新形勢下加強檔案安全工作實踐與思考

梁連高　黃日勇

摘 要：在新形勢下，加強檔案安全是檔案部門的最重要職責之一，做好檔案安全是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的前提，對檔案工作有著重要意義。文章分析了檔案安全工作的重要性及其重要的工作內(nèi)容，提出當前在開展檔案安全工作過程中存在的實際問題，并針對提高檔案安全工作效率提出具體的措施。

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、檔案安全工作的重要意義

1.檔案的基本屬性十分重要

檔案是記錄歷史、承繼文明、服務國家和社會的重要載體，為黨和人民了解過去、研究現(xiàn)在和展望未來提供關鍵的信息，對涉及國家主權和領土完整性以及民族團結等國家核心利益提供憑證支持和法律證據(jù)支持，是基礎的戰(zhàn)略性資源之一，更是中華民族歷史賡續(xù)和文明演進的活化石。因此，保護好檔案安全是國家繼往開來和民族承前啟后的必由之路。

2.檔案安全戰(zhàn)略意義重大

黨的二十大報告指出，國家的安全是民族復興的根基，檔案安全是國家安全的重要組成部分，檔案安全與國家安全所內(nèi)含的各個領域有著直接或者間接的聯(lián)系。檔案安全是國家檔案工作的高壓線和警戒線，是實現(xiàn)好、維護好和最終更好地發(fā)展廣大人民群眾根本利益的重要部分，任何時候都要確保萬無一失。切實做好檔案安全工作就是在響應國家提出的立黨為公、執(zhí)政為民和貫徹落實科學發(fā)展觀的號召。任何形式的檔案過多丟失或損壞都可能會延緩社會主義社會的構建和現(xiàn)代化偉大復興的進程，將會對個人、組織和國家社會造成無法彌補的損失。

3.檔案安全事關檔案事業(yè)發(fā)展

“檔案工作是一項基礎性工作，經(jīng)驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案安全與檔案事業(yè)發(fā)展密不可分，相輔相成，缺一不可。檔案安全這項根本性工作是其他工作的基礎，做好檔案安全工作是推動檔案事業(yè)科學發(fā)展的前提，是建立健全檔案資源體系、利用體系、治理體系和安全體系等多位一體的重要保證，有助于貫徹總體國家安全觀，在這一根本遵循和行動指南下開辟檔案安全發(fā)展新道路。

二、檔案安全工作的主要內(nèi)容

1.檔案實體安全管理

檔案實體安全管理包括收集歸檔安全和接收移交安全、檔案裝具安全、包裝材料安全、定期排查風險、存放保管安全、開放利用、修復搶救等方面的安全工作。保護好檔案實體本身是保證檔案安全維護檔案保密性的最基本條件和保障。檔案保管主要是對檔案實體的日常維護、保護性管理，其重點在于維護，做好檔案庫房“九防”安全措施，使檔案實體不受損壞，并盡可能地延長檔案的壽命。檔案保管過程中對檔案實體造成的不安全因素有很多，通常歸結為自然因素和人為因素兩個方面。自然因素又包括內(nèi)在因素和外在因素，內(nèi)在因素方面主要是檔案本身的質量，即檔案制作材料，如紙張、墨水、油墨和復寫紙等，材料質量直接影響了檔案本身的安全生命周期；外在因素包括水火災、寒潮、雷暴、泥石流和地震等自然災害對檔案實體造成的損壞。另外，外在因素還包括檔案保管環(huán)境因素，主要是指防火、防蟲、防潮和防霉等九防。人為因素主要指因管理疏忽、監(jiān)管不當、保管不嚴以及個人監(jiān)守自盜等行為造成對檔案實體的損毀或丟失。同時，還需要注意在科技飛速發(fā)展的今天，檔案的實體安全要結合科學保護觀，要為檔案庫房安裝符合現(xiàn)代科技水平的設備設施，以適應檔案管理的未來發(fā)展趨勢，如提供檔案庫房監(jiān)控監(jiān)管一體化，實施監(jiān)測標準預警等。

