新時期提高地質(zhì)檔案管理水平及利用效率的策略研究

摘 要：黨中央高度重視國家能源安全問題，在此背景下，地質(zhì)行業(yè)正在全面啟動新一輪戰(zhàn)略性國內(nèi)找礦行動，而地質(zhì)檔案作為地質(zhì)工作者在生產(chǎn)技術(shù)活動中形成的重要科學(xué)技術(shù)信息，為地質(zhì)工作的開展提供堅實基礎(chǔ)。文章從新時期地質(zhì)檔案特征入手，分析當前地質(zhì)檔案管理和利用的重要性，指出地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀，探索提高管理水平和利用效率的創(chuàng)新途徑，旨在更好地發(fā)揮地質(zhì)檔案的作用。

關(guān)鍵詞：新時期；地質(zhì)檔案管理；地質(zhì)檔案利用

中圖分類號：G271；P621 文獻標識碼：A

國家檔案局發(fā)布的《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》規(guī)定，地質(zhì)檔案是指對國家、社會具有保存價值的地質(zhì)工作中形成的原始資料，應(yīng)將其歸檔保存。在新時期，隨著地質(zhì)勘探開發(fā)事業(yè)與地質(zhì)科普教育的蓬勃發(fā)展，有效管理和利用地質(zhì)檔案資源對于鞏固地質(zhì)工作成果、保護地質(zhì)檔案資料，充分發(fā)揮其價值具有積極意義。

一、地質(zhì)檔案特征

1.地域性

不同地區(qū)的地質(zhì)檔案內(nèi)容會有所不同，基于整理、統(tǒng)計和分析地質(zhì)檔案信息資料，獲取特定地區(qū)的歷史地質(zhì)活動情況以及所需的地質(zhì)信息，為地質(zhì)工作提供了寶貴的區(qū)域性地質(zhì)資料，地質(zhì)檔案具有明顯的地域性特征。具體而言，地質(zhì)檔案的地域性特征將幫助地質(zhì)學(xué)家和研究人員深入了解某一地區(qū)的地質(zhì)歷史和演化過程，也為地質(zhì)勘查和資源開發(fā)提供可靠的依據(jù)，還具有地質(zhì)災(zāi)害預(yù)測作用，有效防治地質(zhì)災(zāi)害。

2.成套性

地質(zhì)檔案由獨立地質(zhì)項目的文件資料組合構(gòu)成，以地質(zhì)報告為核心，涵蓋地質(zhì)成果圖、實物地質(zhì)等資料，這些不同類型的資料相互補充、相互印證，形成系統(tǒng)、整體的地質(zhì)檔案。其中，地質(zhì)報告作為地質(zhì)檔案的核心，具有整理和總結(jié)地質(zhì)檔案信息的作用。地質(zhì)成果圖、實物地質(zhì)材料和其他相關(guān)資料則是地質(zhì)檔案的輔助材料，驗證和支撐地質(zhì)報告中所描述的地質(zhì)現(xiàn)象。地質(zhì)檔案的成套性特征使得各類資料之間緊密聯(lián)系，有助于提高地質(zhì)檔案的完整性和可靠性，并為地質(zhì)工作提供了全面的信息基礎(chǔ)。

3.多樣性

地質(zhì)檔案的范圍涵蓋成果底稿、底圖類、測繪資料類及實物地質(zhì)資料等，具體而言，地質(zhì)檔案中的成果底稿提供地質(zhì)調(diào)查的詳盡記錄，揭示地球的演化歷史和自然規(guī)律，成果底稿作為地質(zhì)調(diào)查的產(chǎn)物，以文字、圖表等形式呈現(xiàn)，為研究者提供可靠的參考資料，使其了解某一地區(qū)的地質(zhì)構(gòu)造特征，推斷地下資源是否存在。地圖類和測繪資料類多以地圖、示意圖等形式呈現(xiàn)，反映地質(zhì)要素的空間分布，幫助研究者快速了解某一地區(qū)的地質(zhì)特征。測繪資料精確記錄地質(zhì)實體的位置和形態(tài)，研究者可分析其中的斷裂線和斷層帶，推斷地震活動的潛在風(fēng)險區(qū)域，為地震預(yù)警和防災(zāi)減災(zāi)工作提供科學(xué)依據(jù)?？梢姡刭|(zhì)檔案的多樣性不僅為地質(zhì)研究提供了多方位的支持，也為各個領(lǐng)域的科學(xué)家和工程師提供了寶貴的參考資料。

