醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及檔案信息自動化管理對策探析

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，旨在有效管理醫(yī)療信息和推動醫(yī)院信息化發(fā)展。隨著醫(yī)療技術(shù)的進步和醫(yī)療服務(wù)水平的提高，醫(yī)院檔案管理面臨著日益嚴峻的挑戰(zhàn)。同時，信息技術(shù)的快速發(fā)展也為醫(yī)院檔案管理帶來了新的機遇。文章將探討醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及檔案信息自動化的有效管理對策，旨在為醫(yī)院檔案管理工作的改進和創(chuàng)新提供有益參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案信息自動化；管理對策；現(xiàn)代化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

醫(yī)院檔案作為重要的業(yè)務(wù)信息和歷史資料，對醫(yī)院的管理、服務(wù)和發(fā)展具有不可替代的作用。因此，本文旨在探討醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀問題及其檔案信息自動化管理對策，以提高醫(yī)療檔案管理水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支撐。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分，記錄了患者的信息、診療過程等關(guān)鍵數(shù)據(jù)。這些檔案承載著醫(yī)院提供的醫(yī)療服務(wù)的重要依據(jù)，是醫(yī)生診斷、治療及后續(xù)復(fù)診的基礎(chǔ)。它們記錄了患者的病史、診斷結(jié)果、醫(yī)囑和用藥建議等信息，起到了保障患者安全、協(xié)助醫(yī)療決策和促進醫(yī)療質(zhì)量提升的作用。

同時，檔案管理對于醫(yī)院的日常運營、醫(yī)療質(zhì)量控制、研究與教學都具有重要意義。醫(yī)院檔案能夠幫助醫(yī)院開展資源的科學配置，合理規(guī)劃醫(yī)療服務(wù)。對于醫(yī)療質(zhì)量控制來說，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，可以及時發(fā)現(xiàn)問題和風險，從而提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。此外，醫(yī)院檔案還是醫(yī)學研究和教學的重要基礎(chǔ)，為醫(yī)學科研和人才培養(yǎng)提供數(shù)據(jù)支持。

2.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

（1）檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平

醫(yī)院檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)水平上存在一些不足之處。一方面，一些檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能水平相對較低，缺乏系統(tǒng)的培訓和學習機會，導(dǎo)致其對檔案管理的理論和實踐知識了解不夠全面，在具體操作中可能存在一些錯誤或不規(guī)范的做法；另一方面，一些工作人員對檔案管理的重要性和價值意識還不夠強烈，缺乏積極主動的工作態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率受到一定程度的影響。

（2） 檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施投入不足

醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施的投入相對不足，限制了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。例如，部分醫(yī)院仍在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲方式，導(dǎo)致檔案信息的檢索和管理過程煩瑣、耗時，并且容易出現(xiàn)檔案遺失或損壞的情況。此外，檔案管理系統(tǒng)的更新和升級方面也存在投入不足的問題，導(dǎo)致一些醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)功能不夠完善，無法滿足醫(yī)院不斷增長的檔案管理需求，影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

（3）檔案現(xiàn)代化管理水平不高

部分醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平相對較低，缺乏科學、規(guī)范的管理模式和方法。首先，一些醫(yī)院的檔案管理機構(gòu)設(shè)置和人員編制問題尚未得到有效解決，導(dǎo)致檔案管理的職責和權(quán)限不明確，工作任務(wù)分配不合理，給檔案管理工作帶來了困難和阻礙。其次，一些醫(yī)院對檔案管理的管理機制和流程不夠重視，缺乏規(guī)范化的工作流程和標準操作規(guī)范，容易導(dǎo)致檔案管理過程中出現(xiàn)混亂和紕漏。最后，醫(yī)院檔案管理的信息化程度也相對較低，缺乏高效的信息共享和交流機制，無法充分利用信息技術(shù)手段提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

