事業(yè)單位信息化檔案歸檔整理分類技巧研究

摘 要：新時(shí)期，事業(yè)單位的發(fā)展與國(guó)家公共服務(wù)能力提升之間的關(guān)系越發(fā)緊密，提升事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量能在一定程度上提升國(guó)家的公共服務(wù)能力，提升國(guó)民的幸福生活指數(shù)。事業(yè)單位的工作內(nèi)容繁多，涉足的工作領(lǐng)域較為廣泛，在開展各項(xiàng)工作時(shí)都會(huì)涉及相應(yīng)的檔案管理，為此，事業(yè)單位在發(fā)展中必須重視檔案管理工作，而這本身也是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一。在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要借助信息技術(shù)優(yōu)化檔案整理和分類，提升檔案管理質(zhì)量，并為相關(guān)學(xué)者的研究提供參考。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；歸檔整理；分類

中圖分類號(hào)：G272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案指的是經(jīng)過科學(xué)的歸檔工作后的文件材料，檔案管理工作則是要求檔案管理人員對(duì)文件資料做好相應(yīng)的分類整理，并明確各類檔案的內(nèi)容、劃分范圍，做好歸檔工作，確保檔案內(nèi)容的完整性。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起著積極的促進(jìn)作用，有利于規(guī)范事業(yè)單位各部門的工作開展，對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來積極的助力作用。事業(yè)單位在做好檔案管理工作時(shí)需要采用科學(xué)、合理的文件整理方法，針對(duì)有價(jià)值的檔案展開分析和保存，對(duì)一些沒有應(yīng)用價(jià)值的檔案則需要剔除，或者是在經(jīng)過審批后銷毀，確保事業(yè)單位檔案的價(jià)值。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響下，事業(yè)單位檔案管理工作形式也發(fā)生了相應(yīng)的變化，要求事業(yè)單位必須更新檔案管理方式，借助信息技術(shù)落實(shí)檔案歸檔、整理分類等工作，提升檔案管理質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案歸檔整理分類概述

事業(yè)單位檔案歸檔整理工作指的是將檔案中所涉及的所有的資料內(nèi)容按照“件”為單位，將其轉(zhuǎn)化為文本檔案的過程，也是檔案管理人員在實(shí)施檔案管理工作中必須重視的首要工作環(huán)節(jié)，歸檔整理與分類是檔案管理工作的第一步，對(duì)事業(yè)單位提升檔案管理質(zhì)量確保檔案管理工作順利推進(jìn)等起著重要作用?？茖W(xué)實(shí)施歸檔工作能降低檔案管理的錯(cuò)誤率，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，為后續(xù)事業(yè)單位工作人員查詢檔案內(nèi)容，做好檔案咨詢服務(wù)等提供了科學(xué)依據(jù)，為人們提供便捷的檔案查詢服務(wù)，是推動(dòng)事業(yè)單位向好發(fā)展的基礎(chǔ)條件。

二、事業(yè)單位檔案歸檔整理分類的基本原則

在事業(yè)單位檔案管理人員做好檔案歸檔整理分類工作時(shí)，需要跟進(jìn)檔案管理工作的具體內(nèi)容，跟進(jìn)檔案管理工作的流程來落實(shí)管理工作，以確保提升檔案管理的整體工作質(zhì)量。在此過程中，必須堅(jiān)持檔案歸檔整理分類的基本原則，具體如下：

第一，精準(zhǔn)性原則。檔案歸檔整理作為事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施中的首要工作環(huán)節(jié)，要求檔案管理人員必須嚴(yán)格按照事業(yè)單位檔案管理工作的基本流程和規(guī)范要求來實(shí)施。在開展實(shí)際工作的過程中，需要遵循精準(zhǔn)劃分的原則，即檔案管理人員必須查閱檔案內(nèi)容，要遵循分類的基本原則，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容與要求做好精細(xì)化的管理工作。除此之外，精準(zhǔn)性劃分的原則也有助于保障信息的安全性，事業(yè)單位檔案管理人員只有在遵循該原則的基礎(chǔ)上才可確保歸檔的檔案內(nèi)容與檔案分類不存在差異，確保在今后查詢檔案時(shí)通過檔案分類歸屬就能快速查詢到檔案內(nèi)容，提升了檔案服務(wù)質(zhì)量。

