推進新時代公立醫(yī)院檔案管理工作的思考

摘 要：我國經濟的快速發(fā)展促進了公共事業(yè)的全面推進，作為公共事業(yè)的重要組成部分，公立醫(yī)院肩負著保障廣大人民衛(wèi)生健康的重任。檔案是歷史資料和信息的重要載體，檔案管理在各項公共事業(yè)管理體系中占據著重要的地位，并發(fā)揮了重要作用。公立醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展和經營具有特殊的意義和作用，更是社會信息資源的重要組成。由于公立醫(yī)院體制的原因，導致醫(yī)院在檔案管理工作中還延續(xù)著傳統(tǒng)的管理理念和管理方式，無法滿足新時代的要求，阻礙了醫(yī)院醫(yī)療和服務水平的持續(xù)提高。因此，公立醫(yī)院管理者要從檔案管理工作的重要意義為出發(fā)點，通過分析檔案管理工作的特點，為公立醫(yī)院檔案管理制定科學、完善的管理制度，加大人力、物力的投入，加強專業(yè)管理團隊人才培養(yǎng)等，進一步提升檔案管理工作的質量，為全方位推進公立醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展打下堅實基礎。

關鍵詞：新時代；公立醫(yī)院；檔案管理；工作思考

中途分類號：G271；R197.323 文獻標識碼：A

公立醫(yī)院屬于我國事業(yè)編制，接受當?shù)卣I導，是社會公共事業(yè)的重要組成。我國社會主義市場經濟的快速發(fā)展，在促進社會繁榮的同時，也加劇了市場競爭。公立醫(yī)院不可避免地受到市場經濟的影響，如何滿足廣大人民日益增加的醫(yī)療服務需求，在市場競爭中不斷發(fā)展壯大自身，成為公立醫(yī)院亟須解決的問題。做好新時代公立醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理面臨的新問題。準確把握新時代公立醫(yī)院發(fā)展的特點，加強醫(yī)院檔案管理，是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的根本任務。

一、公立醫(yī)院檔案管理工作的特點、重要作用及意義

1.醫(yī)院檔案概述

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在基礎建設、設備設施采購、醫(yī)療活動、人事變動和教研科學研究等過程中產生的以文字資料、圖片和影像等不同形式為載體的歷史記錄。其不僅是醫(yī)院發(fā)展過程保存下來的珍貴歷史資料，還是我國檔案發(fā)展史中不可或缺的重要組成部分。

2.醫(yī)院檔案的特點

醫(yī)院檔案是國家檔案中的重要組成部分，由于行業(yè)特性，其有著獨有的特點。醫(yī)院檔案內容極為豐富，具有廣泛性，包括了醫(yī)院對廣大患者的治療檔案、對住院患者護理檔案、醫(yī)療科研教學檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院黨員干部檔案以及婦幼保健檔案等諸多內容。首先，醫(yī)院檔案種類齊全，無論是業(yè)務檔案、文書檔案還是醫(yī)療檔案、個人檔案等不同類型的檔案都可以在醫(yī)院檔案中看到。其次，醫(yī)院檔案具有真實性。醫(yī)院檔案是對所有醫(yī)院醫(yī)療活動、科學研究和基礎建設等歷史內容的真實記錄，對醫(yī)院未來的發(fā)展和規(guī)劃有著重要的借鑒作用。

3.醫(yī)院檔案的重要作用和意義

醫(yī)院檔案是對醫(yī)院長期發(fā)展、建設過程的真實記錄，是公立醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是公立醫(yī)院各項醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的基礎。進入新時代，隨著我國醫(yī)改事業(yè)的不斷深入，公立醫(yī)院檔案數(shù)量和種類大幅增加，并服務于醫(yī)院工作的方方面面。其不僅為廣大患者提供準確的病歷數(shù)據，在出現(xiàn)醫(yī)患矛盾或醫(yī)療糾紛中提供重要證據的同時，也在醫(yī)院發(fā)展和規(guī)劃中為公立醫(yī)院管理者提供了翔實的資料，為醫(yī)院領導科學、準確合理規(guī)劃提供依據。除此之外，醫(yī)院檔案中保存的歷史醫(yī)療科研檔案，更是為醫(yī)院在科研方向的發(fā)展與進步提供了最基礎、最真實的一手資料?？偠灾?，醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院各部門持續(xù)、穩(wěn)定開展各項工作的基礎，在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。