二、檔案信息自動化管理的優(yōu)勢

1.提高醫(yī)院的工作效率和管理水平

自動化檔案管理系統(tǒng)通過將檔案信息數(shù)字化并錄入系統(tǒng)，大大減少了人工檢索和查詢的時間。工作人員只需在系統(tǒng)中輸入相關(guān)關(guān)鍵詞便可快速找到所需的檔案信息，不僅節(jié)省了人力資源，還提高了工作效率，使醫(yī)務(wù)人員能夠更加專注于醫(yī)療工作，提供更精準和高效的醫(yī)療服務(wù)。另外，傳統(tǒng)的手動檔案管理方式需要耗費大量的時間和物力，容易導(dǎo)致檔案遺失和錯誤。而自動化檔案管理系統(tǒng)能夠提供便捷的操作界面和功能模塊，使醫(yī)務(wù)人員能夠快速創(chuàng)建、編輯和存儲檔案信息，有助于減少人為的錯誤，提高醫(yī)務(wù)人員的工作效率和管理水平。

2.促進醫(yī)院信息共享與協(xié)同工作

在醫(yī)院中，各個部門之間需要頻繁共享檔案信息，協(xié)同工作。傳統(tǒng)的檔案管理方式往往需要傳遞紙質(zhì)檔案或手動整理多個部門的信息，效率較低且容易出現(xiàn)錯誤。然而，自動化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無縫的信息共享，不同部門之間通過系統(tǒng)即可獲取所需的檔案信息，提高了工作效率和準確性。此外，醫(yī)院涉及患者的各個環(huán)節(jié)，包括診斷、治療、護理等都需要及時獲取患者的檔案信息。自動化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⒒颊叩臋n案信息與不同崗位的工作人員實行關(guān)聯(lián)，使其能夠在需要時方便地查看和更新患者檔案信息，不僅提高了工作效率，還能減少信息傳遞過程中的錯誤和遺漏，提高了工作的準確性。

3.為醫(yī)院的整體規(guī)劃及建設(shè)提供指導(dǎo)

在數(shù)據(jù)驅(qū)動的時代，醫(yī)院的整體規(guī)劃和建設(shè)必然離不開有效、準確、高效的信息管理。檔案信息自動化管理能為醫(yī)院決策層提供精準、直觀的數(shù)據(jù)支持。通過大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術(shù)的應(yīng)用，使得醫(yī)院的檔案信息管理從過去的人工、紙質(zhì)化形式變?yōu)楝F(xiàn)在的電子、數(shù)字化方式。醫(yī)院的整體規(guī)劃和建設(shè)涉及諸多方面，如設(shè)備采購、人員配置、科室設(shè)置、業(yè)務(wù)發(fā)展等，這些都需要基于大量的數(shù)據(jù)分析和決策。而檔案信息自動化管理就能將這些數(shù)據(jù)系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的處理生成可視化的報表，幫助決策層全面、科學的決策。

三、采用檔案信息自動化管理提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的對策

1.檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

為了提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，可以采用檔案信息自動化管理為醫(yī)院的規(guī)范化管理和優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)提供支持和保障。檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院可以引入專業(yè)的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案電子化管理。通過電子化管理，可以將大量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，可以提高檔案檢索和利用效率，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易丟失、受損等問題。醫(yī)院工作人員可以通過系統(tǒng)快速地查找患者的病歷資料，提高醫(yī)療決策的準確性和效率；其次，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)還可以實現(xiàn)檔案信息的共享和交流。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不同科室之間可以共享病歷資料和醫(yī)療信息，避免了信息孤島和重復(fù)錄入的問題。醫(yī)生可以及時獲取患者的完整病歷信息，展開全面的診療，提高醫(yī)療質(zhì)量和安全性。同時，醫(yī)院還可以與其他醫(yī)療機構(gòu)或衛(wèi)生部門建立數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)跨機構(gòu)、跨區(qū)域的信息共享，為患者提供連續(xù)、有效的醫(yī)療服務(wù)。檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用是提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，醫(yī)院需要建立相應(yīng)的規(guī)章制度和操作流程，明確各崗位人員的責任和權(quán)限。醫(yī)院工作人員要按照規(guī)定的操作流程展開檔案管理工作，包括病歷的錄入、審核、存儲和銷毀等環(huán)節(jié)。同時，醫(yī)院還要定期培訓，增強工作人員的操作技能和意識，確保系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)的準確性。此外，檔案信息系統(tǒng)還可以與其他管理系統(tǒng)集成，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部各項業(yè)務(wù)的全面管理。比如，可以與醫(yī)院的門診系統(tǒng)、住院系統(tǒng)、藥房系統(tǒng)等集成，實現(xiàn)患者信息的一體化管理，避免了信息冗余和重復(fù)操作。還可以與醫(yī)保系統(tǒng)、衛(wèi)生健康部門的監(jiān)管系統(tǒng)連接，方便統(tǒng)計分析和政府監(jiān)管。

