事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理要點(diǎn)及對(duì)策研究

摘 要：事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理要點(diǎn)，主要有聘前強(qiáng)化審核、聘時(shí)保障質(zhì)效和聘后提升效能。事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理的重要性既在于其是完善新聘職工背景調(diào)查的重要憑據(jù)，也是掌握新員工基本情況、促進(jìn)人力資源合理配置的依據(jù)。新時(shí)期，事業(yè)單位加強(qiáng)新聘職工人事檔案管理，既要落實(shí)責(zé)任主體，嚴(yán)格流程管理，也要加強(qiáng)監(jiān)督考核，完善回溯追責(zé)，還要立足本單位實(shí)際構(gòu)建個(gè)性化、特色化管理機(jī)制與模式，并充分利用信息技術(shù)提升人事檔案管理的前瞻性、有效性和可靠性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；新聘職工；人事檔案；管理要點(diǎn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271；D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著事業(yè)單位人事管理制度持續(xù)深化改革，社會(huì)化招聘日益成為事業(yè)單位人力資源管理的根本趨勢與主要模式。這些不同以往的聘任渠道與措施不僅對(duì)事業(yè)單位人事管理產(chǎn)生深刻影響，還對(duì)檔案管理工作提出了更多新的要求。一些事業(yè)單位出于各種原因難以快速適應(yīng)環(huán)境變化，造成新聘職工人事檔案管理出現(xiàn)缺陷或漏洞，不同程度地影響了單位工作的有序推進(jìn)。因此，事業(yè)單位迫切需要針對(duì)新聘職工人事檔案管理理順流程、厘清要點(diǎn)，從而加快提高人事檔案管理工作的有效性、實(shí)用性和可靠性。這不僅是新時(shí)期事業(yè)單位做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)之一，還是新形勢下基于新聘職工人事檔案管理工作優(yōu)化，促進(jìn)人員管理提質(zhì)增效的重中之重。

一、事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理要點(diǎn)

1.聘前強(qiáng)化審核

社會(huì)化招聘是大多數(shù)事業(yè)單位人事管理工作面臨的新形式，也是不少事業(yè)單位在人事檔案管理工作中面臨的新問題。不同于企業(yè)單位選人用人的直截了當(dāng)，事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理的要點(diǎn)之一就是要加強(qiáng)前期的審核與調(diào)查。事業(yè)單位準(zhǔn)備聘任的目標(biāo)人才在正式聘用前需要經(jīng)過人事檔案審查環(huán)節(jié)，主要包括入職資格審查、政治審察和檔案真實(shí)性調(diào)查等。

首先，入職資格審核。由于事業(yè)單位在選人用人前大多需要經(jīng)過程度不同的考試或測試，如眾所周知的“國考”等。因此，擬入職的新員工必須有相應(yīng)考試或測試的合格證書或資格證明，這是事業(yè)單位聘任員工的第一步，也是正式進(jìn)入事業(yè)單位任職的第一道門檻。

其次，政治審查，也就是政治思想、道德素養(yǎng)和品德修養(yǎng)等方面的考察與審核。特別是對(duì)中央或地方機(jī)關(guān)單位來說，政治思想、政治背景或身份等很大程度上體現(xiàn)了新員工的思想覺悟水平。一些要害部門、核心崗位對(duì)于員工政治思想覺悟的要求并不亞于技術(shù)工作能力。某些極端情況下，堅(jiān)定的政治理想將從根本上決定文化知識(shí)與實(shí)踐技能的作用發(fā)揮程度。因此，許多事業(yè)單位在新員工入職前格外重視政治審查的合格性。

最后，對(duì)擬聘用人員在人事檔案的真實(shí)性等方面開展調(diào)查審查。在絕大多數(shù)情況下，有意進(jìn)入事業(yè)單位的社會(huì)人士都會(huì)無保留地向意向單位提供完整、準(zhǔn)確的人事檔案資料。不過，少數(shù)個(gè)體弄虛作假的情況也有發(fā)生。在眾多人事檔案中及時(shí)發(fā)現(xiàn)失真、失實(shí)的材料不僅是事業(yè)單位人事檔案管理的根本職責(zé)，還是察覺隱患、防范風(fēng)險(xiǎn)最為直接、有效的渠道與措施。

因此，發(fā)現(xiàn)問題窮追不舍也是事業(yè)單位在新員工招聘前加強(qiáng)人事檔案審查的重點(diǎn)與要點(diǎn)之一。審查過程中出現(xiàn)任何存疑的蛛絲馬跡，檔案管理人員都不能輕易放過，必須刨根問底探查清楚、調(diào)查明白。只有對(duì)所有檔案信息做到了然于胸，事業(yè)單位人事檔案管理才能在新聘職工入職前把好關(guān)口，防微杜漸。

