基于6S管理的實(shí)物檔案管理與利用研究

摘 要：以6S管理為基礎(chǔ)的實(shí)物檔案管理與利用，是將6S管理內(nèi)容作為實(shí)物檔案管理與利用的基本內(nèi)容，令人類(lèi)在實(shí)踐活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的物質(zhì)實(shí)體得以長(zhǎng)久保存，使其在不同時(shí)間都能充分反映當(dāng)時(shí)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)和社會(huì)發(fā)展歷史。而在醫(yī)院實(shí)物檔案管理與利用過(guò)程中，將6S管理作為基礎(chǔ)，可以有效提高醫(yī)院各類(lèi)實(shí)物檔案的管理水平與利用效率，進(jìn)一步提升醫(yī)療質(zhì)量，樹(shù)立高質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)社會(huì)形象。本次研究主要分為理論研究和實(shí)踐研究?jī)蓚€(gè)部分：一是通過(guò)闡述6S管理內(nèi)容，為本次研究提供理論支持；二是以醫(yī)院病理檔案管理與利用為例，分析基于6S管理的醫(yī)院病理實(shí)物檔案管理的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：6S管理；實(shí)物檔案管理；整理和利用；醫(yī)院病理檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)及領(lǐng)域?qū)τ谛屎唾|(zhì)量的要求越來(lái)越高，在考慮實(shí)際投入成本的基礎(chǔ)上，不斷縮短各種管理活動(dòng)的時(shí)間，并充分利用管理活動(dòng)的內(nèi)容，使其管理行為能夠?yàn)樾袠I(yè)及領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益以及形成推動(dòng)效果。而實(shí)物檔案管理與利用在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)當(dāng)中，體現(xiàn)出非常重要的地位與價(jià)值。由于醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)所提供的服務(wù)等醫(yī)療活動(dòng)必須留存相關(guān)檔案，加上通過(guò)利用實(shí)物檔案的方式，確保醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)能夠跟蹤患者實(shí)際治療情況，達(dá)到調(diào)整治療方案，總結(jié)治療活動(dòng)的目的。因此，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)以6S管理為基礎(chǔ)，開(kāi)展實(shí)物檔案管理與利用，不但存在較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)研究?jī)r(jià)值，還體現(xiàn)出較高的理論研究意義，能夠有效推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的發(fā)展與建設(shè)。

二、基本理論

1.6S管理

6S管理作為一種能夠?qū)ιa(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)各生產(chǎn)要素狀態(tài)展開(kāi)可持續(xù)性整理、整頓、清掃、安全、清潔以及提高人的素養(yǎng)的管理活動(dòng)。6S管理最早出現(xiàn)是在20世紀(jì)50年代的日本，最初被稱(chēng)之為5S，表示整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)。中國(guó)企業(yè)在5S的基礎(chǔ)上，增加了“安全”，使其成為6S。6S管理是當(dāng)前我國(guó)企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)管理的基礎(chǔ)管理方式和方法，能夠有效消除企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中可能出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，并將提升員工職業(yè)素養(yǎng)設(shè)為最終目標(biāo)。6S管理具體內(nèi)容如表1和圖1所示。

2.實(shí)物檔案管理與利用

首先，要掌握實(shí)物檔案的收集范圍。其中包含檔案對(duì)應(yīng)社會(huì)活動(dòng)所涉及的所有內(nèi)容，尤其是不同單位、不同時(shí)間以及人員和相關(guān)活動(dòng)操作等基本信息，必須保證清楚準(zhǔn)確，才能根據(jù)檔案管理的種類(lèi)劃分；其次，在整理過(guò)程中，需要整理所有可證明該社會(huì)活動(dòng)存在的物品，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、書(shū)面證明、手寫(xiě)資料、圖片以及視頻等等，按照實(shí)物檔案管理的規(guī)定，按照實(shí)物的整理保存方式，并整理與保存；再次利用實(shí)物檔案，在多數(shù)情況下必須有準(zhǔn)確的利用制度，其中取出與歸還、檢查與利用形式等，必須做到責(zé)任落實(shí)，最大限度地保證實(shí)物檔案不會(huì)出現(xiàn)破碎、遺失等意外情況。最后，在實(shí)物檔案管理過(guò)程中檔案?jìng)浞萃瑯邮侵匾獌?nèi)容之一，是預(yù)防實(shí)物檔案在出現(xiàn)意外情況后，還能保證實(shí)物檔案管理與利用價(jià)值的重要手段。

