探討檔案管理信息化的安全與保密

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)不可或缺的一部分。檔案管理信息化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)等手段，對(duì)檔案信息展開采集、處理、存儲(chǔ)、檢索和傳播的一種管理模式。然而，在檔案管理信息化的過程中，安全和保密問題日益凸顯，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，對(duì)檔案管理信息化的安全與保密研究具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。基于此，文章在檔案管理信息化的安全與保密研究背景的基礎(chǔ)上，從多維度提出檔案管理信息化的安全與保密方案，以期促進(jìn)檔案管理信息化工作順利開展。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；安全與保密方案

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、檔案管理信息化的安全與保密研究背景

1.社會(huì)研究背景

首先，是檔案管理信息化的普及和發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用，越來越多的企事業(yè)單位、政府部門和社會(huì)組織開始采用信息化檔案管理系統(tǒng)，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。信息化檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理，方便用戶隨時(shí)隨地查詢和使用檔案信息。然而，隨著信息化檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，檔案安全與保密問題日益突出；其次，是信息安全威脅的增加。在信息化時(shí)代，信息安全威脅呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化和隱蔽性的特點(diǎn)。黑客攻擊、病毒傳播、惡意軟件以及數(shù)據(jù)泄露等信息安全事件層出不窮，給檔案管理信息化帶來了嚴(yán)重的安全隱患。特別是對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，一旦被泄露，將造成無法挽回的損失；最后，是法律法規(guī)要求。為保障國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的安全，各國政府都制定了一系列關(guān)于信息安全和保密的法律法規(guī)。例如，我國實(shí)施了《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規(guī)，對(duì)信息安全和保密工作提出了明確的要求。因此，檔案管理信息化必須嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全與保密。

2.問題研究背景

首先，系統(tǒng)安全問題。信息化檔案管理系統(tǒng)本身可能存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊和病毒感染。此外，系統(tǒng)管理員的技術(shù)水平和安全意識(shí)也直接影響到系統(tǒng)的安全性。因此，加強(qiáng)系統(tǒng)安全防護(hù)，增強(qiáng)系統(tǒng)管理員的安全意識(shí)和技術(shù)水平是確保檔案安全與保密的重要措施；其次，數(shù)據(jù)安全問題。數(shù)據(jù)是檔案管理信息化的核心資源，數(shù)據(jù)安全直接關(guān)系到檔案的安全與保密。數(shù)據(jù)安全問題主要包括數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)篡改和數(shù)據(jù)丟失等。為了確保數(shù)據(jù)安全，需要采取有效的數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)等技術(shù)手段，并加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的訪問控制和管理；最后，用戶安全問題。用戶是信息化檔案管理系統(tǒng)的主要使用者，用戶的安全意識(shí)和操作行為直接影響到檔案的安全與保密。因此，加強(qiáng)用戶安全教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)用戶的安全意識(shí)和操作技能是確保檔案管理信息化安全與保密的重要途徑。

二、檔案管理信息化的安全與保密方案

1.高效性方案

檔案管理信息化安全與保密的高效性方案為企業(yè)提供了一種全新的檔案管理方式，有助于提高企業(yè)的工作效率和管理水平，降低檔案管理成本，提升企業(yè)競爭力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理信息化將在企業(yè)管理中發(fā)揮越來越重要的作用。

（1）提高檔案信息的采集效率。檔案管理信息化通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集技術(shù)，如掃描、識(shí)別等，可以快速、準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，大幅提高了檔案信息的采集效率。同時(shí)，信息化檔案管理系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)多種數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換，方便企業(yè)開展數(shù)據(jù)的整合和共享。

（2）優(yōu)化檔案信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。信息化檔案管理系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)，有利于提高檔案信息的檢索速度和準(zhǔn)確性。此外，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)分類、歸檔和索引，方便用戶快速找到所需信息。

（3）提高檔案信息的檢索效率。信息化檔案管理系統(tǒng)采用全文檢索技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效檢索。用戶只需輸入關(guān)鍵詞，系統(tǒng)即可快速返回相關(guān)結(jié)果，大幅縮短了檢索時(shí)間。同時(shí)，系統(tǒng)還支持多條件組合檢索，滿足用戶多樣化的檢索需求。

（4）促進(jìn)檔案信息的共享與利用。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程訪問和共享，方便企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)作。此外，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的多層次、多角度展示，幫助用戶全面了解檔案信息的價(jià)值。