第二，規(guī)范性原則。在事業(yè)單位檔案管理人員落實(shí)檔案歸檔整理分類工作時(shí)，必須堅(jiān)持規(guī)范性原則。工作人員要針對(duì)所有的檔案信息資料加以規(guī)范性分類，需要依據(jù)不同的檔案內(nèi)容來細(xì)化分類，并根據(jù)檔案的歸屬做好精細(xì)化的管理工作，確保檔案內(nèi)容的完整性以及內(nèi)容的優(yōu)質(zhì)性。在管理人員開展檔案信息歸檔工作時(shí)，需要秉持認(rèn)真、仔細(xì)的工作原則，端正工作態(tài)度，確保歸檔整理分類工作能夠高質(zhì)量完成。在實(shí)施檔案歸檔分類管理工作后，還需要檔案管理人員明確檔案內(nèi)容的重要性，明確檔案價(jià)值。

第三，高效、便捷原則。檔案歸檔整理分類工作實(shí)施過程中，還需要秉持高效、便捷的原則，以確保檔案內(nèi)容的完整性，體現(xiàn)檔案的價(jià)值。在歸檔與分類時(shí)盡可能減少檔案信息的重復(fù)率，精簡(jiǎn)檔案內(nèi)容，確保檔案質(zhì)量。剔除一些不合時(shí)宜、無(wú)創(chuàng)新意義，甚至是錯(cuò)誤的檔案內(nèi)容，并在獲得審批后將其銷毀，確保事業(yè)單位檔案內(nèi)容的高質(zhì)量。在信息化環(huán)境下，需要借助信息化管理手段實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，促使檔案資源的信息化，以有效提升檔案歸檔整理分類的效率，確保檔案質(zhì)量，進(jìn)而為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到助推作用。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案歸檔整理分類存在的問題

在信息化環(huán)境下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作過程中逐步融入了信息技術(shù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的效率與質(zhì)量，也為后續(xù)檔案服務(wù)工作的開放奠定了信息化基礎(chǔ)條件。但從部分事業(yè)單位檔案歸檔整理分類的實(shí)際情況來看，還存在一定的問題。

1．信息化管理的認(rèn)知有待提升

信息技術(shù)飛速發(fā)展，并有效融入了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，促進(jìn)了社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展，對(duì)各領(lǐng)域的建設(shè)起到了積極的影響。在事業(yè)單位檔案管理工作過程中，也需要融入信息化管控手段，檔案管理人員應(yīng)重視增強(qiáng)對(duì)信息化管控手段的認(rèn)知，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，以便能高效、高質(zhì)量地做好檔案歸檔整理與分類工作，確保檔案質(zhì)量。然而，從部分事業(yè)單位檔案管理人員的實(shí)際工作情況來看，還有部分工作人員未認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，其缺乏對(duì)信息化管理的正確認(rèn)知，未能充分認(rèn)識(shí)到信息化管控手段在檔案管理中所起到的重要作用，在實(shí)際實(shí)施檔案歸檔整理分類工作時(shí)，未能很好地利用信息化管理技術(shù)。事業(yè)單位的一些檔案管理人員年齡較大，實(shí)施歸檔整理分類工作時(shí)未能采用信息化管理手段，其信息化素養(yǎng)相對(duì)落后，對(duì)信息化管理的認(rèn)知有待進(jìn)一步提升。

2.信息化管理手段相對(duì)落后

在整理檔案時(shí)，事業(yè)單位需要專門建設(shè)檔案管理室，并在檔案管理室內(nèi)設(shè)置不同的檔案專欄，以明確檔案分類。檔案信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案呈現(xiàn)形式不同，使檔案變成了虛擬化的數(shù)據(jù)資料，需要依托于網(wǎng)絡(luò)空間來實(shí)施儲(chǔ)存、分類與整理工作，相較于紙質(zhì)檔案而言，不論是在查詢、整理，還是在編輯、修改等方面均有著顯著的優(yōu)勢(shì)。部分事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)時(shí)出現(xiàn)了一些問題，有的工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解與認(rèn)知不足，加上事業(yè)單位的信息化建設(shè)基礎(chǔ)滯后，可能會(huì)導(dǎo)致信息化管理手段不夠先進(jìn)，導(dǎo)致檔案信息資源整合空白、信息傳輸速度緩慢等問題。此外，還可能存在著信息安全問題。