三、案例分析，以醫(yī)院病理檔案管理為例

1.醫(yī)院病理檔案管理的內(nèi)容及重要性

病理檔案包含了患者從病理檢查申請(qǐng)單的開(kāi)具到病理報(bào)告單的發(fā)出，全流程的所有資料，如文字方面的登記本、質(zhì)量控制記錄，實(shí)物方面的標(biāo)本、切片等。病理檔案是病理醫(yī)師對(duì)患者做出病理診斷的重要基礎(chǔ)性材料，也是臨床治療或手術(shù)開(kāi)展的客觀依據(jù)。因此，病理檔案的管理是醫(yī)院開(kāi)展一系列醫(yī)療活動(dòng)的重要基礎(chǔ)工作，有效管理與利用好病理檔案，能夠促使醫(yī)院病理診斷水平不斷提高。

2.醫(yī)院病理檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院病理檔案由于種類(lèi)較多、存放范圍較廣，加上需要當(dāng)天對(duì)其登記和整理，醫(yī)院病理檔案一直都是的醫(yī)院較為“頭疼”的問(wèn)題，也是非常容易出現(xiàn)問(wèn)題的板塊。通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前醫(yī)院病理檔案管理的存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

（1）管理制度不完善

部分醫(yī)院為了提高經(jīng)濟(jì)效益，降低了病理檔案管理的投入，致使醫(yī)院的病理檔案管理制度不夠完善，無(wú)法落實(shí)到實(shí)際管理工作當(dāng)中，如病理檔案保管不及時(shí)，標(biāo)識(shí)錯(cuò)亂，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)事等。

（2）管理方式落后

由于部分科室人采取粗放式的管理方式，致使病理檔案存在遺失、不全的問(wèn)題，如紙質(zhì)資料沒(méi)有采取標(biāo)準(zhǔn)化保存方式，時(shí)間長(zhǎng)了，導(dǎo)致紙質(zhì)資料檔案的字跡模糊，實(shí)物切片易褪色、破損等。

（3）管理水平較低

多數(shù)醫(yī)院的病理檔案管理工作由于得不到院方重視，導(dǎo)致該板塊的專(zhuān)職工作人員數(shù)量相對(duì)較少。并且在多數(shù)情況下，都是由各個(gè)科室人員對(duì)本科室的病理檔案管理，容易出現(xiàn)人員不足導(dǎo)致遺忘病理檔案管理。

（4）專(zhuān)業(yè)人才不足

因?yàn)閱?wèn)題4是在問(wèn)題3的基礎(chǔ)上衍生出來(lái)的，所以，多數(shù)醫(yī)院基本沒(méi)有專(zhuān)業(yè)性的病理檔案管理人才。管理病理檔案的人員均未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，是缺乏采用科學(xué)管理方式和方法的行政類(lèi)技術(shù)人才代管。

由此可見(jiàn)，上述列舉的醫(yī)院病理檔案管理問(wèn)題，不僅具有代表性，還存在普遍性。因而將6S管理方法作為基礎(chǔ)，將其落實(shí)到醫(yī)院病理檔案管理全過(guò)程當(dāng)中，可以保證醫(yī)院病理檔案管理、整理及利用，具備標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及高效化的特點(diǎn)，從而達(dá)到提高管理人員工作積極性、水平、效率等目標(biāo)，最終為優(yōu)化醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.基于6S管理的醫(yī)院病理檔案管理的應(yīng)用

（1）物品的準(zhǔn)確分類(lèi)——整理

醫(yī)院病理檔案管理不管是紙質(zhì)資料還是實(shí)物，雖然都是病理檔案的重要組成，但是，兩種類(lèi)型的病理檔案在管理過(guò)程中，存在一定的差異性，所以，需要對(duì)不同類(lèi)型病理檔案物品采取針對(duì)性管理。為了提高病理檔案管理便捷性，有效增加管理空間的利用價(jià)值，需要確定不同病理種類(lèi)檔案的保存時(shí)間，并在此基礎(chǔ)上對(duì)管理空間合理利用。例如，對(duì)于實(shí)物標(biāo)本來(lái)說(shuō)，保持的箱體應(yīng)當(dāng)采取每?jī)芍苎h(huán)一次，同時(shí)，對(duì)于保存時(shí)間超過(guò)10年以上的實(shí)物標(biāo)本，申請(qǐng)專(zhuān)門(mén)保存的存儲(chǔ)柜；對(duì)于保存年限≤1年的實(shí)物標(biāo)本，應(yīng)當(dāng)在1年后統(tǒng)一銷(xiāo)毀，如TCT薄片；對(duì)于保存時(shí)間超過(guò)10年或15年以上的實(shí)物標(biāo)本，在銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)當(dāng)先對(duì)其病理檔案資料的完整性展開(kāi)全面檢查，上報(bào)到醫(yī)務(wù)處，得到批準(zhǔn)后才能銷(xiāo)毀。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，先認(rèn)真檢查銷(xiāo)毀的數(shù)量、種類(lèi)，保證銷(xiāo)毀的完整性、有效性，預(yù)防錯(cuò)銷(xiāo)毀、漏銷(xiāo)毀情況的發(fā)生。此外，醫(yī)院病理檔案管理的整理需要在一個(gè)周期內(nèi)循環(huán)完成，并在日常工作當(dāng)中做好收集整理和標(biāo)記等工作，為之后的利用提供便利條件與基礎(chǔ)。

