淺議商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理存在的問題和對策

摘 要：隨著我國城市化水平的持續(xù)推進(jìn)，商務(wù)樓宇數(shù)量不斷增加，但商務(wù)樓宇物業(yè)工程檔案管理卻存在諸多問題，不僅影響了物業(yè)工程施工的整體效率和質(zhì)量，還給商務(wù)樓宇后期的管理工作和維修工作帶來許多不便?；诖?，文章深入分析了商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理存在的問題，如在物業(yè)工程施工中數(shù)據(jù)采集不全面、數(shù)據(jù)采集數(shù)量過少、采集數(shù)據(jù)方式不正確以及采集的數(shù)據(jù)和現(xiàn)場情況不符等問題。相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員管理，健全物業(yè)工程檔案管理體系，以利益為導(dǎo)向，做好工程施工檔案工作，并規(guī)范檔案資料的編制和應(yīng)用，加強(qiáng)對檔案工作的關(guān)注，加強(qiáng)工程檔案管理中的風(fēng)險預(yù)防以及檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理質(zhì)量和效率得以提升。

關(guān)鍵詞：商務(wù)樓宇；物業(yè)工程施工；檔案管理；問題及對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及城市化進(jìn)程的加速，商務(wù)樓宇作為城市建設(shè)中的重要組成部分，其物業(yè)工程施工檔案管理十分重要。其中，施工檔案管理作為物業(yè)工程管理的核心環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。施工檔案記錄了樓宇的建設(shè)過程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)要求等信息，是后期樓宇維護(hù)、改建以及擴(kuò)建的重要依據(jù)。然而，在實際工作中，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理還存在一些問題，不僅影響檔案管理的質(zhì)量，還制約了樓宇的長期運(yùn)營和發(fā)展。要想實現(xiàn)商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案的科學(xué)管理，務(wù)必要精準(zhǔn)掌控物業(yè)工程施工檔案材料的特點與內(nèi)容，制定完整的檔案管理方案，使其管理質(zhì)量得以提升，實現(xiàn)商務(wù)樓宇工程穩(wěn)定開展。

一、商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理概念

商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理是指在商務(wù)樓宇物業(yè)工程的建設(shè)過程中，對所產(chǎn)生的各類文件和資料展開系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，以確保這些資料能夠被完整、準(zhǔn)確地記錄和保存，并為商務(wù)樓宇后期的維護(hù)、改建、擴(kuò)建等工作提供重要的參考依據(jù)。商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理是商務(wù)樓宇物業(yè)管理中的重要組成部分，不僅涉及工程質(zhì)量的保障，還與后期樓宇的運(yùn)營、維護(hù)、改造等密切相關(guān)。一份完整、準(zhǔn)確的施工檔案，能夠為樓宇的管理者提供全面的信息，幫助管理者更好地了解樓宇的建設(shè)情況、存在的問題以及潛在的風(fēng)險，從而作出科學(xué)、合理的決策。

具體來說，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理涉及以下幾個方面的工作：

第一，文件收集。在施工過程中，檔案管理部門需對各類文件和資料實行系統(tǒng)的收集，確保資料的完整性。這些文件包括施工圖紙、施工日志、質(zhì)量檢測報告、驗收合格證書等。

第二，分類整理。收集到的文件需要分類整理，按照一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)歸檔，以便后期查找和使用。分類整理需遵循科學(xué)、合理和實用的原則，確保檔案的條理清晰、易于管理。

第三，編目保管。為了方便檔案的查找和使用，需要建立完整的目錄體系，并對檔案展開編目。同時，要采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，確保檔案的安全和完整，防止損壞和丟失檔案。

第四，信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理需要逐步實現(xiàn)信息化。通過建立電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和便捷性。

第五，檔案利用。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理還需要提供電子版、影像等多種形式的檔案利用服務(wù)。通過建立檔案共享平臺，能夠更加方便地實現(xiàn)檔案的在線查閱、下載和使用，提高檔案的使用價值和利用率。