3.信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一

目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成果，促使紙質(zhì)檔案朝著數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、發(fā)展。雖然事業(yè)單位的檔案歸檔整理分類工作取得了一定成果，但也存在一些問題，尤其是信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)未統(tǒng)一的問題，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量難以得到進(jìn)一步提升。如果事業(yè)單位在后續(xù)的發(fā)展中不能統(tǒng)一信息化標(biāo)準(zhǔn)，檔案資源將無(wú)法共享，會(huì)給其檔案管理工作帶來巨大的阻礙，造成檔案歸檔整理分類工作混亂，一些無(wú)效信息的增加更會(huì)為查詢檔案帶來困擾，使得事業(yè)單位檔案資源無(wú)法充分發(fā)揮作用。

4.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

在信息化背景下，事業(yè)單位要想做好檔案歸檔整理分類等工作，管理人員需要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，更新自身的理念認(rèn)知，豐富管理手段，提高自身的管理能力。但從部分事業(yè)單位檔案管理人員的實(shí)際情況來看，仍然存在專業(yè)水平不足、信息化素養(yǎng)較低的問題。在事業(yè)單位，一些檔案管理工作人員并非專業(yè)出身，多是由崗位變動(dòng)而擔(dān)任檔案管理工作，在工作過程中容易出現(xiàn)問題。同時(shí)，由于檔案管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)，事業(yè)單位也難以開展培訓(xùn)工作，使得事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)難以得到有效提升。

四、信息化背景下事業(yè)單位檔案歸檔整理分類技巧分析

在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)做好檔案歸檔整理分類工作，提升檔案管理質(zhì)量，為事業(yè)單位其他基礎(chǔ)工作的實(shí)施起到助力作用。結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的處理情況以及在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問題來看，需要從信息化認(rèn)知、建設(shè)、系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)四個(gè)方面入手展開針對(duì)性調(diào)整，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，充分利用檔案歸檔整理分類技巧更好地發(fā)揮出單位信息化建設(shè)的價(jià)值。

1.增強(qiáng)信息化認(rèn)知

事業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)重視信息化建設(shè)，增強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知，做好各項(xiàng)信息化管理工作。檔案管理作為事業(yè)單位建設(shè)與發(fā)展的重要內(nèi)容，需要事業(yè)單位檔案管理人員引起重視，提升對(duì)檔案管理的認(rèn)知。事業(yè)單位管理層可組織引導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)資料，明確分析信息化檔案管理的工作內(nèi)容。只有檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，才能夠基于現(xiàn)有的管理方法加以調(diào)整，以便從整體上提升檔案管理質(zhì)量。

同時(shí)，事業(yè)單位管理層需要明確自身對(duì)單位全體職員的影響，主動(dòng)在檔案管理信息化建設(shè)和相關(guān)工作落實(shí)過程中提供有力支持，并在自身工作、生活中做好對(duì)檔案管理信息化相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)和理解。通過樹立榜樣的形式，讓事業(yè)單位全體職員能夠做好對(duì)檔案管理工作重要性的正確認(rèn)識(shí)，從而為檔案管理工作的順利落實(shí)創(chuàng)造完善的基礎(chǔ)條件，保證檔案管理人員在處理相關(guān)工作的過程中，其他部門工作人員能夠提供及時(shí)有效的幫助，進(jìn)一步做好對(duì)檔案管理質(zhì)量的保障。