作為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，公立醫(yī)院對社會健康發(fā)展起到了重要作用。隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足時代要求，阻礙了公立醫(yī)院的快速健康發(fā)展。近年來，許多公立醫(yī)院管理干部已經認識到檔案管理工作的重要性，但由于受到某些因素的影響，在當前公立醫(yī)院檔案管理工作中依然存在著一些問題。

二、公立醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理意識不強，檔案工作不被重視，缺乏專業(yè)的管理意識

目前，我國大部分公立醫(yī)院對檔案管理工作缺乏足夠的重視。受市場經濟大環(huán)境影響，大多數(shù)公立醫(yī)院的管理人員過于注重醫(yī)療服務所取得的經濟效益和社會效益，重點關注度都放在醫(yī)療水平的提高和先進醫(yī)療設備設施的引進上，沒有足夠認識檔案管理工作的重要性。在傳統(tǒng)管理理念的引導下，公立醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，無法理解檔案管理工作的重要性，也沒有形成正確的檔案管理工作意識，甚至相當一部分人員是兼職，無法專注于檔案管理工作，缺少對檔案管理工作的耐心與責任心，在開展檔案管理工作時，可能會由于專業(yè)能力不足等造成檔案丟失、損毀或在工作中出現(xiàn)拖延情況，難以及時處理檔案，導致重要的檔案整理不及時，難以充分發(fā)揮檔案資源的作用，影響公立醫(yī)院檔案管理的工作實效。

2.缺乏健全的管理機制，管理機構不統(tǒng)一，管理范圍不明確

當前，有的公立醫(yī)院檔案管理還未形成統(tǒng)一的管理格局，管理范圍不明確，有的檔案隸屬于醫(yī)院院長辦公室下轄的綜合辦管理，而人事檔案歸醫(yī)院人事部門管理，醫(yī)療檔案歸各科室的病案室管理，在同一個醫(yī)院中形成了多部門管理的情況，這種情況本身就有悖于《檔案法》中明確提出的“統(tǒng)一領導，分級管理”的檔案管理原則，極易造成醫(yī)院檔案管理工作的混亂。由于醫(yī)院檔案管理工作中缺乏科學、系統(tǒng)和標準的管理制度，很難適應新時代醫(yī)院管理內涵和外延的變化，導致醫(yī)院檔案管理不能適應醫(yī)院的發(fā)展、機構設置以及開展新技術、新項目、新工作等業(yè)務范圍的變化，未在管理上作出適當調整，造成歸檔范圍不明確，應歸檔的資料沒有及時歸檔，許多重要的檔案資料滯留在下設機構、科室或個人手中，給國家和醫(yī)院造成了不應有的損失。

3.醫(yī)院檔案管理缺乏信息化建設，基礎硬件設備設施投入不足

進入信息化時代，公立醫(yī)院檔案管理方式中一部分工作依舊采用人工處理方式。隨著信息技術的發(fā)展，通過軟硬件設備設施已經可以解決檔案管理中的許多問題，但由于醫(yī)院對檔案工作重視不夠，輕檔案管理，重醫(yī)療業(yè)務管理，造成檔案管理遠遠落后于醫(yī)療管理。檔案管理沒有納入醫(yī)院的目標管理中，未與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務管理同部署、同規(guī)劃，被邊緣化，造成檔案室存儲空間狹小，達不到信息化建設標準。此外，檔案管理設備設施陳舊、技術落后，嚴重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。尤其在信息化時代，醫(yī)院檔案管理信息技術進展緩慢，無法跟上現(xiàn)代醫(yī)院管理的步伐，影響公立醫(yī)院的整體發(fā)展。