二、商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理的重要性

1.檔案管理是順利開展商務(wù)樓宇物業(yè)工程項目的基礎(chǔ)

商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理是樓宇物業(yè)工程管理的重要一部分，檔案中不僅要記錄樓宇施工過程中的一些具體情況，還要充分體現(xiàn)工程施工進(jìn)度、施工過程中的資金情況，以提升樓宇物業(yè)工程施工質(zhì)量。相關(guān)部門要加大對商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理的重視程度，確保其具有合理性與科學(xué)性。物業(yè)工程施工檔案管理質(zhì)量的高低影響著建筑工程質(zhì)量，是建筑施工取得成功的重要條件。因此，相關(guān)人員一定要按照具體標(biāo)準(zhǔn)和要求管理物業(yè)工程施工檔案。在建設(shè)商務(wù)樓宇時，有關(guān)建筑工程的數(shù)據(jù)與信息非常多，如施工前的立項和招投標(biāo)工作、施工中的監(jiān)管工作以及竣工驗收工作等，而這些施工過程中的數(shù)據(jù)和信息整理都需要通過物業(yè)工程施工檔案管理來完成。

2.物業(yè)建筑工程施工檔案管理是工程質(zhì)量的重要衡量指標(biāo)

建筑工程質(zhì)量的高低關(guān)系到人們的生命安全以及財產(chǎn)安全，如果工程不能保證質(zhì)量，勢必會影響施工企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。在工程完成后，需要通過專業(yè)的質(zhì)檢人員對工程項目開展質(zhì)量檢測，只有合格并達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后才能驗收，檢驗工程質(zhì)量是否達(dá)到相關(guān)要求。一般而言，工程項目的組成十分復(fù)雜，涉及多個施工工序，這些施工工序必須統(tǒng)一由專業(yè)人員檢驗，確保質(zhì)量無誤后，才能批準(zhǔn)并確認(rèn)簽字，再將這些信息數(shù)據(jù)納入物業(yè)工程施工檔案中。若物業(yè)工程施工檔案出現(xiàn)損毀或丟失，就會影響對商務(wù)樓宇施工質(zhì)量的最終判斷?？梢?，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理是衡量工程質(zhì)量的重要指標(biāo)。

三、物業(yè)建筑工程施工檔案管理問題淺析

第一，在建筑工程施工過程中，沒能充分采集物業(yè)工程施工檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)采集不及時、不精準(zhǔn)，甚至有一部分?jǐn)?shù)據(jù)與現(xiàn)場情況嚴(yán)重不符，原因是技術(shù)信息人員的匱乏，并且未能采取統(tǒng)一的方式實行數(shù)據(jù)采集和管理。如果在竣工后補(bǔ)救，還會造成數(shù)據(jù)與工程實際情況不符，檢測人員沒有實地檢查，在一定程度上影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度?，F(xiàn)階段，大多數(shù)管理人員在采集工程技術(shù)數(shù)據(jù)和信息時存在隨意性以及不規(guī)范等情況。

第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對物業(yè)工程施工檔案管理工作不夠重視，忽視了工程合同的重要性，在提交工程合同時也沒有明確時間。事實上，物業(yè)工程施工檔案不僅需要施工單位負(fù)責(zé)，還需要建筑方統(tǒng)一負(fù)責(zé)，這就需要各單位之間發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。

第三，對于物業(yè)工程施工檔案管理工作而言，其檔案的處理以及分配存在不明確的問題。建筑工程部門缺乏專業(yè)的資料人員，資料管理工作大多由施工人員或是分包單位負(fù)責(zé)，且在收集和管理過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn) 。