（2）落實(shí)“四定、三易”原則——整頓

由于醫(yī)院病理檔案存在動(dòng)態(tài)性、更新性以及日增加的特點(diǎn)，所以，需要通過(guò)落實(shí)“四定”原則，使其工作的效率得到提高，具備方式為：首先，對(duì)于標(biāo)本實(shí)物檔案，保存的箱體在使用前需要對(duì)其實(shí)行標(biāo)序，按照需要將其放置在冰箱的固定位置，同時(shí)，登記好存放的日期、位置序號(hào)等，兩周冷藏后實(shí)行冷凍保存；其次，是對(duì)于蠟塊或切片實(shí)物檔案來(lái)說(shuō)，對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)必須體現(xiàn)在表面，采用統(tǒng)一樣式的編碼標(biāo)識(shí)，歸檔順序?yàn)榉诸?lèi)、排序、校對(duì)、裝柜、轉(zhuǎn)移以及標(biāo)注；最后，對(duì)文字類(lèi)紙質(zhì)版病理檔案來(lái)說(shuō)，歸檔的順序?yàn)榉诸?lèi)、排序、標(biāo)注、裝訂、貼簽以及歸檔，同時(shí)，為了提高其管理的效率，可采用固定裝袋方式，對(duì)不同類(lèi)別的紙質(zhì)類(lèi)病理實(shí)行分類(lèi)保存，如100張/袋，150張/袋，將歸檔的資料裝訂成冊(cè)后，貼上說(shuō)明封面，根據(jù)需要保存的時(shí)間和種類(lèi)，放置在固定位置。此外，“三易”原則主要體現(xiàn)在利用過(guò)程中，所有類(lèi)型的病理檔案在利用時(shí)，需處于容易看見(jiàn)的空間，并處于易拿取和易歸還的狀態(tài)下。

（3）保持科室環(huán)境整潔衛(wèi)生——清掃

由于醫(yī)院病理檔案管理室作為醫(yī)院檔案管理的主要場(chǎng)所，不僅體現(xiàn)出獨(dú)立的工作性質(zhì)，還體現(xiàn)出特殊的重要性。因此，針對(duì)醫(yī)院病理檔案管理室來(lái)說(shuō)，是最好也是最應(yīng)當(dāng)落實(shí)6S管理方法中清掃內(nèi)容的場(chǎng)所。

首先，病理檔案管理室的環(huán)境干凈和整潔形成一種日常工作的習(xí)慣，使其能夠長(zhǎng)期保持下去；其次，干凈整潔的環(huán)境可帶動(dòng)工作人員的工作積極性，使得工作人員能夠通過(guò)自己的勞動(dòng)達(dá)到這一目標(biāo)；最后，在完成每日工作后，要求工作人員按制度或順序，輪流對(duì)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境清掃，重點(diǎn)包括常用的工作場(chǎng)所，如桌面、地面等，而對(duì)于設(shè)備來(lái)說(shuō)，需按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其展開(kāi)周期性的維護(hù)與保養(yǎng)，使病理檔案管理室能夠長(zhǎng)期保持在無(wú)灰塵、無(wú)雜物堆積的狀態(tài)。

（4）清潔制度與成果的構(gòu)建維持——清潔

除了硬件優(yōu)化與調(diào)整整體布局外，嚴(yán)格的清潔制度也是醫(yī)院病理檔案管理中不可缺少的組成部分。唯有嚴(yán)格遵守清潔制度，才能有效保證病理檔案管理工作的效率與質(zhì)量。病理檔案管理室的清潔制度制定完成后，需將其形成常態(tài)化機(jī)制，并定期檢查制度的執(zhí)行情況，確保醫(yī)院病理檔案管理室能夠維持清潔的狀態(tài)以及在明確三項(xiàng)6S管理項(xiàng)目的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化病理檔案管理室的建設(shè)。

（5）規(guī)范習(xí)慣與管理水平養(yǎng)成提高——素養(yǎng)

