突出，不僅實現(xiàn)管理模式的突破與創(chuàng)新，還采用先進的縮微技術(shù)存儲檔案信息，實現(xiàn)了人事檔案管理工作的現(xiàn)代化，能夠隨時滿足人們對人事檔案的查取需求。

2.國內(nèi)研究現(xiàn)狀

近年來，我國政府部門越來越重視流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)。2014年，中共中央組織部、人力資源和社會保障部等五部門聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作》，通知中明確提出信息化是流動人員人事檔案管理服務(wù)的重要手段和發(fā)展方向。但是，由于種種原因，我國關(guān)于流動人員人事檔案信息化管理的政策還沒有被廣泛落實。經(jīng)研究眾多專家學者的論文后，筆者歸納出以下幾點關(guān)于我國流動人員人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀。

（1）重視程度不夠，導(dǎo)致人員專業(yè)能力不高

不論是從用人單位還是從政府機關(guān)來看，我國多數(shù)流動人員人事檔案工作存在重視程度不足的現(xiàn)象。某些企業(yè)，尤其是小型私企對流動人員人事檔案管理工作的重視程度更低，在管理理念老舊的情況下，有的工作人員不僅要完成本來的業(yè)務(wù)工作，還要身兼數(shù)職，兼管流動人員人事檔案工作。另外，由于對員工培訓(xùn)不充足，某些員工即使想要負責流動人員人事檔案管理工作，也不具備相應(yīng)的技術(shù)能力，無法熟練操縱信息化設(shè)備。同時，依安縣人才服務(wù)中心的周忠生認為，目前，以依安縣為例的中小型縣、鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)還沒有對流動人員人事檔案信息化管理重視起來，這在一定程度上會使人事檔案信息化發(fā)展速度受到限制，使之無法與信息現(xiàn)代化相適應(yīng)，也會使用人單位難以得到真正的人才。

（2）管理缺乏規(guī)范性

將流動人員人事檔案規(guī)范化管理，能夠最大程度地發(fā)揮其作用，實現(xiàn)資源共享。但是，現(xiàn)階段某些企事業(yè)單位仍然采用原先陳舊的管理方式。部分人員在變更單位或離開工作崗位后其人事檔案往往仍然保留在用人單位，但用人單位不具備信息化管理方式，保留的紙質(zhì)檔案最終會導(dǎo)致在隨著人員流動的過程中丟失或損壞。

（3）管理缺乏時效性

流動人員人事檔案應(yīng)該伴隨個人始終，很多人員因為調(diào)動情況或者外派無法及時更新個人的檔案信息，導(dǎo)致新單位接收不到人事檔案，又給舊單位增加了保管壓力。這些情況也是因為各企事業(yè)單位對于人事檔案的信息化程度有差異所導(dǎo)致的，很多流動人員輾轉(zhuǎn)多地尋找自己的檔案，最終發(fā)現(xiàn)自己的檔案由于沒有及時更新，還保留在最初的單位，不僅白白浪費了時間，還錯過了很多找到工作的機會。

三、流動人員人事檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案信息過于分散

流動人員自身的流動性、分散性特點決定了流動人員人事檔案也是動態(tài)變化的。流動人員在流動過程中檔案可能會在收集、整理、保管以及利用的某一環(huán)節(jié)中不知所蹤，最終造成人檔分離的結(jié)果。就算有檔案意識的人想要轉(zhuǎn)遞交接自己的人事檔案，也會因為跨行業(yè)、跨地區(qū)，信息做不到充分共享而增加了轉(zhuǎn)遞檔案的難度。

2.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不足

基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是開展流動人員檔案信息化工作的基礎(chǔ)條件。目前，高科技的信息化設(shè)備對于檔案信息化進程起著不可忽視的作用，即使具備了高素質(zhì)、創(chuàng)新型人才，沒有設(shè)備上的支持信息化也難以實現(xiàn)。計算機作為最終電子檔案顯示器，掃描儀作為紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)型為電子檔案的介質(zhì)，打印機作為提供利用的復(fù)現(xiàn)，都是必不可少的基礎(chǔ)設(shè)備。同時，管理部門還未出臺基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)的標準，各個地區(qū)的軟硬件設(shè)備設(shè)施標準不一致，也給信息化進程帶來了挑戰(zhàn)。

3.缺乏法律規(guī)范的支持

健全的法律規(guī)范是流動人員人事檔案信息化的有力保障。例如，山東省濱州市就業(yè)辦公室的李全喜與河北建筑工程學院的馬愛芝都認為，即使國家制定了相應(yīng)的法律規(guī)范，但由于各地區(qū)的實際情況與信息化基礎(chǔ)水平不同，所以，各地區(qū)還是有必要制定有針對性、有目的性、有個性的法律法規(guī)來幫助本地區(qū)的人事檔案實現(xiàn)信息化。但從目前看來，部分地區(qū)沒有相應(yīng)的法律法規(guī)來規(guī)范檔案信息化的安全性、可靠性和真實性。