4.周期長

地質(zhì)工作較長的周期是因其復(fù)雜的程序和涉及的各個環(huán)節(jié)所決定的，其涵蓋實驗室分析、野外地勘、物探及測量等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需要耗費大量的時間和精力來完成。以地質(zhì)探礦為例，從地質(zhì)調(diào)查開始到最終的資源勘探，需要持續(xù)2～3年，甚至更久的時間。具體而言，地質(zhì)調(diào)查是開展地質(zhì)工作的第一步，需要詳盡調(diào)查和研究區(qū)域，收集相關(guān)的地質(zhì)資料和樣本，該階段通常需在不同的地理區(qū)域考察，以地質(zhì)現(xiàn)象和地質(zhì)構(gòu)造為基礎(chǔ)，確定研究的方向和目標。資源勘探階段的工作主要有地質(zhì)勘探、地球物理探測以及測量等活動，其中，地質(zhì)勘探是指以鉆探、采樣等方法獲取地下巖礦體的信息，識別潛在的礦產(chǎn)資源；地球物理探測則借助地震、電磁等物理現(xiàn)象，獲取地下的結(jié)構(gòu)和性質(zhì)；測量工作主要涉及對地表地貌、地形地勢等參數(shù)的測定。除上述的實地勘探和測量活動，地質(zhì)工作還需要經(jīng)過樣品的制備、測試儀器的操作和數(shù)據(jù)的處理等實驗室工作，以驗證實地觀察所得的結(jié)論，并進一步深入研究。在完成實地工作和實驗室工作之后，地質(zhì)工作進入資料收集整理和報告編制階段，對所有收集到的資料開展整理和分類工作，用于后續(xù)的分析和應(yīng)用，還需要編寫對研究區(qū)域的綜合評價、資源潛力的預(yù)測以及開發(fā)利用建議等內(nèi)容的詳細報告。

二、地質(zhì)檔案管理及利用的重要性

1.保證領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性

地質(zhì)檔案是地質(zhì)活動的真實記錄，也是地勘工作中的基礎(chǔ)性材料，其記錄的數(shù)據(jù)以科學(xué)的觀測和實地調(diào)查所得，具有較高的準確性，而對這些數(shù)據(jù)開展分析和核實工作，將提供給領(lǐng)導(dǎo)真實可信的地質(zhì)情況。在地質(zhì)勘探過程中，領(lǐng)導(dǎo)需要考慮地質(zhì)條件、環(huán)境保護和資源利用等因素，基于對地質(zhì)檔案的管理和利用，將為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)、可行的決策。

2.推動我國地質(zhì)建設(shè)的發(fā)展

地質(zhì)檔案在地質(zhì)勘查、資源開發(fā)、環(huán)境保護和災(zāi)害防治等方面具有支撐作用，幫助相關(guān)人員了解地球的演化歷史、地質(zhì)資源的分布情況以及地質(zhì)災(zāi)害的成因和規(guī)律，總結(jié)地質(zhì)工作的經(jīng)驗教訓(xùn)，提煉成功的經(jīng)驗，減少重復(fù)錯誤的發(fā)生率?？梢?，地質(zhì)檔案承擔著地質(zhì)建設(shè)的紐帶角色，為地質(zhì)建設(shè)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)，科學(xué)管理并利用地質(zhì)檔案將能夠提高相關(guān)人員的地質(zhì)研究水平。地質(zhì)檔案管理還能夠加強不同地區(qū)和單位之間的信息共享與交流，共同推動我國地質(zhì)建設(shè)的發(fā)展。

三、當前地質(zhì)檔案管理存在的問題

1.地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

目前，地勘單位在實踐中建立檔案室或綜合檔案室，用以保管重要的地質(zhì)資料，配備專職檔案管理員負責開展整理、存儲和維護地質(zhì)檔案的工作，二級單位和科室也有兼職檔案員或?qū)Ｈ?，以收集、整理本單位的地質(zhì)檔案資料。綜合檔案室是地勘單位集中保管地質(zhì)檔案的地方，主要是紙質(zhì)檔案，少部分是實物檔案，涵蓋地質(zhì)調(diào)查報告、勘探數(shù)據(jù)和圖紙等，為加大規(guī)范地質(zhì)檔案管理力度，地勘單位制定《地質(zhì)檔案資料借查管理制度》，規(guī)定了檔案的借閱和查閱流程，有效保障檔案資料的安全性和可靠性，幫助地勘單位利用檔案資源，提高工作效率和科研水平。