四、物業(yè)工程施工檔案管理路徑優(yōu)化策略

1.加強(qiáng)檔案工作人員的管理

在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，建筑規(guī)模逐漸擴(kuò)大，在一定程度上影響了物業(yè)工程施工檔案管理工作，物業(yè)工程施工檔案管理特點逐漸改變。為此，企業(yè)要定期組織人員開展相關(guān)培訓(xùn)工作，有效提升員工的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，確保人員運(yùn)用的管理方式更加科學(xué)、合理，檔案服務(wù)意識得以增強(qiáng)。與此同時，物業(yè)工程施工檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，勇于創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)并了解有關(guān)規(guī)定以及法律條例，提高員工的工作熱情，從全方面、多角度開發(fā)物業(yè)工程施工檔案信息資源，做好檔案信息資源的整理和采集工作。相關(guān)管理人員應(yīng)反思物業(yè)工程施工檔案的日常管理工作，加大對物業(yè)工程施工檔案管理工作的重視度，了解物業(yè)工程施工檔案管理工作的必要性。與此同時，相關(guān)管理人員要加強(qiáng)法律觀念和檔案意識，關(guān)心物業(yè)工程施工檔案的管理工作，將物業(yè)工程施工檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的一部分。

2.健全物業(yè)工程施工檔案管理體系，夯實工程檔案管理基礎(chǔ)

在物業(yè)工程施工檔案管理工作中，因檔案的修改和傳遞比較復(fù)雜煩瑣，在一定程度上影響了物業(yè)工程施工檔案的準(zhǔn)確性和完整性，增加了物業(yè)工程施工檔案管理的難度。相關(guān)部門在對物業(yè)工程施工檔案修改、變更、作廢以及傳遞時，務(wù)必將記錄工作做到位。記錄工作的目的是為了追蹤物業(yè)工程施工檔案管理軌跡，避免出現(xiàn)檔案失效、丟失以及損壞等問題，保證物業(yè)工程施工檔案的可信度和精準(zhǔn)性，確保有關(guān)部門在后續(xù)的工作中能及時查找并使用這些檔案信息。

3.以利益為導(dǎo)向，做好工程施工檔案工作

相關(guān)管理人員要對物業(yè)工程施工檔案材料品質(zhì)嚴(yán)格審查并做好驗收工作，避免影響后期的使用。當(dāng)工程完成后，檔案管理人員要密切配合項目工程人員的相關(guān)工作，根據(jù)工程項目歸檔要求和標(biāo)準(zhǔn)，檢查項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，及時補(bǔ)充遺漏的信息，以此保證完工后物業(yè)工程施工檔案的真實性和完整性。此外，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行工程驗收過程中的各項規(guī)章制度，工程驗收應(yīng)包括物業(yè)工程施工檔案的驗收與轉(zhuǎn)交，從而保證建筑工程的完工與物業(yè)工程施工檔案的驗收相一致 。

4.規(guī)范檔案資料的編制和應(yīng)用

施工企業(yè)要制定明確的檔案管理制度，包括檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等方面的規(guī)定。確保每個環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任和流程，避免混亂和丟失。此外，還應(yīng)制定檔案編制標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案資料的要求和格式，包括文件命名規(guī)范、目錄結(jié)構(gòu)、文件編號以及文件夾標(biāo)記等，確保編制的檔案資料統(tǒng)一規(guī)范、易于查找和使用。同時，施工企業(yè)還要為檔案管理人員和相關(guān)從業(yè)人員提供培訓(xùn)，提高他們的檔案管理理論和實踐能力。同時，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，讓所有參與者都認(rèn)識到檔案管理的重要性和規(guī)范要求。

5.加強(qiáng)對檔案管理工作的關(guān)注

盡管我國大多數(shù)施工企業(yè)認(rèn)識到物業(yè)工程施工檔案管理工作的必要性，但現(xiàn)實中的管理人員對檔案管理的重視度仍然不高。因此，管理人員一定要重視檔案管理工作，創(chuàng)建專門的物業(yè)工程施工檔案管理部門，清晰劃分人員職責(zé)，招聘更多的管理人才，進(jìn)一步完善并優(yōu)化檔案管理設(shè)備設(shè)施。另外，上級領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對物業(yè)工程施工檔案管理工作的關(guān)注度，對其有正確的認(rèn)識，意識到檔案管理的重要性，積極參與物業(yè)工程檔案管理工作，及時找出檔案管理過程中存在的各種問題，并及時解決，確保物業(yè)工程施工檔案能夠發(fā)揮最大價值。