四、流動人員人事檔案信息化相關(guān)問題的對策

1.加大資金支持

政府應(yīng)該對檔案信息化重視起來，在財政預(yù)算中納入這部分資金，以達到流動人員利用檔案的便利性、企業(yè)需求員工檔案的及時性、學校和社會人才部門對于檔案管理壓力減小的目的。筆者認為，應(yīng)該加大資金對基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，各地區(qū)的政府、企業(yè)和用人單位最好使用可以共通適配一體化計算機以及掃描儀設(shè)備，從而可以保證信息共享順利，并及時為流動人員隨時調(diào)取檔案提供便利，還可以及時溯源，查清個人檔案流動到了哪個環(huán)節(jié)步驟。此外，加大資金支持還可以應(yīng)用于培養(yǎng)人才方面，政府、企業(yè)等應(yīng)該利用資金開設(shè)人才培訓(xùn)班，避免一人多用，身兼數(shù)職的情況。

2.提高重視程度

只有提高了對流動人員人事檔案信息化的重視，才可以保證相關(guān)機構(gòu)擁有相應(yīng)的能力實際操作，從而使檔案不會過于分散。筆者通過線上調(diào)研政府網(wǎng)站和政府公眾號發(fā)現(xiàn)，雖然基于全國范圍的流動人員人事檔案信息化管理工作的重視程度還不夠充分，但是已經(jīng)有部分地區(qū)非常重視流動人員人事檔案信息化工作，并出臺相應(yīng)的政策支持流動人員充分利用自己的人事檔案，使每個人的檔案都有跡可循。例如，福建省流動人員人事檔案公共服務(wù)中心有專門的線上服務(wù)大廳可以提供電子檔案的流動和轉(zhuǎn)遞服務(wù)；四川省人才交流中心提供了流動人員人事檔案在四川省內(nèi)公共人才服務(wù)機構(gòu)之間的線上互轉(zhuǎn)辦理流程，包括檔案轉(zhuǎn)出、接收辦理流程等十項具體流程圖；濟南市也提供了流動人員人事檔案管理服務(wù)機構(gòu)的電話和網(wǎng)址，方便市民辦理。以上地區(qū)的檔案信息化都走在了全國前列，極具學習參考價值。

3.完善法律規(guī)范建設(shè)

流動人員人事檔案信息化工作的順利開展依托法律法規(guī)的監(jiān)管，與時代相適應(yīng)的政策法規(guī)是信息化得以保障的基石。筆者認為，身處信息時代應(yīng)制定關(guān)于安全性的信息化法規(guī)，在適應(yīng)信息化發(fā)展的同時，保證每個人的檔案不被泄露，增加大眾對檔案信息化的信任程度，放心地將自己的檔案流轉(zhuǎn)到大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中。筆者對于保證信息化安全方面有三點技術(shù)提議：時間戳技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、XML封裝技術(shù)。同時，各個地方也應(yīng)制定因地制宜的地方性政策法規(guī)以及統(tǒng)一的信息化規(guī)范，從計算機系統(tǒng)到掃描機掃描程序都應(yīng)有明確的規(guī)范，確保檔案信息化的一致性和可利用性。

五、研究展望

本論文著重討論了流動人員人事檔案信息化的管理，偏向于政策、方案方面的研究。關(guān)于紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型道阻且長，電子文件不只是數(shù)字化電子文件，還包含原生電子檔案。國外的流動人員人事檔案都已經(jīng)做到全面電子化、信息化，從錄入開始就是在計算機系統(tǒng)中實行，而我國大部分機構(gòu)還是把紙質(zhì)檔案通過利用計算機掃描變成電子檔案的方式實現(xiàn)流動人員人事檔案的信息化。希望后續(xù)學者在研究如何提高檔案信息化對策的同時，可以將部分精力放在如何使紙質(zhì)的流動人員人事檔案變成原生的電子文件這一研究上。

六、結(jié)語

綜上所述，業(yè)內(nèi)學者一致認為在流動人口比例增多的社會背景以及科技快速發(fā)展的背景下，信息化融合發(fā)展，流動人員人事檔案信息化應(yīng)成為主流趨勢。流動人員人事檔案信息化不僅有利于政府、企業(yè)的檔案人員提高工作效率，還對準確招攬人才意義重大。盡管信息化過程充滿挑戰(zhàn)，但各個地方也應(yīng)結(jié)合當?shù)鼐唧w情況采取積極應(yīng)對措施，促使流動人員的人事檔案能夠科學化、現(xiàn)代化管理，以此推動社會進一步高效率發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐 穎.流動人員人事檔案管理的信息化研究[D].華東政法大學，2015.

[2]林嵐珊.福建省流動人員人事檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新研究[D].福建農(nóng)林大學，2014.

[3]吳正朋.流動人員人事檔案管理與改革研究[D].安徽大學，2013.

[4]周忠生.淺析流動人員人事檔案信息化管理[J].黑龍江檔案，2016（03）：94.

[5]張麗雯.流動人員人事檔案管理工作問題研究[D].湖北大學，2016.

[6]楊如正.流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12）：154-155.

[7]呂志東.貴州省黔南州流動人員人事檔案管理中存在問題及對策研究[D].云南大學，2011.

[8]馬愛芝，王學光.流動人員人事檔案管理信息化探究——以河北省為例[J].蘭臺內(nèi)外，2018（11）：11-12.

（作者單位：天津師范大學）作者簡介：馬亍侗（2002—），女，漢族，河北石家莊人，本科，研究方向：檔案學。