關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用分析

摘 要：2021年6月，我國國家機(jī)關(guān)事務(wù)管理局發(fā)布了《機(jī)關(guān)事務(wù)工作“十四五”規(guī)劃》，明確提到“推動(dòng)數(shù)字轉(zhuǎn)型、統(tǒng)籌信息化建設(shè)”，在這一背景下事業(yè)單位持續(xù)開展信息化建設(shè)工作，并在兩年時(shí)間內(nèi)取得了顯著成果。但在目前情況下，事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用仍有一定優(yōu)化空間?；诖?，文章圍繞事業(yè)單位檔案信息化管理概念和應(yīng)用意義，從意識(shí)、能力、平臺(tái)、設(shè)施與安全五個(gè)角度提出了事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用策略。希望能夠豐富該領(lǐng)域研究成果，強(qiáng)化我國事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息化時(shí)代的來臨，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用已經(jīng)變得不可或缺，檔案管理作為事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容之一，也需要借助信息化管理手段來提高工作效率和質(zhì)量，事業(yè)單位檔案信息化管理應(yīng)用成為學(xué)術(shù)界和實(shí)踐界關(guān)注的熱點(diǎn)話題。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要采用紙質(zhì)檔案方式，存在信息檢索不便、存儲(chǔ)空間占用大以及檔案保護(hù)和傳輸難等問題。信息化管理的引入為檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過引入信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的建立、數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和高效檢索，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此，對事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用展開深入研究和分析，對于提升檔案管理的效率、保障檔案信息的安全和完整性，具有重要的理論和實(shí)踐意義。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理概念

事業(yè)單位檔案信息化管理是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對事業(yè)單位檔案實(shí)行綜合管理和數(shù)字化處理的過程，涉及檔案的數(shù)字化、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、保護(hù)和利用等方面，旨在提高事業(yè)單位檔案管理的效率、安全性和可持續(xù)性。具體來說，事業(yè)單位檔案信息化管理包括六個(gè)方面。

其一，通過掃描、拍攝或其他方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，減少紙質(zhì)檔案的占用空間，提高檔案信息的保存和檢索效率。

其二，利用數(shù)據(jù)庫、云存儲(chǔ)等技術(shù)手段，將檔案電子化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和備份，確保檔案安全可靠。

其三，建立完善的檔案信息檢索系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞、分類等方式方便、快速地檢索檔案信息，提高檔案的利用效率，節(jié)約人力資源。

其四，采用電子郵件、共享文件夾和加密傳輸?shù)确绞?，?shí)現(xiàn)檔案信息的安全傳遞，確保檔案信息在不同部門、不同地點(diǎn)之間的及時(shí)共享和流轉(zhuǎn)。

其五，采取數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和防火墻等措施，確保檔案信息的安全性和完整性，防止信息被泄露、損壞或丟失，保護(hù)檔案不被非法獲取或篡改。

其六，通過信息化手段，為事業(yè)單位提供方便的檔案利用服務(wù)?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或應(yīng)用程序的方式，實(shí)現(xiàn)檔案瀏覽、下載和打印等操作，提高檔案利用效果。

總之，事業(yè)單位檔案信息化管理的目標(biāo)是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效、安全和便捷性，以提高事業(yè)單位檔案管理的水平和效率。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用意義

應(yīng)用信息化管理在事業(yè)單位檔案管理中具有重要意義。首先，信息化管理可以使檔案管理更加高效和便捷。電子化存儲(chǔ)和數(shù)字化管理的應(yīng)用意味著檔案管理人員可以快速檢索和獲取檔案信息，節(jié)省了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案煩瑣的手工查閱過程。同時(shí)，利用信息化管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案流轉(zhuǎn)、歸檔和備份，減少人力資源的浪費(fèi)，提高工作效率。

其次，通過應(yīng)用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等信息安全技術(shù)，能夠確保檔案信息的安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受天災(zāi)人禍的破壞，而電子檔案可以通過數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備方案來保障信息的安全性和完整性。

再次，信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中化存儲(chǔ)和共享，不同部門或地點(diǎn)的工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)從任何地方訪問和利用檔案信息，能夠有效提高部門間的合作效率和共享資源程度。此外，信息化管理意味著檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供各種數(shù)據(jù)報(bào)表、分析工具和決策支持系統(tǒng)，幫助管理者更好地了解檔案的狀態(tài)和單位內(nèi)業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，為決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)支持，從而為事業(yè)單位提供更精確和科學(xué)的管理決策。