4.檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，管理團隊人才匱乏

在公立醫(yī)院檔案管理部門中，非專業(yè)檔案管理出身的人員占據了大多數(shù)，專業(yè)人才匱乏是普遍現(xiàn)象。公立醫(yī)院領導沒有將檔案人才培養(yǎng)、引進納入醫(yī)院人才培養(yǎng)規(guī)劃，導致檔案管理部門沒有高素質、綜合型的管理人才，管理團隊建設更是無從說起。當前，醫(yī)院檔案管理人員無法滿足新時期對檔案管理工作的要求，制約了公立醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，亟須醫(yī)院領導引起足夠重視。

三、新時代公立醫(yī)院檔案管理工作改進措施

1.加強《檔案法》宣傳，全面提升檔案管理意識

對于公立醫(yī)院管理工作來說，檔案管理工作是重要的內容組成，醫(yī)院各級領導應重視檔案管理工作，在醫(yī)院的發(fā)展和整體管理中，增強員工的檔案管理意識，在實際工作中，營造一個良好的檔案管理工作氛圍，通過日常工作，明確檔案管理工作的重要意義。同時，公立醫(yī)院要通過多種渠道、方法，組織醫(yī)院各級領導和全體員工學習相關的檔案管理法律法規(guī)，增強全體人員的檔案意識。自上而下，將檔案管理意識滲透到全體醫(yī)務人員內心深處，增強員工的法律意識，從而提高醫(yī)院檔案管理的專業(yè)水平。

現(xiàn)階段，我國公立醫(yī)院在開展工作的過程中各部門的工作相對獨立，彼此之間分工也比較細化。因此，在日常的工作中會產生較多的電子文檔。各科室之間的管理也是分開開展，檔案管理工作很難集中起來，再加上管理人員的檔案管理意識薄弱，在實際的工作中不重視檔案資料的收集和整理，也未從檔案管理的角度來收集和管理電子文件，導致醫(yī)院檔案管理工作存在漏洞。為了保證醫(yī)院檔案的完整性，必須增強檔案部門工作人員的管理意識，充分重視檔案管理工作，提高員工之間檔案管理工作的配合度。

公立醫(yī)院管理層應將檔案管理工作納入醫(yī)院整體管理體系中，結合醫(yī)療、教研和教學等實踐活動，開展統(tǒng)籌規(guī)劃，合理考慮，加強醫(yī)院各科室領導和職工對檔案管理的支持力度，促進檔案管理相關工作全面落實。并且，可以對醫(yī)院檔案管理工作實施分級管理和統(tǒng)一領導，提升各部門的歸檔自覺性，提高檔案的完整性，方便醫(yī)院各部門檔案信息的有效應用。

2.統(tǒng)一檔案管理，明確分工責任，建立科學、規(guī)范的管理體系

公立醫(yī)院要結合本院實際管理工作，對檔案管理展開明確分工，建立科學、規(guī)范的管理體系，加強醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理。結合各部門、科室的具體情況，醫(yī)院管理層要建立綜合檔案管理部門，集中管理各類檔案資源，形成科學管理體系，實現(xiàn)規(guī)范管理。為此，需要公立醫(yī)院在新時期發(fā)展中，能夠創(chuàng)新檔案管理理念，聯(lián)系醫(yī)院發(fā)展實際，形成一套科學的管理體系，進一步明確各個管理部門的職責，構建綜合檔案部門，集中管理各種檔案資源，合理劃分并明確各檔案管理人員的管理責任，展開年終考核，并將考核結果與績效掛鉤，充分調動檔案管理人員的工作積極性。

為了能夠實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息共享，應根據一定的規(guī)章制度來開展檔案管理工作，建立健全檔案管理體系，通過制定科學的檔案管理制度，完善醫(yī)院的檔案管理工作，要保證醫(yī)療資料、病人信息、員工資料等檔案信息能夠完整保存，確保醫(yī)院檔案工作科學化、規(guī)范化、人性化管理，提高檔案管理水平。比如可以建立部門之間檔案管理的合作機制，明確醫(yī)院各部門之間的配合工作，有效結合各部門的檔案管理工作質量、效率和相關人員的工作績效，規(guī)范各部門的檔案管理工作。