6.加強(qiáng)物業(yè)工程檔案管理中的風(fēng)險預(yù)防

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理工作中要積極引入信息技術(shù)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段開展管理工作，并實時記錄工程的進(jìn)展。在物業(yè)工程檔案管理過程中，管理內(nèi)容以及管理數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理人員很難保證不會出現(xiàn)一些錯誤，在一定程度上限制了物業(yè)工程施工檔案作用的發(fā)揮，建筑企業(yè)工作的開展也會受到一定影響。因此，只有保證檔案管理方式具有科學(xué)性與合理性，才能增強(qiáng)施工企業(yè)對物業(yè)工程施工檔案管理的風(fēng)險防控意識。首先，施工企業(yè)要建立責(zé)任體系，詳細(xì)劃分物業(yè)工程施工檔案管理中的各項工作內(nèi)容，如果在管理過程中出現(xiàn)任何問題，可以追究到個人，不僅加強(qiáng)了工作人員對物業(yè)工程施工檔案的重視程度，還大幅提高了物業(yè)工程施工檔案管理的工作效率；其次，建筑企業(yè)還應(yīng)設(shè)立物業(yè)工程施工檔案管理監(jiān)察機(jī)構(gòu)，對檔案管理工作實時監(jiān)督，便于在實際管理過程中發(fā)現(xiàn)存在的問題，并及時處理；最后，建筑企業(yè)還應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門。及時備案物業(yè)工程施工檔案管理工作中的各種材料，減少意外的發(fā)生概率。檔案管理人員還應(yīng)依據(jù)不同問題，采取具有針對性的措施，在管理過程中要盡可能保證工作內(nèi)容清晰，提高物業(yè)工程施工檔案管理工作的安全性和有效性。

7.加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

現(xiàn)階段，我國商務(wù)樓宇物業(yè)工程施工檔案管理工作存在的問題較為明顯，如管理技術(shù)滯后、管理理念缺乏創(chuàng)新性等。大多數(shù)建筑企業(yè)在施工時雖然重視物業(yè)工程施工檔案管理工作，但由于自身技術(shù)水平有限，難以提高整體管理效果和管理質(zhì)量。為此，在物業(yè)工程施工檔案管理工作中，施工企業(yè)要積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，及時更新管理設(shè)備設(shè)施，并提高信息技術(shù)的應(yīng)用水平。與此同時，施工企業(yè)要將物業(yè)工程施工檔案管理信息化納入發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，不僅能夠推動物業(yè)工程施工檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化進(jìn)程，還能大幅提高企業(yè)的整體管理效率。

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，信息化建設(shè)是物業(yè)工程施工檔案管理工作中極為重要的措施。檔案管理人員要積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作，并創(chuàng)建科學(xué)的管理模型，以便深入整合信息。針對信息的保存與處理，管理人員要深入挖掘物業(yè)工程施工檔案中的電子信息以及動態(tài)圖片，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。此外，還應(yīng)深度開發(fā)物業(yè)工程施工檔案管理軟件，并設(shè)置更先進(jìn)的功能，如語音識別、一鍵搜索等。

五、結(jié)束語

綜上所述，物業(yè)工程施工檔案在施工企業(yè)管理工作中發(fā)揮重要的作用，能夠反映工程質(zhì)量和工作效率，為后續(xù)的工程驗收提供重要依據(jù)。進(jìn)一步加強(qiáng)物業(yè)工程施工檔案管理的整體性和規(guī)范性，能有效發(fā)揮檔案信息的最大價值。在現(xiàn)代社會，物業(yè)工程施工檔案記錄了所有施工信息和數(shù)據(jù)，企業(yè)利用物業(yè)工程施工檔案時，必須根據(jù)實際狀況，實行科學(xué)管理，確保物業(yè)工程施工檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化，以此提高物業(yè)工程施工檔案的管理效率。

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（作者單位：北京大觀園酒店有限責(zé)任公司）

作者簡介：吳瓊（1984—），女，漢族，北京人，本科，館員，研究方向：檔案管理。