智慧醫(yī)院建設(shè)中檔案管理的工作思考

摘 要：醫(yī)院檔案不僅記錄醫(yī)院發(fā)展的歷史，還為醫(yī)院日常管理、重大項(xiàng)目決策和高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的信息支持。隨著數(shù)字化、信息化和智慧化時代的到來，智慧醫(yī)院建設(shè)對醫(yī)院檔案管理提出了更高要求。醫(yī)院檔案管理面臨新挑戰(zhàn)，也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：智慧醫(yī)院；檔案管理；建設(shè)思路

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著數(shù)字化時代的到來和智慧醫(yī)院建設(shè)的推進(jìn)，檔案管理模式發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，由原來的紙質(zhì)化逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、信息化和智慧化，從原來的單純保管、查閱等功能逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦鞣N信息的高度集成，將各種枯燥的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?，通過對各種數(shù)據(jù)信息的綜合處理、建模，對醫(yī)院的良好運(yùn)營起到重要的作用。在檔案管理工作角色轉(zhuǎn)換的過程中，必然會面臨著新的挑戰(zhàn)，但同時，也迎來新的發(fā)展機(jī)遇，檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要性日益凸顯。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

第一，對醫(yī)院運(yùn)營有重要的指導(dǎo)作用。一是提高醫(yī)院工作效率。醫(yī)院檔案管理能夠有效地管理和利用各類檔案資料，為醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供準(zhǔn)確、便捷的信息支持，從而提高醫(yī)院整體工作效率；二是促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量提升。通過完善的檔案管理，可以有效地跟蹤和管理患者的醫(yī)療記錄，為醫(yī)生提供更加全面、準(zhǔn)確的患者信息，從而提高醫(yī)療質(zhì)量；三是提供決策支持。醫(yī)院檔案資料可以為醫(yī)院的決策者提供決策支持，通過對歷史數(shù)據(jù)的分析，可以幫助決策者更好地把握醫(yī)院的發(fā)展方向。第二，對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要價(jià)值。一是保存醫(yī)療遺產(chǎn)。醫(yī)院檔案記錄了大量寶貴的醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)和知識，這些信息對于后續(xù)醫(yī)療研究和醫(yī)學(xué)教育具有重要意義；二是支持醫(yī)療科研。醫(yī)院檔案中包含了豐富的臨床數(shù)據(jù)和病例信息，對于醫(yī)療科研具有極高的價(jià)值，有助于推動醫(yī)學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和創(chuàng)新。第三，醫(yī)院檔案管理在法律方面具有重要的憑證作用。一是保障了患者的權(quán)益。完備的患者醫(yī)療檔案完整記錄了患者的病情和治療過程，為患者權(quán)益的維護(hù)提供有力支持；二是能夠輔助司法鑒定。在涉及醫(yī)療糾紛等司法鑒定過程中，醫(yī)院檔案可以提供翔實(shí)的原始記錄和證據(jù)，有助于公正、客觀地解決糾紛。

二、智慧醫(yī)院中檔案管理工作的時代特征

智慧醫(yī)院是一種應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)和智能化設(shè)備的醫(yī)院形態(tài)。它通過物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的共享和優(yōu)化配置，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。智慧醫(yī)院具有智能化、高效化、人性化的特點(diǎn)，能夠?yàn)榛颊咛峁└颖憬?、安全的醫(yī)療服務(wù)。在智慧醫(yī)院中，各種醫(yī)療信息、病人數(shù)據(jù)等都能夠?qū)崿F(xiàn)智能化處理和快速傳遞。醫(yī)生可以通過智能化設(shè)備設(shè)施診斷病情、開具處方，醫(yī)務(wù)人員可以通過智能化設(shè)備設(shè)施開展病情監(jiān)測、病人護(hù)理等工作?；颊咭部梢酝ㄟ^智能化設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)自我健康管理和醫(yī)療預(yù)約等操作。