6S管理方式當(dāng)中的素養(yǎng)，主要針對(duì)人，進(jìn)而在醫(yī)院病理檔案管理過(guò)程中，需要對(duì)相關(guān)的管理人員開(kāi)展全面的實(shí)物檔案管理、整理及利用的教育培訓(xùn)。通過(guò)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式，有效提高工作人員的實(shí)物檔案管理能力；通過(guò)制定相關(guān)管理制度的方式，嚴(yán)格落實(shí)和執(zhí)行管理工作，并使其成為一種常態(tài)化、規(guī)范化的工作方式；通過(guò)強(qiáng)化病理檔案實(shí)物管理責(zé)任體系的方式，細(xì)分不同實(shí)物檔案管理人員的工作職責(zé)及內(nèi)容，確保病理實(shí)物檔案管理的工作開(kāi)展。具備有效性的同時(shí)，呈現(xiàn)高效化的發(fā)展趨勢(shì)，達(dá)到提高管理質(zhì)量的目的。在實(shí)際過(guò)程中，醫(yī)院病理檔案管理需對(duì)不同種類(lèi)的檔案實(shí)行分類(lèi)保存與管理，為實(shí)物檔案的利用內(nèi)容提供基礎(chǔ)，同時(shí)，通過(guò)創(chuàng)設(shè)整潔舒適的工作環(huán)境，為營(yíng)造良好工作意識(shí)及團(tuán)隊(duì)協(xié)作提供保障。

（6）安全管理的強(qiáng)化與保障——安全

因?yàn)獒t(yī)院病理檔案室當(dāng)中實(shí)物與紙質(zhì)資料不僅記錄患者的基本信息，同時(shí)，還記錄了患者的私密信息，所以，醫(yī)院病理檔案管理的安全性必須予以重視。

首先，醫(yī)院病理檔案管理的安全主要分為信息和環(huán)境兩種，其中，環(huán)境方面的安全管理，體現(xiàn)出其基礎(chǔ)性，進(jìn)而需要通過(guò)完善科室安全管理制度的方式，令科室人員的安全意識(shí)有所提高，例如，檔案室的禁止事項(xiàng)必須作為重點(diǎn)檢查與審核的內(nèi)容，尤其是像溫度、濕度、防塵等，有可能危害到實(shí)物和紙質(zhì)檔案保存的因素，必須做好相應(yīng)的管理登記。

其次，對(duì)于設(shè)備方面，設(shè)備的安全性檢查，應(yīng)當(dāng)作為病理檔案管理室日常工作內(nèi)容，尤其是對(duì)于設(shè)備各項(xiàng)參數(shù)的設(shè)定與檢查，必須得做到單日登記，包括消防設(shè)備也必須嚴(yán)格按照檢修與維護(hù)的計(jì)劃，及時(shí)聯(lián)系轄區(qū)內(nèi)的消防人員，對(duì)其統(tǒng)一檢測(cè)。另外，是不同種類(lèi)的實(shí)物檔案管理與整理，在未利用前，必須嚴(yán)格遵守相應(yīng)的管理和整理標(biāo)準(zhǔn)，在確保實(shí)物檔案安全的同時(shí)，保證病理檔案室不會(huì)出現(xiàn)化學(xué)藥品被泄漏和擴(kuò)散的意外事故。

最后，電子檔案的安全。因?yàn)楫?dāng)前信息化技術(shù)的融入，在醫(yī)院病理檔案管理中的紙質(zhì)類(lèi)檔案管理效率與水平得到極大程度的提高，所以電子檔案的安全需做到加強(qiáng)計(jì)算機(jī)安全管理、不擅自拆裝計(jì)算機(jī)、不擅自安裝與卸載軟件，對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的安全保護(hù)軟件，必須保證其為正版和適應(yīng)系統(tǒng)運(yùn)行，而對(duì)于實(shí)物檔案的安全，唯有在落實(shí)前五項(xiàng)6S管理方法的基礎(chǔ)上，才能保證實(shí)物檔案管理、整理及利用的安全。

四、結(jié)論

綜上所述，基于6S管理的實(shí)物檔案管理與利用研究，結(jié)果表明，醫(yī)院作為基礎(chǔ)社會(huì)性活動(dòng)，將6S管理作為基礎(chǔ)，開(kāi)展醫(yī)院病理實(shí)物檔案管理與利用，能夠有效提高醫(yī)院病理檔案管理的發(fā)展與建設(shè)。當(dāng)然，想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，充分發(fā)揮醫(yī)院病理實(shí)物檔案管理與利用的價(jià)值，前提條件必須是做好檔案管理工作、構(gòu)建高效的檔案管理模式、利用規(guī)章與制度保障管理工作、提高工作人員的積極性、維持環(huán)境的整潔程度。

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作者單位：?？谑腥嗣襻t(yī)院

（中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬海口醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：韓姍珊（1991—），女，漢族，海南文昌人，本科，中級(jí)，檔案管理方向。