2.準(zhǔn)確性方案

（1）數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性。在檔案管理信息化中數(shù)據(jù)采集是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)采集是保證檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵。通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，如掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等，可以有效提高數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性。同時(shí)，通過對(duì)數(shù)據(jù)采集人員的培訓(xùn)和管理，確保數(shù)據(jù)采集過程中的操作規(guī)范和準(zhǔn)確性。

（2）數(shù)據(jù)整理的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)整理是檔案管理信息化的重要環(huán)節(jié)，包括對(duì)采集到的數(shù)據(jù)開展分類、編碼和歸檔等工作。在數(shù)據(jù)整理過程中，需要遵循一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案分類法》《檔案編碼規(guī)則》等，以確保數(shù)據(jù)整理的準(zhǔn)確性。此外，通過采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)整理軟件，如電子檔案管理系統(tǒng)，可以提高數(shù)據(jù)整理的效率和準(zhǔn)確性。

（3）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)是檔案管理信息化的核心環(huán)節(jié)，涉及數(shù)據(jù)的保存和備份。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程中，需要選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，如硬盤、光盤和云存儲(chǔ)等，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，需要定期檢查和維護(hù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。

（4）數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)檢索是信息化檔案管理的重要功能，涉及用戶對(duì)檔案信息的查詢和利用。在數(shù)據(jù)檢索過程中，需要建立完善的檢索系統(tǒng)和檢索策略，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索和全文檢索等，以提高數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和效率。此外，通過對(duì)檢索結(jié)果的分析和評(píng)價(jià)，可以不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)和檢索策略，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性。

3.安全性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企事業(yè)單位、政府部門和各類社會(huì)組織不可或缺的重要組成部分。檔案管理信息化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案信息開展采集、處理、存儲(chǔ)、檢索、利用和傳播的一種管理模式。在這種模式下，檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到了極大提高，同時(shí)，也帶來了一系列的安全性問題。檔案管理信息化的安全性主要表現(xiàn)在明確信息安全責(zé)任、運(yùn)用信息安全技術(shù)、培養(yǎng)信息安全意識(shí)和開展信息安全審計(jì)等方面。在檔案管理信息化工作中，各級(jí)檔案管理部門和檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)到信息安全的重要性，切實(shí)加強(qiáng)信息安全管理，確保檔案信息的安全。

（1）信息安全風(fēng)險(xiǎn)的分類。檔案管理信息化過程中，檔案信息的存儲(chǔ)、傳輸和處理都是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案信息面臨著來自網(wǎng)絡(luò)的各種安全威脅。例如，黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)崩潰等，都可能導(dǎo)致檔案信息的丟失、被篡改或者破壞，給檔案管理工作帶來嚴(yán)重的損失。因此，必須讓各級(jí)檔案管理部門和檔案管理人員充分了解具體的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案管理信息化的安全性與保密性。

（2）明確信息安全責(zé)任。在檔案管理信息化中，信息安全責(zé)任是非常明確的。各級(jí)檔案管理部門和管理人員都要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，切實(shí)履行好信息安全管理的職責(zé)。同時(shí)，檔案管理部門還要建立健全信息安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全工作的監(jiān)督和檢查，確保檔案信息的安全。

（3）運(yùn)用信息安全技術(shù)。為保障檔案管理信息化的安全性，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用是必不可少的。例如，通過加密技術(shù)對(duì)檔案信息加密存儲(chǔ)，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改；通過防火墻技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)展開防護(hù)，可以有效抵御外部網(wǎng)絡(luò)攻擊；通過備份技術(shù)對(duì)檔案信息定期備份，可以有效防止因系統(tǒng)故障等原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)丟失。

（4）培養(yǎng)信息安全意識(shí)。在檔案管理信息化中，檔案管理人員的信息安全意識(shí)是非常重要的。只有具備高度的信息安全意識(shí)，才能在日常工作中時(shí)刻保持警惕，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和防范各種信息安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息安全意識(shí)和技能水平。

4.便捷性方案

檔案管理信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)企業(yè)的各類檔案展開采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和保護(hù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、便捷和安全。

（1）提高檔案管理效率。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢，大幅提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要人工開展檔案的分類、編號(hào)和歸檔等工作，耗時(shí)耗力，且容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)完成這些工作，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間成本。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化共享，使得企業(yè)內(nèi)外部人員可以隨時(shí)隨地訪問和使用檔案資源，不僅可以提高工作效率，還可以避免因檔案資源的重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)損失。