2.地質(zhì)檔案管理存在的問題

（1）借閱手續(xù)煩瑣

借閱地質(zhì)檔案時，地勘單位要求借閱人填寫“借閱申請單”，還要經(jīng)過部門負責人和院負責技術(shù)部門的批準，根據(jù)規(guī)定，借閱期限為一個月，如果借閱人要延長借閱期限，就必須重新辦理相應(yīng)的手續(xù)，提交延期申請再經(jīng)過批準，借閱過程需要花費較長時間，給借閱人帶來了極大的麻煩。盡管煩瑣的借閱手續(xù)初衷是保障地質(zhì)檔案的安全，但在野外工作的人員時間緊迫，任務(wù)繁重，需要快速獲取所需的地質(zhì)檔案資料，煩瑣的借閱流程讓工作人員不得不花費時間等待批準，完成任務(wù)后再重新辦理歸還手續(xù)，增加了工作負擔和時間成本。

（2）歷史遺留問題

地勘單位歷史問題涵蓋地質(zhì)檔案破損、目錄丟失等問題。出于歷史原因，許多地質(zhì)檔案已經(jīng)無法辨認，如區(qū)域地質(zhì)圖、地形地質(zhì)圖和地質(zhì)記錄數(shù)據(jù)表等，而這些檔案通常是以油印或手寫方式制作的，電腦打印的數(shù)量相對較少，而要解決這些歷史問題，則需要地勘單位投入大量的人力、物力和財力。

（3）資料收集整理不完善

地勘單位缺乏對項目資料歸檔的頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)范，使檔案管理的流程不夠明確，各個部門在處理項目資料時存在不同的做法和標準，檔案管理員未能積極參與項目管理，僅根據(jù)資料員提供的材料存檔，導(dǎo)致部分重要項目資料被遺漏或保存不當。因為工作流程中存在一定的延遲，個別地質(zhì)檔案未能及時交給檔案室存檔，年輕職工沒有意識到檔案的重要性或者缺乏操作檔案的技巧，許多地質(zhì)檔案未能得到有效整理和歸檔。同時，地勘單位的資料收集內(nèi)容過于單一，主要是紙質(zhì)資料，缺乏影像和照片資料，隨著社會的發(fā)展和科技的進步，地勘單位應(yīng)該加強對影像和照片資料的收集和保存。

（4）地質(zhì)檔案管理方式滯后

部分地勘單位的檔案管理人員多為地質(zhì)專業(yè)或管理崗人員，缺乏檔案管理專業(yè)知識，對行業(yè)標準和規(guī)范也不熟悉。同時，查閱地質(zhì)檔案時沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)目錄，調(diào)閱速度較慢，影響了工作效率。而現(xiàn)代科技，如電子化檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)提供了更高效、更快捷的檔案管理方式，但地勘單位的檔案管理方式未能及時跟上新技術(shù)的發(fā)展步伐。

四、地質(zhì)檔案管理水平及利用效率的提高策略

1.創(chuàng)新管理理念

提高地質(zhì)檔案管理水平，地勘單位應(yīng)重視檔案工作，營造齊抓共管的檔案管理氛圍。具體而言，地勘單位可以舉辦檔案知識培訓(xùn)班，開展組織內(nèi)部研討會，讓全體員工了解檔案管理的重要性和操作方法，并以制作宣傳海報、發(fā)布內(nèi)部通知等方式，將檔案管理的重要信息傳達給每位員工。學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和相關(guān)檔案規(guī)章制度是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，地勘單位的員工應(yīng)深入學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)，增強檔案意識和檔案法治觀念，提高對檔案管理規(guī)范的遵從度，保障檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。要提升地質(zhì)檔案工作的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化管理水平，地勘單位需建立完善的檔案管理制度和流程，制定相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，明確各個環(huán)節(jié)的責任和權(quán)限，保障檔案管理工作的有序，并利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，提高檔案管理工作的效率。

2.加大檔案現(xiàn)代化管理的投入

當前，部分勘探單位仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，但由于長期不清理、整理和分類地質(zhì)文獻，許多重要的文獻資料已經(jīng)受損甚至無法繼續(xù)閱讀，因此，地勘單位需增加檔案現(xiàn)代化管理的投入，并將科研資金合理分配給地質(zhì)檔案管理。

具體而言，地勘單位應(yīng)更新檔案室的設(shè)備設(shè)施和服務(wù)手段，引入先進前沿的資料柜、自動化設(shè)備和智能化查詢系統(tǒng)，有效提升檔案的保管和檢索效率，并減少文獻受損的風(fēng)險。同時，加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的投入，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，如購買更先進的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，充分節(jié)省空間和時間，并運用數(shù)據(jù)挖掘和人工智能技術(shù)分析、處理檔案信息，為用戶提供準確、全面的檔案檢索和利用服務(wù)。