最后，在事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的持久保存和長期管理。各類數(shù)字化手段不僅能夠?qū)⒛攴菥眠h(yuǎn)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，為現(xiàn)有紙質(zhì)檔案信息提供多樣化的保留路徑，還能使事業(yè)單位內(nèi)部人員在線上直接查閱電子檔案，紙質(zhì)檔案的應(yīng)用頻率顯著下降，從而減少紙質(zhì)文檔的自然磨損和老化，提高紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間。

綜上所述，應(yīng)用信息化管理可以顯著提高事業(yè)單位檔案管理的效率、安全性和可持續(xù)性，為組織提供更好的檔案管理服務(wù)，促進(jìn)工作更加高效和便捷。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理的應(yīng)用路徑

1.全面改善事業(yè)單位檔案信息化管理意識(shí)

意識(shí)決定行為，應(yīng)用信息化檔案管理的前提是改善事業(yè)單位內(nèi)部對于檔案信息化管理的看法，形成正確的信息化意識(shí)。首先，事業(yè)單位可開展檔案信息化管理的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，向所有從事檔案管理的人員介紹信息化管理的概念、原則和方法，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括信息安全意識(shí)、數(shù)據(jù)保護(hù)和電子檔案管理等方面的知識(shí)，提高全體工作人員對信息化管理的理解和認(rèn)識(shí)；其次，事業(yè)單位可借助內(nèi)部宣傳和推廣活動(dòng)，向員工宣傳檔案信息化管理的重要性和好處，如在內(nèi)部媒體、會(huì)議等渠道發(fā)布相關(guān)信息，分享成功案例和經(jīng)驗(yàn)，改變工作人員對于檔案信息化管理的看法，激發(fā)工作人員的積極性；再次，在組織層面，領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮表率作用，親自參與和支持檔案信息化管理工作，通過身體力行、發(fā)表講話和支持項(xiàng)目投入等方式，向員工傳達(dá)信息化管理的重要性，樹立良好的范例；最后，制定和完善相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，明確信息化管理的責(zé)任和流程，幫助工作人員認(rèn)識(shí)到自身在檔案信息化管理中的職責(zé)，共同推動(dòng)檔案信息化管理的規(guī)范和落地。

2.持續(xù)加強(qiáng)檔案管理人員信息化管理能力

在信息化時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備應(yīng)用信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作流程、賦予檔案內(nèi)部協(xié)作價(jià)值、強(qiáng)化檔案管理工作質(zhì)量的能力。同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，人員信息化能力也是確保建設(shè)效果的關(guān)鍵一環(huán)。（1）事業(yè)單位應(yīng)組織專門的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提供信息化管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)課程，可以邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜议_展培訓(xùn)，也可以通過內(nèi)部資源傳授信息技術(shù)、電子檔案管理系統(tǒng)的使用和操作等知識(shí)；（2）為檔案管理人員提供電子書籍、文獻(xiàn)資料和在線課程等學(xué)習(xí)資源，引導(dǎo)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)、積累知識(shí)，提高信息化管理技能水平，并鼓勵(lì)檔案管理人員參與行業(yè)研討會(huì)、會(huì)議和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷提高專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備水平，引導(dǎo)檔案管理人員關(guān)注檔案領(lǐng)域的最新趨勢和技術(shù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理方法和經(jīng)驗(yàn)；（3）給予檔案管理人員實(shí)際操作的機(jī)會(huì)，參與檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)、檔案數(shù)字化處理以及檔案檢索與利用服務(wù)等項(xiàng)目任務(wù)，利用持續(xù)實(shí)踐提高檔案管理人員的信息化操作水平與解決信息化檔案管理問題的能力；（4）建立激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，設(shè)立相關(guān)考核指標(biāo)和個(gè)人榮譽(yù)評(píng)定制度，設(shè)置崗位晉升通道，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與信息化管理工作，提高檔案管理人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用信息技術(shù)的積極性。此外，信息技術(shù)的發(fā)展更新迅速，檔案管理人員也需形成自我提升意識(shí)，不斷跟進(jìn)學(xué)習(xí)和提升自己的信息化能力，事業(yè)單位也需定期開展評(píng)估和改進(jìn)活動(dòng)，收集檔案管理人員的反饋和建議，不斷改進(jìn)信息化管理策略和方法。