2.制定檔案信息自動化管理方案

首先，在制定檔案信息自動化管理方案時，需要對醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理需求和問題展開分析，包括對檔案的數(shù)量、種類、存儲方式和檢索需求等方面展開全面調(diào)查和評估。同時，還要了解醫(yī)院已有的信息系統(tǒng)架構(gòu)，以確保自動化檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)相互兼容。在選擇合適的自動化檔案管理系統(tǒng)時，需要考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性等方面。系統(tǒng)必須能夠滿足醫(yī)院的檔案管理需求，包括高效的檔案錄入、整理、存儲和檢索功能；其次，系統(tǒng)還要能夠保證檔案信息的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。在選擇系統(tǒng)供應(yīng)商的過程中，需要充分比較和評估，選擇那些具有良好信譽、經(jīng)驗豐富且能夠提供及時技術(shù)支持的公司。一旦選擇了合適的自動化檔案管理系統(tǒng)，就需要系統(tǒng)定制和集成。定制是指根據(jù)醫(yī)院的實際需求，對系統(tǒng)個性化設(shè)置和功能調(diào)整，可以使系統(tǒng)更好地適應(yīng)醫(yī)院的工作流程和管理要求。集成則是將自動化檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)實行無縫連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。通過集成，不僅可以減少人工介入和數(shù)據(jù)冗余，還可以提高工作效率和信息的準確性。

3.優(yōu)化檔案信息采集和錄入流程

為了提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息自動化管理，可以通過優(yōu)化檔案信息采集和錄入流程來達到預(yù)期目標。針對檔案信息的采集和錄入流程，可以采取以下對策優(yōu)化。首先，確定統(tǒng)一的檔案信息采集標準，以確保不同環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錄入和整理符合一致的要求，包括規(guī)定檔案信息的格式、內(nèi)容和標簽等，使醫(yī)務(wù)人員在錄入檔案信息時能夠按照標準操作，減少錄入錯誤和信息不完整的情況。另外，還應(yīng)規(guī)范各環(huán)節(jié)對檔案信息的審核和校對工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性；其次，引入智能化技術(shù)，如自動化識別和分類，以提高數(shù)據(jù)錄入的準確性和效率。通過利用先進的圖像識別和語義分析技術(shù)，可以實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的自動化數(shù)字化處理。醫(yī)院可以投入相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施和軟件，將紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，減少傳統(tǒng)人工錄入的時間和錯誤率。同時，智能化技術(shù)還可以實現(xiàn)對檔案信息的分類和索引，方便醫(yī)務(wù)人員快速檢索和查詢，將大幅提高工作效率，減少人為的誤操作和信息遺漏。