2.聘時(shí)保障質(zhì)效

在順利通過聘前檔案審核后，事業(yè)單位還需針對(duì)新聘職工人事檔案進(jìn)一步開展完整性、全面性和準(zhǔn)確性調(diào)查，并將通過審核的檔案及時(shí)歸檔。這一環(huán)節(jié)的工作要點(diǎn)就是要保障檔案管理工作的高品質(zhì)，不斷提高管理工作的效率與效能。

比如，新聘員工入職時(shí)，人事檔案管理需要關(guān)注檔案資料是否齊備、有無遺漏或缺失。這是由于聘前審核的側(cè)重點(diǎn)之一在人才檔案的真實(shí)性方面，而檔案材料的完整性、全面性則可能存在缺陷或問題。新員工正式入職之際，了解和掌握人事檔案的整體情況更為便利。一些新員工可能由于原單位檔案管理不當(dāng)?shù)仍虺霈F(xiàn)材料不齊的情況。新單位可以在職工入職時(shí)加強(qiáng)人事檔案審核，包括對(duì)該員工所在原單位發(fā)通知函、郵件等多種方式，要求其盡快補(bǔ)齊檔案材料。

與此同時(shí)，對(duì)于通過審核的新聘職工人事檔案則要盡快整理歸檔。特別是對(duì)仍然堅(jiān)持人工管理的事業(yè)單位來說，當(dāng)新聘職工數(shù)量較多時(shí)，人事檔案管理歸檔是一件較為耗時(shí)費(fèi)力的工作。但為了新聘員工盡快進(jìn)入崗位開展工作，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加班加點(diǎn)、保質(zhì)保量地完成整理歸檔。

而對(duì)正在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的事業(yè)單位來說，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)盡量保持同步，至少應(yīng)當(dāng)在最短時(shí)限內(nèi)完成同步歸檔，不僅有助于事業(yè)單位新聘員工人事檔案管理提升時(shí)效性，還有利于深化事業(yè)單位檔案管理制度改革，特別是對(duì)加快信息化管理模式構(gòu)建具有十分積極的促進(jìn)作用。

3.聘后提升效能

事業(yè)單位新聘職工入職后，人事檔案管理工作的要點(diǎn)則轉(zhuǎn)移到了聘后提升管理效能方面。尤其在新聘職工接受內(nèi)部培訓(xùn)、獲得更高學(xué)歷等級(jí)或更多職業(yè)資格、參與比賽競賽、在考評(píng)中獲獎(jiǎng)、崗位調(diào)整和職務(wù)調(diào)動(dòng)等。各種變化或異動(dòng)都會(huì)影響新聘職工人事檔案的內(nèi)容變更與調(diào)整。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)在最短時(shí)間內(nèi)以最快速度查找、更新、整理和再歸檔，確保人事檔案管理切實(shí)履職盡責(zé)，為后續(xù)挖掘新聘職工人事檔案潛在信息價(jià)值奠定良好基礎(chǔ)。

與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理工作人員要持續(xù)對(duì)員工人事檔案的內(nèi)容加以整理和分析，要從檔案內(nèi)容中挖掘員工的知識(shí)、技術(shù)、能力和品格等更多潛在價(jià)值，并以此引導(dǎo)員工進(jìn)一步拓展職業(yè)廣度與寬度，從而為包括員工本人在內(nèi)的各方創(chuàng)造越來越多的價(jià)值和意義。

二、事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理的重要性

1.完善新聘職工背景調(diào)查的重要依據(jù)

在現(xiàn)代企業(yè)探索管理科學(xué)化的進(jìn)程中，涉及人力資源領(lǐng)域時(shí)越來越強(qiáng)調(diào)背景調(diào)查，也就是針對(duì)目標(biāo)人才開展由表及里的信息收集與分析，以此確保目標(biāo)人才符合企業(yè)要求。事業(yè)單位對(duì)于新聘職工開展人事檔案管理的重要意義之一也在于完善背景調(diào)查，也就是將人事檔案作為新聘員工背景調(diào)查的重要憑據(jù)。例如，學(xué)歷檔案可以證明目標(biāo)人才的受教育程度，職業(yè)資格證書可以證明其從事特定工作的資格與資質(zhì)等。完善的人事檔案管理相當(dāng)于完備的背景調(diào)查，既有助于用人單位科學(xué)挑選目標(biāo)人才，也有利于新員工與用人單位達(dá)成共識(shí)、相向而行。