2.加大信息化建設(shè)力度，優(yōu)化檔案歸檔整理分類方法

要加大事業(yè)單位信息化建設(shè)的力度，就必須完善信息化建設(shè)基礎(chǔ)，并以此作為依據(jù)，優(yōu)化檔案歸檔整理分類方法。事業(yè)單位管理層要加大對(duì)單位的信息基礎(chǔ)建設(shè)力度，完善網(wǎng)絡(luò)以及軟硬件設(shè)備設(shè)施，并切實(shí)做好積極的管控工作。在完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施后，檔案管理部門還要做好檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作，并在該網(wǎng)站中優(yōu)化歸檔整理分類方法。借助信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息的來源、檔案建立的時(shí)間、具體內(nèi)容和形式等特點(diǎn)劃分，分別形成相應(yīng)的類別體系，并在不同的類別體系中添加檔案資料，以做好分層管理工作，并對(duì)文件的保存、放置和排序等做好管理工作。同時(shí)，對(duì)檔案的來源、時(shí)間和內(nèi)容等分類，以此構(gòu)建系統(tǒng)化的檔案整理體系。

此外，在檔案內(nèi)容的整理工作方面，需要根據(jù)具體的內(nèi)容，有序?qū)嵤┱砉ぷ鳎苑奖阕龊貌殚喒ぷ?。盡快查詢需要修訂的檔案，在完善修改內(nèi)容后需要單位高層領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后再開展歸檔整理分類工作，確保檔案資料的質(zhì)量以及內(nèi)容的時(shí)效性等。

3.完善信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，提高整理和分類效率

事業(yè)單位受歷史遺留問題以及單位管理機(jī)制的影響，部分檔案管理人員對(duì)信息化管控手段缺乏正確的認(rèn)知，一些年齡偏大的工作人員仍然采取傳統(tǒng)的檔案管理方法，多以紙質(zhì)檔案為主，但在信息化時(shí)代事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，就必須明確檔案管理信息化建設(shè)的重要性。并且，在事業(yè)單位檔案歸檔整理分類過程中還需要完善信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，以避免在查詢檔案資料時(shí)出現(xiàn)信息不全、檔案質(zhì)量差、分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容混亂以及其他方面的問題。同時(shí)，在事業(yè)單位發(fā)展過程中，還需要積極推動(dòng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，兩種存在方式都有著各自的優(yōu)缺點(diǎn)，在開展歸檔整理分類工作時(shí)，需要根據(jù)檔案內(nèi)容采取的不同方法開展相應(yīng)的整理和分類工作，提升檔案管理質(zhì)量。例如，紙質(zhì)檔案在分類、存放時(shí)需要避免檔案載體發(fā)生破損的問題，要做好防潮、防腐等工作。電子檔案資料需要根據(jù)檔案的特點(diǎn)與類型來細(xì)致劃分，在充分做好檔案整理工作的基礎(chǔ)上形成良好的管理體系，以提高整理和分類效率，確保檔案管理的質(zhì)量。

4.提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

在檔案管理工作過程中，檔案管理人員還必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，積極學(xué)習(xí)信息化管理知識(shí)，明確信息化管理在檔案管理工作中所起到的重要作用。有的檔案管理人員思想陳舊，檔案歸檔整理分類的方式保守傳統(tǒng)，顯然不利于新時(shí)期檔案管理工作的開展。為此，需要在信息化環(huán)境下落實(shí)檔案管理工作，明確歸檔整理分類技巧，以提高檔案管理效率和質(zhì)量。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，組建高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，促使檔案管理人員在充分理解檔案信息化管理要求和內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有組織、有計(jì)劃的檔案管理工作，科學(xué)落實(shí)檔案歸檔整理分類，充分體現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案歸檔整理分類工作加以科學(xué)分析與調(diào)整，提升檔案管理質(zhì)量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。本文分析了事業(yè)單位檔案歸檔整理分類的概念以及基本原則，探討了事業(yè)單位檔案歸檔整理分類中存在的具體問題，并有針對(duì)性地提出了增強(qiáng)信息化認(rèn)知、加大信息化建設(shè)力度、優(yōu)化檔案歸檔整理分類方法、完善信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、提高整理和分類效率以及提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)等策略，希望能夠提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，助推事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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（作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：李雅琳（1986—）女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案管理。