3. 構(gòu)建多樣化功能的信息化檔案管理平臺(tái)

在行政事業(yè)單位推進(jìn)辦公信息化建設(shè)的背景下，搭建信息化檔案管理平臺(tái)是大勢所趨，但平臺(tái)有哪些功能、能夠起到哪些作用，則需要著重思考。信息化檔案管理平臺(tái)的核心目的包括信息采集、檔案管理、業(yè)務(wù)管理、檔案庫管理以及檔案信息統(tǒng)計(jì)與查詢。同時(shí)，檔案管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備快速調(diào)用、高效協(xié)同的特征。因此，事業(yè)單位可在檔案管理平臺(tái)建立采集、檔案、業(yè)務(wù)、檔案庫、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢以及系統(tǒng)管理六大模塊。其中，前五個(gè)功能模塊分別對應(yīng)不同的事業(yè)單位檔案管理工作需求，第六個(gè)模塊用于檔案管理員對系統(tǒng)維護(hù)。系統(tǒng)應(yīng)加入?yún)f(xié)作功能，由檔案管理人員作為系統(tǒng)管理人員，為事業(yè)單位中高層領(lǐng)導(dǎo)分配系統(tǒng)內(nèi)最高權(quán)限，單位中高層管理者與檔案管理人員均可以在系統(tǒng)中直接上傳、修改檔案，年限較長、重要性較高的檔案可上鎖，需要多位檔案管理人員分別輸入密碼后方可修改和刪除。同時(shí)，為部門管理者提供基礎(chǔ)的查看、修改和添加資料權(quán)限，所在部門的資料均可修改，所有部門資料均可查看，但無權(quán)限刪除其他部門上傳的資料以及年份久遠(yuǎn)、具有較高保密度的資料?；鶎訂T工提供基礎(chǔ)查看與個(gè)人信息修改權(quán)限，只允許修改和刪除自己上傳的資料，能夠查看自己所在部門的資料以及檔案庫內(nèi)的公開資料。

此外，平臺(tái)內(nèi)應(yīng)當(dāng)擁有與其他程序和平臺(tái)接駁的功能，能夠連接事業(yè)單位線上辦公系統(tǒng)以及上級(jí)單位檔案庫，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨單位協(xié)作能力，并允許公眾號(hào)、官方網(wǎng)站調(diào)用經(jīng)過管理員允許的檔案，提高信息化工作效率。

4.持續(xù)更新事業(yè)單位內(nèi)部信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

良好的信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是開展檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，由于事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)是持續(xù)性、漸進(jìn)性的，需要跟隨時(shí)代發(fā)展不斷迭代更新，因此，事業(yè)單位信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施也應(yīng)持續(xù)更新，以滿足檔案管理信息化建設(shè)需求。

第一，定期對單位的信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施展開評(píng)估，了解現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施的狀況和存在的問題，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，及時(shí)規(guī)劃和調(diào)整，確定下一階段的信息化建設(shè)目標(biāo)和計(jì)劃；第二，在單位的年度預(yù)算中，合理安排檔案管理信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，確保信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的更新和維護(hù)得到必要的資金支持，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行和功能的優(yōu)化；第三，保持關(guān)注信息技術(shù)領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和趨勢，定期開展技術(shù)跟蹤和研究，了解新興技術(shù)的應(yīng)用情況和效果，并考慮是否適合引入檔案管理信息化建設(shè)中，以不斷提升系統(tǒng)的功能和性能；第四，積極參與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定和行業(yè)交流活動(dòng)，與其他單位和相關(guān)機(jī)構(gòu)溝通和交流，了解行業(yè)最佳實(shí)踐和成功案例，借鑒其他單位的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化自身的信息化建設(shè)方案；第五，定期開展調(diào)研，了解市場的先進(jìn)技術(shù)和系統(tǒng)，評(píng)估其適用性和可行性，在確保技術(shù)兼容性和平臺(tái)穩(wěn)定的前提下，有選擇性地引進(jìn)新的技術(shù)和系統(tǒng)，以提高檔案管理信息化的水平和效能；第六，定期開展用戶需求調(diào)研，了解用戶對信息化建設(shè)的期望和反饋，建立定期的用戶滿意度調(diào)查和問題反饋機(jī)制，及時(shí)收集用戶的意見和建議，基于民眾的需求角度，有目的、有方向、有重點(diǎn)地開展信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的改進(jìn)和更新；第七，面對技術(shù)快速發(fā)展的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位需要保持靈活性，及時(shí)調(diào)整信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)方向，遵循技術(shù)發(fā)展的先進(jìn)性和穩(wěn)定性原則，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整建設(shè)計(jì)劃和技術(shù)方案。此外，建立信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的定期維護(hù)和升級(jí)機(jī)制，及時(shí)修復(fù)漏洞和故障，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和信息的安全性，并定期評(píng)估現(xiàn)有系統(tǒng)的性能和功能，根據(jù)需求調(diào)整系統(tǒng)配置升級(jí)。