首先，在檔案管理方面，智慧醫(yī)院可以通過數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高了檔案的保管和使用效率；其次，智慧醫(yī)院可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞和共享，方便醫(yī)院各部門之間的信息交流和合作；最后，智慧醫(yī)院還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析和挖掘檔案信息，為醫(yī)院管理和決策提供有力支持，增強(qiáng)醫(yī)院的綜合競爭力。與傳統(tǒng)醫(yī)院相比，智慧醫(yī)院的檔案管理更加智能化、高效化和安全化。在智慧醫(yī)院中，檔案信息的收集、整理、保管和利用都可以通過智能化設(shè)備設(shè)施自動完成，大幅提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。同時，智慧醫(yī)院還可以通過加密技術(shù)等手段保證檔案信息的安全性，防止信息被泄露和濫用。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作在智慧醫(yī)院中起著越來越重要的作用。檔案管理是智慧醫(yī)院數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，可以提供全方位的醫(yī)療信息支持。例如，醫(yī)生可以通過檔案系統(tǒng)快速了解患者的病史、診斷結(jié)果和治療方案等信息，提高醫(yī)療服務(wù)的效率和質(zhì)量。檔案管理也是智慧醫(yī)院信息化的重要保障，可以梳理醫(yī)院既往的醫(yī)療、教學(xué)及科研等各種關(guān)鍵數(shù)據(jù)，為未來醫(yī)院發(fā)展的各項(xiàng)管理工作提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)支持，并能夠幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在人力及醫(yī)療資源的分配等方面作出科學(xué)決策。檔案管理的水平直接影響智慧醫(yī)院的運(yùn)行效率和服務(wù)質(zhì)量，如果檔案管理混亂，信息不完整或數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，將會直接影響醫(yī)院的各項(xiàng)工作。

三、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)療檔案的特征

1.檔案管理數(shù)字化

智慧型醫(yī)院檔案管理以數(shù)字化為前提，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫。檔案數(shù)字化不僅是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，還是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。它具有利用方便、快捷、廣泛等特點(diǎn)，可以大幅提高檔案的利用效率，為檔案的編研工作提供方便，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的異地利用，為檔案的異地備份提供了方便，并為數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)之路。

2.檔案管理智能化

智慧型醫(yī)院檔案管理以智能化為目標(biāo)，借助人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類、檢索、存儲和自動保護(hù)等功能。檔案智能化是檔案現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，是檔案工作發(fā)展的方向。它可以提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案的智能檢索，提供更加精準(zhǔn)的檔案信息，并能夠提高檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案的自動分類和自動存儲，減少檔案管理的工作量，提高檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的自動保護(hù)，防止檔案被非法獲取和利用。

3.檔案管理人性化

檔案管理人性化是檔案工作開展的新理念，是提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。檔案管理人性化可以提供更加便捷的檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、主題詞檢索以及分類檢索等，方便用戶快速查找到需要的檔案信息。可以提供更加靈活的利用方式，如在線閱覽、下載打印和復(fù)印等，滿足用戶的不同需求。還可以提供更加貼心的服務(wù)方式，如電話咨詢、在線客服、郵件等多種方式，方便用戶隨時隨地獲取所需的幫助和支持。

4.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作開展的重要保障，是提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化可以提高檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理和統(tǒng)一管理，減少檔案在管理中的不規(guī)范行為，提高檔案的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案的安全保護(hù)和管理，防止檔案被非法獲取和利用。同時，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)支持，為實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化、智能化提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。

5.檔案管理合規(guī)化

檔案管理合規(guī)化是指開展檔案管理工作要符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的要求，包括《中華人民共和國檔案法》《電子文件管理?xiàng)l例》等。檔案管理合規(guī)化是檔案工作開展的重要保障，是提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的法律基礎(chǔ)。檔案管理合規(guī)化建設(shè)可以保障檔案的安全性和完整性，保護(hù)國家和社會的信息安全，提高檔案的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，規(guī)范檔案管理中的各種行為，為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供法規(guī)支持，規(guī)范數(shù)字檔案的管理和利用行為。