3.創(chuàng)新服務(wù)手段

隨著科技的發(fā)展和信息化時代的到來，地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)已成為提高檔案利用效率的重要途徑，因此，地勘單位應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)手段，開展地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，利用電子檢索系統(tǒng)的功能快速、準確搜索和查找所需的檔案內(nèi)容，實現(xiàn)異地快速查閱，不再受限于時間和空間的限制。具體而言，地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的前期準備階段需制定數(shù)字化建設(shè)實施方案，明確目標和任務(wù)，整理和掃描檔案文件，將檔案文件按照一定的規(guī)則分類、整理和編號，掃描工作則將整理好的檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將其保存為電子文件。在過程運行階段，需要建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并將數(shù)據(jù)錄入、存儲和備份，并以數(shù)字化管理系統(tǒng)提供便捷的服務(wù)，包含在線預(yù)約、在線查閱等，給用戶使用和獲取所需檔案信息提供便利。在后期管理維護階段，需要定期對數(shù)字化的地質(zhì)檔案開展檢查和維護工作，并提供技術(shù)支持和免費培訓(xùn)，幫助用戶熟練使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，以充分利用數(shù)字化地質(zhì)檔案資源。

4.創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)工作

提高檔案工作的質(zhì)量和效率需要地勘單位加強對檔案人才的重視，并將其與地質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才同等看待，配備足夠數(shù)量與強度的專職或兼職檔案工作人員，全程參與項目管理。在項目開工時，應(yīng)在現(xiàn)場將地質(zhì)檔案交底，保障項目成員了解地質(zhì)檔案的重要性及項目的相關(guān)要求；在項目結(jié)束后，檔案管理員應(yīng)開展地質(zhì)檔案分類整理和歸檔工作。提高檔案工作人員的能力水平需要地勘單位強化對專職或兼職檔案員的崗位培訓(xùn)力度，幫助檔案員了解地質(zhì)檔案的特殊要求和處理方法。此外，建議地勘單位加強與省地質(zhì)資料館和駐地檔案管理部門的聯(lián)系，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，促進其能力水平的提高。

5.創(chuàng)新管理機制

第一，地勘單位應(yīng)全面貫徹黨對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確黨委的主體責任，將檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，使檔案工作的重要性得到更好的體現(xiàn)，并建立獎懲機制，激勵各部門更加注重檔案管理的質(zhì)量和效率。第二，在檔案管理工作中，地勘單位應(yīng)有完善的領(lǐng)導(dǎo)體制和工作協(xié)調(diào)機制來保障工作的順利開展，確定各個環(huán)節(jié)的工作流程和責任分工，提高檔案管理的效率和準確性，制定、落實檔案工作責任制，健全地質(zhì)檔案管理制度，解決檔案工作中出現(xiàn)的問題。第三，地勘單位要加強檔案管理的頂層設(shè)計，劃分地質(zhì)檔案的分類、歸檔和收集范圍，科學(xué)組織和管理檔案資料，保障重要的地質(zhì)檔案能夠被及時收集和保存。同時，地勘單位需成立檔案監(jiān)督小組，用以監(jiān)督和評估檔案管理工作。

五、結(jié)束語

綜上可知，地質(zhì)檔案管理具有地域性、成套性、多樣性以及周期長等特征。新時期的地質(zhì)檔案管理存在借閱手續(xù)煩瑣、歷史遺留問題較多、資料收集整理不完善及管理方式滯后等問題亟待解決。因此，地勘單位應(yīng)創(chuàng)新管理理念、加大檔案現(xiàn)代化管理的投入、創(chuàng)新服務(wù)手段、重視檔案人才培養(yǎng)工作并創(chuàng)新管理機制，以有效解決當前地質(zhì)檔案管理存在的問題，提高地質(zhì)檔案管理水平，促使地質(zhì)檔案得到充分應(yīng)用。未來，地勘單位需要持續(xù)關(guān)注地質(zhì)檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢，不斷調(diào)整和完善管理策略，適應(yīng)新時期的需求，為地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展作出貢獻。

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（作者單位：廣東省有色金屬地質(zhì)局）

作者簡介：何佳鋒（1982—），女，滿族，吉林雙陽人，本科，副研究館員，研究方向：機關(guān)綜合檔案及地質(zhì)檔案管理。