2.電子檔案安全管理

電子檔案安全管理包括檔案保管、利用和治理中的電子信息安全和存儲系統(tǒng)的安全管理。檔案信息安全是伴隨著新時代檔案信息化和檔案管理智能化發(fā)展衍生的新鮮事物。在紙質檔案數(shù)字化、信息化過程中，法律合規(guī)和安全保密是檔案安全的關鍵所在，在安全的前提下，保證檔案信息的一致性、關聯(lián)性、易獲取性和持續(xù)更新性等是所有電子檔案工作者的必修課。在檔案信息利用和維護過程中，陳舊的檔案管理知識適用性逐漸變低，很多新的問題浮出水面，如檔案信息被病毒竊取、電子檔案無法打開、與實體信息匹配度低等。在網(wǎng)絡、主機服務器、存儲設備設施、軟件系統(tǒng)和用戶端認證中的每一個環(huán)節(jié)都可能存在威脅檔案安全的問題，不可否認的是電子檔案信息安全引發(fā)了新的思考，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈技術和人工智能技術的不斷深入發(fā)展，檔案安全防護有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)，在信息安全問題日益突出的同時，各種防護機制也需要不斷提升完善。

三、檔案安全工作存在的問題

1.檔案安全意識淡薄

個別檔案工作者只顧及檔案的收集整理和編研，缺乏對安全知識的了解和掌握，思維固化，對合乎安全規(guī)范的建議聽不進去，常懷“我一直都是這么做的，不也沒出過事”的經(jīng)驗心理，思想麻痹。同時，風險警惕性不高，工作常常從省事出發(fā)，多存在僥幸心理，安全防范意識不足。隨著各類科學技術的不斷發(fā)展和各個國家間秘密滲透的深入，檔案安全防護有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)，信息安全問題日益突出，但有些檔案安全保衛(wèi)者卻越發(fā)松懈。要知道每一起嚴重事故的背后都有 29 次輕微事故和 300起未遂先兆以及1000起事故隱患，對于檔案安全來說，發(fā)生事故時往往更不容易察覺，但“大洋彼岸蝴蝶效應吹起的風”卻只大不小，發(fā)生嚴重事故就是無法彌補的損失。思想上沒有重視，行動上就無法自覺，安全措施上就難以到位。

2.工作機制與管理制度不健全

首先，是事前制度規(guī)范不明晰。沒有足夠詳細的安全措施和應急預案，缺乏具體明確的崗位職責和安全管理措施責任人，工作中沒有明規(guī)可循，無明章可依，達不到《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》和《檔案館災害防治工作指南》的要求，一旦出現(xiàn)安全問題，容易造成人員手忙腳亂，慌不擇路；其次，在基層工作人員發(fā)現(xiàn)小隱患、小問題后，由于上報制度的煩瑣，信息報告制度難以得到嚴格落實，有時候問題和隱患難以傳遞到?jīng)Q策者層面，這也是不健全制度導致的“信息不對稱”，使得檔案安全受到威脅。

3.檔案安全檢查不到位

首先，是檔案工作人員自查自糾力度不足，重點不明晰、檢查不徹底、流于形式，就算發(fā)現(xiàn)了問題也是敷衍了事。部分檔案安全檢查人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的檔案安全學習，又可能身兼數(shù)職，精力不夠，不能很好地落實安全監(jiān)督檢查工作；其次，方案不夠翔實，可行性不高，沒有嚴格按照“九防”展開檢查，也沒有按照國家網(wǎng)絡和信息安全管理對網(wǎng)絡、主機服務器、存儲設備設施、軟件系統(tǒng)和用戶端認證等安全風險實現(xiàn)查殺和更新，安全檢查存在較多漏洞。不管是實體檔案還是電子檔案，在開展安全檢查時存在敷衍了事的現(xiàn)象，一些檔案安全的第一責任人不能做到檔案安全親手抓，親手管，沒有繃緊安全弦，隱患排查流于形式、浮于表面，排查摸底不夠深入細致，“走過場”式檢查不在少數(shù)。