6.檔案管理時代化

檔案管理時代化是指根據(jù)時代的變遷和信息技術(shù)的發(fā)展，不斷推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，包括數(shù)字檔案館建設(shè)、云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等。檔案管理時代化是檔案工作開展的必然趨勢，是提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。檔案管理時代化可以利用先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和利用。同時，利用現(xiàn)代的服務(wù)模式，提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，并利用現(xiàn)代的管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)管理和科學(xué)開展。

四、智慧醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建路徑

智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)遵循以下原則：（1）需求分析：深入了解醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，明確檔案管理的目標(biāo)和工作流程，確保系統(tǒng)的功能和性能符合實(shí)際需要。（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)：根據(jù)需求分析結(jié)果設(shè)計(jì)系統(tǒng)，包括數(shù)據(jù)庫、界面、功能設(shè)計(jì)等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。（3）開發(fā)實(shí)現(xiàn)：根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求，展開軟件開發(fā)，確保系統(tǒng)的各項(xiàng)功能正常運(yùn)行。（4）測試上線：在系統(tǒng)開發(fā)完成后，要展開嚴(yán)格測試，包括功能、性能、安全測試等方面，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。測試通過后，正式上線運(yùn)行。

1.檔案的數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)處理和保存

數(shù)字化掃描是檔案數(shù)字化的第一步，主要是將紙質(zhì)檔案通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式。選擇合適的掃描設(shè)備是很重要的，如大型掃描儀適合掃描大幅面紙質(zhì)檔案，而高分辨率掃描儀則能夠提供更好的圖像質(zhì)量。在選擇掃描格式時，應(yīng)考慮通用性、兼容性和長期保存性。優(yōu)化掃描效果的因素包括選擇合適的掃描分辨率、對比度和色彩等。數(shù)字化掃描后，需要處理數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)處理包括數(shù)據(jù)分類、提取、質(zhì)檢及糾錯，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)分類是將數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)組織起來，按照特定的要求從數(shù)據(jù)中提取所需信息，并檢查數(shù)據(jù)的有效性和準(zhǔn)確性，以發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)的錯誤。數(shù)字檔案的存儲方式有多種，如磁盤、光盤、云存儲等。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案的特性和需求選擇合適的存儲方式。同時，要建立完善的數(shù)字檔案管理流程，包括檔案的收集、分類、命名、存儲、備份和安全管理等方面。為了確保數(shù)字檔案的長期保存和有效管理，應(yīng)建立可靠的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲設(shè)備設(shè)施等。

2.檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)的安全問題也日益凸顯。身份認(rèn)證是智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)的第一步。通過對用戶的身份認(rèn)證，可以防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問系統(tǒng)。建議采用強(qiáng)密碼策略，并定期更換密碼。另外，采用多因素身份認(rèn)證方法，如指紋識別、動態(tài)口令等，以提高身份認(rèn)證的安全性。智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)涉及大量敏感數(shù)據(jù)，如患者信息、醫(yī)療記錄等。為了保護(hù)這些數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)。對數(shù)據(jù)加密存儲和傳輸，可以有效防止數(shù)據(jù)被泄露和被篡改。推薦使用成熟的加密算法和加密庫，確保加密過程的安全性和效率。訪問控制是智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)的核心部分，應(yīng)根據(jù)用戶角色和權(quán)限設(shè)置不同的訪問控制策略。例如，醫(yī)生只能訪問自己患者的信息和醫(yī)療記錄，而管理員則擁有更多的權(quán)限，可以管理用戶和訪問系統(tǒng)設(shè)置。通過合理的訪問控制策略，可以防止越權(quán)訪問和非法操作。智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全審計(jì)功能，以便記錄和監(jiān)控用戶的操作行為。通過安全審計(jì)，可以及時發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對潛在的安全威脅。審計(jì)功能應(yīng)該可以詳細(xì)記錄用戶操作，并提供告警、阻斷等安全防護(hù)措施。同時，應(yīng)定期對審計(jì)數(shù)據(jù)備份和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)異常行為。智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備備份恢復(fù)功能，以確保數(shù)據(jù)安全性和可靠性。在發(fā)生意外情況時，可以通過備份數(shù)據(jù)快速恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行和數(shù)據(jù)丟失。建議定期對數(shù)據(jù)備份，并測試備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。同時，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，以便在嚴(yán)重的情況下快速響應(yīng)。智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取防病毒、防攻擊措施，以防止惡意軟件和黑客攻擊。建議安裝殺毒軟件和防火墻，并及時更新病毒庫和防火墻規(guī)則。同時，應(yīng)定期掃描和修復(fù)系統(tǒng)安全漏洞，以減少潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。為了提高安全性，應(yīng)限制外部設(shè)備設(shè)施的接入，如USB設(shè)備、藍(lán)牙等。