4.加強系統(tǒng)培訓和監(jiān)督管理

為了提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)該重視醫(yī)務(wù)人員的培訓，使他們能夠熟練掌握自動化檔案管理系統(tǒng)，并掌握相關(guān)的技能和操作規(guī)范。通過系統(tǒng)培訓，醫(yī)務(wù)人員將能夠了解自動化檔案管理系統(tǒng)的功能和特點，學會如何利用系統(tǒng)檔案管理、查詢和維護等操作。同時，可以針對各個崗位的需求，提供差異化的培訓方案，確保醫(yī)務(wù)人員能夠靈活應(yīng)用自動化檔案管理系統(tǒng)。為了確保醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，應(yīng)該設(shè)立專門的機構(gòu)或崗位，負責系統(tǒng)的日常維護和監(jiān)督。該機構(gòu)或崗位應(yīng)有專業(yè)的技術(shù)人員，具備相關(guān)的技術(shù)知識和經(jīng)驗，定期對系統(tǒng)展開檢查、維護和升級，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。此外，還應(yīng)監(jiān)督醫(yī)務(wù)人員的操作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正操作不規(guī)范的行為。該機構(gòu)或崗位還可以負責對檔案管理系統(tǒng)的性能展開評估和優(yōu)化，提出改進方案來滿足不斷變化的檔案管理需求。同時，應(yīng)制定相關(guān)的制度和流程，指導(dǎo)醫(yī)務(wù)人員如何正確使用系統(tǒng)，遵守操作規(guī)范和信息安全要求。通過加強系統(tǒng)培訓和監(jiān)督管理，可以提高醫(yī)務(wù)人員使用自動化檔案管理系統(tǒng)的能力和水平，從而提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。

5.加大檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施的投入力度

為了加強對醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施的投入力度，醫(yī)院需要投資和更新現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，以適應(yīng)醫(yī)院日益增長的檔案數(shù)量和多樣化的檔案類型。更新的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備先進的信息技術(shù)能力，包括文檔掃描、分類、檢索和存儲等功能，能夠提高檔案管理的效率和準確性。同時，購買高質(zhì)量的檔案存儲設(shè)備，如大容量的硬盤陣列、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備和備份系統(tǒng)等。這些設(shè)備設(shè)施能夠提供可靠、安全和高效的檔案存儲環(huán)境，保護醫(yī)院檔案免受損壞、丟失或未經(jīng)授權(quán)訪問的風險。此外，為了快速完成檔案數(shù)字化，醫(yī)院可以投資購買高速、高精度的檔案掃描設(shè)備，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔，并保持原始檔案的質(zhì)量和完整性。數(shù)字化的檔案不僅方便了存儲和檢索，還能夠減少紙質(zhì)檔案的占用空間，降低檔案管理的成本。同時，在醫(yī)院各相關(guān)科室設(shè)置檔案檢索終端設(shè)備，為醫(yī)務(wù)人員提供方便、快捷的檔案檢索服務(wù)。這些終端設(shè)備可以連接到檔案管理系統(tǒng)，并提供多種搜索和檢索功能，使醫(yī)務(wù)人員能夠在短時間內(nèi)找到所需的檔案信息，提高工作效率和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。另外，醫(yī)院需要購買安全防護設(shè)備設(shè)施，以保護醫(yī)院檔案信息的安全，包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、訪問控制系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份設(shè)備等。通過建立完善的安全防護系統(tǒng)，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、惡意軟件攻擊和硬件損壞等安全風險。

四、結(jié)束語

在醫(yī)院檔案管理中通過引入自動化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高工作效率、促進信息共享和協(xié)同工作，加強隱私保護和信息安全。同時，醫(yī)院應(yīng)制定詳細的對策，包括檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用、制定管理方案、優(yōu)化數(shù)據(jù)采集流程以及加強系統(tǒng)培訓和監(jiān)督管理等措施。這樣的管理對策，既符合現(xiàn)代化醫(yī)院信息化建設(shè)的需求，又能保障醫(yī)院的日常運營和患者信息的安全?？傊?，醫(yī)院檔案信息自動化的管理需要不斷地探索和實踐，以提高醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平和服務(wù)質(zhì)量，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：菏澤市立醫(yī)院）

作者簡介：李靜（1978—），女，漢族，山東高密人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。