5.從人員、硬件與軟件角度加強(qiáng)信息安全

信息安全不僅與人員操作有關(guān)，還與硬件設(shè)備設(shè)施的運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及軟件更新情況有關(guān)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏都有可能導(dǎo)致信息安全風(fēng)險(xiǎn)。由于事業(yè)單位部分檔案具有較高的保密度，對于信息安全的要求極高，勢必要從人員、硬件與軟件三大角度強(qiáng)化信息安全水平。

首先，在人員角度，事業(yè)單位需組織檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員對信息安全重要性和操作規(guī)范重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)檔案管理人員密碼管理、權(quán)限控制以及敏感數(shù)據(jù)保護(hù)的意識(shí)，并根據(jù)檔案管理人員的職責(zé)，分配不同層次和范圍的權(quán)限，對檔案管理人員實(shí)行差異化審計(jì)，限制和監(jiān)控非法操作、數(shù)據(jù)訪問和傳輸，確保檔案信息的安全。同時(shí)，建立內(nèi)部控制機(jī)制，規(guī)范檔案管理人員的行為，定期開展信息安全審計(jì)，檢查和發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和問題，并及時(shí)采取措施予以解決。

其次，在硬件角度，事業(yè)單位應(yīng)確保服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)備設(shè)施的物理安全，安裝防火墻、網(wǎng)絡(luò)入侵監(jiān)測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控等設(shè)備設(shè)施，并定期巡檢。建立定期的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方，考慮應(yīng)急情況，制定災(zāi)備方案，確保檔案信息的可用性和完整性。還應(yīng)定期維護(hù)和更新硬件設(shè)備設(shè)施，更新物理防火墻識(shí)別碼，應(yīng)用新型局域網(wǎng)硬件防火墻，更新機(jī)械硬盤，檢查Raid陣列壞點(diǎn)情況，及時(shí)修復(fù)硬件故障，確保設(shè)備設(shè)施的穩(wěn)定運(yùn)行和安全性。

最后，在軟件角度，事業(yè)單位需建立嚴(yán)格的身份認(rèn)證和訪問控制機(jī)制，采用密碼、令牌和生物識(shí)別等多層次的身份驗(yàn)證方式，確保只有授權(quán)人員才能訪問和管理檔案信息。還應(yīng)對檔案信息加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性，采用安全協(xié)議和加密算法，保護(hù)敏感信息不被非法獲取和篡改。同時(shí)，建立完善的安全審計(jì)和日志記錄機(jī)制，對用戶的操作和系統(tǒng)行為實(shí)施監(jiān)測和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對異常行為，便于事后的追溯和分析，并保持軟件系統(tǒng)的及時(shí)更新，及時(shí)應(yīng)用安全補(bǔ)丁，以修復(fù)已知的安全漏洞和問題，配合定期安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語

綜上所述，本論文旨在對事業(yè)單位檔案信息化管理展開深入分析和探討，探究信息技術(shù)在檔案管理中的作用和價(jià)值，并提出檔案信息化管理應(yīng)用路徑，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展提供有益的參考和指導(dǎo)，推動(dòng)檔案管理工作在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)更大的發(fā)展和進(jìn)步。同時(shí)，期待未來有更多的學(xué)者和實(shí)踐者能夠致力于該領(lǐng)域的研究和實(shí)踐，共同推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)程，為落實(shí)行政事業(yè)單位信息化改革做出更大的貢獻(xiàn)。

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（工作單位：鄄城縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位績效測評(píng)中心）

作者簡介：蘇曦（1989—），男，漢族，山東鄄城人，碩士研究生，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。