3.檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

首先，在檔案管理中，檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)化至關(guān)重要。為了確保各類檔案的準(zhǔn)確分類和存儲，可以采用以下方法。（1）檔案類型分類。將檔案按照類型，如醫(yī)療檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案等分類；（2）按日期和時間分類。將檔案按照日期和時間分類，可以更方便地追蹤和管理檔案；（3）按科室分類。將檔案按照科室分類。通過以上分類方法，可以確保檔案的準(zhǔn)確分類和存儲，提高檔案管理效率。

其次，為了方便檔案的檢索和管理，可采用以下編碼方式：（1）采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保檔案編碼的規(guī)范性和易讀性；（2）每個檔案都應(yīng)該有一個唯一的編碼，避免出現(xiàn)重復(fù)和混亂；（3）編碼應(yīng)該包含檔案類型、日期、科室等信息，方便檢索和管理。

再次，為了確保檔案的安全和可訪問性，可采用以下存儲方式：（1）存儲格式標(biāo)準(zhǔn)化。所有檔案都應(yīng)該采用標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式，如PDF、DOCX等，以確保檔案的可讀性和可訪問性；（2）存儲路徑標(biāo)準(zhǔn)化。所有檔案都應(yīng)該按照分類和編碼存儲在標(biāo)準(zhǔn)的路徑下，以避免混亂和丟失；（3）存儲備份標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保檔案的安全性，應(yīng)該對檔案定期備份，并將備份文件存儲在標(biāo)準(zhǔn)的位置。

最后，智慧醫(yī)院的檔案管理不僅要求分類、編碼及存儲規(guī)范，關(guān)鍵還要能夠高效利用。（1）檢索方式標(biāo)準(zhǔn)化?？赏ㄟ^統(tǒng)一的檢索平臺，支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等方式，以快速找到所需的檔案；（2）權(quán)限控制標(biāo)準(zhǔn)化。對不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，確保只有合法用戶可以訪問和操作特定檔案；（3）數(shù)據(jù)分析標(biāo)準(zhǔn)化。通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)分析方法，將檔案中的信息轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，為醫(yī)療工作提供支持。

五、檔案管理對智慧醫(yī)院的服務(wù)和支持作用

智慧型醫(yī)院檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中，可以發(fā)揮以下作用：（1）為診療服務(wù)和醫(yī)院管理提供信息支持。數(shù)字化處理傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案文件資料和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫，便于查詢和利用；（2）為科研及上級部門決策提供信息支持。通過智慧型醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線共享，提高檔案的利用效率和管理效率。由于醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對醫(yī)院的運(yùn)營發(fā)展、醫(yī)療質(zhì)量的提升以及法律事務(wù)等方面具有重要作用。因此，醫(yī)院應(yīng)充分重視檔案管理的重要性，通過健全檔案管理制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)等措施提高檔案管理水平。同時，還要結(jié)合實(shí)際情況創(chuàng)新檔案管理模式，以更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作。總之，智慧型醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，對于提高醫(yī)院的檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化以及智能化等手段，智慧型醫(yī)院檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳遞、保管、保護(hù)、利用以及統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的智能化管理，提高檔案的利用效率和管理水平。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，智慧型醫(yī)院檔案管理將在檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮越來越重要的作用。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院檔案館）

作者簡介：胡麗（1979—），女，漢族，湖北黃岡人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理理論及檔案利用與傳播。