3.加大信息資源的開發(fā)力度，積極利用檔案資源

從某種程度而言，開發(fā)利用是檔案管理工作的最終目的。在開展檔案管理工作的過程中，應通過整合檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的作用。真實的檔案資料除了含有較高價值的醫(yī)學信息外，還對提高醫(yī)院經濟效益與社會效益有較大的助力。為此，應以醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略為核心，迎合醫(yī)院管理內容的不斷延伸，深入挖掘信息資源，實現(xiàn)檔案應用體系的全面覆蓋，使所有部門都可以便捷、有效地使用檔案。同時，還應深入科研教學和臨床醫(yī)療的一線，主動尋求意見，掌握其檔案應用需求，并提供針對性服務。此外，還應編研檔案信息，全面整理現(xiàn)存各種檔案，為醫(yī)院奠定良好的信息應用基礎。醫(yī)院應增加檔案管理人力、物力投入，促進檔案管理實現(xiàn)資源共享，為檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化奠定良好的物質基礎。醫(yī)院還應擴大資金投入，從而優(yōu)化各項資源配置，引入各種先進的設備設施，建設標準化的檔案庫房，形成電子檔案庫，實現(xiàn)數(shù)字化管理。

4.組織相關培訓，提高檔案管理人員工作水平，加強專業(yè)團隊建設

公立醫(yī)院要加強對檔案管理優(yōu)秀人才培養(yǎng)的重視，從人才引進和后續(xù)培訓教育等方面入手，建立一套完整的檔案管理人員培養(yǎng)體系。培養(yǎng)滿足醫(yī)院發(fā)展的人才，醫(yī)院可以組織檔案培訓工作，提高管理人員的工作效率。醫(yī)院可以定期邀請業(yè)內專家召開座談會，分享專業(yè)的管理知識，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。此外，還可以給檔案工作人員創(chuàng)造更多外出培訓、繼續(xù)教育學習的機會，并針對員工不同的知識水平，組織相應的培訓活動，保證每位員工能學習專業(yè)的檔案管理知識，提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平。

5.重視醫(yī)院檔案管理基礎建設

隨著我國經濟繁榮、穩(wěn)定的發(fā)展，人們物質生活水平不斷提高，對公立醫(yī)院的服務和醫(yī)療質量也有了更高的要求。醫(yī)院就診患者數(shù)量不斷增長，醫(yī)院病患檔案的數(shù)量也隨之大幅增加，對醫(yī)院檔案管理工作也有了更高的要求。公立醫(yī)院應將檔案管理部門的資金投入、人才培養(yǎng)等計劃統(tǒng)一納入醫(yī)院年度規(guī)劃。例如，可結合近幾年檔案管理部門資金使用情況，優(yōu)先劃撥相應基礎建設所需資金，優(yōu)化檔案存儲庫房、信息化管理體系建設以及相關所需的軟硬件等基礎設備設施。同時，在信息化時代背景下，公立醫(yī)院也要重視檔案管理的保密、安全問題，要增加檔案室的安保防范裝置，引進先進的自動識別軟件，設置訪問權限和防火墻，只有有權限的人員在識別后才允許進入。由此可見，加強檔案管理部門基礎建設尤其是信息化建設，是提高公立醫(yī)院檔案管理質量和效率的重要手段。

四、結束語

綜上所述，我國公立醫(yī)院檔案管理工作在新時代面臨著新的要求，醫(yī)院相關管理部門在工作中應重視醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，解決當前檔案管理存在的問題，有效整合檔案資源，統(tǒng)一管理醫(yī)院的檔案資源，保證檔案管理工作的有效性。為了提高公立醫(yī)院檔案管理工作的質量和效率，需要由各級檔案管理工作人員共同努力，在保證采集、錄入檔案資料真實性和完整性的基礎上，采取科學、規(guī)范的措施有效提高公立醫(yī)院檔案管理水平，推動公立醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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（作者單位：東營市第二人民醫(yī)院）

作者簡介：李燕麗（1975—），女，漢族，山東廣饒人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。