（3）保障檔案信息安全。信息化檔案管理系統(tǒng)采用先進(jìn)的加密技術(shù)和安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害的影響，同時(shí)，也容易遭受人為破壞和盜竊。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以通過備份、恢復(fù)等功能，確保檔案信息的安全和完整。

（4）便于檔案的長期保存和利用。信息化檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長期保存和有效利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到褪色、破損和潮濕等因素的影響，導(dǎo)致檔案的保存期限有限。而信息化檔案管理系統(tǒng)可以數(shù)字化處理檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長期保存和無損利用。

5.可追溯性方案

在信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)中，可追溯性是其核心作用之一，它對(duì)于提高檔案管理效率、保障檔案信息安全以及維護(hù)企業(yè)利益具有重要意義。

（1）數(shù)據(jù)來源可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以記錄檔案信息的采集、整理、歸檔等全過程，確保檔案信息的來源可靠、準(zhǔn)確無誤。通過對(duì)檔案信息的全流程管理，可以追溯到檔案的原始狀態(tài)，為檔案的真實(shí)性和完整性提供有力保障。

（2）數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享，確保檔案信息在企業(yè)各部門之間的順暢流轉(zhuǎn)。同時(shí)，系統(tǒng)可以記錄檔案信息的流轉(zhuǎn)過程，包括流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)人員以及流轉(zhuǎn)目的等信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全程追溯。

（3）數(shù)據(jù)操作可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的操作權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能對(duì)檔案信息展開查看、修改和刪除等操作。系統(tǒng)會(huì)記錄操作人員的基本信息和操作行為，以便在出現(xiàn)問題時(shí)追溯和追責(zé)。

（4）數(shù)據(jù)安全可追溯。信息化檔案管理安全與保密系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員對(duì)檔案信息展開非法訪問、篡改和泄露等行為。系統(tǒng)會(huì)記錄安全事件的發(fā)生時(shí)間、發(fā)生地點(diǎn)和涉及人員等信息，以便安全事件的追溯和處理。

6.可持續(xù)性方案

檔案管理信息化是指通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的管理，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化順利開展，需要關(guān)注信息資源的可持續(xù)利用、信息技術(shù)創(chuàng)新的可持續(xù)推動(dòng)、信息安全的可持續(xù)保障、信息資源共享的可持續(xù)推進(jìn)和信息服務(wù)的可持續(xù)優(yōu)化等方面，不斷優(yōu)化和完善檔案管理工作。

（1）信息資源的可持續(xù)利用。信息化檔案管理安全與保密的核心是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而使得檔案信息能夠長期保存、易于檢索和共享。這種數(shù)字化的檔案信息資源具有很高的可持續(xù)利用價(jià)值，可以為企業(yè)提供持續(xù)的知識(shí)支持和決策依據(jù)。同時(shí)，數(shù)字化的檔案信息還可以通過網(wǎng)絡(luò)展開遠(yuǎn)程訪問，方便企業(yè)員工隨時(shí)隨地獲取所需信息，提高工作效率。

（2）信息技術(shù)創(chuàng)新的可持續(xù)推動(dòng)。信息化檔案安全與保密管理的發(fā)展離不開信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，新的技術(shù)手段和方法不斷涌現(xiàn)，為檔案管理信息化提供了更多的可能性。例如，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等新興技術(shù)的應(yīng)用，可以為檔案管理安全與保密工作帶來更高的效率和更好的服務(wù)質(zhì)量。因此，企業(yè)需要關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)引入新技術(shù)，以保持檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)創(chuàng)新。

（3）信息安全的可持續(xù)保障。信息安全與保密是檔案管理信息化的重要保障。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息安全問題日益突出，企業(yè)需要建立健全信息安全管理體系，確保檔案信息的安全，包括加強(qiáng)信息安全意識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)員工的信息安全防范意識(shí)；建立完善的信息安全制度，規(guī)范信息操作行為；采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，提高信息安全防護(hù)能力等。

三、結(jié)論

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)的重要特征。在各個(gè)領(lǐng)域，信息技術(shù)的應(yīng)用都取得了顯著的成果，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。然而，信息化的發(fā)展也帶來了一系列的問題，尤其是在檔案安全與保密管理方面。檔案是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人在工作、生產(chǎn)和生活中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表和圖像等資料的總稱。檔案安全與保密管理是保障國家安全、社會(huì)穩(wěn)定和公民權(quán)益的重要手段。因此，研究信息化檔案安全與保密管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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（作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校）

作者簡介：張楠（1989—）女，漢族，河南永城人，碩士研究生，講師，研究方向：檔案管理。