2.掌握新員工的基本情況，促進(jìn)人力資源合理配置

對(duì)于用人單位來說，員工是唯一具有主觀能動(dòng)性的寶貴資源。而資源配置將在很大程度上左右企事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)或服務(wù)的順利開展。事業(yè)單位加強(qiáng)新員工檔案管理的重要意義也在于掌握新員工基本情況，促進(jìn)人力資源合理配置。尤其在一些具有專業(yè)性、技術(shù)性特點(diǎn)的事業(yè)單位中，優(yōu)秀人才更加需要匹配適宜的崗位、適當(dāng)?shù)穆毼?，不僅是事業(yè)單位深化人崗匹配的重要措施，還是激發(fā)人才內(nèi)生動(dòng)力、發(fā)揮潛在能力的重要途徑。

三、事業(yè)單位加強(qiáng)新聘職工人事檔案管理的主要對(duì)策

1.落實(shí)責(zé)任主體，嚴(yán)格流程管理

不同于企業(yè)在人力資源檔案管理方面的成熟與完善，不少事業(yè)單位對(duì)于新聘職工人事檔案管理依然處于初步和摸索階段，在一定程度上影響管理實(shí)踐的有效性。事業(yè)單位加強(qiáng)新聘職工人事檔案管理格外需要強(qiáng)化制度剛性約束。落實(shí)責(zé)任主體，嚴(yán)格流程管理至關(guān)重要。

事業(yè)單位針對(duì)新聘職工人事檔案管理需要形成點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的責(zé)任關(guān)系。例如，負(fù)責(zé)聘前考察的檔案管理人員就對(duì)新員工檔案的真實(shí)性負(fù)有第一責(zé)任。以此類推，各階段處理新聘職工人事檔案的管理人員都要對(duì)各自整理、歸檔的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。

在此基礎(chǔ)上，要將文件中、紙面上的規(guī)章制度落到實(shí)處。例如，部分事業(yè)單位新聘職工數(shù)量稀少、背景簡單，在聘前檔案審查與聘中核實(shí)環(huán)節(jié)往往大同小異，需要通過進(jìn)一步細(xì)化檔案管理具體內(nèi)容加以區(qū)別。事業(yè)單位可以嘗試采用表單式管理法，也就是針對(duì)不同環(huán)節(jié)的新聘職工人事檔案管理制定表格，逐一列出檔案管理人員需要完成的審核或檢查形式、內(nèi)容等條目。人事檔案管理人員需要按部就班地完成所有條目并填寫全面，是防止個(gè)別事業(yè)單位人事檔案管理人員偷工減料、敷衍塞責(zé)的有效形式與手段。每個(gè)環(huán)節(jié)項(xiàng)目完成后，填表人需要簽字蓋章確認(rèn)，既是為后續(xù)可能需要的責(zé)任回溯鋪平道路，也是從思想上、行動(dòng)上提醒檔案管理人員扎實(shí)工作、切實(shí)負(fù)責(zé)。

2.加強(qiáng)監(jiān)督考核，完善回溯追責(zé)

不同于業(yè)務(wù)或服務(wù)的階段性與多變性，事業(yè)單位人事檔案管理工作大多形式固定、措施穩(wěn)定，管理人員只需按部就班第完成規(guī)定動(dòng)作即可。然而，越是高確定性的工作越是容易在思想觀念上產(chǎn)生麻痹大意問題，也是部分事業(yè)單位人事檔案管理屢屢因?yàn)槿藶橹饔^失誤出現(xiàn)錯(cuò)漏的重要原因。因此，事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理需要加強(qiáng)監(jiān)督考核，完善回溯追責(zé)。

一方面，定期對(duì)新聘職工人事檔案開展全面或部分項(xiàng)目抽查，特別是對(duì)出現(xiàn)過崗位或職務(wù)調(diào)整或在工作中有所獎(jiǎng)懲的員工檔案需重點(diǎn)檢查。每年期末則應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際開展一次全方位的人事檔案檢查。定期抽查與年終檢查既要關(guān)注人事檔案的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，也要考察管理人員對(duì)人事檔案的整理與歸檔是否及時(shí)、品質(zhì)是否有保障。

另一方面，完善并落實(shí)責(zé)任回溯制度。例如，新聘職工出現(xiàn)較大失誤、受到懲處等異常情況時(shí)，回溯人事檔案管理過程、內(nèi)容和負(fù)責(zé)人等情況同樣有助于深化源頭治理，不僅有利于防止檔案管理人員出現(xiàn)職業(yè)倦怠問題，還是激發(fā)檔案管理人員內(nèi)生動(dòng)力，引導(dǎo)其創(chuàng)新工作體制機(jī)制的有益措施。

3.立足本地實(shí)際構(gòu)建個(gè)性化、特色化管理機(jī)制與模式

事業(yè)單位所處行業(yè)、領(lǐng)域千差萬別，其選人用人的標(biāo)準(zhǔn)、要求也各不相同。事業(yè)單位針對(duì)新聘員工加強(qiáng)人事檔案管理也相對(duì)欠缺參照，需要立足本單位實(shí)際構(gòu)建個(gè)性化、特色化的管理機(jī)制與模式。