4.檔案安全責任落實不到位

個別檔案部門存在檔案安全主體責任落實不到位的現(xiàn)象，有的單位主要領導沒能明確檔案安全第一責任人的主體責任地位，在檔案工作過程中領導責任和直接責任界限模糊，權責不清。在檔案管理的各個工序流程中崗位責任制落實力度不夠，各環(huán)節(jié)負責人員責任不夠清晰明確，安全工作責任沒能到人到崗。此外，協(xié)同責任落實不到位，與應急、水利和氣象等部門溝通不協(xié)調(diào)，統(tǒng)一性不夠，監(jiān)管部門與被督察單位整改責任劃分不夠明確。

5.缺乏必要的防護設備設施

再好的理論和制度也需要實際防護的支撐，有些地方的硬件設備設施本身就不夠完善，安全保護條件比較有限，部分應急搶險物資和設備設施匱乏，監(jiān)控警報系統(tǒng)不夠齊備，難以達到積極預防的要求。還有的檔案設備設施更新迭代速度跟不上，老舊的設備設施容易出現(xiàn)功能不全、性能降低的情況，庫房溫度、濕度等容易超出安全閾值，對檔案安全造成影響。有部分地區(qū)的雨季長，汛期比較長，高溫高濕時段長，但是連基礎的庫房防護都沒有達到要求，更難以做到結合地理特點和氣候特征因地制宜，合理布局，加強防護。

6.檔案安全數(shù)字化、現(xiàn)代化防護技術需要增強

隨著大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈技術和人工智能技術的不斷深入發(fā)展，檔案安全防護有了更多不確定因素和挑戰(zhàn)。當前，我國的國家安全內(nèi)涵和外延是歷史以來最豐富的，時空領域更寬廣，內(nèi)外因素更復雜，越發(fā)豐富和復雜的信息形成了龐大體系的數(shù)字化檔案王國，圓圈越畫越大，冰山越來越深，漏洞和危險也就越來越多。同時，數(shù)字技術發(fā)展很快，特別是在區(qū)塊鏈技術和人工智能技術方面，在遇到非法獲取檔案信息時，可能會因為數(shù)字防護技術不夠先進而導致檔案信息的失守和泄密，電子檔案信息的泄密就像洪水決堤，比實體檔案更快更多。

四、加強檔案安全工作的措施

1.加強檔案安全法治宣傳教育

國家檔案局老局長在視察工作時曾語重心長地說道：“檔案安全的最大保障是人的認真，檔案安全的最大危險就是人的疏忽?！蔽覀円獦淞n案大安全觀，深化思想認識，時刻緊繃檔案安全的弦，堅決做到思想上不松，力度上不減，措施上不軟，一以貫之抓好檔案保護工作，為檔案安全穩(wěn)定打造更好的環(huán)境。檔案安全意識要不斷強化和培養(yǎng)，才能形成良好的檔案安全文化。應組織開展經(jīng)常性的檔案安全保密教育，強化檔案安全意識，從思想源頭拉緊檔案安全防線。

2.積極完善工作機制與管理制度

各單位要按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，積極完善與新修訂的《檔案法》實施相適應的工作機制與管理制度，增強檔案工作的全局統(tǒng)籌謀劃與協(xié)調(diào)指導能力，高屋建瓴，下好檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵棋。在各單位檔案工作領導小組的統(tǒng)一領導下，統(tǒng)一好安全規(guī)范制度和應急預案，建立完善的溝通協(xié)調(diào)機制，優(yōu)化信息上下傳遞的渠道，減少“信息不對稱”，形成齊抓共治的檔案安全工作格局，優(yōu)化檔案安全管理工作。并且，還應充分吸取各方面的意見和建議，堅持完善各部門共同參與的檔案安全工作體制，促進檔案安全事業(yè)健康、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.經(jīng)常性開展檔案安全風險隱患排查治理

嚴格制定檔案安全風險隱患排查方案，盡可能詳盡檢查內(nèi)容，建議監(jiān)督檢查組從依法依規(guī)風險、制度體系安全風險、現(xiàn)場環(huán)境風險評估、檔案實體管理風險、檔案信息管理風險和檔案保密、開放與利用風險等六個方面，通過現(xiàn)場查、突擊查和不定期查的模式，并結合查看臺賬、個別談話等方式展開檔案安全檢查，檢查組嚴格對照檢查內(nèi)容，認真細致地檢查，確保不留死角、不走過場，常抓不懈。以檔案安全檢查為契機，堅持好問題導向，加強問題整改，做到以查促改，進一步規(guī)范日常檔案安全工作。

4.嚴格落實檔案安全工作責任到人到崗

海恩法則強調(diào)再好的防范技術，再完美的規(guī)章制度，在實際操作層面上，也無法取代人自身的素質和責任心。各單位要明確職責，形成單位工作責任制，各司其職、緊密配合、形成合力，切實把檔案安全責任扛在肩上，抓在手上，扎實推進檔案安全工作，筑牢檔案安全防線，守住信息安全的底線。單位要將安全責任分解到個人，落實到個人，形成個人工作責任制，嚴格責任追究，努力克服松懈、僥幸心理。同時，把安全工作與個人的年終績效考核相掛鉤，實行安全績效考核和懲處激勵機制，減少責任惰性，提高檔案安全的穩(wěn)定性和持續(xù)性。

5.積極構建人防、物防、技防三位一體的檔案安全體系

首先，加強檔案館庫建設。科學、合理設置館室，實現(xiàn)檔案集中管理。嚴格按照國家檔案館和自治區(qū)檔案館的規(guī)范和標準進一步提高檔案庫房和檔案整理室的安全防護標準，采用更為先進的安全保密技術和設備設施，以提高檔案保管保密性，嚴防檔案整理和保管過程中丟失、外泄，確保檔案安全保密。

其次，規(guī)范業(yè)務流程管理。建立完善的業(yè)務流程管理規(guī)定，規(guī)范檔案接收、整理、數(shù)字化和利用等環(huán)節(jié)的具體業(yè)務流程，提高檔案流動過程中的安全風險管控力度。

最后，加強檔案數(shù)字資源安全管理。開展局域網(wǎng)日常監(jiān)控和安全管理。健全檔案信息審查發(fā)布制度，嚴防涉密檔案信息上傳非密網(wǎng)絡。踏實做好數(shù)字檔案信息資源備份工作，完善備份機制，切實保障檔案信息資源的安全。

參考文獻：

[1]林 芳.探討檔案管理的安全保密及其信息化檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2021（7）：30.

[2]尹淑琴.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J].華章，2021（28）：302.

[3]金淑紅.做好檔案安全保障體系建設的幾點想法[J].蘭臺內(nèi)外，2019（27）：42.

[4]廉璐玥.探究檔案信息安全保障體系建設[J].中外企業(yè)家，2019（27）：101.

[5]李 倩.數(shù)字化轉型下的檔案數(shù)據(jù)安全體系構建的研究[J].中國信息化，2023（7）：75-76.

[6]田 煜，馮 凱.通信企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉型實踐研究[J].中國檔案，2023（01）：58-59.

[7]陳 鵬，王 華.檔案數(shù)字化轉型助力平安廣西建設[J].中國檔案，2023（04）：40-41.

[8]劉越男.數(shù)字中國戰(zhàn)略背景下的檔案數(shù)字化轉型：學科使命和青年行動[J].檔案與建設，2023（07）：49-50.

[9]劉夢潔.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化轉型的思考[J].辦公室業(yè)務，2022（20）：186-187.

（作者單位：1.南寧市國土資源檔案館；

2.南寧市自然資源測繪科技有限公司）

作者簡介：梁連高（1979—），女，漢族，廣西馬山人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理；黃日勇（1999—），男，漢族，廣西崇左人，本科，研究方向：文書檔案管理。