比如，部分事業(yè)單位的檔案管理信息化起步早、速度快、經(jīng)驗(yàn)豐富、效果顯著，在新聘職工人事檔案管理中可充分利用技術(shù)支持全面獲取數(shù)據(jù)信息，特別是新聘職工背景調(diào)查方面可完全使用信息技術(shù)替代人工，管理人員的時(shí)間和精力則主要放在后期的價(jià)值挖掘方面，也就是側(cè)重于對(duì)新員工勞動(dòng)潛力、工作潛能的發(fā)現(xiàn)與發(fā)掘。

相比之下，還有部分事業(yè)單位人事檔案管理仍然延續(xù)著傳統(tǒng)模式。這些單位在新聘職工人事檔案管理方面應(yīng)盡量均衡分配人員與時(shí)間。在有需要的情況下，也可以嘗試臨時(shí)性組建特別工作組，也就是抽調(diào)更多部門的骨干人員共同參與人事檔案管理項(xiàng)目。這些非專業(yè)人員主要從事相對(duì)周邊的輔助性工作，而專職的檔案管理人員將主要時(shí)間與精力用于解決關(guān)鍵問題。這對(duì)尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化管理的事業(yè)單位也不失為行之有效的措施與策略。

4.充分利用信息技術(shù)提升檔案管理工作的前瞻性、有效性和可靠性

在信息時(shí)代大背景下，事業(yè)單位人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已是大勢所趨。就新聘職工人事檔案管理來說，充分利用信息技術(shù)提升前瞻性、有效性和可靠性也是事業(yè)單位在新形勢下實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化的重要途徑與手段。

一方面，事業(yè)單位應(yīng)盡快完善信息化管理框架搭建，尤其要加快業(yè)務(wù)信息化與檔案管理信息化之間的互聯(lián)互通。只有在全局性、戰(zhàn)略性層面構(gòu)建大一統(tǒng)的信息化平臺(tái)，新員工人事檔案管理才能借助技術(shù)大幅提質(zhì)增效。

另一方面，事業(yè)單位需充分利用信息技術(shù)手段深化新員工人事檔案管理的潛在價(jià)值挖掘。常規(guī)的檔案管理工作已無法滿足新時(shí)期人力資源管理的客觀需求，只有依托技術(shù)實(shí)現(xiàn)不間斷的價(jià)值挖掘，新員工才能為新單位創(chuàng)造源源不斷的價(jià)值再創(chuàng)造。而信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用主要體現(xiàn)在前置性層面，也就是利用技術(shù)提前察覺問題，并找到解決方案。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位挑選的新員工才能盡快產(chǎn)生價(jià)值，創(chuàng)造更多價(jià)值。

四、結(jié)語

面向社會(huì)招聘新員工是事業(yè)單位人事管理制度改革的熱點(diǎn)與亮點(diǎn)之一。與之同步推進(jìn)的新聘員工人事檔案管理也出現(xiàn)了越來越多新問題，這是傳統(tǒng)檔案管理工作模式與時(shí)代發(fā)展客觀要求出現(xiàn)矛盾沖突的必然結(jié)果，也是新時(shí)期事業(yè)單位迫切需要加快檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的現(xiàn)實(shí)背景。一方面，事業(yè)單位需要嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)新聘職工人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保嚴(yán)格依法辦事、照章辦事。這是解決一些事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理不足之處的著眼點(diǎn)與立足點(diǎn)；另一方面，信息技術(shù)是解決一些事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理問題的突破口。深化信息化管理體制改革不僅有助于提升新員工人事檔案管理的時(shí)效性、可靠性，還有利于推動(dòng)事業(yè)單位信息化管理向整體性、全局性發(fā)展。不過，相較技術(shù)層面的實(shí)際應(yīng)用，事業(yè)單位還需在思想意識(shí)的高度實(shí)現(xiàn)科學(xué)定位，只有從管理理念的深層切實(shí)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，事業(yè)單位新聘職工人事檔案管理才能實(shí)現(xiàn)源頭治理，才能從根本上實(shí)現(xiàn)超越與突破。這既是新時(shí)期事業(yè)單位優(yōu)化新聘職工人事檔案管理的根本對(duì)策，也是新形勢下事業(yè)單位優(yōu)化新員工檔案管理，促進(jìn)管理工作加快轉(zhuǎn)型升級(jí)，充分提質(zhì)增效的必由之路。

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（作者單位：濰坊市坊子區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）

作者簡介：陳勇（1971—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：人事檔案管理。